علوم، دانش و فنون مدیریتی و از جمله مدیریت پروژه در هر کشوری متناسب با فرهنگ و روابط حاکم بر آن کشور، دستخوش تغییراتی می‌شود که بعضی‌ها در اصطلاح به این تغییرات می‌گویند: “ساخت نسخه بومی‌سازی شده”.
در ایران هم بسیاری از موارد و فنون مدیریتی به نحوی بومی‌سازی و “ایرانیزه” می‌شوند و شاید هنگامی که این موارد بومی‌سازی را بررسی میکنیم، تفاوت‌های بسیاری بین آن چیزی که در دنیا اتفاق می‌افتد و آن چیزی که در کشور ما اجرا می‌شود، بیابیم، منتها همیشه این بومی‌سازی و ایرانیزه کردن مسائل، یک اتفاق بد و نادرست نیست و اتفاقن از نظر علوم مدیریتی لازم است که شما دانش‌ها و تکنیک‌ها را متناسب با فرهنگ حاکم بر کشور خودتان بومی‌سازی و سفارشی سازی کنید.
یکی از مواردی که در پروژه‌های ایران به کرات به چشم می‌خورد و اگر شما سابق بر این در پروژه‌ای بزرگ در ایران کار کرده باشید، حتمن تجربه آن را داشته‌اید، نوعی سبک مدیریت پروژه است که من اسم آن را گذاشته‌ام: “سبک مدیریت پروژه بازدید محور”.
اما سبک مدیریت پروژه بازدید محور چیست؟
در این نوع سبک راهبری پروژه، فعالیت‌های روزمره پروژه مثل همیشه با تأخیر فراوان در حال انجام است، هدر رفت منابع یک روال عادی و روزمره است، از راندمان پایین ماشین‌آلات گرفته تا راندمان پایین نیروهای انسانی و دوباره‌کاری‌ها و تأخیرات و انحرافات بسیار زیاد از برنامه‌های بیس‌لاین زمان و هزینه مثل خیلی از پروژه‌ها به وقوع می‌پیوندد، محل سایت پروژه پر از ضایعات و مواد دور ریختنی است و بی‌نظمی و عدم ترتیب مسأله عادی در پروژه است و حتی الزامات ایمنی و HSE هم به صورت ناقص رعایت می‌شود. برنامه‌ریزی و کنترل پروژه امری زائد و لوکس محسوب می‌شود و مدیریت ریسک و مدیریت هزینه و منابع پروژه نیز که فقط به درد کتاب‌ها و سمینارها می‌خورد و هرگز قابلیت اجرا در پروژه را ندارند. تقریبن همه مایل استون‌های پروژه غیرقابل دستیابی هستند و برنامه‌ای هم برای محقق کردن مایل استون‌های مهم پروژه وجود ندارد. پول هم که طبق معمول به اندازه کافی نیست و می‌توان همه مشکلات را به سادگی به گردن بی‌پولی و کمبود نقدینگی انداخت و مدیران ارشد پروژه همواره یا پشت کمبود نقدینگی پنهان می‌شوند یا پشت تأخیر در تهیه مدارک مهندسی و نقشه‌ها یا کسری متریال و تجهیزات. تحریم‌های آمریکا هم که از قدیم‌الایام از اصلی‌ترین بهانه‌ها برای توجیه همه تأخیرات و انحرافات پروژه است.
همه این موارد ادامه دارد تا این که خبری اعلام می‌شود. آن خبر چیست؟ بله، مثل اینکه قرار است دو ماه بعد معاون وزیر، یا خود شخص وزیر یا معاون رئیس‌جمهور و یا حتی خود رئیس‌جمهور محترم کشور از پروژه بازدید نمایند. حالا این بازدید یا ممکن است به منظور افتتاح پروژه باشد و یا ممکن است به جهت سر زدن از روال پیشرفت پروژه صورت پذیرد.
