برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

آفتابه و لگن در پروژه هفت دست، شام و ناهار هیچی!

در زمان‌های نه چندان قدیم آفتابه و لگن جزو جدایی ناپذیری از جهیزیه نوعروس‌ها بود. معمولن از این آفتابه و لگن‌ها برای شست و شوی دست‌ها قبل از غذا خوردن استفاده می‌شد. در آن زمان هر چه عروس آفتابه و لگن بیش‌تر و با کیفیت‌تری در جهاز خود داشت، عنوان می‌شد که جهاز بهتری دارد. در اوایل عروسی که به خانه زوج جوان مهمانی وارد می‌شد، اگر نوعروس آشپزی خوبی نداشت، مهمان‌ها (به خصوص مهمان‌های خانواده شوهر) به شوخی می‌گفتند که “آفتابه لگن هفت دست، شام و ناهار هیچی”. یعنی عروس جهاز خوبی داشت اما آشپزی بلد نبود. ابزارهای خوبی داشت، ولی اصل قضیه که استفاده از آن ابزارها جهت پخت و پز بود را بلد نبود.

حالا حکایت بالا حکایت بسیاری از پروژه‌های ماست. در بعضی پروژه‌ها و شرکت‌ها می‌بینید که از ابزارهای بسیار مدرن و خوبی برای کنترل پروژه و فرایند مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. داشبوردهای مدیریت پروژه عالی و کاملی دارند. از ابزارهایی مثل BIM استفاده می‌کنند. از فایل‌های اکسل و پاورپوینت بسیار شیک، حرفه‌ای و البته سنگین و با انواع و اقسام فرمول‌ها و ماکروهای مختلف برای ارائه گزارش پیشرفت پروژه استفاده می‌کنند. حتی سیستم‌هایی مثل مدیریت ریسک و مدیریت هزینه و EVM هم دارند. حتی مدعی هستند که PMBOK و اجایل و اسکرام و ایزو را در سازمان و پروژه پیاده‌سازی کرده‌اند. معتقدند از جدیدترین روش آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه استفاده می‌کنند. انواع و اقسام روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها و رویه‌های کاری مجلد و مصوب برای تمام فعالیت‌های مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی و کنترل پروژه دارند. برای هر کدام از این ابزارها هم کلی هزینه استخدام نیرو و خرید نرم‌افزار و خدمات مشاوره و اخذ گواهینامه صرف کرده‌اند. اما اصل کار که WBS و برنامه زمان‌بندی پروژه است، می‌لنگد. یعنی آفتابه لگن هفت دست، شام و ناهار هیچی! ساختار شکست کار پروژه شامل همه موارد Scope پروژه نیست و برنامه زمان‌بندی پروژه نیز هیچ کدام از قواعد اصلی و بدیهی و ابتدایی لیست قواعد زمان‌بندی پروژه را رعایت نمی‌کند.

یا شاید قواعد تهیه برنامه زمان‌بندی در برنامه‌ریزی پروژه رعایت شده است اما برنامه زمان‌بندی اولیه و بیس‌لاین پروژه به دلیل تأخیرها و انحرافات و تغییرات متعدد در محدوده پروژه دیگر از حیّز انتفاع خارج شده است. خب در این شرایط که اصل و پایه کار برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یعنی WBS و برنامه زمان‌بندی پروژه می‌لنگد یا حتی در برخی از موارد اصلن برنامه زمان‌بندی وجود خارجی ندارد، دیگر آن ابزارها و داشبوردها و فایل‌های اکسل فرمول نویسی شده و ماکروها و BIM و مدیریت ریسک و مدیریت هزینه و آنالیز تأخیرات و دستورالعمل‌ها و رویه‌ها و گواهینامه‌های ایزو و PMBOK و اجایل و اسکرام و امثالهم به چه دردی می‌خورد؟ من می‌گویم اگر در پروژه WBS و برنامه زمان‌بندی صحیح و درست و مطابق قواعد ابتدایی و بدیهی زمان‌بندی پروژه موجود نباشد، تمام ابزارهایی که ذکر شد حکم همان آفتابه و لگن را دارند. شام و ناهار و کار اصلی برنامه‌ریزی پروژه، برنامه زمان‌بندی صحیح، منطقی و درست و اثربخش برای پروژه است.

اما چرا این قدر درگیر ابزارها هستیم و اصل و پایه و ریشه کار یعنی برنامه زمان‌بندی خوب و اثربخش را رها کرده‌ایم؟ چون تهیه برنامه زمان‌بندی اصولی و منطقی و اثربخش کار راحتی نیست. شاید به نظر کار راحتی بیاید اما اصلن کار راحتی نیست. ابتدا باید محدوده پروژه و الزامات را به درستی شناسایی کرد. سپس باید بر اساس یک ساختار شکست صحیح و منطقی، بسته‌های کاری را خرد نمود و برای هر بسته کاری، فعالیت‌ها را لیست نمود. مدت زمان فعالیت‌ها باید بر اساس روش‌های منطقی برآورد و روابط بین فعالیت‌ها را نیز باید تعین شود و سپس برنامه را در چارچوب زمان‌های قراردادی پروژه گنجاند و منابع مورد نیاز پروژه را برآورد و به فعالیت‌ها اختصاص داد و تسطیح منابع نیز انجام شود. باید دقت کرد که هم‌زمان با انجام این فعالیت‌ها و همین‌طور در انتهای کار قواعد زمان‌بندی پروژه هم باید رعایت شود. همه این کارها نیز باید با حضور تیم پروژه و به صورت کاری گروهی و تیمی انجام شود و تجارب و پروژه‌های مشابه گذشته و نیازها و اهداف پروژه را نیز کامل در نظر گرفت. از طرفی کارشناسی که برنامه را در MSP یا پریماورا تهیه می‌کند باید به صورت صحیح و اصولی این نرم‌افزارها را آموخته باشد و برنامه زمان‌بندی را در اکسل با فرمول نویسی و ماکرو تهیه نکند! و بداند که ارائه برنامه زمان‌بندی پایان کار او نیست و کار اصلی که همانا حفظ و نگهداری و به‌روزآوری برنامه است، تازه آغاز شده است.

بنابراین تهیه یک برنامه زمان‌بندی خوب برای یک پروژه حتی اگر پروژه‌ای کوچک هم باشد کار راحتی نیست. تأکید می‌کنم تهیه “برنامه زمان‌بندی خوب”. یعنی برنامه زمان‌بندی که تمام قواعد زمان‌بندی پروژه در آن رعایت شده باشد، با کار تیمی و با مشارکت حداکثری اعضای پروژه نوشته شده باشد و جوابگوی نیازها و اهداف پروژه باشد. این کار احتیاج به ساعت‌ها تفکر، کار گروهی، جلسه، مطالعه اسناد و مدارک و سوابق و نوشتن و پاک کردن و اصلاح دارد و مثل خیلی از کارهای سخت دیگر معمولن یا به تعویق انداخته می‌شود یا ناقص و به صورت سرهمی و رفع تکلیفی انجام می‌شود.

در پایان خواستم هدف اصلی از این نوشته را بیان کنم و آن هدف این نکته است: هر زمان و در هر پروژه‌ای اگر برای ابزارها به سراغ شما آمدند، اندکی صبر کنید و ببینید آیا پروژه‌تان برنامه زمان‌بندی خوبی دارد؟ اگر برنامه زمان‌بندی خوبی برای پروژه نداشتید، این ابزارها، داشبوردها، گزارش‌ها، گیج‌ها، تکنیک‌ها، فرمول‌ها، ماکروها، فایل‌های اکسل و پاورپوینت، رویه‌ها، متدها، گواهینامه‌ها، جوایز، کنفرانس‌ها و همایش‌ها، کمکی به پروژه شما نخواهند کرد. چون اصل و ریشه و پایه کار ناقص است. به گونه‌ای عمل کنید که ضرب‌المثل “آفتابه لگن هفت دست، شام و ناهار هیچی” شامل حال خودتان و پروژه‌تان نشود.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

در همین ارتباط بخوانید:

عمومی , مدیریت پروژه , مدیریت ریسک

کاربرد نظریه قوی سیاه در مدیریت پروژه و مدیریت ریسک

در مورد نظریه قوی سیاه شنیده‌اید؟ به صورت خلاصه و ساده جریان از این قرار است که تا قبل از کشف قاره استرالیا مردم فکر می‌کردند که تمام قوهای دنیا سفید هستند. اما پس از کشف استرالیا در آن‌جا با شگفتی دیدند که قوهایی به رنگ سیاه نیز موجود است. بر اساس همین ماجرا و در سال ۲۰۰۷ نسیم طالب در کتابی تحت عنوان “قوی سیاه” نظریه‌ای با همین نام مطرح کرد. نسیم طالب در این کتاب اشاره به رخدادهای بسیار نادر و مهمی دارد که بطور معمول کسی انتظار وقوع آنها را ندارد. او رویدادهایی مانند حادثه یازدهم سپتامبر و اختراع اینترنت و امثالهم را از مصادیق نظریه قوی سیاه می‌داند.

نظریه قوی سیاه بر پیشامدهایی اشاره می‌کند که ویژگی زیر را داشته باشد:

اتفاقاتی به شدت نادر، غیرقابل پیش‌بینی و بسیار دورتر از میانگین با احتمال وقوعی بسیار ناچیز ولی بسیار تأثیرگذار. به عبارتی پیشامدهایی در چارچوب نظریه قوی سیاه قرار می‌گیرند که احتمال وقوعشان از دیدگاه ما بسیار کم است اما در صورت وقوع اثرات بسیار بالایی خواهند داشت.

تعریف بالا برایتان آشنا نیست؟ بله این تعریف مشابه مفوم “ریسک” در پروژه است. منتها نظریه قوی سیاه به ریسک‌های خاصی می پردازد. ریسک‌هایی با احتمال وقوع بسیار پایین (آن قدر پایین که حتی ممکن است غیرقابل پیش‌بینی و شناسایی باشند) اما با اثرات بسیار بالا و سنگین.

اگر می‌خواهید به زبان خیلی ساده با محتویات نظریه قوی سیاه و کتاب نسیم طالب آشنا بشید، توصیه می‌کنم حتمن پادکست شماره ۶ چنل بی در این مورد رو گوش بدید.(در این لینک: قوی سیاه)

اما مطابق نظریه قوی سیاه ما در پروژه‌ها چه ریسک‌هایی می‌توانیم از این جنس داشته باشیم، موارد زیر به ذهن من می‌رسد:

وقوع درگیری نظامی و جنگ در ایران و بمباران کارگاه پروژه و یا دفتر مرکزی شرکت

وقوع زلزله مهیب بالای ۶ ریشتر در محل دفتر مرکزی یا کارگاه پروژه

انفجار اتمی در تأسیسات هسته‌ای کشور

برخورد شهاب سنگ به محل پروژه

ریسک‌های بالا احتمال وقوع بسیار ناچیزی دارند. به قدری احتمال وقوع این ریسک‌ها پایین است که غالباً در چارچوب ریسک‌های هیچ پروژه‌ای لحاظ نمی‌شوند. اما واضح است که در صورتی که به وقوع بپیوندند، اثرات بالایی بر پروژه خواهند داشت.

از نظریه قوی سیاه می‌توان برای برخی از پیش‌بینی‌های دیگر نیز استفاده کرد. به خصوص پیش‌بینی‌هایی در مورد چگونگی مدیریت پروژه‌ها در آینده. به عنوان مثال این که در آینده از هوش مصنوعی، machine learning، تحلیل‌هایdata Big و امثالهم در مدیریت پروژه‌ها استفاده خواهد شد، شکی نیست. همین حالا نیز در برخی از پروژه‌ها از چنین ابزارهایی کمک می‌گیرند. به عنوان مثال کاربرد یادگیری ماشینی به این صورت خواهد بود که به یک کامپیوتر با قدرت پردازش قوی، اطلاعات هزاران پروژه که در قبل انجام شده است را می‌دهند، به علاوه فرایندها و روش‌‎ها و تکنیک‌های مدیریت پروژه و آن وقت همان کامپیوتر با تحلیل همه اطلاعات و براساس الگوریتم‌هایی برای پروژه تصمیم می‌گیرد و شکست‌ها و موفقیت‌های پروژه‌ها در بهبود این الگوریتم کمک خواهد کردکاری که ذهن یک فرد به عنوان مدیریت پروژه یا تیم مدیریت پروژه به خوبی و سرعت و دقت آن ماشین نمی‌توانند انجام دهند.

تصمیمات مهمی مانند شروع کردن یا شروع نکردن یک پروژه، ادامه دادن یا متوقف کردن پروژه، بررسی شاخص‌های درآمدی و هزینه‌ای و زمانی پروژه‌ها، لحاظ کردن ریسک‌های شاخص‌های آب و هوایی، سیاسی و اقتصادی و تکنولوژی در تصمیم‌گیری‌های پروژه و خیلی از تصمیمات مهم در پروژه‌ها، در آینده توسط کامپیوترها گرفته خواهد شد. مشابه اتفاقی که اکنون در علم پزشکی رخ داده است. کامپیوترهایی هزاران داده و اطلاعات و تجربه بیماران قبلی را پردازش می‌کنند و آن‌ها را با هزاران خط اطلاعات کتاب‌ها و مقالات علمی تحلیل می‌کنند و بیماری را تشخیص و دستور درمان تجویز می‌کنند، کاری که ممکن است بسیار اثربخش‌تر، بهتر، سریع‌تر و ارزان‌تر از هر پزشک متخصصی انجام دهند. مدیریت پروژه نیز مانند خیلی از مشاغل دیگر به این سمت خواهد رفت.

همچنین استفاده از BIM شاید برای ما و در پروژه‌های ایران اکنون حالتی یک قوی سیاه داشته باشد اما در خارج از ایران BIM دیگر از حالت قوی سیاه خارج شده و BIM کاربرد فراوانی دارد. حتی دوستی ظریفی می‌گفت برای ما در ایران همین که پروژه‌ای در چارچوب زمان، هزینه، محدوده و کیفیت خود به اتمام برسد، خودش یک قوی سیاه است، دیگر هوش مصنوعی و BIM پیشکش!

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

در همین ارتباط بخوانید: