مدیریت پروژه , مدیریت ریسک

استراتژی پاسخ به ریسک Escalate چیست؟

در مطلب “هفت تغییر اساسی در ویرایش ششم PMBOK در مقایسه با نسخه پنجم” گفتم که یکی از تغییرات ایجاد شده در نسخه ششم راهنما، اضافه شدن یک استراتژی پاسخ به ریسک به استراتژی‌های پاسخ به ریسک قبلی است. در ویرایش جدید استراتژی پاسخ به ریسک Escalate، هم به استراتژی‌های پاسخ به تهدیدها و هم پاسخ به فرصت‌ها اضافه شده است.

اما معنی Escalate چیست؟ دیکشنری‌ها می‌گویند ترجمه می‌شود: “تشدید”، “افزایش”، “زیاد شدن”، “بالا گرفتن”، “بالا رفتن”، “از مهار خارج شدن”، “از حد کنترل خارج شدن” و کلن هر چیز ناخوشایندی تشدید شدن و از این دست. اگر با استاندارد PMBOK آشنایی داشته باشید، در بخش مدیریت تعارضات، موضوع Escalate در جایی استفاده میشد که یک اختلاف یا تعارض بالا می‌گرفت. ولی به نظر من “بالا گرفتن” شاید زیاد ترجمه خوبی برای Escalate به عنوان یک استراتژی پاسخ به ریسک نباشد. شما اگر ترجمه قشنگ‌تری به ذهنتان می‌رسد، حتمن بگویید. شاید هم از آن دست کلمه‌های تخصصی است که اگر به فارسی ترجمه نشود، بهتر است.

در نسخه پنجم استراتژی‌های پاسخ به ریسک‌های منفی(تهدید ها) چهارتا بود:
Avoid / Transfer / Mitigate / Accept
و استراتژی‌های پاسخ به فرصت‌ها(ریسک‌های مثبت) هم چهارتا بود:
Exploit / Share / Enhance / Accept

حالا خود PMBOK در تعریف استراتژی جدید اضافه شده در نسخه ششم یعنی استراتژی Escalate می‌گوید:

“استراتژی Escalation زمانی مناسب است که تیم پروژه یا اسپانسر پروژه بپذیرند که تهدید(یا فرصت) خارج از محدوده (Scope) پروژه است یا اینکه پاسخ پیشنهاد شده برای ریسک از اختیارات مدیریت پروژه فراتر است. در این حالت اتخاذ استراتژی Escalate به این معنی است که ریسک یا ریسک‌های مذکور باید در سطح بالاتر از مدیر پروژه یعنی سطح پورتفولیو یا طرح رسیدگی شود.”

مثالی که می‌شود در این مورد عنوان کرد این است که فرض کنید شما در یک شرکت پیمانکاری Construction مدیر پروژه هستید، اما اخیراً مدیران ارشد شرکت‌تان به شما یک پروژه EPC واگذار کرده‌اند. یکی از مهم‌ترین ریسک‌های این پروژه EPC این است که ساختار شرکت شما برای اجرای پروژه‌های EPC آمادگی ندارد، اما شما در سطح پروژه و به عنوان مدیر پروژه تقریباً کار خاصی برای این ریسک مهم نمی‌توانید انجام دهید. بنابراین بهترین استراتژی در اینجا استراتژی Escalate است. به این معنی که شما باید این ریسک را در سطح مدیر پورتفو و مدیران ارشد سازمان مطرح کنید تا آن‌ها فکری به حال ساختار سازمانی شرکت کنند.
یا در برخی از پروژه‌ها ریسک‌های تأمین مالی پروژه واقعن فراتر از اختیارات مدیر پروژه است و با انتخاب استراتژی Escalate باید این ریسک‌ها در سطح مدیر پورتفو یا مدیر طرح رسیدگی گردد.

 

به روز رسانی بعد از نوشتن:

یکی از دوستان در تلگرام برای استراتژی پاسخ به ریسک Escalate یک ترجمه بسیار خوب پیشنهاد داده بود تحت عنوان “بالاسپاری”. به نظرم بالاسپاری خیلی ترجمه قشنگ و کاربردی و خوبی هست.

 

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

خواندن سایر مطالب در مورد مدیریت ریسک

PMP , مدیریت پروژه

هفت تغییر اساسی در ویرایش ششم PMBOK در مقایسه با نسخه پنجم

در حال مطالعه نسخه جدید PMBOK یعنی ویرایش ششم بودم و تغییراتش را نسبت به نسخه قبلی مقایسه می‌کردم که دیدم بهتر است این تغییرات را اینجا یادداشت کنم تا هم ذهن خودم منظم‌تر شود و هم شما استفاده کنید. (توجه: تمامی مطالب زیر برداشت‌های من از نسخه ششم است و شاید برداشت اشتباهی هم این بین باشد که ممنون خواهم شد اگر عنوان نمایید)

توجه: اگر احیاناً این مطلب در صفحه اول وب سایت، یا کانال تلگرام می‌خوانید، برای مشاهده کامل مطلب و تصاویر و عکس‌ها باید به لینک اصلی مطلب مراجعه کنید.)

ویرایش ششم PMBOK که امسال منتشر شد، هفت تغییر اساسی با نسخه قبلی یعنی ویرایش پنجم دارد:
این هفت تغییر اساسی در نسخه ششم به شرح زیر است:
۱- تغییر مجموع تعداد فصول کتاب PMBOK
۲- تغییر اسامی دو حوزه دانش
۳- اضافه شدن سه فرآیند جدید به مجموع فرآیندها و حذف یک فرآیند
۴- تغییر اسامی برخی از فرآیندها
۵- اضافه شدن اجایل به نسخه ششم
۶- تغییرات در ورودی‌ها، خروجی‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها (ITTO)
۷- سایر تغییرات

در ادامه به صورت مختصر به هر کدام از این تغییرات می پردازم:

۱- تغییر مجموع تعداد فصول کتاب PMBOK

ساختار این راهنما اکنون به سه بخش تقسیم شده است:
۱- راهنمای کتاب مدیریت دانش پروژه (راهنمای PMBOK®)
۲- استاندارد مدیریت پروژه (The Standard for Project Management)
۳- پیوست‌ها، واژه‌نامه و فهرست (Appendices, Glossary, and Index)
در نسخه ششم مقدمه (فصل ۱)، فرآیندهای مدیریت پروژه (فصل ۳) و ضمیمه A1 نسخه پنجم در حال حاضر در بخش دوم (استاندارد مدیریت پروژه) منتشر شده است.

فصل نقش مدیر پروژه (PM ROLE) به ویرایش ششم اضافه شده است. نقش مدیر پروژه، بخشی از فصل اول ویرایش پنجم بود، ولی در حال حاضر یک فصل جداگانه (فصل ۳) است. طبیعی است که از نظر PMI موضوع “نقش مدیریت پروژه” اهمیت زیادی داشته است که فصل جداگانه‌ای برای آن در نظر گرفته است.

در این فصل جدید در مورد مثلث استعدادهای PMI (PMI Talent Triangle) صحبت می‌شود.
در شکل زیر می‌توانید مثلث استعدادهای PMI را مشاهده فرمایید:

این مثلث شامل موارد زیر است:
۱- مدیریت استراتژیک و کسب و کار
۲- مهارت‌های رهبری
۳- مهارت‌های فنی

مدیریت استراتژیک و کسب و کار
راهنما معتقد است تنها مدیریت محدودیت‌های سه گانه مدیریت پروژه کافی نیست و مدیر پروژه نیاز به مهارت‌های مدیریت استراتژیک و کسب و کار دارد. با تغییر در نسخه ۶ PMBOK، راهنما می‌گوید یک مدیر پروژه نیاز به درک مهارت‌هایی دارد که به او در تحلیل رقابت، بازار، پیامدهای قانونی، مدل‌های کسب و کار و غیره کمک می‌کند.

مهارت های رهبری
اگر چه مهارت‌های رهبری در نسخه پنجم PMBOK مورد بحث قرار گرفت، ولی در نسخه ششم PMBOK تأکید بیشتری بر این مهارت‌ها می‌شود. (مهارت‌های رهبری شامل هوش هیجانی، حل مسئله، تیم‌سازی و تأثیر آن است که به مدیر پروژه توانایی لازم را برای انگیزه دادن به تیم خود می‌دهد.)

مهارتهای فنی
در نسخه جدید PMBOK همچنان در خصوص نیاز مدیر پروژه به دانستن مهارت‌های فنی مربوط به پروژه تأکید می‌شود. علاوه بر این، مدیر پروژه باید مفاهیم مدیریت عملکرد، EVM، قوانین دولتی، مدیریت چرخه عمر پروژه و … که بخشی از نسخه قبلی هم بودند را بداند.

۲- تغییر اسامی دو حوزه دانش

گروه‌های فرآیندی(Process Group) همان پنج گروه سابق است. بدون تغییر در تعداد یا اسامی. (آغازین/برنامه‌ریزی/اجرا/نظارت و کنترل/پایانی – initiating /Planning /Executing /Monitoring & Control /Closing)
تعداد حوزه‌های دانش (Knowledge Area) هم تغییر نکرده و همان ده حوزه دانش سابق است، منتها اسامی دو حوزه دانش تغییر کرده است. در شکل زیر می‌توانید این تغییر اسامی را مشاهده کنید:

حوزه دانش مدیریت زمان(Time) به Schedule Management تغییر نام پیدا کرده است. چندین دهه گذشت تا بالاخره نویسندگان PMBOK به این نتیجه رسیدند که مدیران پروژه “زمان” را مدیریت نمی‌کنند، بلکه “برنامه زمان بندی” را تعریف و مدیریت می‌کنند. (به هر حال دیر رسیدن بهتر از هرگز نرسیدن است.) در حقیقت از نظر فلسفی نمی‌شود زمان را مدیریت کرد. زمان هر ساعت و هر لحظه و هر ثانیه می‌گذرد، اما برنامه زمان‌بندی را می‌توان مدیریت نمود.

حوزه دانش مدیریت منابع انسانی (HR Management) به مدیریت منابع (Resource Management) تغییر نام پیدا کرده است. در ویرایش ششم و در فصل منابع، هم در خصوص منابع انسانی و هم منابع فیزیکی بحث می‌شود، به همین خاطر اسم این حوزه دانش به مدیریت منابع تغییر پیدا کرده است. برای ما در ایران این یک نکته امیدوار کننده است. چرا که در اغلب پروژه‌های ایران، بحث مدیریت منابع کم‌رنگ است و شاید تلنگری شود برای همه ما که جدی‌تر موضوع مدیریت منابع را در پروژه‌ها پیگیری کنیم.

در ویرایش ششم هر حوزه دانش شامل ۴ قسمت زیر است:
مفاهیم کلیدی- Key Concepts
Trends and Emerging Practices
Tailoring Considerations
Considerations for Agile/Adaptive Environments

۳- اضافه شدن سه فرآیند جدید به مجموع فرآیندها و حذف یک فرآیند:

سه فرآیند جدید به مجموع فرآیندهای PMBOK اضافه شده است. این سه فرآیند موارد زیر هستند:
۱- فرآیند مدیریت دانش پروژه : Manage Project Knowledge (در حوزه دانش Integration و گروه فرآیندی Executing)
۲- فرآیند کنترل منابع: Control Resources (در حوزه دانش Resource و گروه فرآیندی M&C)
۳- پیاده‌سازی پاسخ به ریسک Implement Risk Responses (در حوزه دانش Risk و گروه فرآیندی Executing)

همین طور فرآیند پایان تدارکات (Close Procurements ) نیز حذف شده است.

بنابراین در حال حاضر پس از حذف یک فرآیند و اضافه شدن سه فرآیند، مجموع تعداد فرآیندهای PMBOK به ۴۹ فرآیند رسیده است.


در شکل زیر می‌توانید تغییرات فرآیندهای PMBOK را مشاهده کنید:

همین طور در نسخه ششم، فرآیند برآورد منابع فعالیت‌ها (Estimate Activity Resources) از حوزه دانش زمان به حوزه دانش منابع جابه‌جا شده است.

