برنامه ریزی و کنترل پروژه , مدیریت منابع

تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی

در مطلب “مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها“، لیستی از تفاوت‌ها رو ارائه کردم و قرار شد به مرور راجع به هرکدام بنویسم. در اولین مطلب در خصوص برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning نوشتم که از این لینک می‌توانید آن را مطالعه کنید:
برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning

اما حالا می‌رسیم به یکی از مهم‌ترین ضعف‌های برنامه‌های زمان‌بندی در کشورمان که مشکل عدم تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی است. اما چرا اکثر همکاران ما غالبن از تعریف و تخصیص منابع فعالیت‌ها در برنامه زمان‌بندی فراری هستند؟

این دلایل به ذهنم می‌رسد:

۱- برنامه‌ریزی از انتها به ابتدا

روال متداول تهیه برنامه‌ریزی در ایران گاهی با روال عادی آن تفاوت دارد. روال متداول منطقی این است که شما پس از تهیه WBS، مدت زمان فعالیت‌ها و روابط بین آن‌ها و منابع مورد نیاز هر فعالیت را برآورد کنید و پس از تعیین ماکزیمم سطح دسترسی به هر منبع، اضافه تخصیص منابع یا همان OVER ALOCATE ها رو حذف کنید و به اصطلاح تسطیح منابع انجام دهید و آن موقع شما یک برآورد مستدل و منطقی از مدت زمان اجرای پروژه خواهید داشت. اما غالبن این گونه نیست و تاریخ‌های شروع و پایان پروژه و مدت زمان پروژه از قبل مشخص است و شما مجبورید به عنوان یک برنامه‌ریز، برنامه زمان‌بندی را درون آن تاریخ‌های از پیش تعیین شده بگنجانید و یا به اصطلاح SET کنید.

به عنوان مثال خاطرتان هست که در دولت دهم پروژه‌های فازهای عسلویه در قالب پروژه‌های ۳۵ ماهه تعریف شد و همه برنامه‌ریزی‌ها می‌بایستی در قالب همان ۳۵ ماه دستوری از قبل تعیین شده گنجانده می‌شد. یا پروژه‌هایی هستند که تاریخ پایان آن‌ها فارغ از کلیه مسائل برنامه‌ریزی، ۲۲ بهمن یا هفته دولت و امثالهم است.

در چنین حالتی عملن شما نمی‌توانید آن گونه که شایسته است به تعریف و تخصیص منابع بپردازید و حتی اگر منابع را به درستی تعریف کنید و ماکزیمم سطح دسترسی به هر منبع نیز موجود باشد، پس از تسطیح منابع، برنامه زمان‌بندی شما به هم خواهد ریخت و شاید آن Targetهای زمانی مد نظر محقق نشود. در این حالت یا مجبور به اضافه کردن منابع می‌شوید یا حداکثر سطح دسترسی به منابع را تغییر می‌دهید که این کار ممکن است باعث شود برنامه‌ریزی منابع شما غیرواقعی گردد. چرا که اولن تارگت زمانی مشخص شده غیرواقعی بوده و آن تعداد منابع اضافه‌ای که شما در برنامه می‌گنجانید نیز هرگز در پروژه تهیه نخواهد شد.

۲- نامشخص بودن اسکوپ پروژه‌ها و احجام کاری

خیلی اوقات شما واقعن قصد دارید در پروژه منابع را وارد برنامه زمان‌بندی کنید اما اسکوپ پروژه شما به صورت کامل مشخص نیست و یا هنوز نقشه‌های اجرایی و دیتیل کار به دست شما نرسیده است. طبیعی است که در این حالت شما نمی‌توانید برآوردی از احجام کاری داشته باشید و به طبع آن، بدون داشتن احجام کاری نمی‌توانید منابع مورد نیاز فعالیت‌ها را برآورد کنید.

به عنوان مثال فرض کنید شما در پروژه EPC ساخت یک پالایشگاه قصد برآورد منابع جهت برنامه زمان‌بندی بخش Construction را دارید، ولی به دلیل عدم اتمام فاز مهندسی هنوز نمی‌دانید چه فونداسیون‌هایی در پروژه دارید و این فونداسیون‌ها چه ابعادی دارند و به طبع آن نمی‌توانید احجام آیتم‌هایی مانند خاک‌برداری و آرماتوربندی و بتن‌ریزی پروژه را برآورد کنید و خب وقتی برآوردی از این احجام ندارید، نمی‌توانید برآورد منابع مورد نیاز فعالیت‌ها را داشته باشید. در این حالت یک برآورد راف نیز می‌تواند خطای زیاد و اختلاف قابل توجهی با واقعیات پروژه داشته باشد.

۳- حجم زیاد کار تعریف، تخصیص و تسطیح منابع

اگر روزی در یک پروژه بزرگ همانند ساخت یک نیروگاه یا یک مجتمع پتروشیمی یا ساخت یک سد بخواهید در برنامه زمان‌بندی منابع وارد کنید، با حجم زیادی از کار مواجه خواهید شد. شما باید منابع نیروی انسانی، ماشین‌آلات و متریال و مصالح را ابتدا تعریف کنید و بعد ماکزیمم سطح دسترسی به این منابع را نیز تعریف نمایید و به تک‌تک فعالیت‌های پروژه این منابع را تخصیص دهید و سپس منابع را تسطیح کنید و در اکثر مواقع نیز گزینه تسطیح اتوماتیک منابع توسط نرم‌افزار، راهکار مناسبی نیست و شما مجبور می شوید به صورت دستی منابع را تسطیح کنید که خب در پروژه با چند هزار فعالیت چندان کار ساده‌ای نیست و از آن گذشته پس از انجام کلیه مراحل قبل، شما در طول پروژه می‌بایستی هم‌زمان با آپدیت و اصطلاحن actual کردن زمان‌ها و درصد پیشرفت‌ها، مقادیر منابع را نیز آپدیت و مقادیر واقعی آن را نیز وارد کنید که این هم کار زمان‌بری است. به عبارتی هر چه پروژه بزرگ‌تر و پیچیده‌تر باشد، حجم کاری که در خصوص منابع بایستی انجام شود، بزرگ‌تر و پیچیده‌تر خواهد بود و لذا خیلی از همکاران ما به دلیل حجم بالای این کار از انجام آن طفره می‌روند.

از آن گذشته بعضی اوقات واقعن کار تخصیص منابع در پروژه‌ها سخت و پیچیده می‌شود. به عنوان مثال فرض کنید شما در یک پروژه ساختمانی یک دستگاه لودر دارید که دائمن پشت بچینگ مشغول به کار است. در این حالت این منبع لودر را به کدام یک از فعالیت‌های پروژه می‌توانید تخصیص دهید؟ یا دستگاهی همانند باب‌کت در طول یک رو روز شاید در ده جبهه کاری فعالیت کند، اختصاص چنین منابعی به برنامه زمان‌بندی کار ساده‌ای نخواهد بود. یا در خیلی از برنامه‌های زمان بندی فعالیت داربست‌بندی در برنامه زمان‌بندی دیده نمی‌شود، در این حالت نیروهای داربست‌بند را به چه صورت می‌توانید به برنامه زمان‌بندی تخصیص دهید؟

۴- کارفرماها و مشاوران

برخی از همکاران می‌گویند که کارفرمای ما یا مشاور پروژه، از ما برنامه‌ریزی منابع را نمی‌خواهند و چون از ما نمی‌خواهند ‌ما هم انجام نمی‌دهیم! واقعیت امر هم این است که ما تا مجبور به انجام کاری نشویم، آن کار را انجام نمی‌دهیم.

از طرفی برخی نیز می‌گویند این ریسک وجود دارد که در صورتی که منابع و هیستوگرام منابع استخراج شده از برنامه را به کارفرما و مشاور ارائه دهیم، آن‌گاه در طول پروژه از جانب آن‌ها مورد سوال قرار خواهیم گرفت که فلان منبعی که با آن مقدار در برنامه دیده بودید، چرا اکنون در پروژه نیست و حتی ممکن است در کلیم‌ها و بررسی پرونده‌های توجیه تأخیرات ما اثر بگذارد.

اما راهکار چیست؟

از یک جایی باید شروع کرد. بهترین راه حل این است که از همان ابتدا سعی نکنید تمام منابع انسانی و ماشین‌آلات و متریال و مواد و مصالح را در برنامه زمان‌بندی وارد کنید. سعی کنید از سه یا چهار منبع شروع کنید. مثلن اگر جرثقیل تناژ بالا در پروژه دارید که معمولن هزینه‌های زیادی به پروژه تحمیل می‌کنند، این جرثقیل را به عنوان یک منبع در برنامه زمان‌بندی لحاظ کنید و هیستوگرام استفاده از جرثقیل را در پروژه استخراج کنید و اگر احتیاج است، تسطیح منبع هم انجام بدهید و بعد در طول اجرا کارکرد واقعی جرثقیل را با کارکرد برنامه‌ای آن مقایسه کنید. بعد از اینکه در یک پروژه منابع بحرانی را برنامه‌ریزی کردید، سعی کنید در پروژه‌های بعدی به سراغ منابع بیشتری بروید. در هر پروژه سعی کنید متناسب با وقت و نیروی کاری که در اختیار دارید، حتماً بحث برنامه‌ریزی منابع یا چند منبع بحرانی را استفاده کنید تا اثرات فوق العاده آن را در جهت پیشبرد اهداف پروژه‌تان ببینید و بیشتر از قبل احساس مفید بودن در پروژه داشته باشید.

ادامه دارد…
خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

در همین رابطه بخوانید:
مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها
برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning

دسته‌بندی نشده , عمومی

صفحه لینک‌های مفید برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه

صفحه‌ای در وب سایت ایجاد کردم با عنوان “لینک های مفید“. در این صفحه لینک تعداد زیادی از وب‎‌سایت‌ها و وبلاگ‌های شخصی مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، موسسات مدیریت پروژه، کانال‌ها و گروه‌های تلگرام مدیریت پروژه و شرکت‌های بزرگ پروژه محور ایرانی را جمع‌آوری کردم.

لینک‌هایی که در این صفحه هستند، شامل موارد زیر است:
۱- وب سایت و وبلاگ‌های شخصی مدیریت پروژه (۲۰ سایت)
۲- وب سایت موسسات مدیریت پروژه (۱۶ سایت)
۳- کانال های تلگرام مدیریت پروژه (۳۱ کانال)
۴- گروه های تلگرام مدیریت پروژه (۶ گروه)
۵- وب سایت شرکت‌های پروژه محور بزرگ (۳۸ شرکت)

اگر وبلاگ، وب سایت یا کانال و گروه تلگرامی در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و کلن مرتبط با مباحث مدیریت پروژه دارید یا می‌شناسید که لینک آن در این صفحه نیست، به من اطلاع بدین، در اسرع وقت به لیست اضافه شود.

برای مشاهده این صفحه روی لینک زیر کلیک کنید:
لینک‌های مفید مدیریت پروژه
http://sharifiz.com/others/links/

برنامه ریزی و کنترل پروژه

تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه:

یک کارشناس حرفه ای برنامه ریزی و کنترل پروژه باید به این موارد اشراف داشته باشه:

– تسلط کامل به دانش و اصول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
– تسلط به مفاهیمی همانند استخراج scope از قرارداد، تهیه WBS، تهیه برنامه زمان‌بندی، تخصیص و تسطیح منابع، مدیریت هزینه پروژه‌ها، مدیریت ریسک، به روز نمودن و کنترل پیشرفت برنامه‌های زمان بندی، تهیه برنامه‌های اجرایی کارگاهی، تهیه برنامه‌های زمان بندی جبرانی
– تسلط به نرم افزار PRIMAVERA P6
– تسلط به نرم افزار Microsoft project
– تسلط کامل به نرم افزارهای بسته آفیس (به خصوص word, PowerPoint و اکسل، و به خصوص اکسل)
– آشنایی با راهنمای PMBOK و متدولوژی PRINCE2
– آشنایی با مباحث قراردادی پروژه‌ها
– توانایی مجاز کردن تأخیرات زمانی پروژه‌ها و تهیه کلیم‌های مالی
– توانایی تهیه و ارائه گزارشات تحلیلی پیشرفت پروژه
– تونایی عکس‌برداری مناسب و آرشیو تصاویر پیشرفت پروژه‌ها
– توانایی آنالیز تأخیرات پروژه و استخراج دلایل ریشه‌ای تأخیرات
– توانایی برقراری ارتباطات و تعامل گسترده با همه ذینفعان پروژه (از ذینفعان داخلی مانند مدیر پروژه و سرپرست کارگاه و همکاران اجرایی و فنی گرفته تا عوامل کارفرما و مشاور) و روابط عمومی مناسب
– توانایی نامه نگاری و مکتوب نمودن صورتجلسات با ادبیات مناسب
– توانایی تهیه دستورالعمل های برنامه ریزی و کنترل پروژه
– دقت و صحت و پشتکار و سرعت و پیگیری بالا در تهیه برنامه‌ها و گزارشات و کلیم‌ها و نامه‌ها و مسئولیت‌پذیری بالا نسبت به پروژه و شرکت
– توانایی کار در پروژه‌های خارج از شهر یا اعزام مأموریت به پروژه های دور
– آشنایی نسبی و کلی با حوزه تخصصی و نوع صنعتی که در آن پروژه فعال است. (به عنوان مثال آشنایی کلی با فعالیت و فرایندهای ساختمانی در پروژه‌های ساختمانی یا آشنایی کلی با فرآیندهای صنعت نفت در پروژه‌های صنعت نفت و گاز)
– این لیست تنها محدود به موارد بالا نیست (شما می‌توانید این لیست را کامل‌تر کنید)

خبر خوب: شما می‌توانید تمامی این تخصص‌ها رو کسب کنید. وقتی این تخصص‌ها را کسب کردید، دیگر لازم نیست شما به دنبال کار بروید، کار(کارفرماها، مدیران پروژه ها و شرکت‌ها) به دنبال شما خواهند آمد.

خبر بد: کسب این تخصص‌ها یک روزه و یک ماهه و یک ساله امکان پذیر نیست، سال‌ها تلاش و اراده و تجربه می‌خواهد. سال ها مطالعه کتاب و شرکت درکلاس و دوره و سمینار و سوال از متخصصین و تجربه عملی و حتی چند مورد شکست و ناکامی لازم است تا یک کارشناس ساده تبدیل به یک متخصص واقعی شود.

 

پی نوشت۱: سیلابس دروس دانشگاه ها، درسها و واحدهایی که در دانشگاه پاس می کنید، هر روز و هر سال فاصله بیشتری از واقعیات و نیازهای بازار کار می گیرند. این عین واقعیت است که سیستم دانشگاهی ما و اساتید ما نتوانستند متناسب با واقعیات بیرون، خود را به روز و آپدیت کنند. هنوز در دانگشاه ها یک درس سه واحدی به نام کنترل پروژه تدریس می شود که فاصله فراوانی میان آنچه که تدریس می شود و آنچه در دنیای واقعی کار اجرا می شود، وجود دارد. در هیچ دانگشاهی به صورت جدی و عملی نرم افزارهایی مانند پریماورا و پراجکت و یا اکسل کاربردری تدریس نمی شود.

به عبارتی لزوم داشتن مدرک لیسانس یا ارشد از یک دانشگاه خوب و با یک معدل خوب، تضمین کننده شانس خوب شما در بازار کار نیست. در بازار کار به مهارتهای نرم افزاری، تجربی و عملی شما نگاه میکنند و نه نام دانشگاه و معدل و حتی اسم رشته. بنده خودم هنگامی که دنبال یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه جهت استخدام در پروژه می گردم، تنها آیتمی که ذره ای برایم مهم نیست، رشته تحصیلی و معدل و نام دانشگاه و ارشد یا لیسانس بودن اوست. چرا که در پروژه به مهارت ها و تخصص های موردنیاز یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه نیاز داریم و نه مدرک ارشد و یا معدل بالا یا دانشگاه خیلی خوب و حتی نه لزومن مهندس صنایع بودن.

(این مطلب رو در کانال تلگرام فرصتهای شغلی برنامه ریزی و کنترل پروژه نوشته بودم که متأسفانه یک سری دوستان کم لطفی کردند و در بعضی از کانالها و سایت ها بدون ذکر منبع کپی پیست کردند. دیدم حالا که همه دارند کپی می‌کنند، چرا خودم مطلبی که خودم نوشتم رو در سایتم کپی نکنم)

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

PMP , مدیریت پروژه

هفت تغییر اساسی در ویرایش ششم PMBOK در مقایسه با نسخه پنجم

در حال مطالعه نسخه جدید PMBOK یعنی ویرایش ششم بودم و تغییراتش را نسبت به نسخه قبلی مقایسه می‌کردم که دیدم بهتر است این تغییرات را اینجا یادداشت کنم تا هم ذهن خودم منظم‌تر شود و هم شما استفاده کنید. (توجه: تمامی مطالب زیر برداشت‌های من از نسخه ششم است و شاید برداشت اشتباهی هم این بین باشد که ممنون خواهم شد اگر عنوان نمایید)

توجه: اگر احیاناً این مطلب در صفحه اول وب سایت، یا کانال تلگرام می‌خوانید، برای مشاهده کامل مطلب و تصاویر و عکس‌ها باید به لینک اصلی مطلب مراجعه کنید.)

ویرایش ششم PMBOK که امسال منتشر شد، هفت تغییر اساسی با نسخه قبلی یعنی ویرایش پنجم دارد:
این هفت تغییر اساسی در نسخه ششم به شرح زیر است:
۱- تغییر مجموع تعداد فصول کتاب PMBOK
۲- تغییر اسامی دو حوزه دانش
۳- اضافه شدن سه فرآیند جدید به مجموع فرآیندها و حذف یک فرآیند
۴- تغییر اسامی برخی از فرآیندها
۵- اضافه شدن اجایل به نسخه ششم
۶- تغییرات در ورودی‌ها، خروجی‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها (ITTO)
۷- سایر تغییرات

در ادامه به صورت مختصر به هر کدام از این تغییرات می پردازم:

۱- تغییر مجموع تعداد فصول کتاب PMBOK

ساختار این راهنما اکنون به سه بخش تقسیم شده است:
۱- راهنمای کتاب مدیریت دانش پروژه (راهنمای PMBOK®)
۲- استاندارد مدیریت پروژه (The Standard for Project Management)
۳- پیوست‌ها، واژه‌نامه و فهرست (Appendices, Glossary, and Index)
در نسخه ششم مقدمه (فصل ۱)، فرآیندهای مدیریت پروژه (فصل ۳) و ضمیمه A1 نسخه پنجم در حال حاضر در بخش دوم (استاندارد مدیریت پروژه) منتشر شده است.

فصل نقش مدیر پروژه (PM ROLE) به ویرایش ششم اضافه شده است. نقش مدیر پروژه، بخشی از فصل اول ویرایش پنجم بود، ولی در حال حاضر یک فصل جداگانه (فصل ۳) است. طبیعی است که از نظر PMI موضوع “نقش مدیریت پروژه” اهمیت زیادی داشته است که فصل جداگانه‌ای برای آن در نظر گرفته است.

در این فصل جدید در مورد مثلث استعدادهای PMI (PMI Talent Triangle) صحبت می‌شود.
در شکل زیر می‌توانید مثلث استعدادهای PMI را مشاهده فرمایید:

این مثلث شامل موارد زیر است:
۱- مدیریت استراتژیک و کسب و کار
۲- مهارت‌های رهبری
۳- مهارت‌های فنی

مدیریت استراتژیک و کسب و کار
راهنما معتقد است تنها مدیریت محدودیت‌های سه گانه مدیریت پروژه کافی نیست و مدیر پروژه نیاز به مهارت‌های مدیریت استراتژیک و کسب و کار دارد. با تغییر در نسخه ۶ PMBOK، راهنما می‌گوید یک مدیر پروژه نیاز به درک مهارت‌هایی دارد که به او در تحلیل رقابت، بازار، پیامدهای قانونی، مدل‌های کسب و کار و غیره کمک می‌کند.

مهارت های رهبری
اگر چه مهارت‌های رهبری در نسخه پنجم PMBOK مورد بحث قرار گرفت، ولی در نسخه ششم PMBOK تأکید بیشتری بر این مهارت‌ها می‌شود. (مهارت‌های رهبری شامل هوش هیجانی، حل مسئله، تیم‌سازی و تأثیر آن است که به مدیر پروژه توانایی لازم را برای انگیزه دادن به تیم خود می‌دهد.)

مهارتهای فنی
در نسخه جدید PMBOK همچنان در خصوص نیاز مدیر پروژه به دانستن مهارت‌های فنی مربوط به پروژه تأکید می‌شود. علاوه بر این، مدیر پروژه باید مفاهیم مدیریت عملکرد، EVM، قوانین دولتی، مدیریت چرخه عمر پروژه و … که بخشی از نسخه قبلی هم بودند را بداند.

۲- تغییر اسامی دو حوزه دانش

گروه‌های فرآیندی(Process Group) همان پنج گروه سابق است. بدون تغییر در تعداد یا اسامی. (آغازین/برنامه‌ریزی/اجرا/نظارت و کنترل/پایانی – initiating /Planning /Executing /Monitoring & Control /Closing)
تعداد حوزه‌های دانش (Knowledge Area) هم تغییر نکرده و همان ده حوزه دانش سابق است، منتها اسامی دو حوزه دانش تغییر کرده است. در شکل زیر می‌توانید این تغییر اسامی را مشاهده کنید:

حوزه دانش مدیریت زمان(Time) به Schedule Management تغییر نام پیدا کرده است. چندین دهه گذشت تا بالاخره نویسندگان PMBOK به این نتیجه رسیدند که مدیران پروژه “زمان” را مدیریت نمی‌کنند، بلکه “برنامه زمان بندی” را تعریف و مدیریت می‌کنند. (به هر حال دیر رسیدن بهتر از هرگز نرسیدن است.) در حقیقت از نظر فلسفی نمی‌شود زمان را مدیریت کرد. زمان هر ساعت و هر لحظه و هر ثانیه می‌گذرد، اما برنامه زمان‌بندی را می‌توان مدیریت نمود.

حوزه دانش مدیریت منابع انسانی (HR Management) به مدیریت منابع (Resource Management) تغییر نام پیدا کرده است. در ویرایش ششم و در فصل منابع، هم در خصوص منابع انسانی و هم منابع فیزیکی بحث می‌شود، به همین خاطر اسم این حوزه دانش به مدیریت منابع تغییر پیدا کرده است. برای ما در ایران این یک نکته امیدوار کننده است. چرا که در اغلب پروژه‌های ایران، بحث مدیریت منابع کم‌رنگ است و شاید تلنگری شود برای همه ما که جدی‌تر موضوع مدیریت منابع را در پروژه‌ها پیگیری کنیم.

در ویرایش ششم هر حوزه دانش شامل ۴ قسمت زیر است:
مفاهیم کلیدی- Key Concepts
Trends and Emerging Practices
Tailoring Considerations
Considerations for Agile/Adaptive Environments

۳- اضافه شدن سه فرآیند جدید به مجموع فرآیندها و حذف یک فرآیند:

سه فرآیند جدید به مجموع فرآیندهای PMBOK اضافه شده است. این سه فرآیند موارد زیر هستند:
۱- فرآیند مدیریت دانش پروژه : Manage Project Knowledge (در حوزه دانش Integration و گروه فرآیندی Executing)
۲- فرآیند کنترل منابع: Control Resources (در حوزه دانش Resource و گروه فرآیندی M&C)
۳- پیاده‌سازی پاسخ به ریسک Implement Risk Responses (در حوزه دانش Risk و گروه فرآیندی Executing)

همین طور فرآیند پایان تدارکات (Close Procurements ) نیز حذف شده است.

بنابراین در حال حاضر پس از حذف یک فرآیند و اضافه شدن سه فرآیند، مجموع تعداد فرآیندهای PMBOK به ۴۹ فرآیند رسیده است.


در شکل زیر می‌توانید تغییرات فرآیندهای PMBOK را مشاهده کنید:

همین طور در نسخه ششم، فرآیند برآورد منابع فعالیت‌ها (Estimate Activity Resources) از حوزه دانش زمان به حوزه دانش منابع جابه‌جا شده است.

۴- تغییر اسامی برخی از فرآیندها

نام ۹ فرآیند در نسخه ششم PMBOK تغییر کرده است:
اسامی قدیمی در نسخه پنجم:
۱- Perform Quality Assurance
۲- Plan Human Resource Management
۳- Acquire Project Team
۴- Develop Project Team
۵- Manage Project Team
۶- Control Communications
۷- Control Risks
۸- Plan Stakeholder Management
۹- Control Stakeholder Engagement

اسامی جدید در نسخه ششم:
۱- Manage Quality
۲- Plan Resource Management
۳- Acquire Resources
۴- Develop Team
۵- Manage Team
۶- Monitor Communications
۷- Monitor Risks
۸- Plan Stakeholder Engagement
۹- Monitor Stakeholder Engagement

در شکل زیر می توانید این تغییر اسامی فرآیندها را مشاهده نمایید:

در شکل زیر می توانید کلیه تغییرات مربوط به فرآیندهای PMBOK را ملاحظه کنید:

۵- اضافه شدن اجایل به نسخه ششم:

اگر فایل الکترونیکی نسخه ششم PMBOK رو از سایت PMI دانلود کرده باشید، حتمن متوجه شده‌اید که با یک فایل حدود ۹۷۰ صفحه‌ای طرفید! تا صفحه ۷۵۶ این فایل، راهنمای PMBOK است و بعد از آن یک بخش جدید حدود ۱۸۰ صفحه‌ای به فایل اضافه شده است، تحت عنوان : Agile Practice Guide

علاوه بر این در خود راهنما نیز در فرآیندها، بر چرخه‌های حیات adaptive و iterative تأکید بیشتری شده است. به عنوان مثال در فرآیند Develop Schedule تأکید بشتری بر مفهوم اجایل شده است. در مجموع دانش مدیریت پروژه هر روز بیش‌تر به سمت مفاهیمی همانند اجایل و اسکرام پیش می‌رود و علت این امر هم پیشتاز بودن صنایع IT و نرم‌افزاری در جهان چه از نظر مالی و چه از نظر توسعه سریع است.

 

۶- تغییرات در ورودی‌ها، خروجی‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها (ITTO)

در مورد این تغییرات من یک خبر خوب برای شما دارم و یک خبر بد:
خبر خوب این است که در نسخه ششم، ورودی‌ها، خروجی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها بهتر معرفی شده‌اند و توضیح دادن اینکه چرا یک ورودی یا یک ابزار یا تکنیک در یک فرآیند استفاده می‌شود، بهتر انجام شده است.

و اما خبر بد این است که علی‌رغم اینکه PMI ادعا می‌کند که تعدادی از ابزارها و تکنیک‌ها کاهش یافته است، اما بر خلاف آن، شمارش من می‌گوید که تعداد ۱۱۸ ابزار و تکنیک در نسخه قبلی به ۱۳۱ ابزار و تکنیک منحصر به فرد افزایش یافته است. (یعنی ۱۱٪ افزایش)

ابزارها و تکنیک‌ها در دسته‌های زیر گروه‌بندی شده‌اند:
۱- Data gathering, e.g. Brainstorming, Interviews, Market Research
۲- Data analysis, e.g. Cost-benefit Analysis, Earned Value Analysis, Performance Reviews
۳- Data representation, e.g. Cause-and-effect Diagrams, Flowcharts, Histograms
۴- Decision-making, e.g. Multi criteria Decision Analysis, Voting
۵- Communication skills, e.g. Feedback, Presentation
۶- Interpersonal and team skills, e.g. Active Listening, Conflict Management, Emotional Intelligence

تعداد کلی ITTO ها از ۶۱۸ به ۷۲۲ افزایش یافته است (۱۷٪ افزایش) به عبارتی افرادی که با نسخه ششم قصد آزمون PMP دارند، کار سخت‌تری خواهند داشت.

۷- سایر تغییرات:

– تغییرات در برنامه مدیریت پروژه(PMP) و مدارک پروژه(Project Document)
– اضافه شدن استراتژی Escalate Response به استراتژی‌های قبلی پاسخ به ریسک
– تأکید بیشتر بر روی اهمیت دو موضوع product and project scope.
– تأکید بیشتر بر روی Benefits Management
– مفهوم Business Documents که شامل Business Case و Benefits Management است، معرفی شده است.

در پایان باز هم باید بگم تمامی مطالب گفته شده برداشت‌های من از نسخه ششم است و شاید برداشت اشتباهی هم این بین باشد که ممنون خواهم شد اگر عنوان نمایید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning

در ادامه بحث “مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها” لیستی از تفاوت‌ها را ارائه کردم و قرار شد به مرور راجع به هر کدام مفصل‌تر بنویسم. اولین مورد عدم استفاده از تکنیک Rolling Wave Planning یا برنامه‌ریزی غلتان در هنگام تهیه WBS و برنامه زمان‌بندی است. اما برنامه‌ریزی غلتان چیست؟ اجازه بدهید با یک مثال توضیح دهم:

فرض کنید شما می‌خواهید یک پالایشگاه بسازید. قرارداد شما به عنوان پیمانکار یک قرارداد EPC است و طبیعتن مثل عمده ساختارهای شکست کار پروژه‌های این چنینی، سطح دوم WBS شما شامل سه آیتم Engineering، Procurement و Construction خواهد بود. فرض هم بر این است که یک سال اول پروژه صرفن فاز مهندسی پروژه و تهیه و نقشه و مدارک باشد و فاز تأمین و ساخت در سال دوم پروژه آغاز شود و از شما خواسته‌اند که یک WBS و یک برنامه زمان‌بندی تفصیلی برای پروژه تهیه کنید. آیا به نظر شما منطقی است که در زمان حال که هنوز نقشه‌ها و مدارک اولیه ساخت پالایشگاه را تولید نکرده‌اید و هنوز حجم و سایز و تعداد خیلی از تجهیزات و سیستم‌ها و فونداسیون‌ها و… معلوم نیست، در ساختار شکست کار و برنامه زمان‌بندی، فعالیت‌های تأمین و ساخت را به جزئی‌ترین شکل ممکن بشکنید و اصطلاحن دیتل کنید؟

پاسخ سوال بالا قطعن خیر است، اما متأسفانه این کار انجام می‌شود. یعنی در یکی دو ماهه اول یک پروژه پیچیده که شاید چهار یا پنج سال طول بکشد، یک برنامه زمان‌بندی بسیار دیتیل و با جزییات فراوان تا پایان پروژه تهیه می‌شود که به عنوان مثال از الان در آن برنامه زمان‌بندی نوشته شده که چهار سال بعد فعالیت فیتاپ فلان خط سیستم کولینگ، در چه ماه و چه روزی و با چه توالی انجام شود!

خب حالا برنامه‌ریزی غلتان یا همان Rolling Wave Planning چه می‌گوید؟ می‌گوید که عزیزان! لازم نیست در همان ابتدای پروژه کلیه سطح‌های WBS و فعالیت‌های برنامه زمان‌بندی را تا ریزترین جزئیات ممکن شناسایی کنید. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های پروژه وضوح تدریجی است. یعنی پروژه‌ها با گذشت زمان وضوح بیشتری برای فهمیدن خواهند داشت و هرچه جلوتر برویم ابهامات در پروژه کم‌تر خواهد شد، پس در ابتدای راه تهیه برنامه زمان‌بندی لازم نیست تا انتهای پروژه همه چیز را ببینیم، ما که پیشگو و جادوگر نیستیم. خیلی هنر کنیم برنامه یک سال آینده و حتی شش ماه آینده و به نظر من دو ماه آینده را بتوانیم دقیق و با جزییات بنویسیم و باقی سطح‌های WBS را در همان سطوح بالا (سطح دو یا سه) نگه داریم و هر موقع که به زمانش رسیدیم و شناخت بیشتر از پروژه پیدا کردیم، در آن زمان نسبت به شکست کار به جزئیات بیش‌تر اقدام کنیم. این تمام آن چیزی است که تکنیک Rolling Wave Planning به ما می‌گوید.

اما قطعن مشکلاتی هم بر سر راه استفاده از تکنیک برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning است. مثلن یکی از این مشکل‌ها، کارفرماها و مشاورها هستند. شاید خیلی از شماها بگویید که کارفرما یا مشاور ما زیر بار استفاده این تکنیک نمی‌رود و حاضر نیستند برای هر مرحله از پروژه، تأیید جداگانه‌ای برای برنامه زمان‌بندی بدهند و در قرارداد ذکر شده است که باید WBS و برنامه زمان‌بندی تفصیلی را همان ابتدای کار به تأیید کارفرما یا مشاور برسانیم. خب کارفرماها یا مشاورها حق دارند! شاید از مزایای استفاده از این تکنیک بی‌خبرند، برای یک بار هم شده تمام مزایای این روش را برای آن‌ها توضیح دهید و حتی اگر امکان داشت در کنار آن برنامه زمان بندی تفصیلی جامع، از این روش را هم به صورت موازی استفاده کنید تا کارفرما یا مشاورتان خودشان به مزایای استفاده از این تکنیک پی ببرند.

بارها این صحنه را در پروژه‌های مختلف دیده‌ایم که کارشناس یا کارشناسان برنامه‌ریزی پروژه در دفتر خود در کارگاه نشسته‌اند، بیرون دفتر و در سایت پروژه در حال خاکبرداری اولیه و تجهیز کارگاه هستند و کارشناس کنترل پروژه پشت میز خود مشغول ثبت مدت زمان و روابط پیش نیازی فعالیت‌های نصب ابزاردقیق و پیش‌راه‌اندازی همان پروژه در نرم افزار است! فعالیتی که قرار است سه سال بعد انجام شود! این کار اشتباه است. با هر متد و روش و استانداردی که نگاه کنید این کار اشتباه است! تا زمانی که تکنیک برنامه‌ریزی غلتان را در برنامه‌های زمان‌بندی خود به کار نگیریم (به خصوص در پروژه‌های پیچیده و با مدت زمان بیش از یکسال)، برنامه‌های زمان‌بندی واقعی، اجرایی، به درد بخور و فراتر از یک کاغذ و نقاشی نخواهیم داشت.

فراموش نکنید شما می‌‎توانید در شب با خودروی سواری از ارومیه تا چابهار رانندگی کنید، اما لازم نیست که چراغ‌های خودروی شما کل مسیر چند هزار کیلومتری ارومیه تا چابهار را برای شما از الان روشن کنند، کافیست چراغ‌ها تنها چند ده متر مقابل شما را روشن کنند.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه

مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها

شاید متعجب بشید اگه بدونید غالب برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌ها در ایران تفاوت‌هایی گاهی فاحش با برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های خارج از ایران دارند. کلاً سبک برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و این کاری که ما تحت عنوان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در ایران انجام می‌دهیم، تفاوت‌هایی با آنچه در کشورهای دیگر انجام می‌شود دارد. البته این موضوع ذاتن یک عیب نیست. از آن جهت که هر دانش و ابزاری و استانداردی را می‌توان برای هر کشور و هر پروژه بومی‌سازی کرد و لازم نیست دقیقن هرکاری که بقیه انجام می‌دهند ما نیز دقیقن همان را انجام دهیم. به عبارتی تعصب بر یک روال کاری را باید کنار گذاشت و Tailoring را سر لوحه کار خود قرار دهیم.

موارد زیر بر حسب تجارب خودم و تجارب دوستان و همکاران در خصوص تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های ایران با برنامه‌های زمان بندی متعارف پروژه‌های خارج از ایران به ذهنم رسید. فعلن به صورت تیتر این موارد را یادداشت می‌کنم تا در ادامه به صورت مفصل به هر کدوم بپردازیم. (شما هم اگر موردی به ذهنتون می‌رسه، حتمن عنوان کنید.)

۱- عدم اجرای برنامه ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning
۲- عدم تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی
۳- عدم تعریف هزینه‌ها در برنامه زمان‌بندی
۴- تعداد بسیار زیاد فعالیت‌ها و توجه بیش از اندازه به جزئیات
۵- غیر واقعی بودن و غیر اجرایی بودن برنامه‌های زمان‌بندی
۶- تقویم غیرواقعی برنامه‌های زمان‌بندی
۷- روابط غیرمنطقی، شناوری‌های عجیب و مسیر بحرانی غیرواقعی

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!