اما بعد از اعلام این خبر چه اتفاقی می‌افتد؟
معمولن انقلابی در پروژه و تیم پروژه ایجاد می‌شود. من به صورت لیست‌وار و خلاصه برخی از تغییراتی که بعد از خبر اعلام بازدید مقام بلندپایه از پروژه ایجاد می‌شود را در پایین خدمتتان عرض می‌کنم:
۱- به صورت کاملن ناگهانی، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه که تا قبل از اعلام خبر بازدید امری لوکس، اضافه و زائد و بی‌فایده بود، مهم می‌شود و تبدیل به قلب تپنده پروژه و عزیز دل مدیر پروه می‌گردد. از طرف مدیر پروژه به واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه مسئولیت داده می‌شود که تمام تیم پروژه را به خط کند. همه از تاریخ بازدید مطلع شوند و برنامه‌های خود و منابع موردنیاز خود جهت به پایان رساندن تمامی کارها را تا دو ماه آینده و تا روز بازدید بزرگ اعلام نمایند و واحد برنامه‌ریزی نیز موظف است به صورت روزانه و حتی ساعتی و بعضی اوقات لحظه‌ای این پیشرفت در امور را کنترل و مانتیور نماید و به مدیر پروژه اطلاع‌رسانی کند.
۲- ناگهان تمام مشکلات بودجه‌ای و نقدینگی پروژه، مشکلات طراحی و مهندسی، مشکلات تدارکات و تأمین، تداخلات و اختلافات با کارفرما و مشاور، همه و همه در عرض چند ثانیه پاک و حل و فصل می‌شوند و از امروز به بعد همه ارکان پروژه بسیج می‌شوند تا روز موعود بزرگ با سرعت زیاد به انجام کارها بپردازند.
۳- حتی مدیریت پروژه و تیم پروژه که تا قبل از این به همان تکنیک‌ها و فرآیندهای سنتی مدیریت پروژه نیز اعتقاد نداشتند، ناگهان و در عرض چند ثانیه و در چرخشی عجیب و حیرت‌انگیز به استفاده از تکنیکهای اجایل و اسکرام در پروژه رو می‌آورند و شخصی که تا دیروز حتی به برنامه زمان‌بندی و WBS هم اعتقاد نداشت، مانند اسکرام‌مسترها هر روز جلسه سرپایی (STAND UP MEETING) برگزار می‌کند تا از کارهای روز گذشته هر واحد و دپارتمان و برنامه‌های امروز آن‌ها مطلع شود تا کارها با حداکثر سرعت ممکن پیشرفت کنند تا در روز بازدید پروژه سربلند باشند!
۴- ناگهان تمام ماشین‌آلات خرابی که در تعمیرگاه خاک می‌خوردند، تعمیر و بازسازی می شوند، ماشین‌آلاتی که در طول روز در پروژ شاید در مجموع دو ساعت کار مفید می‌کردند حالا ممکن است تا پاسی از شب و یا حتی به صورت دو شیفت با راندمان بالای ۹۵ درصد مشغول به کار شوند، تمام نیروهای انسانی پروژه که شاید تا قبل از خبر بازدید تنها ۲۰ درصد از زمان روز خود را به کار می‌پرداختند، حالا با تمام توان و انرژی مشغول به کار می‌شوند و همه مرخصی‌ها و رست‌های پرسنل تا اطلاع ثانوی لغو می‌شوند و همه می‌دوند و تلاش می‌کنند تا روز بازدید از پروژه، تمام تیم پروژه سربلند و پیروز باشند.
۵- تا قبل از روز بازدید تمام ضایعات و زباله‌های سایت پروژه جمع‌آوری و به محل انبار ضایعات یا خارج از پروژه منقل می‌شوند، تک تک مناطق سایت پروژه یک آب و جاروی مفصل می‌شود، خیابان‌ها و جاده‌های داخلی پروژه همه جدول‌بندی و حتی آسفالت و خط کشی می‌شوند و تا جایی که می‌شود به سرعت همه جا رنگ‌آمیزی و پرداخت می‌گردد، گیت و دروازه ورودی سایت پروژه که تا قبل از این برنامه‌ای برای ساختش وجود ندشت به سرعت و بسیار زیبا تکمیل می‌شود و حتی دیده شده هزاران درخت و گل تزئینی در جای جای پروژه کاشته می‌شوند و محل کارگاه پروژه تبدیل به یک باغ سرسبز و زیبا و تمیز می‌شود. با این که همه می‌دانند این گل‌ها و درخت‌ها دو هفته بعد از بازدید پژمرده خواهند شد و آسفالت جاده‌های کارگاه نیز تا چند ماه بعد از بازدید، به دلیل رفت و آمد ماشین‌آلات سنگین و دارای چرخ زنجیری و یا حفاری جهت اجرای لوله‌های UG یا کابل‌کشی‌های زیر زمینی تخریب و نابود خواهند شد.