۴- تغییر اسامی برخی از فرآیندها

نام ۹ فرآیند در نسخه ششم PMBOK تغییر کرده است:
اسامی قدیمی در نسخه پنجم:
۱- Perform Quality Assurance
۲- Plan Human Resource Management
۳- Acquire Project Team
۴- Develop Project Team
۵- Manage Project Team
۶- Control Communications
۷- Control Risks
۸- Plan Stakeholder Management
۹- Control Stakeholder Engagement

اسامی جدید در نسخه ششم:
۱- Manage Quality
۲- Plan Resource Management
۳- Acquire Resources
۴- Develop Team
۵- Manage Team
۶- Monitor Communications
۷- Monitor Risks
۸- Plan Stakeholder Engagement
۹- Monitor Stakeholder Engagement

در شکل زیر می توانید این تغییر اسامی فرآیندها را مشاهده نمایید:

در شکل زیر می توانید کلیه تغییرات مربوط به فرآیندهای PMBOK را ملاحظه کنید:

۵- اضافه شدن اجایل به نسخه ششم:

اگر فایل الکترونیکی نسخه ششم PMBOK رو از سایت PMI دانلود کرده باشید، حتمن متوجه شده‌اید که با یک فایل حدود ۹۷۰ صفحه‌ای طرفید! تا صفحه ۷۵۶ این فایل، راهنمای PMBOK است و بعد از آن یک بخش جدید حدود ۱۸۰ صفحه‌ای به فایل اضافه شده است، تحت عنوان : Agile Practice Guide

علاوه بر این در خود راهنما نیز در فرآیندها، بر چرخه‌های حیات adaptive و iterative تأکید بیشتری شده است. به عنوان مثال در فرآیند Develop Schedule تأکید بشتری بر مفهوم اجایل شده است. در مجموع دانش مدیریت پروژه هر روز بیش‌تر به سمت مفاهیمی همانند اجایل و اسکرام پیش می‌رود و علت این امر هم پیشتاز بودن صنایع IT و نرم‌افزاری در جهان چه از نظر مالی و چه از نظر توسعه سریع است.

 

۶- تغییرات در ورودی‌ها، خروجی‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها (ITTO)

در مورد این تغییرات من یک خبر خوب برای شما دارم و یک خبر بد:
خبر خوب این است که در نسخه ششم، ورودی‌ها، خروجی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها بهتر معرفی شده‌اند و توضیح دادن اینکه چرا یک ورودی یا یک ابزار یا تکنیک در یک فرآیند استفاده می‌شود، بهتر انجام شده است.

و اما خبر بد این است که علی‌رغم اینکه PMI ادعا می‌کند که تعدادی از ابزارها و تکنیک‌ها کاهش یافته است، اما بر خلاف آن، شمارش من می‌گوید که تعداد ۱۱۸ ابزار و تکنیک در نسخه قبلی به ۱۳۱ ابزار و تکنیک منحصر به فرد افزایش یافته است. (یعنی ۱۱٪ افزایش)

ابزارها و تکنیک‌ها در دسته‌های زیر گروه‌بندی شده‌اند:
۱- Data gathering, e.g. Brainstorming, Interviews, Market Research
۲- Data analysis, e.g. Cost-benefit Analysis, Earned Value Analysis, Performance Reviews
۳- Data representation, e.g. Cause-and-effect Diagrams, Flowcharts, Histograms
۴- Decision-making, e.g. Multi criteria Decision Analysis, Voting
۵- Communication skills, e.g. Feedback, Presentation
۶- Interpersonal and team skills, e.g. Active Listening, Conflict Management, Emotional Intelligence

تعداد کلی ITTO ها از ۶۱۸ به ۷۲۲ افزایش یافته است (۱۷٪ افزایش) به عبارتی افرادی که با نسخه ششم قصد آزمون PMP دارند، کار سخت‌تری خواهند داشت.

۷- سایر تغییرات:

– تغییرات در برنامه مدیریت پروژه(PMP) و مدارک پروژه(Project Document)
– اضافه شدن استراتژی Escalate Response به استراتژی‌های قبلی پاسخ به ریسک
– تأکید بیشتر بر روی اهمیت دو موضوع product and project scope.
– تأکید بیشتر بر روی Benefits Management
– مفهوم Business Documents که شامل Business Case و Benefits Management است، معرفی شده است.

در پایان باز هم باید بگم تمامی مطالب گفته شده برداشت‌های من از نسخه ششم است و شاید برداشت اشتباهی هم این بین باشد که ممنون خواهم شد اگر عنوان نمایید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

PMP , مدیریت پروژه

مراحل ثبت نام آزمون PMP چیست؟

(نوزدهمین مطلب از مجموعه مطالب “همه آن‌چه که لازم است در مورد اخذ مدرک PMP بدانید“)

این مراحل رو از سایت PMI ترجمه کردم و به اختصار شامل موارد زیر است:
مرحله۱٫ رعایت معیارهای واجد شرایط بودن
تمام گواهینامه‌های PMI از جمله گواهینامه مدیریت پروژه حرفه‌ای PMP نیازمند به رعایت استانداردهای تجربه، سطح تحصیلات و یا هر دو قبل از درخواست شما دارند. در صورت نیاز (در صورت ممیزی شدن) شما باید جزئیات این تجربه و یا آموزش را به PMI ارائه دهید. در پست‌های قبل در خصوص شرایط مورد نیاز جهت اخذ مدرک PMP نوشته بودم. لینک زیر:

مرحله ۲٫ تکمیل اپلیکیشن
هنگامی که مشخص کردید که معیارهای واجد شرایط بودن را برآورده می‌کنید، وقت آن است که اپلیکیشن را تکمیل کنید. پس از اینکه اکانت PMI خود را ساختید، می‌توانید با جستجو در بخش داشبورد پروفایل خودتان، بخش مربوط به اپلای کردن جهت آزمون PMP را بیابید و در آن جا نیز می‌توانید اپلیکیشن درخواست آزمون خود را مشاهده کنید.

معمولن عمده‌ی اطلاعاتی که در این اپلیکیشن باید تکمیل کنید، شامل موارد زیر است:
– اطلاعات تماس – ایمیل، آدرس، شماره تلفن
– سطح تحصیلات، درجه تحصیلی
– تجربه کاری- جزئیات پروژه‌ها، برنامه‌ها، ، تاریخ استخدام، نقش، جزئیات سازمان، مرجع، و خلاصه تجربه کاری
– سطح تحصیلات تکمیلی – نام دوره‌های تحصیلات تکمیلی، مؤسسات حضور یافته، تاریخ،

نکته مهم: هنگامی که یک اپلیکیشن را تکمیل و برای PMI ارسال می‌کنید، تا ۹۰ روز بعد از آن زمان، اپلیکیشن شما اعتبار خواهد داشت. اگر طی این ۹۰ روز کار خاصی نکنید، مجدداً باید آن را تکمیل و ارسال کنید.

مرحله ۳٫ بررسی اپلیکیشن توسط PMI
هنگامی که PMI درخواست شما را دریافت می‌کند، معمولن چند روز طول می‌کشد تا تأیید کند که شما معیارهای واجد شرایط بودن را برآورده کرده‌اید و تجربه و یا آموزش شما معتبر و مطابق با دستورالعمل‌های مندرج در راهنمای صدور گواهینامه است یا خیر. به طور معمول، دوره بازبینی درخواست، ۵ تا ۱۰ روز طول خواهد کشید. پس از تکمیل، PMI به شما با ایمیل اطلاع می‌دهد تا به مرحله بعدی بروید.
حدود ده درصد از اپلیکیشن‌های ارسالی به صورت تصادفی برای ممیزی انتخاب می شوند.
از لینک زیر می توانید متداول‌ترین پرسش و پاسخ‌ها در مورد ممیزی و سایر مسائل ثبت نام و اپلیکیشن را مطالعه کنید:
Certification FAQs
https://www.pmi.org/certifications/faq

مرحله ۴٫ پرداخت مالی
پس از اطلاع PMI به شما که درخواست شما تایید شده است، می‌توانید پرداخت مالی مربوط به هزینه آزمون را انجام دهید. توصیه من این است که تنها برای آزمون PMP ثبت نام نکنید. بهتر است ابتدا عضویت ویژه در سایت PMI را خریداری کنید و بعد با تخفیف در آزمون PMP ثبت نام کنید. در این روش علاوه بر اینکه مبلغ ناچیزی به نفع شما می‌شود، همچنین در آینده می‌توانید به مدت یکسال از مزایای عضویت ویژه در PMI استفاده کنید.

هنگامی که پرداخت توسط شما انجام شد، PMI به شما یک شماره تحت عنوان eligibility number می دهد. این شماره در همان صفحه اول داشبورد پروفایل PMI شما قابل مشاهده است. شما با این شماره eligibility number برای یک سال واجد شرایط هستید که در آزمون PMP شرکت کنید. اگر تا یکسال آین آزمون را انجام ندهید، شماره شما منقضی می‌شود و همه مراحل قبل را مجددن باید تکرار کنید،

مرحله ۵ – برنامه ریزی تاریخ امتحان و تعیین محل تست سنتر
برای همه گواهینامه‌های PMI، )به استثنای گواهینامه CAPM) آزمون شما در یکی از سایت‌های آزمون شرکت Prometric در سراسر دنیا برگزار خواهد شد. شما از طریق لینکی که در همان سایت PMI خواهید داشت و از طریق همان eligibility number که PMI به شما داده، می‌توانید وارد سایت Prometric شوید و تاریخ و محل آزمون خود را نهایی کنید. (در خصوص اینکه کدام تست سنتر را برای آزمون خود انتخاب کنید، در پست‌های بعدی خواهم نوشت)

این پنج مرحله تمام کارهایی است که شما برای ثبت‌نام در آزمون باید انجام دهید. شما می‌توانید این مراحل را خودتان انجام دهید یا با پرداخت مبلغی به برخی از موسسات آموزشی که این کارها را انجام می‌دهند، اجازه دهید آن ها برای شما ثبت نام کنند. تصمیم با خودتان است.

ادامه دارد…

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

PMP , مدیریت پروژه

PDU چیست و چگونه PDU لازم برای آزمون PMP را جمع‌آوری کنم؟

این هجدهمین مطلب از مجموعه مطالب “همه آن‌چه که لازم است در مورد اخذ مدرک PMP بدانید” است.

PDU مخفف عبارت Professional Development Unit است و منظور از آن زمان حدود “یک ساعت آموزش دیدن ساختار یافته” است. به عبارتی وقتی PMI می‌گوید که شما برای شرکت در آزمون PMP حداقل به ۳۵ PDU نیازمندید، به این معنی است که شما می‌بایستی حداقل ۳۵ ساعت در دوره‌های آموزشی مربوط به مدیریت پروژه یکی از موسساتی که مورد تأیید PMI می‌باشد، شرکت کرده باشید.

دقت داشته باشید در درجه اول شما PDU خود را در اپلیکیشن ثبت نام آزمون PMP ادعا می‌کنید، و همان طور که قبلن گفته شد، PMI اصل را بر صداقت شما می‌گذارد، منتها بخشی از اپلیکیشن‌های ارسالی به PMI (برخی می‌گویند حدود ده درصد از درخواست‌ها) ممیزی می‌شوند و در صورتی که ممیزی انجام شود، شما باید مدارک و مستندات این ادعا را به PMI ارسال نمایید.

برای کسب PDU لازم شما دو راه حل دارید:
۱- استفاده از دوره‌های آنلاین (با جستجو در اینترنت می‌توانید سایت‌هایی را پیدا کنید که با اخذ مبلغی، دوره‌های آنلاین مدیریت پروژه برگزار می‌کنند و به شما PDU لازم را هم اعطا می‌کنند. دقت کنید تنها از دوره‌های سایت‌های معتبر استفاده کنید. در حال حاضر سایت یا دوره فارسی آنلاینی در این خصوص موجود نیست)
۲- استفاده از خدمات موسسات آموزشی داخل ایران (اگر در دوره‌های آموزشی آمادگی آزمون موسسات داخلی معتبر شرکت کنید، اکثر آن‌ها PDU لازم برای شرکت در آزمون PMP را به شما اعطا خواهند کرد. قبل از ثبت نام در یک دوره آموزشی این موضوع را از آن‌ها بپرسید)

 

ادامه دارد…

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

مدیریت پروژه

مدیریت قند و چایی در پروژه‌ها

در برخی از پروژه‌ها هنگامی که به مدیر پروژه می‌گویند که شاخص‌های مالی پروژه شما مانند شاخص CPI جالب نیست و هزینه‌های پروژه‌های‌تان بالاست و در حد درآمدهای پروژه نیست و پروژه شما در حال ضرر دادن است و باید به فکر کاهش و مدیریت هزینه‌ها باشید، به سبک خاصی از مدیریت پروژه روی می‌آورند که به این سبک در اصطلاح می‌گویند: “سبک مدیریت قند و چایی در پروژه”

اما سبک مدیریت قند و چایی چگونه است؟ مدیر پروژه به محض اینکه می‌فهمد اوضاع هزینه‌ای پروژه‌اش جالب نیست، تصمیم به کنترل و کاهش هزینه‌ها می‌گیرد و در اولین اقدام دستور می‌دهد اقلامی مانند قند و چایی از میز پرسنل پروژه حذف شود! در برخی از پروژه‌ها این سبک مدیریت شامل حذف مواردی مانند نسکافه، آب معدنی و حتی دستمال توالت هم می‌شود!

مدیران پروژه با این سبک به ریشه اصلی مشکلات هزینه‌ای پروژه توجه نمی‌کنند و راهکار را در حذف مواردی مانند قند و چایی جستجو می‌کنند. غافل از اینکه ریشه اصلی مشکل از جای دیگری است. شاید پروژه کلن دیگر توجیه اقتصادی خود را از دست داده و باید همین جا متوقف شود، شاید به دلیل تأخیرات زمانی و به دلیل هزینه‌های بالاسری ناشی از تأخیرات، پروژه دچار ضرر و زیان شده. شاید عدم مدیریت صحیح ماشین‌آلات و منابع انسانی، سبب اتلاف هزینه شده است. شاید نسبت تعداد نیروی انسانی غیرمستقیم به کل پروژه مناسب نباشد.

یک روز بیکاری یک دستگاه بیل مکانیکی شاید به اندازه مصرف یک سال قند و چایی و دستمال توالت کل پروژه، به پروژه ضرر وارد کند. شاید در پروژه ضایعات مصالح مانند آرماتور و سیمان و کاشی و سنگ و رنگ بیش از حد نرمال است. شاید به دلیل رعایت نکردن استانداردها و کیفیت پایین، دوباره‌کاری‌های فراوانی در پروژه انجام می‌شود که سبب افزایش هزینه‌ها می‌گردد. شاید پیمانکاران به درستی مدیریت نمی‌شوند و کلیم‌های آن‌ها موجب افزایش هزینه پروژه می‌شود. شاید هزینه‌های انبارداری پروژه زیاد است و شاید برآوردهای اولیه هزینه‌های پروژه و بیس‌لاین پروژه اشتباه بوده و یا شاید فشردگی و سرعت اجرای بالای کار سبب ایجاد هزینه‌های اضافه شده است.

بدون شک آخرین مسأله، پایین‌ترین اولویت و کم‌تأثیرترین آیتمی که در زمینه مدیریت هزینه و نقدینگی پروژه باید در نظر گرفت، هزینه اقلام مصرفی مانند قند و چایی و آب معدنی و دستمال توالت است. اما متأسفانه بخش قابل توجهی از مدیران پروژه‌ها به سبک مدیریت قند و چایی، هزینه‌ها را کنترل می‌کنند.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

PMP , مدیریت پروژه

بهترین منابع برای تست‌زدن و آزمون آزمایشی PMP کدام است؟

این هفدهمین مطلب از مجموعه مطالب “همه آن‌چه که لازم است در مورد اخذ مدرک PMP بدانید” است.

اگر در اینترنت سرچ کنید، صدها سایت و اپلیکیشن موبایل و فایل اکسل و امثالهم موجود است که شامل تست‌های آمادگی آزمون PMP هستند، اما دست نگه دارید! تا حد امکان سعی کنید به جز دو منبع زیر از تست‌های جای دیگر استفاده نکنید. منابع اصلی شما برای تست زدن و آزمون آزمایشی شامل موارد زیر است:

۱- نرم افزار فست ترک ریتا
۲- آزمون‌های آزمایشی موسسات آموزشی معتبر ایران

نرم افزار فست‌ترک ریتا شامل حدود ۱۶۰۰ تست است. شما می‌توانید در این نرم‌افزار به تفکیک حوزه‌های دانش تست بزنید یا به تفکیک گروه‌های فرایندی. همین طور در اواخر کار می‌توانید از گزینه شبیه‌ساز آزمون جامع PMP (امتحانات ۲۰۰ سوالی) استفاده کنید، شرایط این آزمون دقیقن همانند شرایط آزمون اصلی است، یعنی ۲۰۰ سوال در چهار ساعت وقت. همین طور نرم‌افزار فست ترک ریتا یک گزینه جالب دیگر دارد به نام آزمون SUPER PMP که آزمون بسیار سنگینی است و اگر اعتماد به نفستان خیلی بالا رفته، توصیه می‌کنم یک بار این آزمون را انجام بدهید تا اعتماد به نفستان یک مقدار پایین‌تر بیاید. 🙂 (آزمون اصلی به سختی این آزمون سوپر PMP ریتا نخواهد بود.)

همین طور نرم افزار ریتا امکانات خوبی در زمینه گزارش‌دهی به شما دارد. یعنی می‌توانید با استفاده از گزارش‌های موجود در نرم‌افزار به تفکیک حوزه دانش یا گروه فرآیندی از نقاط ضعف اصلی‌تان آگاه شوید و آن‌ها را مرور کنید. فراموش نکنید حتمن بعد از هر مدل تست‌زنی در ریتا، ID سوالاتی که اشتباه زده‌اید را یادداشت کنید و جواب صحیح که خود نرم افزار می‌دهد را مرور کنید و در روزهای بعد مجددن همان تست‌هایی که آیدی آن‌ها را یادداشت کرده‌اید، بزنید.

راستی یک امکان جالب دیگر نرم افزار ریتا دارد که آن امکان تست زدن بر اساس یک کلمه کلیدی یا KEY WORD خاص است. توصیه می‌کنم یک بار با سرچ کلمه کلیدی CHANGE تمام تست‌های ریتا که در آن‌ها کلمه CHANGE به کار رفته را بزنید.

همان طور که قبلن گفته شد، تست‌های استاندارد اصلی شما محدود به همین نرم افزار فست ترک ریتا است، بنابراین باز هم تأکید می‌کنم که تا قبل از مسلط شدن به مطالب و مفاهیم، تست‌زنی را شروع نکنید که این تست‌های محدود اصطلاحاً نسوزد و حرام نشود.

اما چرا از اپلیکیشن‌های موبایل، سایت‌های رایگان تست‌زنی و سوالات و تست‌های متفرقه نباید استفاده کنید؟

۱- اول اینکه این تست‌ها معلوم نیست برای چه نسخه و ورژنی از PMBOK است. بدیهی است چنین اپ‌ها و سایت‌هایی رایگانی چندان انگیزه‌ای برای آپدیت کردن تست‌های خود نداشته باشند.
۲- دوم اینکه هیچ تضمینی وجود ندارد که این تست‌ها استاندارد باشند. به عبارتی ممکن است یا خیلی خیلی سخت باشند یا خیلی زیاد آسان که در آن صورت در حالت اول باعث تضعیف روحیه شما می‌شوند و در حالت دوم سبب می‌شوند که در شما اعتماد به نفس کاذب ایجاد شود.
۳- و نکته سوم و از همه مهم‌تر این که ممکن است این سوالات واقعن غلط یا جواب‌های غلط داشته باشند و باعث بشوند یک مفهوم به اشتباه در ذهن شما ثبت شود و در آزمون اصلی هم شما را دچار مشکل کند.

بنابراین پیشنهاد من این است که به همان نرم افزار فست‌ترک ریتا و آزمون‌های آزمایشی موسسه‌ای که در آن کلاس می‌روید بسنده کنید و از سایر منابع تست‌زنی دوری کنید.
اهداف تست زدن اینها هستند:
۱- آشنایی با سبک سوالات آزمون اصلی
۲- یافتن نقاط ضعف و سپس مطالعه و برطرف کردن آن
۳- تمرین تست زنی و کسب مهارت تست زنی
۴- تمرین زمان بندی و مدیریت زمان در جلسه آزمون

 

ادامه دارد…

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!