برنامه ریزی و کنترل پروژه

مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها

شاید متعجب بشید اگه بدونید غالب برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌ها در ایران تفاوت‌هایی گاهی فاحش با برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های خارج از ایران دارند. کلاً سبک برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و این کاری که ما تحت عنوان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در ایران انجام می‌دهیم، تفاوت‌هایی با آنچه در کشورهای دیگر انجام می‌شود دارد. البته این موضوع ذاتن یک عیب نیست. از آن جهت که هر دانش و ابزاری و استانداردی را می‌توان برای هر کشور و هر پروژه بومی‌سازی کرد و لازم نیست دقیقن هرکاری که بقیه انجام می‌دهند ما نیز دقیقن همان را انجام دهیم. به عبارتی تعصب بر یک روال کاری را باید کنار گذاشت و Tailoring را سر لوحه کار خود قرار دهیم.

موارد زیر بر حسب تجارب خودم و تجارب دوستان و همکاران در خصوص تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های ایران با برنامه‌های زمان بندی متعارف پروژه‌های خارج از ایران به ذهنم رسید. فعلن به صورت تیتر این موارد را یادداشت می‌کنم تا در ادامه به صورت مفصل به هر کدوم بپردازیم. (شما هم اگر موردی به ذهنتون می‌رسه، حتمن عنوان کنید.)

۱- عدم اجرای برنامه ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning
۲- عدم تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی
۳- عدم تعریف هزینه‌ها در برنامه زمان‌بندی
۴- تعداد بسیار زیاد فعالیت‌ها و توجه بیش از اندازه به جزئیات
۵- غیر واقعی بودن و غیر اجرایی بودن برنامه‌های زمان‌بندی
۶- تقویم غیرواقعی برنامه‌های زمان‌بندی
۷- روابط غیرمنطقی، شناوری‌های عجیب و مسیر بحرانی غیرواقعی

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برآورد مدت زمان فعالیت‌ها (بخش دوم)

محال است که شما در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کار کنید و با مشكلی که در پست قبل مطرح کردم روبه رو نشوید. اگر حوصله خواندن آن ماجرا را ندارید، خلاصه‌اش از این قرار است: هنگامی که قرار است يك برنامه‌ي زمان‌بندي بنويسيد، حتمن بايد با مسئولين اجراي هر فعاليت صحبت كنيد و نظر آن‌ها را در مورد تخمين زمان فعاليت‌ها جویا شوید. ولي مسأله‌اي كه مطرح می‌شود اين است كه اغلب اوقات، مسئولين اجرايي هر فعاليت بنا به دلايل مختلف، سعي مي‌كنند، زماني بيش‌تر از پيش‌بيني منطقي يك كار خاص را به شما تحميل كنند. به اصطلاح دچار عارضه Pad estimate هستیم.

مثلن شما مطابق تجارب قبلی و فعاليت‌هاي مشابه گذشته كاملاً مطمئنيد كه اجرای چند بلوك لاینینگ یک تونل، نهایتن ۳۰ روز طول خواهد کشید، ولي مسئول اجراي بتن اصرار مي‌كند كه زمان اين فعاليت ۹۰ روز در نظر گرفته شود. حالا اینکه اينجا چرا آن مسئول اجرايي چنين اصراري دارد، موضوع اين بحث نيست ولي مي‌شود حدس زد كه او با این کار، چنین اهدافی را دنبال مي‌كند: ۱- انجام فعاليت مورد نظر زودتر از زمان مقرر در برنامه و مطرح كردن ادعا در مورد پاداش و تشويق شدن ۲- مواخذه نشدن در صورت پايان ديرهنگام فعاليت ۳- تمایل ذاتی افراد (به خصوص ایرانی‌ها) برای انجام دادن امور در آخرین دقایق و نهایت بهره بردن از شناوری‌ها.

مشكل اصلي اين است كه روسا و مديران پروژه معتقدند حتمن بايد رضايت مسئولين اجرايي را در خصوص برنامه زمان‌بندي كسب كنيم و اگر بدون در نظر گرفتن پيشنهادات اغلب غيرمنطقي مديران اجرايي در خصوص زمان‌ها، برنامه را براي مشاور و کافرما ارسال كنیم، از يك طرف از سوي مديران پروژه مواخذه مي‌شویم و از طرف ديگر واحدهاي اجرايي به دليل بي‌توجهي به نظر غيرمنطقي‌شان، هيچ تعهدي در خصوص اجراي صحیح برنامه نمي‌پذيرند. در اصطلاح می گویند بروید این برنامه را به هرکیس که آن را نوشته بگویید خودش هم بیاید اجرا کند

يعني برنامه زمان بندی به معني واقعي شكست مي‌خورد و اگر هم برنامه را مطابق نظر آن‌ها ببندیم، يعني آب بستن بسيار به برنامه که این از نظر من شكست بزرگ‌تري محسوب مي‌شود. حتي نمي‌شود كاري كرد كه نه سيخ بسوزد و نه كباب، بس كه اختلافات فاحش است.

فکر کنم راه حلی اصلی این موضوع فقط و فقط ایجاد اعتماد است. به عبارتی با اعتماد سازی که یکی از وظایف مهم مدیریت پروژه است، می توان از برآوردهای غیرواقعی جلوگیری کرد.

به عبارتی وقتی واحد کنترل پروژه، مطابق سوابق گذشته، نُرم‌ها و راندمان‌های ثبت شده، محاسبه توان ماشین‌آلات و نیروی انسانی و با در نظر گرفتن حجم کلی یک کار، مدت زمانی را برای آن فعالیت پیش‌بینی می‌کند، واحدهای اجرایی نتوانند با زیر سوال بردن آن زمان، عدد مورد نظر خودشان را تحمیل کنند. البته اشتباه نکنید. مقصودم این نیست که با آنها مشورت نشود. چه بسا بهترین راه برای تخمین مدت زمان فعالیت‌ها، استفاده از نظرات کارشناسان فنی و مجریان فعالیت‌هاست. اما در این مورد خاص، این افراد و مجموعه سازمان باید به قدری معتقد به این فرهنگ باشند که یک پیش‌بینی منطقی را از صمیم قبل بپذیرند و حتی هنگام اجرا تمام تلاش خود را جهت اتمام زودتر از موعد مقرر آن فعالیت به کار گیرند.

هر چند کارشناسان فنی پروژه (نه فقط کارشناسان کنترل پروژه) نیز باید تا حد زیادی از مهارت‌های بررسی نُرم‌ها و راندمان‌ها، تکنیک‌های پیش‌بینی و تخمین و محاسبه مدت زمان از طریق حجم کلی فعالیت و توان ماشین‌آلات و نیروی انسانی و همچنین مطالعه ریسک‌های احتمالی و مشکلات و موانع پیش‌روی، برخوردار باشند تا بتوانند بهترین پیش‌بینی ممکن را ارائه دهند. مدینه‌ی فاضله‌ای که بسیاری از سازمان‌های پروژه محور ایرانی (به خصوص بزرگترهایشان)، سال‌ها با آن فاصله دارن.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برآورد مدت زمان فعالیت‌ها (بخش اول)

گفتگوی فرضی در یکی از جلسات:
من: مهندس فلانی! ما برای حفر این تونل با توجه به نُرم‌ها و سوابق گذشته حفاری، در برنامه زمان‌بندی یک ماه در نظر گرفته‌ایم.
مهندس فلانی(مسول واحد حفاری): به هیچ وجه یک ماه کافی نیست. شما تو برنامه‌تون حداقل سه ماه باید در نظر بگیرید.
مدیر پروژه و رئیس کارگاه: حتمن و حتمن قبل از بستن برنامه و ارسال آن به مشاور، با واحدهای اجرایی هماهنگی کن و تاییده آنها را بگیر. (حرفی کاملن منطقی)
مهندس فلانی(مسول واحد حفاری) در مقابل اصرارهای من: نه مهندس، برنامه‌ای که کم‌تر از سه ماه برای حفر این تونل در نظر گرفته باشه، به هیچ وجه مورد تأیید من نیست.

در برنامه زمان بندی سه ماه برای این عملیات در نظر گرفتیم. چند ماه بعد، عملیات حفاری تونل مذبور آغاز و طی بیست و چهار روز به اتمام رسید! مهندس فلانی برای گروه خود تقاضای پاداش و کارانه کرد.

نماینده دستگاه نظارت(مشاور) در جلسه‌ای با حضور همه عوامل پروژه خطاب به من: خب، حفر تونل فلان که سه هفته‌ای تمام شد. آقای شریفی! چرا این قدر به برنامه‌ات آب بسته بودی؟ {خنده حضار از جمله مهندس فلانی(مسول واحد حفاری)}
دوربینی در جلسه نبود، وگرنه در آن لحظه حتمن به لنز آن خیره میشدم!

در پست بعدی به بررسی این مشکل می‌پردازم، شاید به کمک شما بتوانیم راهکاری برای حل چنین مسائلی پیدا کنیم.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.