۶- گزارشات واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه که تا قبل از آن حتی هرگز خوانده هم نمی‌شد، ناگهان عزیز دل همه مدیران ارشد پروژه و سازمان می‌شود و این واحد باید پرزنتیشن و ارائه‌های زیبا و یا در بعضی اوقات فیلم و کلیپ‌های حماسی از دست آوردهای پروژه جهت ارائه به مسئول محترم در روز بازدید تهیه نمایند.
۷- در روز بازدید برای اولین بار در تاریخ پروژه همه با لباس فرم رسمی شرکت و مرتب و اصلاح شده در محل کار حاضر می‌شوند، ابزار و لوازم ایمنی و حفاظت فردی نو و سالم و کامل در اختیار همه است و ماشین آلات پروژه نیز همه تمیز و شسشتو داده شده مشغول به کار هستند و خلاصه همه چیز خوب و مرتب و عالیست.
۸- از نظر تمام تیم پروژه و مدیریت پروژه تنها یک مایل‌استون مهم در پروژه وجود دارد و آن هم مایل استون روز بازدید مقام مسئول بلندپایه از پروژه است و تمام تلاش‌ها و برنامهها و حرکت‌ها در راستای تحقق سربلندی پروژه در تاریخ مایل استون مربوطه است.
همان طور که در ابتدای این مطلب گفتم، بومی‌سازی و ایرانیزه کردن مسائل همواره یک نقطه ضعف یا یک اتفاق بد نیست. به عنوان مثال همین “سبک مدیریت پروژه بازدید محور” نیز به نظرآن قدرها بد نیست، حداقل به بهانه بازدید یک مقم بلندپایه دولتی از پروژه، بسیاری از مشکلات پروژه حل و فصل می‌شود و پروژه برای مدتی با سرعت و پیشرفت حیرت‌انگیز به جلو می‌رود و همه جا تمیز و آسفالت و گل‌کاری می‌شود، بنابراین آن قدرها هم سبک مدیریت پروژه بازدید محور چیز بدی نیست و حتی من پیشنهاد می‌کنم در قراردادها و برنامه‌های زمان‌بندی پروژه، مایل استون بازدید مقام بلند پایه در فلان تاریخ درج شود تا شاید از ابتدای پروژه با همین سرعت و راندمان فعالیت‌های پروژه انجام گردد.
خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!
در همین ارتباط بخوانید:
- استفاده از تکنولوژی‌های جدید، جهت کاهش زمان اجرای پروژه‌ها
- وقتی تیم پروژه، دوست ندارند پروژه به موقع تمام شود
- مدیریت پروژه در فوتبال
- هفت تغییر اساسی در ویرایش ششم PMBOK در مقایسه با نسخه پنجم
- مدیریت قند و چایی در پروژه‌ها
- معضلی به نام کنفرانس‌ها و همایش‌های مدیریت پروژه
- پروژه‌های نیمه تمام و آیا ایران در حال فقیرتر شدن است؟
- آیا پروژه‌های سازمانتان، شما را به یاد داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” نمی‌اندازد؟
- رابطه تورم و پروژه‌های نیمه تمام
- جشن گرفتن به افتخار شکست‌ها
- تفاوت نیروهای مستقیم و غیر مستقیم در پروژه
- ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها
- ویژگی‌های یک مدیر پروژه سنتی
- آیا پروژه‌ها در ایران زود آغاز می‌شوند؟
- چه بر سر پروژه‌هایی می‌آید که از مدیریت ذینفعان مخالف غافل می‌شوند؟
گام دوم: Identify Risks
و اما سوالات:
