ورودی‌های مورد نیاز جهت انجام فرایندهای مدیریت ریسک پروژه

by

قبل از شروع و پیاده‌سازی هر حوزه از حوزه‌های ده‌گانه دانش مدیریت پروژه در یک پروژه یا یک سازمان، ما احتیاج به یک سری ورودی‌ها و اطلاعات داریم. با داشتن این ورودی‌ها و اطلاعات یا جستجو به منظور یافتن آن‌ها، می‌توان حوزه دانش مربوطه را با اثربخشی بهتری در پروژه اجرا نمود.
جهت پیاده‌سازی مدیریت ریسک در یک پروژه، راهنمای PMBOK موارد زیر را به عنوان حداقل ورودی‌های مورد نیاز قبل آغاز برنامه‌ریزی برای اجرای مدیریت ریسک در پروژه معرفی می‌کند. بدیهی است که شاید همه موارد پایین در پروژه یا سازمان شما موجود نباشد و یا اینکه به موارد بیشتر از این لیست دسترسی داشته باشید، مهم این است که عمق پیاده‌سازی مدیریت ریسک را باید متناسب با اندازه و پیچیدگی و نیازتان تعیین کنید و به قول PMBOK لباسی متناسب با پروژه‌تان با استفاده از این راهنما بدوزید.


در ابتدا فهرستی از این ورودی‌ها را می‌توانید مطالعه کنید و در ادامه شرح نسبتآ مختصری از هر یک از این ورودی‌ها:
۱- فرآیندهای مدیریت پروژه Project Management Process
2- اطلاعات پیش‌زمینه پروژه Project Background Information
3- منشور پروژه Project charter
4- خروجی‌های فرایندهای برنامه‌ریزی پروژه Outputs from project planning
4-1- اطلاعات ذینفعان Stakeholder Register
4-2- بیانیه شرح محدوده پروژه Project Scope Statement
4-3- محدودیت‌های پروژه Project Constraint
4-4- فرضیات پروژه Assumption
4-5- ساختار شکست کار Work Breakdown Structure
4-6- شبکه زمان‌بندی پروژه Network Diagram
4-7- برآوردهای زمان و هزینه پروژه Estimates for time and cost
4-8- برنامه منابع Resource plan
4-9- برنامه مدیریت ارتباطات پروژه Communication Management Plan
4-10- برنامه مدیریت تدارکات پروژه Procurement Management Plan
5- دارایی‌های فرایندی سازمان Organizational Process Assets
5-1- سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، رویه‌ها و نمونه‌های مدیریت ریسک Risk management Policies, Procedure, Templates
5-2- سوابق ثبت شده پروژه‌های قبلی Historical Record from Previous Projects
5-3- دروس آموخته پروژه‌های قبلی Lesson Learned from previous Projects
5-4- منطقه‌های حد قابل قبول ریسک Risk tolerance Area
5-5- آستانه‌های تحمل ریسک Risk Thresholds

۱- فرآیندهای مدیریت پروژه Project Management Process
به منظور اتمام سریع‌تر، ارزان‌تر و کیفیت بالاتر پروژه، مدیریت ریسک اثربخش باید در چارچوب مناسبی از فرایندهای مدیریت پروژه انجام شود.
فرایندهای مدیریت پروژه با گروه فرایندی آغازین شروع می‌شود که در این گروه فرایندی منشور پروژه تهیه می‌گردد و ذینفعان پروژه شناسایی می‌شوند. گروه فرایندی برنامه‌ریزی پروژه شامل تهیه برنامه مدیریت پروژه است. برنامه مدیریت پروژه باید دارای سه شرط زیر باشد:

  • تأیید شده باشد.
  • واقع‌گرایانه باشد
  • رسمی باشد.
    گروه فرایندی اجرا شامل اجرای پروژه طبق برنامه، هماهنگی و تسهیل‌گری تیم پروژه به منظور به اتمام رساندن کارهای پروژه است. گروه فرایندی پایش و کنترل شامل اندازه‌گیری میزان پیشرفت واقعی پروژه در مقایسه با برنامه مدیریت پروژه است و سر انجام گروه فرایندی فاز پایانی پروژه به منظور اخذ تأیید نهایی پروژه و ثبت دروس آموخته و سایر اطلاعات پروژه است.

