مدیریت پروژه , مدیریت ریسک

واژه‌نامه مدیریت ریسک پروژه

در این واژه‌نامه سعی شده است، تقریباً تمامی عبارات و اصطلاحات موجود در فرآیندهای مدیریت ریسک پروژه بر اساس راهنمای PMBOK، به انگلیسی و فارسی ارائه شود. بدیهی است به دلیل ماهیت برخی از عبارات و کلمات، ممکن است ترجمه‌‎های مناسبی برای برخی از لغات موجود نباشد. (مانند واژه Workaround که ترجمه مناسبی در فارسی برای آن موجود نیست.)

در این واژه نامه ۱۲۰ عبارت و اصطلاح مربوط به مدیریت ریسک پروژه به همراه شرح انگلیسی و فارسی آن ارائه شده است.
برای دانلود این واژه نامه روی لینک زیر کلیک نمایید:

دانلود واژه نامه مدیریت ریسک پروژه
پسوورد فایل زیپ: sharifiz.com

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

مطالب مرتبط با همین نوشته:

مدیریت پروژه , مدیریت تدارکات

استراتژی اجرای پروژه

یکی از فایل‌ها و مدارکی که در پروژه به شدت بهش علاقه‌مندم، یک مدرک بسیار کاربردی و به درد بخور و مفید هست به نام ماتریس استراتژی برونسپاری پروژه.
برای این ماتریس اسم‌های و فرمت‌های مختلفی در پروژه‌ها و شرکت‌های مختلف وجود داره مثل:

استراتژی اجرا Execution Strategy

برنامه اجرا Execution Plan

استراتژی قراردادی Contract Strategy

استراتژی برونسپاریStrategy Outsourcing

ماتریس محدوده و مراحل پروژه Scope & Stage matrix

ماتریس استراتژی برونسپاری پروژه Strategy Matrix Outsourcing

ماتریس برونسپاری پروژه Strategy Matrix Outsourcing

حالا اون قدرها درگیر این اسامی نشین. مهم فلسه و هدفی است که در پشت پرده تهیه این ماتریس نهفته است. معمولن شرکت‌های بزرگ پروژه محور، در فازهای اولیه برنامه‌ریزی پروژه‌ها به خصوص در پروژه‌های EPC پیچیده و با اندازه بزرگ، این ماتریس رو توسط تیم مدیر پروژه و با نظرات مدیر پروژه تهیه می‌کنند و سعی می‌کنند استراتژی سازمان و شرکت‌شون هم در تهیه این ماتریس لحاظ کنند. این ماتریس در ادامه کار، نقشه راه بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها در پروژه خواهد بود. در شکل زیر می‌تونید طراحی مفهومی و کلی این ماتریس رو مشاهده کنید.

البته استراتژی‌های اجرای پروژه‌ها خیلی بزرگ‌تر و پیچیده‌تر از اونیه که در شکل بالا می‌بینید. اینجا فقط سعی کردم مفهوم و concept کار رو برسونم. همون طور که در شکل مشاهده می‌کنید، محور افقی ماتریس بسته‌های کاری محدوده پروژه (Work packages of scope) و محور عمودی ماتریس مراحل اجرای پروژه یا همون stage های پروژه است. حالا به عنوان مثال میشه در ماتریس به این استراتژی فکر کرد که فعالیت‌های مهندسی بسته کاری شماره ۱ پروژه رو می‌خواهیم خودمون در پروژه انجام بدیم یا برونسپاریش کنیم. حتی می‌تونیم اطلاعات اضافه‌ای مثل نام پیمانکار و رقم و مدت زمان قراردادشون رو به مرور به این استراتژی اضافه کنیم.
در شرکت‌های بزرگ بین‌المللی مثل Total و shell قبل از شروع پروژه یا در فازهای ابتدایی پروژه در جلساتی در مورد تکمیل این ماتریس تصمیم‌گیری می‌کنند و این ماتریس به عنوان یک نقشه راه در ادامه راه پروژه منشأ بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها خواهد بود.

حالا بیاید تمرین کنید:
آیا در پروژه یا پروژه‌هایی که شما درگیر آن هستید، ماتریس استراتژی اجرای پروژه موجود هست؟ اگه موجود نیست سعی کنید چنین ماتریسی رو از روی اطلاعاتی که در اختیار دارید تهیه کنید. سعی کنید کار رو زیاد برای خودتون سخت نکنید. Scope پروژه رو تا حدی که در پروژه قصد دارند برونسپاری کنند یا برونسپاری شده بشکنید. Stage ها را در هم حد سطح ۲ یا دیگه حداکثر ۳ سطح بشکنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

مدیریت پروژه , مدیریت ریسک

ورودی‌های مورد نیاز جهت انجام فرایندهای مدیریت ریسک پروژه

قبل از شروع و پیاده‌سازی هر حوزه از حوزه‌های ده‌گانه دانش مدیریت پروژه در یک پروژه یا یک سازمان، ما احتیاج به یک سری ورودی‌ها و اطلاعات داریم. با داشتن این ورودی‌ها و اطلاعات یا جستجو به منظور یافتن آن‌ها، می‌توان حوزه دانش مربوطه را با اثربخشی بهتری در پروژه اجرا نمود.
جهت پیاده‌سازی مدیریت ریسک در یک پروژه، راهنمای PMBOK موارد زیر را به عنوان حداقل ورودی‌های مورد نیاز قبل آغاز برنامه‌ریزی برای اجرای مدیریت ریسک در پروژه معرفی می‌کند. بدیهی است که شاید همه موارد پایین در پروژه یا سازمان شما موجود نباشد و یا اینکه به موارد بیشتر از این لیست دسترسی داشته باشید، مهم این است که عمق پیاده‌سازی مدیریت ریسک را باید متناسب با اندازه و پیچیدگی و نیازتان تعیین کنید و به قول PMBOK لباسی متناسب با پروژه‌تان با استفاده از این راهنما بدوزید.


در ابتدا فهرستی از این ورودی‌ها را می‌توانید مطالعه کنید و در ادامه شرح نسبتآ مختصری از هر یک از این ورودی‌ها:
۱- فرآیندهای مدیریت پروژه Project Management Process
2- اطلاعات پیش‌زمینه پروژه Project Background Information
3- منشور پروژه Project charter
4- خروجی‌های فرایندهای برنامه‌ریزی پروژه Outputs from project planning
4-1- اطلاعات ذینفعان Stakeholder Register
4-2- بیانیه شرح محدوده پروژه Project Scope Statement
4-3- محدودیت‌های پروژه Project Constraint
4-4- فرضیات پروژه Assumption
4-5- ساختار شکست کار Work Breakdown Structure
4-6- شبکه زمان‌بندی پروژه Network Diagram
4-7- برآوردهای زمان و هزینه پروژه Estimates for time and cost
4-8- برنامه منابع Resource plan
4-9- برنامه مدیریت ارتباطات پروژه Communication Management Plan
4-10- برنامه مدیریت تدارکات پروژه Procurement Management Plan
5- دارایی‌های فرایندی سازمان Organizational Process Assets
5-1- سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، رویه‌ها و نمونه‌های مدیریت ریسک Risk management Policies, Procedure, Templates
5-2- سوابق ثبت شده پروژه‌های قبلی Historical Record from Previous Projects
5-3- دروس آموخته پروژه‌های قبلی Lesson Learned from previous Projects
5-4- منطقه‌های حد قابل قبول ریسک Risk tolerance Area
5-5- آستانه‌های تحمل ریسک Risk Thresholds

۱- فرآیندهای مدیریت پروژه Project Management Process
به منظور اتمام سریع‌تر، ارزان‌تر و کیفیت بالاتر پروژه، مدیریت ریسک اثربخش باید در چارچوب مناسبی از فرایندهای مدیریت پروژه انجام شود.
فرایندهای مدیریت پروژه با گروه فرایندی آغازین شروع می‌شود که در این گروه فرایندی منشور پروژه تهیه می‌گردد و ذینفعان پروژه شناسایی می‌شوند. گروه فرایندی برنامه‌ریزی پروژه شامل تهیه برنامه مدیریت پروژه است. برنامه مدیریت پروژه باید دارای سه شرط زیر باشد:

  • تأیید شده باشد.
  • واقع‌گرایانه باشد
  • رسمی باشد.
    گروه فرایندی اجرا شامل اجرای پروژه طبق برنامه، هماهنگی و تسهیل‌گری تیم پروژه به منظور به اتمام رساندن کارهای پروژه است. گروه فرایندی پایش و کنترل شامل اندازه‌گیری میزان پیشرفت واقعی پروژه در مقایسه با برنامه مدیریت پروژه است و سر انجام گروه فرایندی فاز پایانی پروژه به منظور اخذ تأیید نهایی پروژه و ثبت دروس آموخته و سایر اطلاعات پروژه است.

۲- اطلاعات پیش زمینه پروژه Project Background Information
اطلاعاتی مثل مکاتبات انجام شده قبل از شروع یا تأیید پروژه، مقاله‌ها و مکتوبات در مورد پروژه‌های مشابه و سایر اطلاعاتی از این دست می‌تواند به شناسایی ریسک‌های بیشتر کمک کنند.
گام‌های زیادی در مدیریت ریسک پروژه وجود دارد و برای کوتاه کردن زمان این قدم‌ها مهم است که همه اطلاعات مرتبط را قبل از شروع پروژه جمع‌آوری کنید. بر اساس اندازه پروژه شما ممکن است اطلاعات زیر را جمع آوری کنید.
 اهداف سازمان
 سیاست‌ها و رویه‌های مدیریت ریسک سازمان
 اولویت پروژه فعلی در مقایسه با سایر پروژه‌ها
 پاسخ‌های مدیریت و مشتری در مورد سوال‌های شما در خصوص منشور پروژه، محدودیت‌ها و مشکلات مرتبط با پروژه
 اهداف زمانی و هزینه‌ای (اگر موجود بود)
 متخصصان و کارشناسان:
 آن‌ها چه افرادی هستند؟
 آن‌ها چه گونه می‌توانند به تیم پروژه در مدیریت پروژه کمک کنند؟
 مقاله و موارد منتشر شده در خصوص ریسک
 موارد فرهنگی
 پروتکل‌های پیشنهادی، تفاوت‌های زبانی و اجتماعی مشتریان
 مرور مستندات مرتبط با پروژه
 تمام ایمیل‌ها و صورتجلسات قبل از تأیید پروژه به خصوص آن‌هایی که از جانب مشتری(کارفرما) بوده است.
 مقالات و مکتوبات فنی و مدیریت پروژه
 کپی قرارداها، استانداردهای مرتبط با پروژه
 مشخصات فنی و نقشه‌ها
 نمودارهای سازمانی
 رزومه اعضای بالقوه تیم
 گزارش‌های بازاریابی و فروش
موارد پایین سوال‌هایی در مورد اطلاعات پیش زمینه پروژه است که ممکن است در زمان شناسایی ریسک‌ها پرسیده شود:
 در ایمیل‌ها به چه مواردی اشاره شده است؟
 آیا شما تا به حال قراردادهای مرتبط با پروژه‌هایتان رامطالعه کرده‌اید؟
 پروژه شما چگونه به برنامه استراتژیک سازمان شما مرتبط است؟
 حمایت مدیریت ارشد از پروژه شما در چه سطحی است؟
 شما چگونه متوجه می‌شوید که یک فهم واضح از الزامات و انتظارات مدیریت و مشتری(کارفرما) در پروژه دارید؟

۳- منشور پروژه Project charter
منشور پروژه یک برنامه مدیریت پروژه نیست، اما یک تعریف سطح بالا از اهداف کلی پروژه از جانب مدیران است. منشور پروژه موجودیت پروژه را رسمی می‌کند و به مدیر پروژه اختیار انجام پروژه و اختیار صرف منابع را می‌دهد، این سند اطلاعات مختصر اما بسیار مهمی در مورد پروژه ارائه می‌کند. منشور پروژه باید توسط مدیریت ارشد یا حامی برای هر پروژه‌ای ابلاغ شود. منشور پروژه باید نهایتاً یک یا دو صفحه باشد و شامل اطلاعات زیر باشد:
نام پروژه و تعریف پروژه: این بخش باید به صورت خلاصه پروژه را تعریف کند.
نام مدیر پروژه و سطح اختیارات: این بخش باید شامل نام مدیر پروژه و اطلاعاتی در مورد میزان اختیارات او در تصمیم‌گیری در مورد بودجه، زمان، جذب نیرو … باشد.
 Business case: در این بخش باید شرح داده شود که چرا پروژه باید انجام شود.
منابع: در این بخش شرح داده می‌شود که چه منابعی و به چه مقدار برای پروژه مورد نیاز خواهد بود.
ذینفعان: ذینفعان پروژه یعنی کسانی که در پروژه منافعی دارند یا از پروژه اثر می‌پذیرند یا بر پروژه اثر می‌‎گذارند.
الزامات ذینفعان: در این بخش الزامات مرتبط با پروژه و محدوده محصول مشخص می‌شود.
تعریف محصول پروژه: این بخش شامل تعریف مشخصات تحویل‌شدنی‌های پروژه که به منظور پایان پروژه مورد نیاز است، می‌باشد.
اهداف قابل اندازه‌گیری پروژه: این بخش انطباق پروژه با اهداف استراتژیک سازمانی را توصیف می‌کند و مشخص می‌کند که پروژه چه اهدافی دارد. (نکته مهم این است که این اهداف باید قابل اندازه‌گیری باشند)
الزامات تأیید پروژه: این بخش شامل الزامات و مواردی است که برای اخذ تأیید پروه در زمان پایان آن مورد نیاز است.
ریسک‌های سطح بالای پروژه: این بخش تهدید‌ها و فرصت‌های سطح بالای پروژه را توصیف می‌کند.
امضا: حامی پروژه با امضای این سند، موجودیت پروژه و اختیارات مدیر پروژه را تصویب می‌کند.

موارد زیر سوالاتی است که در مورد منشور پروژه ممکن است در هنگام شناسایی ریسک ها پرسیده شود:
 محتویات منشور پروژه چیست؟
 چه مواردی در منشور پروژه بیان نشده است؟
 این اطلاعات تا چه حد شفاف و واضح هستند؟
 آیا اهداف پروژه قابل دست‌یابی هستند؟
 میزان سختی انجام کارهایی که در منشور پروژه شرح داده شده، تا چه حد است؟
 سطح اختیارات مدیر پروژه تا چه حدی است؟

۴- خروجی‌های فرایندهای برنامه‌ریزی پروژه Outputs from project planning
4-1- اطلاعات ذینفعان Stakeholder Regist
er
ذینفعان پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشند:
 ذینفعان حاضر درسازمان اجراکننده پروژه
 حامی پروژه
 مدیریت
 مدیر پروژه
 تیم پروژه
 سرپرست مدیر پروژه
 سرپرست‌های اعضای تیم پروژه
 دپارتمان تدارکات
 فروشندگان
 واحدهای تصمین کیفیت و کنترل کیفیت
 سازندگان
 واحد حقوقی
 سایر واحدها
 مدیران پروژه پروژه‌های مشابه قبلی
 مدیران پروژه‌ای که قبلاً با این مشتری(کارفرما) کارکرده‌اند.
 ذینفعان حاضر در خارج از سازمان اجرا کننده پروژه
 مشتری
 رقبای مشتری
 مصرف کننده نهایی
 تأمین‌کنندگان و پیمانکاران
 متخصصان
 منابع تأمین مالی

تا زمانی که ذینفعان از پروژه اثر می‌پذیرند، نقش مهمی در مدیریت ریسک پروژه دارند. ذینفعان خارج از تیم پروژه می‌توانند ریسک‌هایی را ببیند که تیم پروژه نمی‌توانند ببینند. آن‌ها در هر مرحله از فرایندهای مدیریت ریسک می‌توانند مشارکت داشته باشند و حتی می‌توانند به عنوان مالک بعضی از ریسک‌ها شناخته شوند. ثبت و مستندسازی اطلاعات در مورد ذینفعان و نوع ارتباطات آن‌ها، می‌تواند در فرایند شناسایی ریسک‌ها بسیار راهگشا باشد.
فهمیدن نقش ذینفعان در هر ریسک مهم است و همین طور سطح اختیارات مدیر پروژه و سایرین در پروژه.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد ذینفعان در طول فرایند شناسایی ریسک ممکن است پرسیده شود:
 همه ذینفعان پروژه چه کسانی هستند؟
 اهداف ذینفعان پروژه چه مواردی است؟
‌ انتظارات ذینفعان چیست؟ (انتظارات مواردی هستند که لزوماً گفته نمی‌شوند اما در نهایت خواسته می‌شوند)
 مناطق اثرگذاری ذینفعان کجاست؟
 آیا ذینفعان نقش‌هایشان را می‌دانند؟

۴-۲- بیانیه شرح محدوده پروژه Project Scope Statement
بیانیه محدوده پروژه شامل محدوده پروژه و محصول تأیید شده پروژه است. برای اجرای مدیریت ریسک پروژه، مهم است که بیانیه محدوده پروژه نهایی شده باشد تا میزان پیچیدگی پروژه را توصیف کند.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد بیانه محدوده پروژه در زمان شناسایی ریسک‌ها ممکن است پرسیده شود:
 کدام قسمت‌های محدوده پروژه کامل نیستند؟
 ذینفعان چه چیزهایی می‌خواهند که در محدوده پروژه نیست؟
 چه کارهایی تا قبل از این هرگز انجام نشده است؟
 شما به عنوان مدیر پروژه کدام کارها را قبلاً(در پروژه‌های قبلی) انجام داده‌اید؟
 در کدام کارها تجربه‌ای ندارید؟
 کدام بخش از بیانیه مدیریت پروژه، غیرشفاف است؟

۴-۳- محدودیت‌های پروژه Project Constraint
بیانیه محدوده پروژه شامل اطلاعاتی در مورد محدودیت‌های پروژه نیز هست. محدودیت‌های پروژه به عنوان یک ورودی مهم به فرایندهای مدیریت ریسک پروژه محسوب می‌گردد. محدودیت‌های پروژه هر چیزی است که در انتخاب‌ها و گزینه‌های تیم پروژه محدودیت ایجاد می‌کند.
به عنوان مثال موارد زیر:
 زمان: پروژه باید در مردادماه سال ۹۸ به اتمام برسد.
 هزینه: پروژه باید با کم‌تر از ۱۰۰ میلیون دلار هزینه به اتمام برسد.
 محدوده/عملکرد: همه کارهای لیست شده باید انجام شوند.
 کیفیت: نباید بیش از سه ایراد در هر بسته کاری باشد.
 ریسک: نمره ریسک پروژه نباید بیشتر از ۶۰ باشد.
 منابع: تنها سه نفر از واحد بازاریابی می‌توانند در پروژه کار کنند.
 مشتری، رضایت ذینفعان: رتبه رضایت مشتری(کارفرما) باید حداقل ۸ باشد.(از مجموع ده نمره)

۴-۴- فرضیات پروژه Assumption
بیانیه محدوده پروژه همچنین شامل اطلاعاتی در مورد فرضیات است. فرضیات مواردی هستند که به عنوان حقیقت و موارد صحیح پذیرفته می‌شوند، ولی ممکن است درست نباشند. فرضیات پروژه ممکن است ریسک‌های پروژه را کاهش یا افزایش دهند و در تعیین میزان اثر ریسک‌های پروژه کمک کنند. این عقاید و نظرات در مورد پروژه باید شناسایی شوند. اعتبار درستی فرضیات باید در طول فرایند آنالیز کیفی ریسک‌ها بررسی شود.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد فرضیات ممکن است در طول شناسایی ریسک‌ها پرسیده شوند:
 چه فرضیاتی ممکن است بعداً در طول پروژه نادرست از آب دربیایند؟
 چگونه شما می‌توانید از طریق شفاف‌سازی فرضیات از مشکلات احتمالی آینده پروژه جلوگیری کنید؟

۴-۵- ساختار شکست کار Work Breakdown Structure
ساختار شکست کار یکی از خروجی‌های کلیدی برنامه‌ریزی مدیریت پروژه است و وجود آن برای هر پروژه‌ای ضروری است. ساختار شکست کار اجزای پروژه را به تکه‌های کوچک‌تر قابل مدیریت‌تر تقسیم می‌کند که به آن‌ها بسته کاری می‌گویند. بسته‌های کاری پایین‌ترین سطح WBS را تشکیل می‌دهند. این بسته‌های کاری توسط مدیر پروژه مدیریت می‌شوند.
بسیاری از اعضای تیم پروژه به اشتباه معتقدند که مدیریت ریسک فقط یک ارزیابی سطح بالا از پروژه است. در حالیکه مدیریت ریسک بر اساس شناسایی ریسک‌های هر بسته کاری و حتی فعالیت‌های هربسته عمل می‌کند.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد ساختار شکست کار در زمان شناسایی ریسک‌های پروژه ممکن است پرسیده شوند:
 آیا بسته‌های کاری پر ریسک در ساختار شکست کار پروژه وجود دارد؟
 اجرای WBS چقدر سخت خواهد بود؟
 بر اساس WBS آیا الزامات زمانی و هزینه‌ای پروژه قابل دستیابی خواهند بود؟
 آیا بخشی از محدوده ناقص یا غیرقابل دستیابی است؟

۴-۶- شبکه زمان‌بندی پروژه Network Diagram
شبکه زمان‌بندی پروژه یک نمودار سازماندهی شده بر اساس روابط و تقدم و تأخر فعالیت‌هاست. فعالیت‌ها از خرد کردن بسته‌های کاری در ساختار شکست کار به دست می‌آیند. شبکه زمان‌بندی پروژه جریان فعالیت‌های پروژه را بر اساس روابط پیش‌نیازی بین فعالیت‌ها برای اجرا از شروع تا پایان پروژه نمایش می‌دهد. این ابزار می‌تواند برای کاهش مدت زمان پروژه از طریق موازی‌سازی فعالیت‌ها استفاده شود.
وقتی تاریخ‌ها به هر فعالیت اختصاص داده می‌شود، تبدیل به یک شبکه زمان‌بندی زمان-محور خواهد شد. شبکه زمان‌بندی به مشخص شدن مسیر بحرانی پروژه کمک می‌کند. مسیر بحرانی پروژه در شناسایی ریسک‌های پروژه بسیار مهم است.

به منظور ارزیابی ریسک‌ها به دلایل زیر به شبکه زمان‌بندی پروژه نگاه می‌کنیم:
 برآوردها: برآوردهایی که شامل برآوردهای دست بالا یا سایر عدم قطعیت‌های پنهان است، ممکن است به پروژه ریسک اضافه کنند.
 همگرایی مسیرها: به نقطه‌ای در شبکه زمان‌بندی که آغاز خیلی از فعالیت‌ها وابسته به انجام یک فعالیت هستند، می‌گویند. چنین همگرایی در شبکه، آن فعالیت‌ها را ریسکی‌تر می‌کند.
 اختصاص منابع و مهارت‌هایشان: یک فرد بی‌تجربه که به یک فعالیت در مسیر بحرانی تخصیص داده شده است، ریسک پروژه را زیاد می‌کند. شما ممکن است بتوانید آن فرد بی‌تجربه را به یک فعالیت دیگر که در مسیر بحرانی نیست منتقل کنید تا ریسک پروژه کاهش پیدا کند.
 فعالیت‌های موازی: فعالیت‌های موازی که باید قادر باشند در زمان مشابهی به اتمام برسند، باعث افزایش ریسک پروژه می‌شوند. در مجموع موازی‌سازی فعالیت‌های پروژه به منظور کاهش مدت زمان پروژه (Fast tracking) سبب افزایش ریسک‌های پروژه خواهد شد.
 مسیر بحرانی: طول مسیر بحرانی باید در چارچوب مدت زمان پروژه باشد.
 تعداد مسیرهای نزدیک مسیر بحرانی: مسیرهای نزدیک مسیر بحرانی پروژه(مسیرهای با شناوری غیر صفر ولی نزدیک به صفر) نیز ممکن است به پروژه ریسک اضافه کنند.
 وابستگی‌ها: وابستگی بین فعالیت‌ها باید مناسب و منطقی باشند تا ریسک پروژه را حداقل کنند.

۴-۷- برآوردهای زمان و هزینه پروژه Estimates for time and cost
به منظور حداقل کردن ریسک‌های پروژه و بهبود صحت برآوردها، برآوردهای هر کاری ترجیحاً باید توسط افرادی انجام شود که انجام دهنده آن فعالیت هستند. بسیاری از مدیران پروژه(یا برنامه‌ریزان پروژه) در زمان برآوردها تنها یک عدد را در نظر می‌گیرند. مطالعات نشان می‌دهد که برآوردها بر اساس تنها یک زمان برای هر فعالیت، ۵ تا ۱۵ درصد احتمال موفقیت دارند. برآوردهای زمان و هزینه باید بر اساس برآورد سه نقطه‌ای باشد: خوشبینانه، محتمل و بدبینانه. نتیجه این برآورد سه نقطه‌ای باید در برآوردها لحاظ گردد. اگر فاصله بین برآورد خوشبینانه و بدبینانه وسیع باشد، برآورد شامل عدم قطعیت بیشتری خواهد بود. این به شما می‌گوید که که ریسک‌های بیشتری باید شناسایی کنید و سپس آن‌ها را حذف یا کاهش دهید.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد برآوردهای زمان و هزینه در طول شناسایی ریسک‌ها ممکن است پرسیده شوند:
 چه کسی برآوردها را انجام داده است؟
 دانش برآوردکننده از آنچه که برآورد کرده‌اند، چقدر بوده است؟
 سطح اطمینان برآوردکننده تا چه حدی است؟
 آیا برآورد بر اساس فعالیت‌های ریز بوده است یا بر اساس بسته‌های کاری؟
 آیا برآورد بر اساس احتمالات خیلی خوشبینانه بوده است؟
 از چه روشی برای انجام برآورد استفاده شده است؟
 آیا برآورد شامل برآورد دست بالا گرفتن هم است؟

۴-۸- برنامه منابع Resource plan
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد برنامه منابع در طول شناساسیی ریسک‌ها ممکن است پرسیده شود:
 آیا برنامه منابع در پروژه وجود دارد؟
 سطح دانش و مهارت منابع انسانی کافی است؟
 میزان در دسترس بودن منابع در پروژه به مقدار کافی است؟

۴-۹- برنامه مدیریت ارتباطات پروژه Communication Management Plan
برنامه‌ریزی ارتباطات بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی پروژه است. ارتباطات یکی از بخش‌های حیاتی در مدیریت ریسک موفقیت‌آمیز است. برنامه مدیریت ارتباطات توسط مدیر پروژه تهیه می‌شود و بخشی از برنامه مدیریت پروژه است و ذینفعان را از شکل ارتباطات در پروژه آگاه می‌سازد. تهیه برنامه مدیریت ارتباطات شامل نیازهای هر یکی از ذینفعان است. این برنامه ممکن است شامل موارد زیر باشد:
 چه اطلاعاتی موردنیاز است که جمع‌آوری شود و در چه زمانی؟
 چه کسانی اطلاعات را دریافت خواهند کرد؟
 روش جمع‌آوری و نگهداری اطلاعات
 محدودیت‌های احتمالی
 روابط گزارش‌دهی
 اطلاعات ارتباطی ذینفعان
 برنامه زمان‌بندی توزیع هر نوع از ارتباطات
 روش‌های ترجیح داده شده ارتباطات

اطلاعات درون برنامه مدیریت ارتباطات باید شامل ارتباطات ریسک‌ها و فعالیت‌های مدیریت ریسک باشد و نتایج ارتباطات رسمی باید مستند و گزارش شود.
نقاط بازرسی مشخص ارتباطات شامل موارد زیر است:
 چه زمانی منشور پروژه نهایی شده است؟
 چه زمانی ساختار شکست کار تهیه شده است؟
 چه زمانی ریسک‌ها آنالیز شده و نمره ریسک محاسبه شده است؟
 چه زمانی برنامه‌های پاسخ به ریسک تهیه شده‌اند؟
 چه زمانی گزارش ماهانه پروژه باید تهیه شود؟
 چه زمانی موضوع جلسات تیم و صورتجلسات تهیه شده است؟

موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد برنامه مدیریت ارتباطات در زمان شناسایی ریسک‌ها ممکن است پرسیده شود:
 آیا شما در تیم پروژه فرد یا افرادی را دارید که ارتباطات ضعیفی دارند؟
 چه مناطقی نیاز به مدیریت دقیق و مراقبتی از لحاظ ارتباطات دارد؟
 در چه جاهایی شما با احتمال زیاد مشکلات ارتباطاتی خواهید داشت؟
 چگونه می‌دانید که روش شما برای ارتباطات، موثرترین راه برای ذینففعان است؟

۴-۱۰- برنامه مدیریت تدارکات پروژه Procurement Management Plan
برنامه مدیریت تدارکات پروژه یک برنامه رسمی یا غیررسمی برای پروژه است تا مشخص کند کدام بخش یا بخش‌های پروژه توسط خود تیم پروژه انجام می‌شود یا برونسپاری می‌گردد. این برنامه همچنین شامل یک برنامه برای مدیریت تمام پیمانکاران/فروشندگان در یک پروژه است. تدارکات می‌تواند برای انتقال ریسک‌ها استفاده شود. اما در صورتی که برنامه تدارکات پروژه بر اساس نیازهای پروژه تهیه نشده باشد می‌تواند باعث ایجاد ریسک‌های بیشتر در پروژه شود.
موارد زیر سوالاتی هستند که در مورد برنامه تدارکات پروژه در زمان شناسایی ریسک ها ممکن است پرسیده شود:
 آیا شما به عنوان مدیر پروژه یا یکی از اعضای تیم پروژه، در تهیه یک قرارداد قبل از امضای آن حضور دارید؟
 چه فعالیت‌های مرتبط با مدیریت ریسک قبل از انعقاد قرارداد انجام می‌شود؟
 سطح تخصص شما در مدیریت قرارداها تا چه حدی است؟
 آیتم‌های خاص و ویژه شرایط پیمان‌های پیمانکاران کدام‌ها هستند؟

۵- دارایی‌های فرایندی سازمان Organizational Process Assets
5-1- سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، رویه‌ها و نمونه‌های مدیریت ریسک Risk management Policies, Procedure, Templat
es
یک شرکت باید سیاست‌ها، رویه‌ها و نمونه‌هایی برای مدیریت ریسک داشته باشد. نمونه‌های که معمولاً رایج است شامل موارد زیر است:
 فرم‌های گزارش‌دهی ریسک
 مقیاس‌های استاندارد تعریف احتمال و اثر
 رویه و دستورالعمل مشارکت ذینفعان در فرایندهای مدیریت ریسک
 سیاست‌هایی که به منظور تهیه برنامه پاسخ به ریسک مودر نیاز است
 استانداردهای رتبه‌بندی ریسک‌ها به منظور تصمیمات ادامه یا توقف پروژه
 رویه و دستورالعمل‌های ممیزی ریسک

۵-۲- سوابق ثبت شده پروژه‌های قبلی Historical Record from Previous Projects
تنها درصد کمی از مدیران پروژه اطلاعات و سوابق پروژه‌های قبلی را در اختیار دارند و به همین خاطر در بعضی مواقع وقتشان تلف می‌شود. آیا می‌توانید تصور کنید شما به ذهن و تجربیات هر کسی در شرکت حق دسترسی داشته باشید؟ چقدر می‌تواند مفید باشد که یک لیست از ریسک‌های همه پروژه‌های اخیر شرکتتان داشته باشید. این ارزش اطلاعات سوابق پروژه‌های قبلی است.
سوابق ثبت شده تاریخی ممکن است شامل موارد زیر باشد:
 فضای پروژه‌های قبلی (شرایط اقتصادی، مشکلات سازمانی، اهداف سازمانی و …)
 خروجی‌های برنامه‌ریزی پروژه
 خروجی‌های مدیریت ریسک
 لیست ریسک‌ها
 لیست دسته‌بندی‌های ریسک
 احتمال و اثر ریسک‌ها
 برنامه‌های پاسخ به ریسک
 روش‌های مورد استفاده به منظور اندازه‌گیری اثربخشی اقدامات مدیریت ریسک
 معیارهای اندزاه‌گیری تعیین شده
 الگوهای پیدا شده

۵-۳- دروس آموخته پروژه‌های قبلی Lesson Learned from previous Projects
سوابق اطلاعاتی پروژه شامل دروس آموخته پروژه نیز است. ثبت دروس آموخته در واقع مستندسازی آنچه در پروژه درست یا غلط بوده و مستندسازی این موارد به منظور استفاده در پروژه‌های آینده است. دروس آموخته می‌تواند در شناسایی و مدیریت ریسک‌های پروژه کمک شایانی کند.
چنین اطلاعاتی از دوباره‌کاری در پروژه جلوگیری می‌کند و کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که اشتباهات مشابه توسط اعضای تیم سایر پروژه‌ها تکرار نشود.

۵-۴- حدود قابل قبول ریسک Risk tolerance Area
خیلی مهم است که تصمیم بگیرید در کدام منطقه و محدوده، شرکت و ذینفعان کلیدی ریسک‌ها را خواهند پذیرفت. منطقه‌های حد قابل قبول ریسک معمولاً در محدودیت‌های پروژه لحاظ می‌شوند. محدودیت پروژه شامل: محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، ریسک، منابع و رضایت مشتری.

۵-۵- آستانه‌های تحمل ریسک Risk Thresholds
آستانه‌های تحمل ریسک به همراه حدود قابل قبول ریسک بیان می‌شوند. واژه “آستانه تحمل” به این معنی است: “خیلی زیاد، چقدر زیاد است؟”.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

سایر مطالب مرتبط:

PMP

روش ساده و رایگان کسب PDU برای تمدید مدارک PMI

حتماً می دونید که شما برای تمدید مدارک PMI تون (مثل PMP,RMP,SP) باید PDU کسب کنید. به عنوان مثال برای تمدید اعتبار مدرک PMP باید طی سه سال، حداقل شصت PDU جمع‌آوری کنید. چند روز پیش دوستی به من پیغام داد که تنها دو ماه تا پایان دوره سه ساله‌ش فرصت داره و تا به حال نتونسته PDU جمع کنه. ایشون به سراغ چند موسسه معروف آموزشی رفته بود و اون‌ها ازش مبالغی خواسته بودند تا گواهی این PDUها رو براش صادر کنن.

اما در این مطلب من می‌خوام یک روش بسیار ساده، رایگان و در عین حال مفید برای کسب PDU رو بهتون معرفی کنم. برای این کار شما کافیه که برید در سایت زیر یک اکانت کاربری باز کنید. (بهتره که با اکانت PMIتون تو این سایت LOG IN کنید)

projectmanagement.com

وقتی شما از طریق اکانت PMIتون در این سایت LOG IN کردید، می‌تونید وبینارهای موجود در این سایت رو ببینید. یک سری از این وبینارها نیازمد پرداخت پول است و یک سری‌شون هم رایگانه. این وبینارها همه در مورد مدیریت پروژه و حوزه‌های مختلف مدیریت پروژه هستند و اغلب موارد و آیتم‌های جالب و آموزنده‌ای هم آموزش میدن. برای دیدن وبینارها باید از ف.ی.ل.ت.ر.شکن یا وی.پی.ان استفاده کنید و یک نرم‌افزار ساده رو هم دانلود و نصب کنید. تمام مراحل تو خود سایت توضیح داده شده.

بعد از دیدن کامل یک وبینار بدون اینکه کار خاصی انجام بدین، PDU مربوطه در اکانت PMI شما به صورت خودکار ثبت میشه. (البته در صورتی که با اکانت PMIتون تو این سایت LOG IN کرده باشید) به همین سادگی و بدون هیچ خرج اضافه‌ای.

هر وبینار یا ویدئوی آموزشی در این سایت بین ۰٫۵ تا ۱ PDU داره. البته دقت کنید که حداقل‌های PDU هر حوزه رو باید کسب کنید. مثلن برای تمدید مدرک PMP شما باید حداقل هشت PDU در هر کدوم از حوزه‌های Leadership ،Strategic و Business کسب کنید. نگران نباشید! برای هر کدوم از این حوزه‌ها کلی ویدئو و وبینار رایگان در سایت Project management موجوده. من خودم طی یکسال گذشته با استفاده از وبینارها و ویدئوهای این سایت، پنجاه PDU کسب کردم که به صورت خودکار این PDU ها در داشبورد PMI هم ثبت و تأیید شده.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

سایر مطالب مرتبط:

همه آن‌چه که لازم است در مورد اخذ مدرک PMP بدانید

عمومی

برای مهاجرت به خارج با تخصص مدیریت پروژه یا برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، چه کارهایی باید انجام دهید؟

تقریباً هر روز این سوال از من پرسیده میشه، از سوی افرادی که قصد مهاجرت به خارج از ایران رو دارن و می‌خوان بدونن برای مهاجرت از طریق تخصص‌های شغلی مربوط به مدیریت پروژه یا برنامه‌ریزی و کنترل پروژه چه کارهایی باید انجام بدن، چه چیزهایی رو باید یاد بگیرن، چه مدارک حرفه‌ای رو باید اخذ کنن و امثالهم. خب من خودم مهاجرت نکردم و تخصصی هم در زمینه مشاوره مهاجرت ندارم، اما چون این سوال تقریباً هر روز از من پرسیده میشه، تصمیم گرفتم این مطلب رو بنویسم.

۱- اول از همه باید تأسف عمیق خودم رو اعلام کنم که در کشورمون شرایطی ایجاد شده که بسیاری از نیروهای متخصص، تحصیل‌کرده، با تجربه، کاردان، کاربلد و سرشار از انگیزه به وضعیتی رسیدن که تصمیم قطعی به مهاجرت گرفتن و طبق آماری که چند روز پیش می‌خوندم، حدود ۲ میلیون ایرانی در صف مهاجرت به کانادا، استرالیا و اروپا هستند و هروز صدها مدرک دانشگاهی ترجمه میشه و کلاس‌ها و معلم‌های زبان انگلیسی به قدری سرشون شلوغه که برای چند ماه بعد وقت میدن و خب این یعنی شرایط نرمال و مناسبی در کشورمون نداریم و امیدوارم این شرایط در آینده درست بشه وگرنه تا چند سال دیگه عملاً متخصص و کارشناس خبره‌ای تو ایران باقی نمی‌مونه و همه میرن.

۲- همون طور که عرض کردم بنده متخصص امور مهاجرتی یا وکیل مهاجرت نیستم اما یک چیزی رو تقریبن مطمئنم و اون اینه که شما اگه تو کشور خودتون و جایی که توش بزرگ شدید و مردم و فرهنگ و زبانش رو می‌شناسید، نتونید موفقیت خاصی کسب کنید، برای رسیدن به موفقیت در یک کشور غریبه با فرهنگ و زبان و مردم متفاوت، قطعاً کار سخت‌تری خواهید داشت. افرادی به من پیغام میدن که ما مدتی در ایران دنبال کار مرتبط با مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی و کنترل پروژه گشتیم و کاری پیدا نکردیم، یا از کار قبلی‌مون اخراج و بیکار شدیم، پس حالا تصمیم گرفتیم مهاجرت کنیم و بریم کانادا یا استرالیا و اونجا در این زمینه کار کنیم. خب این یک مقدار به نظرم سخت و شاید غیرممکنه، چون وقتی شما نمی‌تونید تو کشور خودتون یک کار مرتبط با رشته خودتون پیدا کنید، بعید میدونم در یک کشور دیگه بتونید این کار رو انجام بدید. به عبارتی دلیل و بهانه مهاجرتتون نباید ضعف یا شکست‌هاتون باشه، اصلن منطقی نیست که وقتی کاری رو در کشور خودتون نتونستید انجام بدید، بعد تصمیم بگیرید مهاجرت کنید و اون کار رو در خارج از ایران انجام بدین.

۳- یکی از مهم‌ترین حوزه‌های دانش مدیریت پروژه، حوزه ارتباطاته. در فیلد کاری پروژه و کلن در هر فیلد کاری دیگه‌ای، مهارت‌های زبانی، مکالمه و ارتباطات خیلی مهمه. فرض کنید شما در تهران قصد مصاحبه با کسی جهت استخدام به عنوان یک کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رو دارید، اگر اون فرد نتونه خوب و روان فارسی صحبت کنه و منظورش رو به روشنی بیان کنه، نتونه نامه یا صورتجلسه و گزارش بنویسه یا نتونه نامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمانتون رو به خوبی بخونه و کلن در زبان فارسی ضعف داشته باشه، آیا هرگز چنین فردی رو استخدام می‌کنید؟ قطعن خیر. پس برای مهاجرت هم باید روی مهارت‌های زبان انگلیسی‌تون خیلی کار کنید. اگر می‌خواهید در خارج از ایران یک کار مرتبط با رشته خودتون پیدا کنید، باید زبان کشور مقصد رو به قدری خوب یاد بگیرید که مثل مردم همون کشور حرف بزنید، بنویسید، بخونید و گوش بدید.

۴- مدارک حرفه‌ای مدیریت پروژه می‌تونه کمک خوبی برای پیدا کردن شغل در خارج از ایران باشه. این مدارک توسط موسسه‌های بین‌المللی و جهانی مثل PMI و اکسلوس صادر میشه و به کارفرماها ثابت میکنه که شما زبان مشترک جهانی دانش مدیریت پروژه رو تا حد خوبی بلدید. البته باید توجه داشته باشید که هر کدوم از این مدارک در هر منطقه‌ای رواج بیشتری داره. مثلن تا جایی که من میدونم مدارک موسسه PMI مثل مدارک PMP, RMP, SP, PBA در آمریکا و کانادا و کشورهای حوزه خلیج فارس و تا حدی استرالیا رواج زیادی داره و مدرک PRINCE2 که از طریق موسسه اکسلوس انگلیس صادر میشه، در اروپای غربی طرفداران زیادی داره. بنابراین مقداری جستجو کنید تا متوجه بشید کدوم مدرک حرفه‌ای در کشور مقصدتون بیشتر رواج داره. چک کردن سایت‌های کاریابی کشور مقصدتون، می‌تونه به شما در این زمینه کمک کنه.

اگه تصمیم گرفتید مدرک PMP بگیرید، توصیه می‌کنم لینک زیر رو مطالعه کنید. در این مطلب از سیر تا پیاز در خصوص این مدرک رو نوشتم و سعی کردم به سوالات متداول در مورد مدرک PMP جواب بدم:

همه آن‌چه که لازم است در مورد اخذ مدرک PMP بدانید

۵- یک راه خیلی خوب که در آیتم قبلی گفتم، چک کردن سایت‌های کاریابی کشور مقصدتون هست. عنوان شغلی که به دنبالش هستید رو تو این سایت‌ها چک کنید و ببینید برای هر موقعیت شغلی معمولاً چه ویژگی‌هایی مدنظر کارفرماهای اونجا هست. خوشبختانه، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه یک زبان جهانی و تقریبن مشترک بین ایران و سایر کشورهاست و شاید سبک و جزئیات کاری که ما در ایران انجام میدیم، مقداری با اون چیزی که در خارج انجام میشه متفاوت باشه، اما کلیات کار همونه، پروژه تعریفش مشخصه و ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی و کنترل پروژه هم تقریبن در اکثر جاهای دنیا مشترکه. ابزارهایی مثل اکسل، مایکروسافت پراجکت و پریماورا در همه جای دنیا رواج داره ولی باید برید در اون سایت‌ها ببینید که چه تخصص‌ها و انتظاراتی ممکنه کارفرماها ازتون داشته باشند.

۶- دوستانی هستند که در سایر رشته‌ها درس خوندن یا کار می‌کنند، مثل مهندسین عمران و برق و مکانیک و یا حتی حسابداری و حقوق و تصمیم گرفتن بعد از مهاجرت در زمینه مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کار کنند و می‌پرسن ما قبل از مهاجرت چی کار باید بکنیم و کجا کلاس بریم و چه مدارکی باید بگیریم؟ برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه و هر تخصص دیگری رو نمیشه با آمپول به صورت یک شبه یا یک ماهه و یا حتی یک ساله به کسی تزریق کرد. برای هر کاری شما باید زمان و انرژی صرف کنید و کتاب‌ها و منابع مختلف رو مطالعه کنید و کار عملی انجام بدین و تجربه کسب کنید و اگر لازم بود کلاس و دوره برید تا بعد از چند سال بتونید در یک تخصص یا مهارت تبدیل به یک کارشناس یا کارشناس خبره بشید. بنابراین یک ماه یا شش ماه یا حتی یکسال قبل از مهاجرت، فکر نکنم زمان کافی باشه که در یک فیلد به قدری متخصص بشید که در خارج از کشور بابت اون تخصصتون بهتون پول بدن.

۷- تا جایی که من شنیدم در خارج از ایران داشتن یک پروفایل خوب و حرفه‌ای در سایتی مثل لینکدین بسیار مهم و حیاتی هست. البته در ایران تقریباً کم‌تر کارفرمایی از لینکدین در خصوص جذب نیرو اقدام می‌کنه، اما اگر شرکت‌های پروژه‌محور بزرگ بین المللی رو دنبال کنید، می‌بینید که به صورت مستمر از طریق لینکدین آگهی جذب نیرو منتشر می‌کنند و افراد از همونجا برای موقعیت‌های شغلی مختلف اپلای می‌کنند. بنابراین حتمن یک پروفایل حرفه‌ای در لینکدین برای خودتون درست کنید.

۸- مشورت کردن قبل از انجام هر کاری خیلی خوبه، به خصوص برای قدم بزرگ و سختی مثل مهاجرت. برید در همون سایت لینکدین و هم‌وطنان ایرانی‌مون که در خارج از ایران در فیلد پروژه کار میکنند رو پیدا کنید و ازشون سوال بپرسید و ازشون مشورت بگیرید، یا در فروم‌ها و گروه‌های مهاجرت با اون‌ها مشورت کنید، قطعن اون‌ها می‌تونن راهنمایی‌های خوبی براتون داشته باشند.

۹- و در آخر بایید بگم مدارکی که موسسات و آموزشگاه‌های داخل ایران برای دوره‌های آموزشی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، نرم‌افزارهای MSP و PRIMAVERA و اکسل و یا دوره کلیم و ادعا و مدیریت هزینه و … صادر می‌کنند، حتی در خود ایران و در شرکت‌های ایرانی هم معتبر نیست و معمولن ارزشی ندارند و این مدارک صرفن جهت خوش کردن دل شاگردان و مشتریان صادر میشه، پس اگه جایی در ایران دیدید که مدعی هستند که اگر در دوره‌هاشون شرکت کنید، مدرک معتبر جهت اپلای در خارج از کشور برای شما صادر میکنند، شک نکنید که یک فریب کاری هست. مهم مهارت‌ها، دانش، تخصص و تجارب شماست و  نه مدارک این موسسات داخلی.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

سایر مطالب مرتبط:

مدیریت پروژه

سبک مدیریت پروژه بازدید محور

علوم، دانش و فنون مدیریتی و از جمله مدیریت پروژه در هر کشوری متناسب با فرهنگ و روابط حاکم بر آن کشور، دستخوش تغییراتی می‌شود که بعضی‌ها در اصطلاح به این تغییرات می‌گویند: “ساخت نسخه بومی‌سازی شده”.

در ایران هم بسیاری از موارد و فنون مدیریتی به نحوی بومی‌سازی و “ایرانیزه” می‌شوند و شاید هنگامی که این موارد بومی‌سازی را بررسی می‌کنیم، تفاوت‌های بسیاری بین آن چیزی که در دنیا اتفاق می‌افتد و آن چیزی که در کشور ما اجرا می‌شود، بیابیم، منتها همیشه این بومی‌سازی و ایرانیزه کردن مسائل، یک اتفاق بد و نادرست نیست و اتفاقن از نظر علوم مدیریتی لازم است که شما دانش‌ها و تکنیک‌ها را متناسب با فرهنگ حاکم بر کشور خودتان بومی‌سازی و سفارشی سازی کنید.

یکی از مواردی که در پروژه‌های ایران به کرات به چشم می‌خورد و اگر شما سابق بر این در پروژه‌ای بزرگ در ایران کار کرده باشید، حتمن تجربه آن را داشته‌اید، نوعی سبک مدیریت پروژه است که من اسم آن را گذاشته‌ام: “سبک مدیریت پروژه بازدید محور”.

اما سبک مدیریت پروژه بازدید محور چیست؟

در این نوع سبک راهبری پروژه، فعالیت‌های روزمره پروژه مثل همیشه با تأخیر فراوان در حال انجام است، هدر رفت منابع یک روال عادی و روزمره است، از راندمان پایین ماشین‌آلات گرفته تا راندمان پایین نیروهای انسانی و دوباره‌کاری‌ها و تأخیرات و انحرافات بسیار زیاد از برنامه‌های بیس‌لاین زمان و هزینه مثل خیلی از پروژه‌ها به وقوع می‌پیوندد، محل سایت پروژه پر از ضایعات و مواد دور ریختنی است و بی‌نظمی و عدم ترتیب مسأله عادی در پروژه است و حتی الزامات ایمنی و HSE هم به صورت ناقص رعایت می‌شود. برنامه‌ریزی و کنترل پروژه امری زائد و لوکس محسوب می‌شود و مدیریت ریسک و مدیریت هزینه و منابع پروژه نیز که فقط به درد کتاب‌ها و سمینارها می‌خورد و هرگز قابلیت اجرا در پروژه را ندارند. تقریبن همه مایل استون‌های پروژه غیرقابل دستیابی هستند و برنامه‌ای هم برای محقق کردن مایل استون‌های مهم پروژه وجود ندارد. پول هم که طبق معمول به اندازه کافی نیست و می‌توان همه مشکلات را به سادگی به گردن بی‌پولی و کمبود نقدینگی انداخت و مدیران ارشد پروژه همواره یا پشت کمبود نقدینگی پنهان می‌شوند یا پشت تأخیر در تهیه مدارک مهندسی و نقشه‌ها یا کسری متریال و تجهیزات. تحریم‌های آمریکا هم که از قدیم‌الایام از اصلی‌ترین بهانه‌ها برای توجیه همه تأخیرات و انحرافات پروژه است.

همه این موارد ادامه دارد تا این که خبری اعلام می‌شود. آن خبر چیست؟ بله، مثل اینکه قرار است دو ماه بعد معاون وزیر، یا خود شخص وزیر یا معاون رئیس‌جمهور و یا حتی خود رئیس‌جمهور محترم کشور از پروژه بازدید نمایند. حالا این بازدید یا ممکن است به منظور افتتاح پروژه باشد و یا ممکن است به جهت سر زدن از روال پیشرفت پروژه صورت پذیرد.

اما بعد از اعلام این خبر چه اتفاقی می‌افتد؟

معمولن انقلابی در پروژه و تیم پروژه ایجاد می‌شود. من به صورت لیست‌وار و خلاصه برخی از تغییراتی که بعد از خبر اعلام بازدید مقام بلندپایه از پروژه ایجاد می‌شود را در پایین خدمتتان عرض می‌کنم:

۱- به صورت کاملن ناگهانی، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه که تا قبل از اعلام خبر بازدید امری لوکس، اضافه و زائد و بی‌فایده بود، مهم می‌شود و تبدیل به قلب تپنده پروژه و عزیز دل مدیر پروه می‌گردد. از طرف مدیر پروژه به واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه مسئولیت داده می‌شود که تمام تیم پروژه را به خط کند. همه از تاریخ بازدید مطلع شوند و برنامه‌های خود و منابع موردنیاز خود جهت به پایان رساندن تمامی کارها را تا دو ماه آینده و تا روز بازدید بزرگ اعلام نمایند و واحد برنامه‌ریزی نیز موظف است به صورت روزانه و حتی ساعتی و بعضی اوقات لحظه‌ای این پیشرفت در امور را کنترل و مانتیور نماید و به مدیر پروژه اطلاع‌رسانی کند.

۲- ناگهان تمام مشکلات بودجه‌ای و نقدینگی پروژه، مشکلات طراحی و مهندسی، مشکلات تدارکات و تأمین، تداخلات و اختلافات با کارفرما و مشاور، همه و همه در عرض چند ثانیه پاک و حل و فصل می‌شوند و از امروز به بعد همه ارکان پروژه بسیج می‌شوند تا روز موعود بزرگ با سرعت زیاد به انجام کارها بپردازند.

۳- حتی مدیریت پروژه و تیم پروژه که تا قبل از این به همان تکنیک‌ها و فرآیندهای سنتی مدیریت پروژه نیز اعتقاد نداشتند، ناگهان و در عرض چند ثانیه و در چرخشی عجیب و حیرت‌انگیز به استفاده از تکنیک‌های اجایل و اسکرام در پروژه رو می‌آورند و شخصی که تا دیروز حتی به برنامه زمان‌بندی و WBS هم اعتقاد نداشت، مانند اسکرام‌مسترها هر روز جلسه سرپایی (STAND UP MEETING) برگزار می‌کند تا از کارهای روز گذشته هر واحد و دپارتمان و برنامه‌های امروز آن‌ها مطلع شود تا کارها با حداکثر سرعت ممکن پیشرفت کنند تا در روز بازدید پروژه سربلند باشند!

۴- ناگهان تمام ماشین‌آلات خرابی که در تعمیرگاه خاک می‌خوردند، تعمیر و بازسازی می‌ شوند، ماشین‌آلاتی که در طول روز در پروژ شاید در مجموع دو ساعت کار مفید می‌کردند حالا ممکن است تا پاسی از شب و یا حتی به صورت دو شیفت با راندمان بالای ۹۵ درصد مشغول به کار شوند، تمام نیروهای انسانی پروژه که شاید تا قبل از خبر بازدید تنها ۲۰ درصد از زمان روز خود را به کار می‌پرداختند، حالا با تمام توان و انرژی مشغول به کار می‌شوند و همه مرخصی‌ها و رست‌های پرسنل تا اطلاع ثانوی لغو می‌شوند و همه می‌دوند و تلاش می‌کنند تا روز بازدید از پروژه، تمام تیم پروژه سربلند و پیروز باشند.

۵- تا قبل از روز بازدید تمام ضایعات و زباله‌های سایت پروژه جمع‌آوری و به محل انبار ضایعات یا خارج از پروژه منقل می‌شوند، تک تک مناطق سایت پروژه یک آب و جاروی مفصل می‌شود، خیابان‌ها و جاده‌های داخلی پروژه همه جدول‌بندی و حتی آسفالت و خط کشی می‌شوند و تا جایی که می‌شود به سرعت همه جا رنگ‌آمیزی و پرداخت می‌گردد، گیت و دروازه ورودی سایت پروژه که تا قبل از این برنامه‌ای برای ساختش وجود ندشت به سرعت و بسیار زیبا تکمیل می‌شود و حتی دیده شده هزاران درخت و گل تزئینی در جای جای پروژه کاشته می‌شوند و محل کارگاه پروژه تبدیل به یک باغ سرسبز و زیبا و تمیز می‌شود. با این که همه می‌دانند این گل‌ها و درخت‌ها دو هفته بعد از بازدید پژمرده خواهند شد و آسفالت جاده‌های کارگاه نیز تا چند ماه بعد از بازدید، به دلیل رفت و آمد ماشین‌آلات سنگین و دارای چرخ زنجیری و یا حفاری جهت اجرای لوله‌های UG یا کابل‌کشی‌های زیر زمینی تخریب و نابود خواهند شد.

 

 

۶- گزارشات واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه که تا قبل از آن حتی هرگز خوانده هم نمی‌شد، ناگهان عزیز دل همه مدیران ارشد پروژه و سازمان می‌شود و این واحد باید پرزنتیشن و ارائه‌های زیبا و یا در بعضی اوقات فیلم و کلیپ‌های حماسی از دست آوردهای پروژه جهت ارائه به مسئول محترم در روز بازدید تهیه نمایند.

۷- در روز بازدید برای اولین بار در تاریخ پروژه همه با لباس فرم رسمی شرکت و مرتب و اصلاح شده در محل کار حاضر می‌شوند، ابزار و لوازم ایمنی و حفاظت فردی نو و سالم و کامل در اختیار همه است و ماشین آلات پروژه نیز همه تمیز و شسشتو داده شده مشغول به کار هستند و خلاصه همه چیز خوب و مرتب و عالیست.

۸- از نظر تمام تیم پروژه و مدیریت پروژه تنها یک مایل‌استون مهم در پروژه وجود دارد و آن هم مایل استون روز بازدید مقام مسئول بلندپایه از پروژه است و تمام تلاش‌ها و برنامه‌‌ها و حرکت‌ها در راستای تحقق سربلندی پروژه در تاریخ مایل استون مربوطه است.

همان طور که در ابتدای این مطلب گفتم، بومی‌سازی و ایرانیزه کردن مسائل همواره یک نقطه ضعف یا یک اتفاق بد نیست. به عنوان مثال همین “سبک مدیریت پروژه بازدید محور” نیز به نظرآن قدرها بد نیست، حداقل به بهانه بازدید یک مقم بلندپایه دولتی از پروژه، بسیاری از مشکلات پروژه حل و فصل می‌شود و پروژه برای مدتی با سرعت و پیشرفت حیرت‌انگیز به جلو می‌رود و همه جا تمیز و آسفالت و گل‌کاری می‌شود، بنابراین آن قدرها هم سبک مدیریت پروژه بازدید محور چیز بدی نیست و حتی من پیشنهاد می‌کنم در قراردادها و برنامه‌های زمان‌بندی پروژه، مایل استون بازدید مقام بلند پایه در فلان تاریخ درج شود تا شاید از ابتدای پروژه با همین سرعت و راندمان فعالیت‌های پروژه انجام گردد.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

در همین ارتباط بخوانید: