آفتابه و لگن در پروژه هفت دست، شام و ناهار هیچی!

by

در زمان‌های نه چندان قدیم آفتابه و لگن جزو جدایی ناپذیری از جهیزیه نوعروس‌ها بود. معمولن از این آفتابه و لگن‌ها برای شست و شوی دست‌ها قبل از غذا خوردن استفاده می‌شد. در آن زمان هر چه عروس آفتابه و لگن بیش‌تر و با کیفیت‌تری در جهاز خود داشت، عنوان می‌شد که جهاز بهتری دارد. در اوایل عروسی که به خانه زوج جوان مهمانی وارد می‌شد، اگر نوعروس آشپزی خوبی نداشت، مهمان‌ها (به خصوص مهمان‌های خانواده شوهر) به شوخی می‌گفتند که “آفتابه لگن هفت دست، شام و ناهار هیچی”. یعنی عروس جهاز خوبی داشت اما آشپزی بلد نبود. ابزارهای خوبی داشت، ولی اصل قضیه که استفاده از آن ابزارها جهت پخت و پز بود را بلد نبود.

حالا حکایت بالا حکایت بسیاری از پروژه‌های ماست. در بعضی پروژه‌ها و شرکت‌ها می‌بینید که از ابزارهای بسیار مدرن و خوبی برای کنترل پروژه و فرایند مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. داشبوردهای مدیریت پروژه عالی و کاملی دارند. از ابزارهایی مثل BIM استفاده می‌کنند. از فایل‌های اکسل و پاورپوینت بسیار شیک، حرفه‌ای و البته سنگین و با انواع و اقسام فرمول‌ها و ماکروهای مختلف برای ارائه گزارش پیشرفت پروژه استفاده می‌کنند. حتی سیستم‌هایی مثل مدیریت ریسک و مدیریت هزینه و EVM هم دارند. حتی مدعی هستند که PMBOK و اجایل و اسکرام و ایزو را در سازمان و پروژه پیاده‌سازی کرده‌اند. معتقدند از جدیدترین روش آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه استفاده می‌کنند. انواع و اقسام روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها و رویه‌های کاری مجلد و مصوب برای تمام فعالیت‌های مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی و کنترل پروژه دارند. برای هر کدام از این ابزارها هم کلی هزینه استخدام نیرو و خرید نرم‌افزار و خدمات مشاوره و اخذ گواهینامه صرف کرده‌اند. اما اصل کار که WBS و برنامه زمان‌بندی پروژه است، می‌لنگد. یعنی آفتابه لگن هفت دست، شام و ناهار هیچی! ساختار شکست کار پروژه شامل همه موارد Scope پروژه نیست و برنامه زمان‌بندی پروژه نیز هیچ کدام از قواعد اصلی و بدیهی و ابتدایی لیست قواعد زمان‌بندی پروژه را رعایت نمی‌کند.

یا شاید قواعد تهیه برنامه زمان‌بندی در برنامه‌ریزی پروژه رعایت شده است اما برنامه زمان‌بندی اولیه و بیس‌لاین پروژه به دلیل تأخیرها و انحرافات و تغییرات متعدد در محدوده پروژه دیگر از حیّز انتفاع خارج شده است. خب در این شرایط که اصل و پایه کار برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یعنی WBS و برنامه زمان‌بندی پروژه می‌لنگد یا حتی در برخی از موارد اصلن برنامه زمان‌بندی وجود خارجی ندارد، دیگر آن ابزارها و داشبوردها و فایل‌های اکسل فرمول نویسی شده و ماکروها و BIM و مدیریت ریسک و مدیریت هزینه و آنالیز تأخیرات و دستورالعمل‌ها و رویه‌ها و گواهینامه‌های ایزو و PMBOK و اجایل و اسکرام و امثالهم به چه دردی می‌خورد؟ من می‌گویم اگر در پروژه WBS و برنامه زمان‌بندی صحیح و درست و مطابق قواعد ابتدایی و بدیهی زمان‌بندی پروژه موجود نباشد، تمام ابزارهایی که ذکر شد حکم همان آفتابه و لگن را دارند. شام و ناهار و کار اصلی برنامه‌ریزی پروژه، برنامه زمان‌بندی صحیح، منطقی و درست و اثربخش برای پروژه است.

اما چرا این قدر درگیر ابزارها هستیم و اصل و پایه و ریشه کار یعنی برنامه زمان‌بندی خوب و اثربخش را رها کرده‌ایم؟ چون تهیه برنامه زمان‌بندی اصولی و منطقی و اثربخش کار راحتی نیست. شاید به نظر کار راحتی بیاید اما اصلن کار راحتی نیست. ابتدا باید محدوده پروژه و الزامات را به درستی شناسایی کرد. سپس باید بر اساس یک ساختار شکست صحیح و منطقی، بسته‌های کاری را خرد نمود و برای هر بسته کاری، فعالیت‌ها را لیست نمود. مدت زمان فعالیت‌ها باید بر اساس روش‌های منطقی برآورد و روابط بین فعالیت‌ها را نیز باید تعین شود و سپس برنامه را در چارچوب زمان‌های قراردادی پروژه گنجاند و منابع مورد نیاز پروژه را برآورد و به فعالیت‌ها اختصاص داد و تسطیح منابع نیز انجام شود. باید دقت کرد که هم‌زمان با انجام این فعالیت‌ها و همین‌طور در انتهای کار قواعد زمان‌بندی پروژه هم باید رعایت شود. همه این کارها نیز باید با حضور تیم پروژه و به صورت کاری گروهی و تیمی انجام شود و تجارب و پروژه‌های مشابه گذشته و نیازها و اهداف پروژه را نیز کامل در نظر گرفت. از طرفی کارشناسی که برنامه را در MSP یا پریماورا تهیه می‌کند باید به صورت صحیح و اصولی این نرم‌افزارها را آموخته باشد و برنامه زمان‌بندی را در اکسل با فرمول نویسی و ماکرو تهیه نکند! و بداند که ارائه برنامه زمان‌بندی پایان کار او نیست و کار اصلی که همانا حفظ و نگهداری و به‌روزآوری برنامه است، تازه آغاز شده است.

بنابراین تهیه یک برنامه زمان‌بندی خوب برای یک پروژه حتی اگر پروژه‌ای کوچک هم باشد کار راحتی نیست. تأکید می‌کنم تهیه “برنامه زمان‌بندی خوب”. یعنی برنامه زمان‌بندی که تمام قواعد زمان‌بندی پروژه در آن رعایت شده باشد، با کار تیمی و با مشارکت حداکثری اعضای پروژه نوشته شده باشد و جوابگوی نیازها و اهداف پروژه باشد. این کار احتیاج به ساعت‌ها تفکر، کار گروهی، جلسه، مطالعه اسناد و مدارک و سوابق و نوشتن و پاک کردن و اصلاح دارد و مثل خیلی از کارهای سخت دیگر معمولن یا به تعویق انداخته می‌شود یا ناقص و به صورت سرهمی و رفع تکلیفی انجام می‌شود.

در پایان خواستم هدف اصلی از این نوشته را بیان کنم و آن هدف این نکته است: هر زمان و در هر پروژه‌ای اگر برای ابزارها به سراغ شما آمدند، اندکی صبر کنید و ببینید آیا پروژه‌تان برنامه زمان‌بندی خوبی دارد؟ اگر برنامه زمان‌بندی خوبی برای پروژه نداشتید، این ابزارها، داشبوردها، گزارش‌ها، گیج‌ها، تکنیک‌ها، فرمول‌ها، ماکروها، فایل‌های اکسل و پاورپوینت، رویه‌ها، متدها، گواهینامه‌ها، جوایز، کنفرانس‌ها و همایش‌ها، کمکی به پروژه شما نخواهند کرد. چون اصل و ریشه و پایه کار ناقص است. به گونه‌ای عمل کنید که ضرب‌المثل “آفتابه لگن هفت دست، شام و ناهار هیچی” شامل حال خودتان و پروژه‌تان نشود.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

در همین ارتباط بخوانید:

You may also like

۳ Comment
  1. احمدرضا 3 ماه ago
    Reply

    سلام
    سخن شما متين و درسته ولي با توجه به اينكه در شركته ماهم تا حدودي اين شرايط برقرار هست اين نكته كه بايد برنامه در داخل نرم افزار كاملا درست باشه مسلما رعايت ميشه چون اگر نشه اصلا BI نميتونه اون رو بخونه .

    • Ahmad Sharifi 3 ماه ago
      Reply

      یعنی می فرمایید BI میتونه رعایت شدن قواعد زمان بندی پروژه در برنامه زمان بندی پروژه رو تشخیص بده؟ بنده بعید میدونم

  2. masoud shokouhian 3 ماه ago
    Reply

    سلام
    من حدودا شش ماهی هست که سایت شما رو دنبال میکنم
    و به عنوان یه کنترل پروژه تازه کار در زمینه EPC و نفت و … از مطالبتون استفاده میکنم .
    و خیلی دوست داشتم به صورت مستقیم با شما در تماس باشم و از راهنمایی هاتون کمک بگیرم

Leave a Comment

Your email address will not be published.