۲- اطلاعات پیش زمینه پروژه Project Background Information
اطلاعاتی مثل مکاتبات انجام شده قبل از شروع یا تأیید پروژه، مقاله‌ها و مکتوبات در مورد پروژه‌های مشابه و سایر اطلاعاتی از این دست می‌تواند به شناسایی ریسک‌های بیشتر کمک کنند.
گام‌های زیادی در مدیریت ریسک پروژه وجود دارد و برای کوتاه کردن زمان این قدم‌ها مهم است که همه اطلاعات مرتبط را قبل از شروع پروژه جمع‌آوری کنید. بر اساس اندازه پروژه شما ممکن است اطلاعات زیر را جمع آوری کنید.
 اهداف سازمان
 سیاست‌ها و رویه‌های مدیریت ریسک سازمان
 اولویت پروژه فعلی در مقایسه با سایر پروژه‌ها
 پاسخ‌های مدیریت و مشتری در مورد سوال‌های شما در خصوص منشور پروژه، محدودیت‌ها و مشکلات مرتبط با پروژه
 اهداف زمانی و هزینه‌ای (اگر موجود بود)
 متخصصان و کارشناسان:
 آن‌ها چه افرادی هستند؟
 آن‌ها چه گونه می‌توانند به تیم پروژه در مدیریت پروژه کمک کنند؟
 مقاله و موارد منتشر شده در خصوص ریسک
 موارد فرهنگی
 پروتکل‌های پیشنهادی، تفاوت‌های زبانی و اجتماعی مشتریان
 مرور مستندات مرتبط با پروژه
 تمام ایمیل‌ها و صورتجلسات قبل از تأیید پروژه به خصوص آن‌هایی که از جانب مشتری(کارفرما) بوده است.
 مقالات و مکتوبات فنی و مدیریت پروژه
 کپی قرارداها، استانداردهای مرتبط با پروژه
 مشخصات فنی و نقشه‌ها
 نمودارهای سازمانی
 رزومه اعضای بالقوه تیم
 گزارش‌های بازاریابی و فروش
موارد پایین سوال‌هایی در مورد اطلاعات پیش زمینه پروژه است که ممکن است در زمان شناسایی ریسک‌ها پرسیده شود:
 در ایمیل‌ها به چه مواردی اشاره شده است؟
 آیا شما تا به حال قراردادهای مرتبط با پروژه‌هایتان رامطالعه کرده‌اید؟
 پروژه شما چگونه به برنامه استراتژیک سازمان شما مرتبط است؟
 حمایت مدیریت ارشد از پروژه شما در چه سطحی است؟
 شما چگونه متوجه می‌شوید که یک فهم واضح از الزامات و انتظارات مدیریت و مشتری(کارفرما) در پروژه دارید؟

۳- منشور پروژه Project charter
منشور پروژه یک برنامه مدیریت پروژه نیست، اما یک تعریف سطح بالا از اهداف کلی پروژه از جانب مدیران است. منشور پروژه موجودیت پروژه را رسمی می‌کند و به مدیر پروژه اختیار انجام پروژه و اختیار صرف منابع را می‌دهد، این سند اطلاعات مختصر اما بسیار مهمی در مورد پروژه ارائه می‌کند. منشور پروژه باید توسط مدیریت ارشد یا حامی برای هر پروژه‌ای ابلاغ شود. منشور پروژه باید نهایتاً یک یا دو صفحه باشد و شامل اطلاعات زیر باشد:
نام پروژه و تعریف پروژه: این بخش باید به صورت خلاصه پروژه را تعریف کند.
نام مدیر پروژه و سطح اختیارات: این بخش باید شامل نام مدیر پروژه و اطلاعاتی در مورد میزان اختیارات او در تصمیم‌گیری در مورد بودجه، زمان، جذب نیرو … باشد.
 Business case: در این بخش باید شرح داده شود که چرا پروژه باید انجام شود.
منابع: در این بخش شرح داده می‌شود که چه منابعی و به چه مقدار برای پروژه مورد نیاز خواهد بود.
ذینفعان: ذینفعان پروژه یعنی کسانی که در پروژه منافعی دارند یا از پروژه اثر می‌پذیرند یا بر پروژه اثر می‌‎گذارند.
الزامات ذینفعان: در این بخش الزامات مرتبط با پروژه و محدوده محصول مشخص می‌شود.
تعریف محصول پروژه: این بخش شامل تعریف مشخصات تحویل‌شدنی‌های پروژه که به منظور پایان پروژه مورد نیاز است، می‌باشد.
اهداف قابل اندازه‌گیری پروژه: این بخش انطباق پروژه با اهداف استراتژیک سازمانی را توصیف می‌کند و مشخص می‌کند که پروژه چه اهدافی دارد. (نکته مهم این است که این اهداف باید قابل اندازه‌گیری باشند)
الزامات تأیید پروژه: این بخش شامل الزامات و مواردی است که برای اخذ تأیید پروه در زمان پایان آن مورد نیاز است.
ریسک‌های سطح بالای پروژه: این بخش تهدید‌ها و فرصت‌های سطح بالای پروژه را توصیف می‌کند.
امضا: حامی پروژه با امضای این سند، موجودیت پروژه و اختیارات مدیر پروژه را تصویب می‌کند.

موارد زیر سوالاتی است که در مورد منشور پروژه ممکن است در هنگام شناسایی ریسک ها پرسیده شود:
 محتویات منشور پروژه چیست؟
 چه مواردی در منشور پروژه بیان نشده است؟
 این اطلاعات تا چه حد شفاف و واضح هستند؟
 آیا اهداف پروژه قابل دست‌یابی هستند؟
 میزان سختی انجام کارهایی که در منشور پروژه شرح داده شده، تا چه حد است؟
 سطح اختیارات مدیر پروژه تا چه حدی است؟

۴- خروجی‌های فرایندهای برنامه‌ریزی پروژه Outputs from project planning
4-1- اطلاعات ذینفعان Stakeholder Regist
er
ذینفعان پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشند:
 ذینفعان حاضر درسازمان اجراکننده پروژه
 حامی پروژه
 مدیریت
 مدیر پروژه
 تیم پروژه
 سرپرست مدیر پروژه
 سرپرست‌های اعضای تیم پروژه
 دپارتمان تدارکات
 فروشندگان
 واحدهای تصمین کیفیت و کنترل کیفیت
 سازندگان
 واحد حقوقی
 سایر واحدها
 مدیران پروژه پروژه‌های مشابه قبلی
 مدیران پروژه‌ای که قبلاً با این مشتری(کارفرما) کارکرده‌اند.
 ذینفعان حاضر در خارج از سازمان اجرا کننده پروژه
 مشتری
 رقبای مشتری
 مصرف کننده نهایی
 تأمین‌کنندگان و پیمانکاران
 متخصصان
 منابع تأمین مالی

تا زمانی که ذینفعان از پروژه اثر می‌پذیرند، نقش مهمی در مدیریت ریسک پروژه دارند. ذینفعان خارج از تیم پروژه می‌توانند ریسک‌هایی را ببیند که تیم پروژه نمی‌توانند ببینند. آن‌ها در هر مرحله از فرایندهای مدیریت ریسک می‌توانند مشارکت داشته باشند و حتی می‌توانند به عنوان مالک بعضی از ریسک‌ها شناخته شوند. ثبت و مستندسازی اطلاعات در مورد ذینفعان و نوع ارتباطات آن‌ها، می‌تواند در فرایند شناسایی ریسک‌ها بسیار راهگشا باشد.
فهمیدن نقش ذینفعان در هر ریسک مهم است و همین طور سطح اختیارات مدیر پروژه و سایرین در پروژه.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد ذینفعان در طول فرایند شناسایی ریسک ممکن است پرسیده شود:
 همه ذینفعان پروژه چه کسانی هستند؟
 اهداف ذینفعان پروژه چه مواردی است؟
‌ انتظارات ذینفعان چیست؟ (انتظارات مواردی هستند که لزوماً گفته نمی‌شوند اما در نهایت خواسته می‌شوند)
 مناطق اثرگذاری ذینفعان کجاست؟
 آیا ذینفعان نقش‌هایشان را می‌دانند؟

۴-۲- بیانیه شرح محدوده پروژه Project Scope Statement
بیانیه محدوده پروژه شامل محدوده پروژه و محصول تأیید شده پروژه است. برای اجرای مدیریت ریسک پروژه، مهم است که بیانیه محدوده پروژه نهایی شده باشد تا میزان پیچیدگی پروژه را توصیف کند.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد بیانه محدوده پروژه در زمان شناسایی ریسک‌ها ممکن است پرسیده شود:
 کدام قسمت‌های محدوده پروژه کامل نیستند؟
 ذینفعان چه چیزهایی می‌خواهند که در محدوده پروژه نیست؟
 چه کارهایی تا قبل از این هرگز انجام نشده است؟
 شما به عنوان مدیر پروژه کدام کارها را قبلاً(در پروژه‌های قبلی) انجام داده‌اید؟
 در کدام کارها تجربه‌ای ندارید؟
 کدام بخش از بیانیه مدیریت پروژه، غیرشفاف است؟

۴-۳- محدودیت‌های پروژه Project Constraint
بیانیه محدوده پروژه شامل اطلاعاتی در مورد محدودیت‌های پروژه نیز هست. محدودیت‌های پروژه به عنوان یک ورودی مهم به فرایندهای مدیریت ریسک پروژه محسوب می‌گردد. محدودیت‌های پروژه هر چیزی است که در انتخاب‌ها و گزینه‌های تیم پروژه محدودیت ایجاد می‌کند.
به عنوان مثال موارد زیر:
 زمان: پروژه باید در مردادماه سال ۹۸ به اتمام برسد.
 هزینه: پروژه باید با کم‌تر از ۱۰۰ میلیون دلار هزینه به اتمام برسد.
 محدوده/عملکرد: همه کارهای لیست شده باید انجام شوند.
 کیفیت: نباید بیش از سه ایراد در هر بسته کاری باشد.
 ریسک: نمره ریسک پروژه نباید بیشتر از ۶۰ باشد.
 منابع: تنها سه نفر از واحد بازاریابی می‌توانند در پروژه کار کنند.
 مشتری، رضایت ذینفعان: رتبه رضایت مشتری(کارفرما) باید حداقل ۸ باشد.(از مجموع ده نمره)

۴-۴- فرضیات پروژه Assumption
بیانیه محدوده پروژه همچنین شامل اطلاعاتی در مورد فرضیات است. فرضیات مواردی هستند که به عنوان حقیقت و موارد صحیح پذیرفته می‌شوند، ولی ممکن است درست نباشند. فرضیات پروژه ممکن است ریسک‌های پروژه را کاهش یا افزایش دهند و در تعیین میزان اثر ریسک‌های پروژه کمک کنند. این عقاید و نظرات در مورد پروژه باید شناسایی شوند. اعتبار درستی فرضیات باید در طول فرایند آنالیز کیفی ریسک‌ها بررسی شود.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد فرضیات ممکن است در طول شناسایی ریسک‌ها پرسیده شوند:
 چه فرضیاتی ممکن است بعداً در طول پروژه نادرست از آب دربیایند؟
 چگونه شما می‌توانید از طریق شفاف‌سازی فرضیات از مشکلات احتمالی آینده پروژه جلوگیری کنید؟

۴-۵- ساختار شکست کار Work Breakdown Structure
ساختار شکست کار یکی از خروجی‌های کلیدی برنامه‌ریزی مدیریت پروژه است و وجود آن برای هر پروژه‌ای ضروری است. ساختار شکست کار اجزای پروژه را به تکه‌های کوچک‌تر قابل مدیریت‌تر تقسیم می‌کند که به آن‌ها بسته کاری می‌گویند. بسته‌های کاری پایین‌ترین سطح WBS را تشکیل می‌دهند. این بسته‌های کاری توسط مدیر پروژه مدیریت می‌شوند.
بسیاری از اعضای تیم پروژه به اشتباه معتقدند که مدیریت ریسک فقط یک ارزیابی سطح بالا از پروژه است. در حالیکه مدیریت ریسک بر اساس شناسایی ریسک‌های هر بسته کاری و حتی فعالیت‌های هربسته عمل می‌کند.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد ساختار شکست کار در زمان شناسایی ریسک‌های پروژه ممکن است پرسیده شوند:
 آیا بسته‌های کاری پر ریسک در ساختار شکست کار پروژه وجود دارد؟
 اجرای WBS چقدر سخت خواهد بود؟
 بر اساس WBS آیا الزامات زمانی و هزینه‌ای پروژه قابل دستیابی خواهند بود؟
 آیا بخشی از محدوده ناقص یا غیرقابل دستیابی است؟

۴-۶- شبکه زمان‌بندی پروژه Network Diagram
شبکه زمان‌بندی پروژه یک نمودار سازماندهی شده بر اساس روابط و تقدم و تأخر فعالیت‌هاست. فعالیت‌ها از خرد کردن بسته‌های کاری در ساختار شکست کار به دست می‌آیند. شبکه زمان‌بندی پروژه جریان فعالیت‌های پروژه را بر اساس روابط پیش‌نیازی بین فعالیت‌ها برای اجرا از شروع تا پایان پروژه نمایش می‌دهد. این ابزار می‌تواند برای کاهش مدت زمان پروژه از طریق موازی‌سازی فعالیت‌ها استفاده شود.
وقتی تاریخ‌ها به هر فعالیت اختصاص داده می‌شود، تبدیل به یک شبکه زمان‌بندی زمان-محور خواهد شد. شبکه زمان‌بندی به مشخص شدن مسیر بحرانی پروژه کمک می‌کند. مسیر بحرانی پروژه در شناسایی ریسک‌های پروژه بسیار مهم است.

به منظور ارزیابی ریسک‌ها به دلایل زیر به شبکه زمان‌بندی پروژه نگاه می‌کنیم:
 برآوردها: برآوردهایی که شامل برآوردهای دست بالا یا سایر عدم قطعیت‌های پنهان است، ممکن است به پروژه ریسک اضافه کنند.
 همگرایی مسیرها: به نقطه‌ای در شبکه زمان‌بندی که آغاز خیلی از فعالیت‌ها وابسته به انجام یک فعالیت هستند، می‌گویند. چنین همگرایی در شبکه، آن فعالیت‌ها را ریسکی‌تر می‌کند.
 اختصاص منابع و مهارت‌هایشان: یک فرد بی‌تجربه که به یک فعالیت در مسیر بحرانی تخصیص داده شده است، ریسک پروژه را زیاد می‌کند. شما ممکن است بتوانید آن فرد بی‌تجربه را به یک فعالیت دیگر که در مسیر بحرانی نیست منتقل کنید تا ریسک پروژه کاهش پیدا کند.
 فعالیت‌های موازی: فعالیت‌های موازی که باید قادر باشند در زمان مشابهی به اتمام برسند، باعث افزایش ریسک پروژه می‌شوند. در مجموع موازی‌سازی فعالیت‌های پروژه به منظور کاهش مدت زمان پروژه (Fast tracking) سبب افزایش ریسک‌های پروژه خواهد شد.
 مسیر بحرانی: طول مسیر بحرانی باید در چارچوب مدت زمان پروژه باشد.
 تعداد مسیرهای نزدیک مسیر بحرانی: مسیرهای نزدیک مسیر بحرانی پروژه(مسیرهای با شناوری غیر صفر ولی نزدیک به صفر) نیز ممکن است به پروژه ریسک اضافه کنند.
 وابستگی‌ها: وابستگی بین فعالیت‌ها باید مناسب و منطقی باشند تا ریسک پروژه را حداقل کنند.

۴-۷- برآوردهای زمان و هزینه پروژه Estimates for time and cost
به منظور حداقل کردن ریسک‌های پروژه و بهبود صحت برآوردها، برآوردهای هر کاری ترجیحاً باید توسط افرادی انجام شود که انجام دهنده آن فعالیت هستند. بسیاری از مدیران پروژه(یا برنامه‌ریزان پروژه) در زمان برآوردها تنها یک عدد را در نظر می‌گیرند. مطالعات نشان می‌دهد که برآوردها بر اساس تنها یک زمان برای هر فعالیت، ۵ تا ۱۵ درصد احتمال موفقیت دارند. برآوردهای زمان و هزینه باید بر اساس برآورد سه نقطه‌ای باشد: خوشبینانه، محتمل و بدبینانه. نتیجه این برآورد سه نقطه‌ای باید در برآوردها لحاظ گردد. اگر فاصله بین برآورد خوشبینانه و بدبینانه وسیع باشد، برآورد شامل عدم قطعیت بیشتری خواهد بود. این به شما می‌گوید که که ریسک‌های بیشتری باید شناسایی کنید و سپس آن‌ها را حذف یا کاهش دهید.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد برآوردهای زمان و هزینه در طول شناسایی ریسک‌ها ممکن است پرسیده شوند:
 چه کسی برآوردها را انجام داده است؟
 دانش برآوردکننده از آنچه که برآورد کرده‌اند، چقدر بوده است؟
 سطح اطمینان برآوردکننده تا چه حدی است؟
 آیا برآورد بر اساس فعالیت‌های ریز بوده است یا بر اساس بسته‌های کاری؟
 آیا برآورد بر اساس احتمالات خیلی خوشبینانه بوده است؟
 از چه روشی برای انجام برآورد استفاده شده است؟
 آیا برآورد شامل برآورد دست بالا گرفتن هم است؟

۴-۸- برنامه منابع Resource plan
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد برنامه منابع در طول شناساسیی ریسک‌ها ممکن است پرسیده شود:
 آیا برنامه منابع در پروژه وجود دارد؟
 سطح دانش و مهارت منابع انسانی کافی است؟
 میزان در دسترس بودن منابع در پروژه به مقدار کافی است؟

۴-۹- برنامه مدیریت ارتباطات پروژه Communication Management Plan
برنامه‌ریزی ارتباطات بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی پروژه است. ارتباطات یکی از بخش‌های حیاتی در مدیریت ریسک موفقیت‌آمیز است. برنامه مدیریت ارتباطات توسط مدیر پروژه تهیه می‌شود و بخشی از برنامه مدیریت پروژه است و ذینفعان را از شکل ارتباطات در پروژه آگاه می‌سازد. تهیه برنامه مدیریت ارتباطات شامل نیازهای هر یکی از ذینفعان است. این برنامه ممکن است شامل موارد زیر باشد:
 چه اطلاعاتی موردنیاز است که جمع‌آوری شود و در چه زمانی؟
 چه کسانی اطلاعات را دریافت خواهند کرد؟
 روش جمع‌آوری و نگهداری اطلاعات
 محدودیت‌های احتمالی
 روابط گزارش‌دهی
 اطلاعات ارتباطی ذینفعان
 برنامه زمان‌بندی توزیع هر نوع از ارتباطات
 روش‌های ترجیح داده شده ارتباطات

اطلاعات درون برنامه مدیریت ارتباطات باید شامل ارتباطات ریسک‌ها و فعالیت‌های مدیریت ریسک باشد و نتایج ارتباطات رسمی باید مستند و گزارش شود.
نقاط بازرسی مشخص ارتباطات شامل موارد زیر است:
 چه زمانی منشور پروژه نهایی شده است؟
 چه زمانی ساختار شکست کار تهیه شده است؟
 چه زمانی ریسک‌ها آنالیز شده و نمره ریسک محاسبه شده است؟
 چه زمانی برنامه‌های پاسخ به ریسک تهیه شده‌اند؟
 چه زمانی گزارش ماهانه پروژه باید تهیه شود؟
 چه زمانی موضوع جلسات تیم و صورتجلسات تهیه شده است؟

موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد برنامه مدیریت ارتباطات در زمان شناسایی ریسک‌ها ممکن است پرسیده شود:
 آیا شما در تیم پروژه فرد یا افرادی را دارید که ارتباطات ضعیفی دارند؟
 چه مناطقی نیاز به مدیریت دقیق و مراقبتی از لحاظ ارتباطات دارد؟
 در چه جاهایی شما با احتمال زیاد مشکلات ارتباطاتی خواهید داشت؟
 چگونه می‌دانید که روش شما برای ارتباطات، موثرترین راه برای ذینففعان است؟

۴-۱۰- برنامه مدیریت تدارکات پروژه Procurement Management Plan
برنامه مدیریت تدارکات پروژه یک برنامه رسمی یا غیررسمی برای پروژه است تا مشخص کند کدام بخش یا بخش‌های پروژه توسط خود تیم پروژه انجام می‌شود یا برونسپاری می‌گردد. این برنامه همچنین شامل یک برنامه برای مدیریت تمام پیمانکاران/فروشندگان در یک پروژه است. تدارکات می‌تواند برای انتقال ریسک‌ها استفاده شود. اما در صورتی که برنامه تدارکات پروژه بر اساس نیازهای پروژه تهیه نشده باشد می‌تواند باعث ایجاد ریسک‌های بیشتر در پروژه شود.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد برنامه تدارکات پروژه در زمان شناسایی ریسک ها ممکن است پرسیده شود:
 آیا شما به عنوان مدیر پروژه یا یکی از اعضای تیم پروژه، در تهیه یک قرارداد قبل از امضای آن حضور دارید؟
 چه فعالیت‌های مرتبط با مدیریت ریسک قبل از انعقاد قرارداد انجام می‌شود؟
 سطح تخصص شما در مدیریت قرارداها تا چه حدی است؟
 آیتم‌های خاص و ویژه شرایط پیمان‌های پیمانکاران کدام‌ها هستند؟

۵- دارایی‌های فرایندی سازمان Organizational Process Assets
5-1- سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، رویه‌ها و نمونه‌های مدیریت ریسک Risk management Policies, Procedure, Templat
es
یک شرکت باید سیاست‌ها، رویه‌ها و نمونه‌هایی برای مدیریت ریسک داشته باشد. نمونه‌های که معمولاً رایج است شامل موارد زیر است:
 فرم‌های گزارش‌دهی ریسک
 مقیاس‌های استاندارد تعریف احتمال و اثر
 رویه و دستورالعمل مشارکت ذینفعان در فرایندهای مدیریت ریسک
 سیاست‌هایی که به منظور تهیه برنامه پاسخ به ریسک مودر نیاز است
 استانداردهای رتبه‌بندی ریسک‌ها به منظور تصمیمات ادامه یا توقف پروژه
 رویه و دستورالعمل‌های ممیزی ریسک

۵-۲- سوابق ثبت شده پروژه‌های قبلی Historical Record from Previous Projects
تنها درصد کمی از مدیران پروژه اطلاعات و سوابق پروژه‌های قبلی را در اختیار دارند و به همین خاطر در بعضی مواقع وقتشان تلف می‌شود. آیا می‌توانید تصور کنید شما به ذهن و تجربیات هر کسی در شرکت حق دسترسی داشته باشید؟ چقدر می‌تواند مفید باشد که یک لیست از ریسک‌های همه پروژه‌های اخیر شرکتتان داشته باشید. این ارزش اطلاعات سوابق پروژه‌های قبلی است.
سوابق ثبت شده تاریخی ممکن است شامل موارد زیر باشد:
 فضای پروژه‌های قبلی (شرایط اقتصادی، مشکلات سازمانی، اهداف سازمانی و …)
 خروجی‌های برنامه‌ریزی پروژه
 خروجی‌های مدیریت ریسک
 لیست ریسک‌ها
 لیست دسته‌بندی‌های ریسک
 احتمال و اثر ریسک‌ها
 برنامه‌های پاسخ به ریسک
 روش‌های مورد استفاده به منظور اندازه‌گیری اثربخشی اقدامات مدیریت ریسک
 معیارهای اندزاه‌گیری تعیین شده
 الگوهای پیدا شده

۵-۳- دروس آموخته پروژه‌های قبلی Lesson Learned from previous Projects
سوابق اطلاعاتی پروژه شامل دروس آموخته پروژه نیز است. ثبت دروس آموخته در واقع مستندسازی آنچه در پروژه درست یا غلط بوده و مستندسازی این موارد به منظور استفاده در پروژه‌های آینده است. دروس آموخته می‌تواند در شناسایی و مدیریت ریسک‌های پروژه کمک شایانی کند.
چنین اطلاعاتی از دوباره‌کاری در پروژه جلوگیری می‌کند و کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اشتباهات مشابه توسط اعضای تیم سایر پروژه‌ها تکرار نشود.

۵-۴- حدود قابل قبول ریسک Risk tolerance Area
خیلی مهم است که تصمیم بگیرید در کدام منطقه و محدوده، شرکت و ذینفعان کلیدی ریسک‌ها را خواهند پذیرفت. منطقه‌های حد قابل قبول ریسک معمولاً در محدودیت‌های پروژه لحاظ می‌شوند. محدودیت پروژه شامل: محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، ریسک، منابع و رضایت مشتری.

۵-۵- آستانه‌های تحمل ریسک Risk Thresholds
آستانه‌های تحمل ریسک به همراه حدود قابل قبول ریسک بیان می‌شوند. واژه “آستانه تحمل” به این معنی است: “خیلی زیاد، چقدر زیاد است؟”.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

سایر مطالب مرتبط:

You may also like