برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت msp از شما بپرسند.

معمولن در مصاحبه‌های شغلی موقعیت‌های کاری مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یکی از متداول‌ترین سوالات که از فرد متقاضی کار پرسیده می‌شود، سوالات تخصصی و فنی در خصوص نرم‌افزارهای تخصصی این فیلد کاری است. بسته به این‌که نرم‌افزاری که در پروژه‌های آن شرکت مورد استفاده است چیست، معمولن سوالاتی تخصصی در مورد آن نرم‌افزار در مصاحبه‌های شغلی پرسیده می‌شود تا میزان مهارت متقاضی آن شغل سنجیده شود.

من سعی کردم لیستی از این سوالات احتمالی را در خصوص نرم افزار مایکروسافت پراجکت Microsoft project تهیه کنم. اما ذکر چند نکته قبل از خواندن این سوالات ضررویست:

۱- این سوالات لزومن شاید همه سوالات درست و صحیح و با کاربرد واقعی نباشند، اما تجربه ثابت کرده است که برخی از آن‌ها که شاید چندان منطقی هم نیستند ممکن است در جلسات مصاحبه استخدامی پرسیده ‌شوند.
۲- تمام سوالاتی که در مصاحبه شغلی در مورد نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت پرسیده می‌شود، تنها محدود به موارد زیر نیست و شاید سوالات دیگری نیز باشد که از قلم افتاده‌اند.
۳- حتی اگر قصد حضور در یک مصاحبه شغلی را ندارید، خواندن این سوالات و جواب دادن به آن‌ها باعث می‌شود یک تخمین کلی از مهارت خودتان در نرم افزار MSP به دست بیاورید. (اگر فرض کنیم هر سوال نیم نمره دارد، بعد از خواندن هر چهل سوال حساب کنید از ۲۰ نمره به خودتان چه نمره‌ای می‌دهید.)

اما سوالات:
۱- آیا تا به حال یک ساختار شکست و یک برنامه زمان‌بندی را در MSP تهیه کرده‌اید؟ مراحل کار را از ابتدا تا انتها قدم به قدم توضیح دهید.
۲- نحوه انتقال یک WBS تهیه شده از اکسل به مایکروسافت پراجکت چگونه است؟
۳- در خصوص انواع تقویم Calendar و انواع قیدها Constraint در MSPتوضیح دهید.
۴- در خصوص Task Type و Effort Driven در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۵- چگونه می توان در نرم افزار مایکروسافت پراجکت، یک تقویم اختصاصی ساخت؟ به عنوان مثال یک تقویم بسازید که هفت روز هفته، کاری و روزی ده ساعت کار است.
۶- نحوه تعریف و تخصیص baseline در MSP چگونه است؟
۷- چه روش‌هایی برای آپدیت کردن و به روز نمودن و Actual کردن برنامه زمان‌بندی در MSP وجود دارد؟ مراحل آپدیت کردن یک برنامه زمان بندی را از ابتدا تا انتها توضیح دهید.
۸- نحوه فرمول نویسی جهت محاسبه درصد پیشرفت برنامه‌ای در نرم افزار مایکروسافت پراجکت را توضیح دهید. در خصوص فرمول محاسباتی ضریب وزنی (W.F) زمانی در MSP توضیح دهید.
۹- نحوه استخراج S CURVE برنامه Baseline از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۰- نحوه استخراج S CURVE برنامه Actual از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۱- نحوه استخراج منحنی موزی از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۲- در خصوص گروه بندی فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۱۳- نحوه استخراج Cash flow از برنامه زمان‌بندی در پراجکت چگونه است؟
۱۴- در خصوص فیلدهای سفارشی در پراجکت توضیح دهید. (نحوه سفارشی‌سازی یک فیلد و کاربرد آن)
۱۵- چگونه می‌توان فعالیت‌های دو هفته آینده را از برنامه زمان‌بندی فیلتر و استخراج کرد؟
۱۶- چگونه می‌توان فعالیت‌هایی که در مسیر بحرانی پروژه هستند و هنوز آغاز نشده‌اند، اما طی دو ماه آینده طبق برنامه باید آغاز شوند را فیلتر و استخراج کرد؟
۱۷- در خصوص ابزارهای فیلتر و هایلایت در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۱۸- میزان “انحراف” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در msp محاسبه می‌شود؟
۱۹- میزان “تأخیر” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در پراجکت محاسبه می‌شود؟
۲۰- در اواسط پروژه چگونه می‌توانید پیش‌بینی تاریخ پایان پروژه را در msp محاسبه کنید؟
۲۱- برای محاسبه و آنالیز تأخیرات پروژه در msp از چه روشی استفاده می‌کنید؟
۲۲- نحوه انتقال یک برنامه زمان‌بندی از msp به اکسل و یا به پریماورا و بالعکس چگونه است؟
۲۳- نحوه تخصیص و تسطیح منابع در MSP چگونه است؟ (توضیح دادن ابزار تسطیح منابع، تسطیح منابع یک فعالیت، تسطیح تمام منابع، حذف اثر تسطیح، تنظیم‌های تسطیح و فیلدهای مربوط به تسطیح منابع)
۲۴- در خصوص مدیریت هزینه ها در پراجکت توضیح دهید. (توضیح در مورد تعریف هزینه‌ها، روش‌های تعریف هزینه، مفهوم هزینه ثابت آیتم‌ها، تعریف هزینه ثابت آیتم‌ها، تعریف هزینه منابع، تعریف هزینه متغیر، مفهوم منابع هزینه، تعریف منابع هزینه، تعریف بودجه، بررسی بودجه مالی و بررسی بودجه کاری)
۲۵- در خصوص کاربرد جدول Task usage و Resource Usage توضیح دهید.
۲۶- در خصوص ارتباط بین دو پروژه در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۲۷- چگونه می‌توان هیستوگرام منابع را از برنامه زمان‌بندی نوشته شده در پراجکت استخراج کرد؟
۲۸- چگونه می‌توان در یک برنامه زمان بندی و در msp فعالیت‌های open end را شناسایی کرد؟
۲۹- تفاوت‌های محاسبه پیشرفت برنامه‌ریزی شده، پیشرفت واقعی، در فیلدهای فیلد Physical % Complete، فیلد % Work Complete، فیلد % Complete، فیلد % Allocation در msp چیست و هر کدام چگونه محاسبه می‌شود؟
۳۰- نحوه انجام محاسبات EVM در مایکروسافت پراجکت چگونه است؟
۳۱- روش های نمایش دو یا چند رقم اعشار Complete% در MSP توضیح دهید.
۳۲- در خصوص شیوه ساخت یک فیلد اختصاصی برای نمایش مقدار گرد شده مدت زمان فعالیت توضیح دهید.
۳۳- تا چه حدی با مایکروسافت پراجکت سرور آشنایی دارید؟
۳۴- در خصوص شناسائی فعالیت Driving (محرک) در MSP با ابزار Inspector توضیح دهید.
۳۵- Elapsed Duration در نرم افزار MSP چیست؟
۳۶- در خصوص ایجاد فعالیت LOE در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۳۷- در خصوص استفاده از Split در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۳۸- در خصوص ایجاد فعالیت “غیر فعال” در پراجکت توضیح دهید.
۳۹- روش‌های شمسی‌سازی تاریخ‌ها در نرم‌افزار msp را توضیح دهید.
۴۰- از کدام یک از گزارشات خروجی نرم افزار پراجکت تا کنون استفاده کرده‌اید؟

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده و آدرس سایت و کانال تلگرام) کپی نکنید!

سایر مطالب مرتبط با این نوشته:

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار پریماورا Primavera P6 از شما بپرسند.

بیست سوالی که ممکن است در یک مصاحبه استخدامی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت اکسل excel از شما بپرسند

برای یادگیری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و نرم‌افزارهاش به چه کلاس و دوره آموزشی برم؟

تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه:

میزان عدد حقوق و دستمزد در صنف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه چقدر است؟

عمومی

هفت عادت مردمان موثر با رویکرد مدیریت پروژه

یک سری اسلاید و پادکست تولید کردم در مورد کتاب هفت عادت مردمان موثر، تألیف آقای استفان کاوی.

در این پادکست ها سعی کردم با رویکرد مدیریت پروژه به معرفی و تشریح هفت عادت مردمان موثر بپردازم.
شما برای دانلود رایگان این اسلایدها و گوش دادن به این پادکست‌ها، می تونید از طریق لینک زیر عضو کانال تلگرامم بشید:
https://t.me/sharifizcom

عمومی

ده اشتباه مهلک در رزومه نویسی

توجه داشته باشید یکی از مهم‌ترین وظایف یک متخصص برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، ارائه گزارشات خلاصه، زیبا، چشم‌نواز، مفید و اثربخش از وضعیت پیشرفت پروژه است. بنابراین به کارفرماها حق بدهید که وقتی رزومه یک کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را دریافت می‌کنند و آن رزومه زیبا، شکیل، خلاصه، مفید و اثربخش نیست، در استخدام یا دعوت به مصاحبه آن فرد شک کنند. در ادامه سعی می‌شود به صورت خلاصه ده اشتباه بزرگ در رزومه‌نویسی مطرح شود:

۱- فونتهای نا مناسب

بدترین اشتباهی که در رزومه نویسی می‌توانید مرتکب شوید، استفاده از فونت‌هایی مثل آریال و تهوما و سایر فونتهای پیش فرض مجموعه آفیس است. حتمن رزومه خود را با فونت‌های فارسی زیبا تهیه کنید. فونت‌هایی مثل
B mitra
B nazanin
B zar
و…

 

۲- استفاده از جدول

نمی دانم چه اصراری است که بعضی‌ها دارند که حتمن در قالب جدول سوابق کاری و تحصیلی خود را ذکر کنند. دوستان! از بنده حقیر قبول کنید که بدترین نوع ارائه سوابق کاری-تحصیلی و توانمندی‌ها استفاده از جدول است. جدول چشم‌های مخاطب را خسته می‌کند و اثر بخشی رزومه شما را کاهش می‌دهد.

۳- استفاده از فرمتی غیر از PDF

خیلی از رزومه ها درقالب فرمت‌هایی مانند اکسل و ورد ارسال می‌شوند که کاری بسیار اشتباه است. به این دلیل که ممکن است ساختار رزومه شما در سیستم مبدأ به هم بریزد. پس بهتر است فایل رزومه خود را فقط در قالب پی دی اف ارسال کنید که هم راحت و سریع باز شود و هم خیالتان از بابت نمایش آن راحت باشد.
(چندی قبل رزومه‌ای دریافت کردم در قالب پاورپوینت، که تهیه کننده آن حدود ۵۰ عکس از خودش در کارگاه‌های پروژه‌ها را در اسلایدهای مختلف قرار داده بود که البته مورد نادری است و فکر نکنم احتیاج به توضیح خاصی داشته باشد)

۴- تعداد صفحات بیشتر از دو صفحه

رزومه حجیم‌تر و با تعداد صفحات بیش‌تر به هیچ عنوان به معنی رزومه بهتر نیست. شک نکنید رزومه شما اگر بیش از دو صفحه باشد، خوانده نمی‌شود. حتی عده‌ای می‌گویند رزومه بیشتر از یک صفحه هم نباشد که حالا ما با تخفیف می‌گوییم که دو صفحه بیشتر نشود لطفن.

۵- تم رزومه غیر مرتبط با برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

شما به دنبال کار در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه هستید، پس تم اصلی رزومه شما باید در این خصوص باشد. تا جایی که می‌توانید سوابق غیر مرتبط خود را در رزومه جرح و تعدیل و یا حتی حذف کنید و تا جایی که می‌توانید بر موارد مرتبط با تخصص اصلی تمرکز کنید. ( خیلی خیلی مهم بود این نکته. عنایت ویژه داشته باشید)

۶- اغراق بیش از اندازه در توانمندی‌ها

به تفاوت عباراتی مانند “آشنایی”، “تسلط”، “تسلط کامل” و… دقت کنید. هیچ انسانی در کره زمین وجود ندارد که بتواند مدعی شود “تسلط کامل بر اکسل” دارد. در خصوص اکسل و کاربردهایش هزاران کتاب و مقاله نوشته شده، آیا شما از همه کارکردهای آن باخبرید؟ اصلاح کنید و بنویسید ” تسلط بر اکسل در موارد مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه”

۷- عدم رعایت ترتیب بخش‌های رزومه

ترتیب مناسب عناوین رزومه معمولن باید به این صورت از بالا به پایین باشد:
معرفی مختصری از خود( چند سال سابقه کار در چه زمینه‌ای)/شرح تفصیلی سوابق کاری(به ترتیب از آخرین محل کار تا اولین محل کار-برعکس ننویسید-در هر مورد ماه و سال شروع به کار و ماه و سال پایان کار را ذکر کنید و سمت شغلی خود در آن محل کار را بنویسید. نام شرکت و نام پروژه و کارگاه یا دفتر مرکزی بودن هم ذکر شود. اگر تمایل دارید بخشی از فعالیت‌های مهم خود را به صورت تیتر وار ذکر کنید و توجه داشته باشید که داستان سرایی ممنوع است و هرچه خلاصه‌تر بهتر)

۸- استفاده از عکس پرسنلی

در ایران استفاده از عکس در رزومه، چه برای آقایان و چه خانم‌ها تاثیر منفی دارد. پس از عکس استفاده نکنید.

۹- مطالب خیلی ریز یا خیلی درشت

سایز فونت مطالبتان نه زیاد درشت و نه زیاد ریز باشد. ریز بودن فونت سبب عدم تمایل خواننده به خواندن مطالب می‌شود و بزرگ بودن فونت هم سبب می‌شود رزومه شما ظاهر نامناسبی داشته باشد. از فونت سایز ۱۲ الی ۱۴ استفاده کنید و تیتر مطالب را هم با یک سایز فونت بزرگتر و به صورت بولد بنویسید.

۱۰- استفاده از رنگ‌های مختلف

شک نکنید هیچ کارفرمایی رزومه شما را با پرینتر رنگی پرینت نخواهد گرفت. پس تمام رزومه خود را تنها با رنگ مشکی بنویسید، زیرا ممکن است آنچه در فایل الکترونیک رنگارنگ رزومه شما زیبا به نظر می‌رسد، در پرینت سیاه و سفید، اصلن زیبا و جذاب نباشد.

سعی میکنم این مطالب را باز هم تکمیل کنم. شما هم اگر پیشنهاد خاصی به ذهنتان رسید بفرمایید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده و آدرس سایت و کانال تلگرام) کپی نکنید!

لینک‌های مرتبط:
دانلود رایگان کتاب راه‌نمای ساده‌ی کاریابی تأالیف علی نعمتی شهاب
پاسخ به ۱۰ سوال متداول در رابطه با رزومه‌نویسی

سایر مطالب مرتبط:
تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه

میزان عدد حقوق و دستمزد در صنف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه چقدر است؟

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار پریماورا Primavera P6 از شما بپرسند.

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت msp از شما بپرسند.

بیست سوالی که ممکن است در یک مصاحبه استخدامی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت اکسل excel از شما بپرسند

 

 

برنامه ریزی و کنترل پروژه , تأخیرات و ادعا

تفاوت و فرق “تأخیر” با “انحراف” در پروژه‌ها

موضوع این مطلب، بسیار ساده، بدیهی و ابتدایی است، اما متأسفانه بعضاً دیده می‌شود که دو واژه “تأخیر” و “انحراف” به اشتباه و در جای نادرست استفاده می‌شوند.

انحراف چیست؟

فرض کنید درصد پیشرفت برنامه‌ای پروژه‌ای ۷۰ درصد و درصد پیشرفت واقعی پروژه ۳۰ درصد است.
به تفاضل درصد پیشرفت برنامه‌ای و درصد پیشرفت واقعی پروژه، “انحراف” می‌گویند. به عبارتی این پروژه ۴۰ درصد از برنامه زمان‌بندی اولیه انحراف دارد.(انحراف منفی). دقت داشته باشید که تنها با داشتن دو عدد درصد پیشرفت برنامه‌ای و درصد پیشرفت واقعی، نمی‌توانیم در مورد میزان “تأخیر” پروژه اظهار نظر کنیم.

بنابراین باز هم تأکید می‌کنم:
کلمه “انحراف” برای تفاضل درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ای استفاده می‌شود و استفاده از واژه “تأخیر” برای این میزان اختلاف نادرست است. “انحراف” اغلب از جنس درصد پیشرفت است و از جنس روز نیست. پس این جمله که “پروژه الف، ۱۰۰ روز انحراف دارد.” یک جمله اشتباه است.

تأخیر چیست؟

فرض کنید در پروژه‌ای که مدت زمان قرارداد آن شش ماه است، مشغول به کار هستید. شروع پروژه اول تیر و پایان آن، روز ۳۰‌ام آذر است. یعنی تاریخ پایان برنامه‌ای پروژه ۳۰ آذر است. حال فرض کنید در پایان شهریور شما برنامه زمان‌بندی را آپدیت کرده‌اید. یعنی در برنامه اولیه، تاریخ‌های شروع واقعی و درصدهای پیشرفت واقعی را وارد کرده‌اید و برنامه را schedule می‌کنید و فرض کنید در انتهای برنامه قید خاصی هم نداشته باشید. پس از schedule کردن برنامه تاریخ پایان پروژه روز ۳۰‌ام بهمن را نشان می‌دهد. در این حالت پروژه شما ۶۰ روز تأخیر دارد. دو ماه دی و بهمن، بازه زمانی تأخیر پروژه هستند.

بنابراین به تفاضل تاریخ پایان برنامه زمان‌بندی که اطلاعات واقعی در آن وارد و به‌روزرسانی شده است(در پریماورا schedule و در مایکروسافت پراجکت Re schedule شده است) با تاریخ پایان برنامه‌‌ریزی شده، تأخیر می‌گویند. تأخیر از جنس روز است و نه از جنس درصد پیشرفت. پس جمله “پروژه الف، ۱۰ درصد تأخیر دارد” یک جمله اشتباه است.

رابطه تأخیر و انحراف چیست؟

انحراف و تأخیر پروژه لزومن رابطه‌ای با هم ندارند و نمی‌توان از میزان انحراف پروژه در مورد میزان تأخیر آن اظهار نظر کرد و بالعکس. به عبارتی ممکن است پروژه‌ای انحراف نداشته باشد، اما تأخیر داشته باشد. یا پروژه‌ای انحراف داشته باشد اما تأخیر نداشته باشد. درصد پیشرفت کل پروژه و به طبع آن میزان انحراف کل پروژه، مستقل از روابط بین فعالیت‌ها و مسیر بحرانی پروژه محاسبه می‌شود. (به همین علت است که در برخی از پروژه‌ها، درصد پیشرفت واقعی و حتی برنامه‌ای پروژه و میزان انحراف پروژه را در یک فایل اکسل که در آن روابطی بین فعالیت‌ها نیست، محاسبه می‌کنند.)
اما محاسبه تأخیر کاملاً و صد درصد وابسته به روابط بین فعالیت‌ها و همین طور وابسته به مسیر بحرانی پروژه است.

تأخیر مهم‌تر است یا انحراف؟

هم تأخیر و هم انحراف موارد مهمی هستند که بایستی در دوره‌های مختلف پروژه بررسی و آنالیز شوند. قبلن مطلبی در مورد آنالیز تأخیر و انحرافات پروژه نوشته بودم که از لینک زیر می‌توانید آن را مطالعه کنید:

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه

اما اگر نظر شخصی مرا بخواهید که معمولن نظر شخصی من از دیدگاه پیمانکاری است، تأخیر مقداری اهمیت بیش‌تری نسبت به انحراف دارد. چرا که هر چقدر بیشتر به بحث تأخیر پرداخته شود و سهم خودمان به عنوان پیمانکار و سهم کارفرما و مشاور از این تأخیر در طول پروژه آنالیز و تحلیل شود و در طول پروژه با آنالیزها و تحلیل‌ها و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، بتوانیم سهم خودمان را به عنوان پیمانکار از تأخیر پروژه به حداقل برسانیم، در پایان پروژه کار راحت‌تری در مجاز کردن تأخیرات پروژه و کلیم‌های بعد از آن خواهیم داشت. هرچند بحث انحراف نیز در جای خود مهم است و باید به صورت مرتب در طول پروژه مانتیور،کنترل و آنالیز و تحلیل شود.

تأخیر در مقایل تعجیل/ انحراف مثبت در مقابل انحراف منفی

همان طور که در بالا گفته شد، در صورتی که تاریخ پایان برنامه به‌روز‌رسانی شده از تاریخ پایان برنامه‌ریزی شده بیشتر و دیرتر باشد، پروژه تأخیر دارد. اما اگر تاریخ پایان برنامه به روز رسانی شده، کم‌تر و زودتر از تاریخ پایان برنامه‌ریزی شده باشد، پروژه تعجیل دارد. به عبارتی تعجیل نقطه مقابل تأخیر است.

اما در مورد انحراف کلمه‌ای که در مقابلش باشد نداریم. بلکه انحراف مثبت داریم و انحراف منفی. واضح است که اگر درصد پیشرفت واقعی پروژه، کم‌تر از درصد پیشرفت برنامه‌ای باشد، پروژه انحراف منفی دارد و اگر درصد پیشرفت واقعی بیش‌تر از درصد برنامه‌ای باشد، پروژه انحراف مثبت دارد.

نکته مهم این است که هم تأخیر و تعجیل و هم انحراف مثبت و انحراف منفی، بایستی در طول پروژه آنالیز و تحلیل شوند. به بیان دیگر اینکه فرض کنیم در پروژه تعجیل و انحراف مثبت داریم و شرایطمان خیلی خوب است، دلیل نمی‌شود که این میزان تعجیل و انحراف مثبت بررسی و تحلیل نشود، شاید یک جای کار می‌لنگد که همه چیز این قدر خوب است!

در پایان توصیه می‌کنم مطالب زیر را، (نوشته‌های مهندس نادر خرمی‌راد عزیز در همین ارتباط) مطالعه کنید:

سایر مطالب مرتبط با این نوشته:

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه
مجاز کردن تأخیرات پروژه، خدمت یا خیانت؟

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , تأخیرات و ادعا

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه

نکته‌ای که همواره تأکید می‌شود این است که در گزارشات واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، بهتر است موارد آنالیز، تحلیل، بررسی و ارائه پیشنهاد و راهکار نیز گنجانده شود. به عبارتی گزارشاتی که تنها به ذکر یک سری عدد و درصد پیشرفت و احجام انجام شده و ارائه عکس می‌پردازند، چندان راهگشا نخواهند بود.

یک کارشناس حرفه‌ای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه همواره باید سعی کند علاوه بر ارائه اعداد و ارقام و احجام و درصدهای صحیح و واقعی در گزارشاتش، تحلیلی هم نسبت به اوضاع پروژه داشته باشد و تأخیرات و انحرافات پروژه را نیز تحلیل و آنالیز نماید و در پایان برای جبران تأخیرات و انحرافات، راهکار و پیشنهاد و اقدام اصلاحی نیز ارائه کند.

یکی از مهم‌ترین تحلیل‌ها و آنالیزهایی که در گزارشات پیشرفت پروژه می‌توان ارائه نمود، گزارش آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه است. (تفاوت “انحراف” و تأخیر” را که می‌دانید؟) معمولن وقتی در پروژه تأخیر و انحراف اتفاق می‌افتد، تأخیرات و انحرافات ایجاد شده بر عهده یکی از عوامل درگیر پروژه یا بر عهده همه آن‌هاست(با سهم‌های متفاوت یا مساوی). به عنوان مثال در یک پروژه سه عاملی، تأخیرات و انحرافات ایجاد شده بر عهده یکی یا همه موارد زیر است:
۱- کارفرما
۲- پیمانکار
۳- مشاور

در آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه نه تنها باید سهم هر یک از عوامل پروژه در ایجاد تأخیر و انحراف محاسبه شود، بلکه می‌توان به تفکیک موارد زیر نیز تأخیرات و انحرافات را آنالیز نمود. (نکته مهم: این موارد می‌تواند تنها شامل آیتم‌های زیر نباشد. آیتم‌های زیر بر حسب تجربه نوشته شده و بر اساس استاندارد یا دستورالعمل خاصی نیست)

آنالیز تأخیرات و انحرافات سهم کارفرما و مشاور:
– تأخیر در تحویل زمین پروژه در ابتدای کار
– تأخیر در تحویل جبهات کاری در طول پروژه
– كسري متريال و تجهيزات (متریال و تجهیزاتی که تأمین آن‌ها با کارفرماست)
– کسری مدارک و نقشه‌ها (مدارک و نقشه‌هایی که تهیه آن‌ها در تعهد کارفرماست)
– عدم ارائه به موقع مجوز شروع به کار (پرمیت)
– متوقف نمودن کارها
– موانع دسترسي به محدوده كار
– بدی آب و هوا (این آیتم لزومن تقصیر کارفرما نیست، منتها چون ما با دید پیمانکاری در حال آنالیز هستیم، فرض می‌کنیم بدی و آب و هوا تقصیر کارفرماست!)
– اولویت قرار دادن فعالیت‌های خارج از زمان برنامه مصوب
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از اسکوپ برنامه مصوب
– تأخیر در اجرای فعالیت پیش نیاز
– عدم پرداخت به موقع مطالبات

شما به عنوان پیمانکار ، علاوه بر آنالیز سهم تأخیرات مربوط به کارفرما و مشاور، بایستی آن بخش از تأخیراتی که مقصر آن خودتان هستید را آنالیز نمایید. شما می‌توانید در هر دوره مانیتورینگ و کنترل پروژه (مثلن دوره‌های ماهیانه) در خصوص آن بخش از تأخیرات پروژه که خودتان مقصر هستید، تحلیل نمایید و این تحلیل باید با ارائه راهکار و اقدام اصلاحی یا اقدام پیشگیرانه باشد تا در دوره‌های بعدی سهم شما به عنوان پیمانکار از تأخیرات و انحرافات پروژه به حداقل برسد. این موارد می‌تواند شامل آیتم‌های زیر باشد. (نکته مهم: این موارد می‌تواند تنها شامل آیتم‌های زیر نباشد. آیتم‌های زیر حسب تجربه نوشته شده و بر اساس استاندارد یا دستورالعمل خاصی نیست)

آنالیز تأخیرات و انحرافات سهم پیمانکار:
– کسری مواد و مصالح (که تأمین آن‌ها بر عهده پیمانکار می‌باشد)
– کسری ابزار و تجهیزات اجرا
– کمبود ماشین‌آلات
– راندمان پایین ماشین‌آلات
– کمبود نیروی انسانی مستقیم پیمانکاران فرعی
– راندمان پایین نیروی انسانی مستقیم پیمانکاران فرعی
– کمبود نیروی انسانی مستقیم امانی
– راندمان پایین نیروی انسانی مستقیم امانی
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از زمان برنامه مصوب
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از اسکوپ برنامه مصوب
– تأخیر در اجرای فعالیت پیش‌نیاز

نکته مهم:

 پیش نیاز اصلی همه تحلیل‌ها و آنالیزهای بالا این است که عددهای درست،صحیح و واقعی از “انحراف” و “تأخیر” پروژه داشته باشید. به عبارتی باید یک برنامه زمان‌بندی دقیق و کامل و مطابق اسکوپ پروژه، با روابط صحیح و مدت زمان‌های منطقی و شناوری‌های درست و مسیر بحرانی واقعی داشته باشید و این برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین را بر اساس اطلاعات واقعی و صحیح آپدیت و به‌روز نمایید. ریشه اصلی و فونداسیون آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه، برنامه زمان‌بندی مناسب و صحیح و واقعی که در آن قواعد تهیه ساختار شکست کار و قواعد تهیه برنامه زمان بندی پروژه رعایت شده باشد، است.

 

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

عمومی

آداب سوال پرسیدن در شبکه‌های اجتماعی

فرض کنید شما در یک شبکه اجتماعی مثل لینکدین یا یک گروه تلگرامی با یک هم‌صنف یا متخصص باتجربه در زمینه کاری خودتون آشنا میشید و سعی می‌کنید سوال‌های کاری خودتون رو از اون فرد بپرسید. سعی کنید موارد زیر رو در پرسیدن سوال رعایت کنید (با مثال توضیح میدم که مطلب راحت‌تر خونده بشه)

۱- “سلام، می‌تونم یک سوال ازتون بپرسم؟” این بدترین نوع شروع مکالمه و پیغام دادن به یک فرد دیگر جهت پرسیدن سوال کاری و تخصصیه. خب اگر سوال دارید همون اول بپرسید. حتی دیده شده فردی بار اول پیغام داده “می‌تونم یک سوال ازتون بپرسم؟” و بعد جوابی نگرفته و این پیغام رو روزهای بعد هم فرستاده و در آخر که جوابی نگرفته، شروع کرده به فحاشی!

۲- “سلام. من در آپدیت کردن برنامه زمان‌بندی پروژه به یک مشکل برخوردم، درصد پیشرفت فعالیت‌ها رو باید در چه ستونی از P6 وارد کنم؟” سوال خوبیه و در جواب برای این سوال، یک لینک که حاوی مقاله‌ای کامل و جامع در این مورد هست برای سوال کننده می‌فرستید و این جواب رو از فرد سوال کننده دریافت می‌کنید: “ممنون از لینکی که فرستادید. اما میشه خلاصه‌اش رو توضیح بدین؟ من وقت ندارم مطالعه کنم!”
عزیزان! این بدترین جوابیه که میشه به یک راهنمایی بدین. اینکه انتظار داشته باشید مشکل شما در همون لحظه و همون ساعت توسط فرد جواب دهنده حل بشه و حتی حوصله خوندن یک مطلب ده خطی دیگه رو هم ندارین، مشکل خود شماست و نه کس دیگه.

۳- افرادی که در شبکه‌های اجتماعی به سوالات تخصصی و کاری شما پاسخ می‌دهند، نه وظیفه‌ای برای این کار دارند و نه اجباری. بنابراین هنگام سوال پرسیدن و پیگیری جواب‌ها، قدری متانت و صبر و بردباری به خرج بدین و خدای نکرده بی‌احترامی نفرمایید. مثلن فرض کنید شما در خیابان از یک رهگذر آدرس می‌پرسید، اگر او به شما جواب ندهد، آیا به او فحاشی می‌کنید یا به او لگد می‌زنید؟ قطعن خیر. پس به عنوان یک حرفه‌ای و متخصص سعی کنید همون رفتاری که بیرون و در سطح جامعه با افراد دارید رو در شبکه‌های اجتماعی هم رعایت کنید.

۴- “سلام، میشه بپرسم در کدوم شرکت کار می‌کنید و میزان حقوق خالص دریافتی شما چقدر است؟” باور کنید این سوال حداقل هفته‌‌ای دوبار از من پرسیده میشه. حالا اسم شرکت چندان چیز مخفیانه‌ای نیست ولی عدد حقوق و درآمد قطعن یک مسأله کاملن شخصیه. خیلی خیلی شخصی. متأسفانه در جامعه ما هنوز این مسأله جا نیافتاده که نباید در مورد میزان درآمد حتی افراد نزدیکی مثل برادر و خواهر و فامیل و همسایه و همکار سوال پرسید چه برسه به پرسیدن میزان حقوق افراد غریبه در شبکه‌های اجتماعی.

۵- من خودم از اون دسته افرادی هستم که زیاد سوال می‌پرسم. نمونه‌اش سوالاتیه که در طول سالیان قبل از آقای نادر خرمی‌راد پرسیدم (توی پرانتز بگم ایشون هزاران سوال افراد مختلف در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رو از طریق وبلاگشون و ایمیل تا حالا جواب دادن) تجربه به من ثابت کرده که سوال پرسیدن از طریق ایمیل معمولن بهتر جواب میده تا پیغام دادن در شبکه‌های اجتماعی. نمی‌دونم چرا ولی معمولن این جوریه.

۶- باز هم می‌خوام تأکید کنم که اگر از فردی سوالی پرسیدید و ظرف مدت یک هفته یا بیشتر به شما جواب نداد، یا جواب اون سوال رو بلد نیست یا کاملن مطمئن نیست یا وقت پاسخ دادن به سوال شما رو نداره و یا اصلن علاقه‌ای به پاسخ دادن به سوالات بقیه نداره. اما همه این‌ها دلیل نمیشه که شما مرتب پیغام بدین و سوال خودتون رو تکرار کنید و یا خدای نکرده عصبانی بشین و از کوره در برین. همون طور که در بند سوم گفتم، افرادی که ازشون سوال می‌پرسید، وظیفه یا تکلیف واجبی ندارند که به سوال شما حتمن جواب بدن. خواهش می‌کنم این موضوع رو درک کنید. البته من دست اون افرادی که همواره با روی گشاده و صبر و حوصله همه سوالاتی که در زمینه تخصصی کاری ازشون پرسیده میشه رو جواب میدن، می‌بوسم، اما قبول کنید همه افراد چنین روحیه‌ای ندارند و نمیشه از این بابت کسی رو سرزنش کرد.

۷- راستی سوال پرسیدن در گروه‌های شبکه های اجتماعی مثل تلگرام یا فوروم‌های اینترنتی خیلی بهتر از سوال پرسیدن به صورت مستقیم و از طریق پیغامه. چون ممکنه سوال شما، سوال افراد دیگه‌ای هم باشه و یا اصلن بتونید سوال خودتون رو با جستجو در همون گروه‌ها و از میان جواب‌های قبلی پیدا کنید و این شانس رو هم دارید که افراد بیشتری سوال شما رو ببینند و جواب‌های بهتری دریافت کنید و یا حتی ممکنه در صورت اینکه یک جواب نادرست دریافت کردید، بقیه افراد حاضر در گروه جواب صحیح‌تر رو براتون بنویسند.

۸- و مورد آخر اینکه یک تمرین خوب اینه که همیشه سعی کنید قبل از پرسیدن یک سوال، خودتون در مورد اون سوال تا می‌تونید تحقیق کنید. یعنی کتاب‌ها و جزوه‌ها و فایل‌ها و سایت‌هایی که فکر می‌کنید جوابتون رو بتونید اونجا پیدا کنید رو شخم بزنید. اول از همه این تمرین باعث میشه این رفتار براتون تبدیل به یک عادت خوب بشه و دوم اینکه عادت حاضری خوری رو و همه چیز رو همیشه آماده و کامل در اختیارتون بذارن و لقمه حاضر و آماده رو جویدن و امثالهم رو ترک کنید. خیلی اوقات ممکنه موقعیتی پیش بیاد که هیچ کسی نباشه که کمکتون کنه و در اون حالت مهارت پیدا کردن جواب سوالاتتون، خیلی کمک‌تون خواهد کرد.

در پایان این متن دوست بسیار عزیزم، علی نعمتی شهاب در بخش تماس وبلاگشون رو بخونید:

خواهش می‌کنم فراموش نکنید که مشاوره‌های من به افراد، صرفا از روی علاقه‌ام به کمک کردن به دیگران است و نه از روی نیاز به کسب درآمد یا چیزهای دیگر. بنابراین، حق پاسخ ندادن به سؤال یا درخواست مشاوره‌ای که در حیطه‌ی تخصص من نیست یا فراتر از خطوط قرمز شخصی من باشد؛ برای‌م کاملا محفوظ است. با این‌که سعی می‌کنم هیچ درخواست یا ای‌میلی را بی‌پاسخ نگذارم؛ اما ممکن است بسته به شرایط کاری و زندگی‌ برخی اوقات نتوانم به‌محض دریافت یک درخواست یا ای‌میل به آن پاسخ دهم و جواب دادن‌م کمی طول بکشد. اگر حداکثر ظرف یک هفته پاسخی از من دریافت نکردید، پیشاپیش از شما عذرخواهی می‌کنم: من نمی‌توانم به شما کمکی بکنم.

 

کپی این مطلب، حتی بدون ذکر منبع، از نظر من بلامانع است.