مدیریت پروژه

آیا پروژه‌ها در ایران زود آغاز می‌شوند؟

مثال معروفی است در بین اهالی پروژه‌های ایران که به قدری از منابع و افراد مختلف این مثال را شنیده‌ام که منبع اصلی آن برایم مشخص نیست. بیایید در ابتدای بحث این مثال را بررسی کنیم:

می‌گویند در منطقه‌ای دو پیمانکار حضور داشتند. یک پیمانکار ایرانی و یک پیمانکار ایتالیایی. هر دو با هم و در همسایگی هم کار پروژه‌های خود را شروع کردند، پیمانکار ایرانی مطابق روال همه پیمانکاران ایرانی، با ماشین‌آلات، بیل مکانیکی، گریدر، لودر و کمپرسی مشغول به خاک‌برداری شد اما پیمانکار ایتالیایی که پروژه‌شان در همسایگی کارگاه پیمانکار ایرانی بود، هر روز به کانکس‌هایشان می‌رفتند و تا پایان روز در کانکس‌ها می‌ماندند و هیچ کار اجرایی در محل پروژه انجام نمی‌دادند.

پرسنل پیمانکار ایرانی هر روز به این کار ایتالیایی‌ها می‌خندیدند و می‌گفتند: “اینا که کار نمی‌کنند، هر روز به داخل کانکس میرن و تا آخر وقت اونجا می‌شینن و نه خبری از بیل مکانیکی هست و نه لودر و کامیون و امثالهم و اینها اهل کار نیستند و عمرن بتونن این جوری پروژه رو تموم کنن.”

چهار ماه بعد پیمانکار ایرانی بعد از اتمام خاکبرداری‌های اولیه و تسطیح سایت متوجه شدند که هنوز نقشه‌های فونداسیون تجهیزات به صورت کامل در اختیارشان نیست و آن فونداسیون‌هایی هم که نقشه‌اش در اختیارشان بود و اجرا کرده بودند، هنوز آن تجهیزی که باید آنجا نصب می‌شد خریداری نشده بود و به سایت پروژه نرسیده بود. لاجرم کار اجرایی پروژه را تعطیل کردند. همان زمان که پیمانکار ایرانی کار را تعطیل کردند، پرسنل پیمانکار ایتالیایی بعد از چهارماه از کانکس بیرون آمدن و با نقشه‌های کامل، برنامه زمان‌بندی مشخص، منابع کافی و متناسب به سرعت کار را آغاز و پروژه را به اتمام رساندند و رفتند و پیمانکار ایرانی با این که چهار ماه زودتر کار را شروع کرده بود، تا ماه‌ها بعد نتوانست پروژه را به اتمام برساند.

واقعیت امر هم همین است. ما در ایران بخش اجرایی پروژه‌ها را خیلی زودتر از موعد مناسب شروع می‌‎کنیم. حتمن دیده‌اید که در سفرهای استانی مسئولین معمولن کلنگ چند پروژه به زمین می‌خورد و بخش عمده‌ای از این پروژه‌های کلنگ خورده هرگز آغاز نمی‌شوند. برخی دیگر نیز بعد از کلنگ‌زنی آغاز می‌شوند و تسطیح و فنس‌کشی هم انجام می‌شود و در همین مرحله متوقف می‌شوند. در برخی دیگر نیز چند سازه نصفه و نیمه اجرا می‌شود و کار متوقف می‌شود. حتمن در اطرافتان پرژه‌های این چنینی را دیده‌اید.

اما به عقیده بنده اگر پروژه‌ای را دیدید که زودتر از موجود بودن پنج آیتم زیر شروع شده است، یقین بدانید یک جای کار می‌لنگد و آن پروژه به زودی یا متوقف خواهد شد یا در ادامه کار دچار تأخیرات فراوانی خواهد شد.

۱- قرارداد، اسکوپ مشخص و واضح و منشور پروژه
۲- تعیین و تکلیف دقیق برنامه تأمین مالی پروژه
۳- برنامه زمان‌بندی
۴- نقشه، طرح و مدارک مهندسی برای فازهای ابتدایی پروژه
۵- متریال و تجهیزات، ابزار و منابع کافی حداقل برای شروع کار

بنابراین اصطلاحاتی مانند “حالا کلنگ پروژه رو بزنیم، بعد بودجه‌ش هم میاد” یا “بریم شلوارمون رو تو پروژه خاکی کنیم، بعد نقشه‌ها و متریال و تجهیزات هم می‌رسه” صرفن نشان‌دهنده ضعف مفرط دانش مدیریت پروژه تصمیم گیرندگان اصلی پروژه است و این باور که پروژه هر چه سریع‌تر استارت بخورد، زودتر به سرانجام می‌رسد، باوری کاملن غلط و از اساس اشتباه است. به عبارتی به جای اینکه از اول شروع به ضربه زدن با تبر به درخت کنید، مدت زمانی را صرف تیز کردن تبر کنید و بعد در زمان کوتاه‌تری درخت را با تبر قطع کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

در همین ارتباط بخوانید:

عمومی

بررسی تأثیر سقوط ارزش ریال در مقابل دلار بر وضعیت پروژه‌های ایران

کاهش ارزش ریال در برابر ارزهای جهانی همانند دلار و یورو چه تأثیری بر پروژه‌های ایران خواهد گذاشت؟ آیا بازار پروژه‌های ایران و بازار کار افراد شاغل در پروژه‌ها از وضعیت بازار ارز تأثیر می‌پذیرد؟ در این نوشته سعی می‌کنم به پاسخ این سوالات بپردازم.

(قبل‌نوشت: نگارنده اقتصاد‌دان نیست و اطلاع دقیقی از متغییرها و تحلیل‌های علمی اقتصاد ندارد، فلذا در این نوشته تنها از دیدگاه مدیریت پروژه به بررسی تأثیر نرخ دلار و سقوط ریال بر پروژه‌های ایران می‌پردازم و خوشحال میشوم که اگر ایراد اقتصادی در این نوشته دیدید، تذکر دهید)

تأثیرات مثبت کاهش ارزش پول ملی بر پروژه‌های ایران:

۱- ایجاد بستر مناسب‌تر جهت رونق صادرات خدمات فنی و مهندسی:

شرکت‌های بین‌المللی پیمانکاری ایرانی را در نظر بگیرید که در کشورهای دیگر پروژه اجرا می‌کنند و در ازای صورت وضعیت‌هایشان، از کارفرماهای خارجی‌ دلار و یورو می‌گیرند. (مانند شرکت‌های فراب، مپنا، کیسون، صانیر و …) اکثر این شرکت‌ها حقوق پرسنل و نیروهای ایرانی خود را به ریال پرداخت می‌کنند و از طرفی درآمد حاصل از پروژه‌های خود را قالبن در ایران تبدیل به ریال می‌کنند و لذا از این نظر صادرات خدمات فنی و مهندسی با کاهش ارزش ریال در برابر ارزهای خارجی، به صرفه‌تر خواهد بود و اگر این امر با تعاملات بهتر سیاسی با سایر کشورها همزمان شود، قطعن شرکت‌های پیمانکاری ایرانی در مناقصات بین‌المللی می‌توانند با قیمت‌های پایین‌تر از رقبا، اجرای پروژه‌ها را بر عهده گیرند. این وضعیت دقیقن همان کاری است که سال‌ها کشور چین انجام می‌دهد. یعنی با پایین نگه داشتن مصنوعی نرخ پول ملی چین(یوان) توانسته‌اند به عنوان ارزان‌ترین پیمانکاران، پروژه‌های زیادی را در کشورهای دنیا با ارزان‌ترین قیمت ممکن نسبت به رقبا انجام دهند.

۲- به صرفه‌تر شدن کار کردن مهندسان ایرانی در شرکت‌‎های بین‌المللی و یا کار در خارج از ایران

در حال حاضر یک نظافتچی و کارگر ساده در کشور امارات متحده عربی حدود ۱۵۰۰ دلار در ماه درآمد دارد. با رقم فعلی دلار در ایران قطعن دریافتی آن کارگر ساده در شهر دبی، از دریافتی بسیاری از مهندسان ایرانی شاغل در پروژه‌ها بیش‌تر است. بنابراین ما در ایران هزاران مهندس و متخصص پروژه داریم که با تبدیل حقوق ماهیانه‌شان به دلار، جزو ارزان‌ترین مهندسان و متخصصان دنیا محسوب می‌شوند.( این امر تنها شامل حال مدیران پروژه و سرپرستان کارگاه‌ها و مهندسان برق و مکانیک و سیویل و ایمنی نخواهد بود و شامل نیروهایی همانند جوشکار، آرماتوربند، راننندگان ماشین‌آلات سنگین و … هم خواهد شد). بنابراین برای شرکت‌های بین‌المللی خارجی که در ایران کار می‌کنند، استخدام نیروی ایرانی بسیار به صرفه خواهد بود و همین طور کار کردن مهندسان و متخصصان پروژه‌های ایران در خارج از ایران و دریافت حقوق به دلار و یورو، از نظر مالی بهتر از کار کردن در ایران خواهد بود. این دقیقن اتفاقی است که برای متخصصان و مهندسان کشوری مانند هند اتفاق افتاده است. ده‌ها هزار مهندس و متخصص هندی به همین دلیل در شرکت‌های بزرگ و معتبر بین‌اللملی کار می‌کنند.

۳- استفاده بیشتر از متریال، تجهیزات و منابع ساخت داخل در پروژه‌ها

طبیعی است که سقوط ارزش ریال در مقابل دلار، سبب گران‌تر شدن واردات محصولات، تجهیزات، ابزارآلات و ماشین‌آلات خواهد شد. بنابراین در صورتی که تولیدکنندگان محصولات و تجهیزات داخلی مانند توربین‌های تولید برق، ماشین‌آلات راه‌سازی و سایر منابع مورد مصرف پروژه‌ها بتوانند قیمت و کیفیت محصولات خود را بهبود ببخشند، برنده این بازی خواهند بود و این امر سبب ارزان‌تر اجرا شدن پروژه‌ها و رونق تولید داخلی نیز خواهد شد.

۴- بخشنامه تعدیل نرخ ارز

در سنوات گذشته که نوسانات شدید در نرخ برابری ارزش ریال در مقابل قیمت دلار رخ داد، سازمان برنامه با بخشنامه‌ای تحت عنوان “بخشنامه تعدیل نرخ ارز” سعی کرد از ضرر و زیان بیشتر پیمانکارانی که قراردادهایی با هزینه‌های ارزی داشتند، جلوگیری کند. امید است که این بار نیز و برای سال جاری چنین بخشنامه‌ای از سوی سازمان مدیریت برای پروژه‌ها ابلاغ شود. (البته این نکته مثبت نبود، ولی چندان منفی هم نبود)

تأثیرات منفی افزایش قیمت دلار در برابر ریال در پروژه‌های ایران:

۱- کاهش قدرت خرید و ارزش درآمد ماهیانه شاغلین در پروژه‌ها

بدیهی است که هنگامی که ارزش ریال در عرض یکسال و یا حتی کم‌تر، حدود ۴۰ درصد در مقابل ارزهای خارجی نزول می‌کند و حقوق کارمندها و کارگران و حقوق‌بگیران در نهایت ۱۲ الی ۱۶ درصد افزایش سالانه پیدا کند، قدرت خریدشان کاهش پیدا می‌کند. علاوه بر کاهش قدرت خرید حقوق بگیران، مطابق سنوات گذشته این امر سبب ایجاد حس دلسردی، نا امیدی و بیم از آینده در بین عده‌ی زیادی از متخصصان و مهندسان پروژه‌ها خواهد شد و دریچه‌ای خواهد شد برای افزایش مهاجرت به کشورهایی مانند کانادا و استرالیا و خروج دریایی از تجربه و تخصص و دانش از ایران که در آینده همانند اکنون، ضرررهای این اتفاق را متحمل خواهیم شد.

۲- افزایش هزینه‌ها و بودجه برآوردی پروژه‌هایی که به تجهیزات و منابع وارداتی نیازمندند

اگر در سال ۹۶ یک پروژه پالایشگاه یا پتروشیمی در کشور آغاز شده باشد، با توجه به اینکه بخش مهم و عمده‌ای از تجهیزات چنین پروژه‌هایی از طریق واردات تأمین می‌شود، بودجه واقعی جهت تأمین این تجهیزات فراتر از برآوردهای اولیه خواهد بود و این افزایش بودجه به نسبت برآورد اولیه سبب مشکل در تأمین مالی پروژه‌ها و بروز مشکلات نقدینگی و توقف و حتی تعطیلی کامل برخی از این پروژه‌ها می‌گردد که از این نظر امری بسیار نگران کننده است.

۳- عدم ثبات اقتصادی و نوسان زیاد شرایط صنعت و کسب و کار

فرض کنید شما یک شرکت کوچک پیمانکاری دارید و با گروهی در مناقصات شرکت می‌کنید و پروژه‌ها را انجام می‌دهید. در شرایطی که بازار ارز کشور و اقتصاد و شرایط کسب و کار ثبات ندارد و هر روز و هر لحظه شاهد طوفان‌ها، جهش‌ها، نابسامانی‌ها، تلاطم‌ها و عدم قطعیت‌ها هستید، برنامه‌ریزی کسب و کار و چشم انداز آینده کار و پروژه‌تان و بررسی ریسک‌های پروژه های‌تان و در مجموع کار کردن، امری بسیار دشوار و سنگین و پر ریسک خواهد بود و شاید باز هم مطابق روال تلاطمات ارزی سابق، عده‌ای عطای کار را به لقایش بسپارند و به مشاغلی مانند دلالی یا خرید ملک و ماشین و طلا مشغول شوند.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

مدیریت پروژه

ویژگی‌های یک مدیر پروژه سنتی

در مطلب قبلی با عنوان “ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها“، ده مورد مهم برای مدیران پروژه‌ها ذکر کردم. اما همه مدیران پروژه‌ها به یک شکل عمل نمی‌کنند. به نظر من مدیران پروژه در ایران دو دسته هستند:

۱- مدیران پروژه سنتی
۲- مدیران پروژه مدرن

اصطلاح “مدیر پروژه سنتی” لزومن به معنی سالخورده و کهنسال بودن نیست. ممکن است یک فرد در عین جوانی و شادابی، در مدیریت پروژه تفکرات کاملن سنتی داشته باشد. به صورت تیتروار برخی از خصوصیات مدیران پروژه سنتی را ذکر می‌کنم:

۱- مدیران پروژه سنتی معتقدند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه امری زائد، بی‌فایده، لوکس، تشریفاتی، غیرکاربردی و کلن بی فایده است و معمولن هم توجهی به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه ندارند و اگر هم در جایی از این دانش یا متخصصین این دانش استفاده کنند، از روی اجبار است و نه اختیار و علاقه.

۲- متن قرارداد پروژه خود را تا به حال نخوانده‌اند، حتی یک بار هم به WBS پروژه خود نگاه نکرده‌اند و فقط اسم برنامه زمان‌بندی پروژه‌شان را شنیده‌اند و تنها می‌دانند چنین برنامه‌ای وجود خارجی دارد و از محتویات آن بی‌خبرند. معتقدند این کارها برای افراد بیکار است و آن‌ها به عنوان مدیر پروژه کارهای مهم‌تری دارند و فرصت نگاه کردن به برنامه زمان‌بندی که تنها یک نقاشی زیباست را ندارند.

۳- معتقدند در مدیرت پروژه مهم‌ترین موضوع مسائل اجرایی است و هیچ وقت نباید معطل برنامه‌ریزی شد و اغلب بدون برنامه‌ریزی کارها را در پروژه آغاز می‌کنند. ایمان دارند که به اصطلاح تا شلوارتان در پروژه خاکی و گلی نشده است، نمی‌توانید مشکلات و موانع پروژه را شناسایی کنید، پس لازم است که اول کارها رو شروع کنید و بعد در طول کار و اجرای پروژه به مشکلات بپردازید.

۴- فکر می‌کنند برای موفقیت پروژه‌شان، بقیه باید شکست بخورند، به عنوان مثال اگر کارفرما هستند، موفقیت پروژه خود را در شکست خوردن و ایجاد ضرر و زیان برای پیمانکار می‌دانند و اگر پیمانکار هستند بالعکس.

۵- به نیروی انسانی اهمیتی نمی‌دهند. معتقدند که ماشین‌آلات، تجهیزات، جرثقیل، بیل مکانیکی، لودر، کمپرسی و بچینگ برای پروژه‌شان ارزش افزوده، درآمد و پول ایجاد می‌کنند و نیروی انسانی مهم نیست و اهمیت ندارد که چه افرادی در پروژه کار می‌کنند، در هر صورت ماشین‌آلات کار خودشان را می‌کنند و پروژه را به پیش خواهند برد.

۶- گمان می‌کنند که دانش مدیریت پروژه و حوزه‌های آن مانند مدیریت محدوده، زمان، هزینه، ذینفعان، ریسک، ارتباطات، کیفیت، منابع، تدارکات و یکپارچگی و امثالهم و استانداردها و راهنماهایی مانند PMBOK و PRINCE2 و کتاب‌ها و مقاله‌های مدیریت پروژه توسط افراد بیکار نوشته شده و کار اجرایی پروژه احتیاجی به این مزخرفات ندارد و مدیر پروژه باید مرد عمل باشد و نه فردی که این دانش‌ها را مطالعه می‌کند.

۷- به شدت معتقدند مدیر پروژه باید فردی تکنیکال و فنی باشد و حتی مهم نیست از دانش مدیریت پروژه چیزی نداند، مهم این است که متخصص آن صنعتی باشد که آن پروژه در حیطه آن صنعت است. به عنوان مثال برای یک پروژه ساختمانی حتمن باید مدیر پروژه یک مهندس عمران باشد که انواع طرح اختلاط بتن را به خوبی بشناسد و یا در یک پروژه پتروشیمی، مدیر پروژه باید متخصص مهندسی شیمی یا فرآیند باشد و در یک پروژه نرم‌افزاری مدیر پروژه باید با چند زبان برنامه‌‌نویسی آشنا باشد و ترجیحن خودش برنامه‌نویس کامپیوتر باشد و با اصطلاحات فنی آن صنعت کاملن آشنا باشد که یک وقت خدای نکرده در زمینه اصطلاحات فنی و تخصصی در مقابل بقیه کم نیاورد! دانش مدیریت پروژه در اولویت‌های آخر است و اگر بلد نبود هم مهم نیست.

۸- پروژه را به صورت هیأتی مدیریت می‌کنند. بعدن در پستی جداگانه و به صورت مفصل در مورد “سبک مدیریت پروژه هیأتی” خواهم نوشت.

۹- به تفویض اختیار اعتقادی ندارند و در ریزترین و جزئی‌‌ترین مسائل پروژه باید حتمن شخص خودشان به عنوان مدیر پروژه دخالت کنند و بر همه امور پروژه از کوچک و بزرگ باید نظارت کنند و تصمیم‌گیری‌ها و حرف اول و آخر در همه امور پروژه با خودشان است. کارتابل و اینباکس ایمیل بسیار شلوغی دارند و هر روز ساعت‌ها در جلسات مختلف می‌نشینند و البته جلسات تنها برای این است که فقط خودشان سخن بگویند.

۱۰- معتقدند در پروژه دموکراسی نیست و مدیر پروه باید یک دیکتاتور مطلق باشد و نظر سایر افراد و تیم پروژه ذره‌ای اهمیت ندارد و تنها نظر آن‌هاست که درست و صحیح است و باید اجرا شود.

۱۱- به فاز اختتام پروژه اعتقادی ندارند، معتقدند اصل کار همان نود درصد پیشرفت پروژه بود که خودشان انجام داده‌اند و فعالیت‌های فاز اختتام پروژه مهم نیست و قبل از فاز اختتام پروژه، موفقیت خودشان و پروژه‌شان را جشن می‌گیرند!

خوشحال می‌شوم شما هم اگر موارد دیگری به ذهنتان میرسد، عنوان کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

سایر مطالب مرتبط:

ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها

آیا پروژه‌های سازمانتان، شما را به یاد داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” نمی‌اندازد؟

مدیریت قند و چایی در پروژه‌ها

مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها

 

مدیریت پروژه

ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها

نکاتی که در ادامه خدمتتون عرض می‌کنم لزومن بر اساس استانداردها و معیارهای مدون نیست (هر چند سعی شده چارچوبش از استانداردها پیروی کنه) ولی بیش‌تر بر اساس تجربیات شخصی خودم طی چند سال کار در پروژه‌ها این نکته‌ها به ذهنم رسید:

۱- بهترین نیروهای انسانی رو در پروژه استخدام کنید

اینو گذاشتم نکته اول برای اینکه به نظرم رمز شکست یا پیروزی هر پروژه‌ای، در نیروهای انسانی اون پروژه نهفته هست. حتی به نظرم فرق نمی‌کنه که شما مدیر یک پروژه نفت و گاز و پالایشگاه باشید یا سد و نیروگاه و جاده و تونل و حتی یک پروژه نرم‌افزاری و IT، شما هر چقدر دارایی‌های خوبی داشته باشید، ماشین‌آلات و تجهیزات مناسب و کافی در اختیارتون باشه، مواد و مصالح به اندازه کافی داشته باشید و از همه مهم‌تر پول و بودجه کافی و مناسب برای پروژه‌تون موجود باشه، اما اگر نیروی انسانی خوبی در پروژه نداشته باشید، شک نکنید به مشکل خواهید خورد. سعی کنید بهترین گزینه‌های ممکن رو حداقل برای پست‌های کلیدی انتخاب کنید. پست‌های کلیدی مثل سرپرستان واحدهای فنی مهندسی، بازرگانی و تدارکات، مالی و اداری، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، کنترل کیفیت، HSE، اجرایی برق و مکانیک و سیویل و پایپینگ، و … . معمولن اگر سرپرستان خوبی انتخاب کنید، این سرپرستان خوب به سراغ نیروهای خوب خواهند رفت.

۲- از شناسایی و مدیریت ذینفعان غافل نشید

همون اول پروژه که دارید در نوشتن منشور پروژه کمک می‌کنید یا منشور پروژه به شما ابلاغ شده و هنوز کار پروژه شروع نشده، سراغ مدیریت ذینفعان پروژه برید. به خصوص ذینفعان کلیدی پروژه‌تون رو شناسایی کنید و یک برنامه جامع و کامل و همه جانبه برای مدیریتشون بنویسید و حواستون به بقیه ذینفعان هم باشه. یک ذینفع کلیدی در کارفرما، مشاور یا حتی درون سازمان خودتون که به درستی شناسایی نشده و انتظاراتش برآورده نشده، ممکنه آسیب جدی به پروژه شما بزنه. فراموش نکنید که در مدیریت ذینفعان باید انتظاراتشون رو مدیریت کنید و انتظارات اون خواسته‌هایی هستند که شاید هرگز از جانب ذینفعان گفته نشن، اما در نهایت خواسته میشن.

۳- هر روز و هر لحظه به فکر STC پروژه باشید

فکر کنم دیگه همه مدیران پروه‌ها میدونن که پروژه‌ای موفق نامیده میشه که در چارچوب محدوده (Scope)، زمان (Time) و هزینه (Cost) انجام بشه. به عبارتی کتاب مقدس شما، ذکر هر روز و هرشب و هر لحظه شما، استراتژی و فکر و برنامه و عملکرد شما و تمام تصمیم‌گیری‌های شما به عنوان یک مدیر پروژه باید در راستای STC پروژه باشه. خاطرتون باشه که عدول از STC یک شبه اتفاق نمی‌افته، بلکه شما ذره ذره و قطره قطره از STC پروژه تجاوز می‌کنید و در آخر پروژه می‌بینید که چه فاصله دوری از STC دارید. پس نذارید این قطره قطره‌ها جمع بشه.

۴- بدون برنامه‌ریزی هیچ کاری رو در پروژه شروع نکنید

مهم‌ترین ویژگی شما به عنوان یک مدیر پروژه، Proactive بودن شماست، افراد Proactive هیچ کاری رو قبل از برنامه‌ریزی شروع نمی‌کنند. برنامه‌ریزی نکردن برای شروع هر کاری، یعنی به صورت برنامه‌ریزی شده به سمت شکست حرکت کردن، حتی برای کوچک‌ترین و کم‌اهمیت‌ترین فعالیت‌های پروژه، قبل از شروع برنامه‌ریزی کنید. در نظر داشته باشید که برنامه‌ریزی رو با مشارکت حداکثری اعضای تیم پروژه انجام بدین. هرچه مشارکت افراد در برنامه‌ریزی بیش‌تر باشه، مشارکت و تعهد اونها در اجرای برنامه نیز بیشتر خواهد بود.

۵- مدیریت ریسک شما رو نجات خواهد داد

همیشه علاج واقعه رو قبل از وقوع بکنید. یا اگر نمی‌تونید علاجی قبل از وقوع پیدا کنید، برای زمان وقوع اتفاق‌های بد(و یا حتی خوب) خودتون رو آماده کنید. سعی کنید قبل از شروع پروژه با مشارکت همه تیم پروژه‌تون، فرآیندهای برنامه‌ریزی و مدیریت ریسک رو انجام بدین. مدیریت ریسک باید به یک فرهنگ در تمام تیم پروژه‌تون تبدیل بشه. تفاوت یک مدیر پروژه سنتی و معمولی، با یک مدیر پروژه مدرن و موفق، در مدیریت ریسک‌های پروژه است. یادتون باشه وقتی مدیریت ریسک انجام میدین، شب‌ها با خیال آسوده‌تری می‌تونید بخوابید. جدی!

۶- حواستون به اتلاف منابع باشه

اتلاف منابع یکی از مصیبت‌های عظیم پروژه‌های ایرانه، به خصوص تو بخش‌های دولتی و شبه دولتی. حتی اگر برای سازمانتون یا کارفرماتون مهم نیست که منابع پروژه اتلاف بشه، شما به عنوان یک مدیر پروژه از نظر اخلاق حرفه‌ای وظیفه دارید از اتلاف منابع پروژه جلوگیری کنید، منابع اعم از ماشین‌آلات و دستگاه‌ها، نیروهای انسانی، مواد و مصالح و ابزارآلات و… همه سرمایه‌های کشور هستند، اجازه ندین سرمایه‌های کشورتون هرز برن و سعی کنید با مدیریت صحیح و تمرکز بالا در مدیریت منابع، بالاترین راندمان کاری منابع پروژ‌ه‌تون رو به دست بیارید و به محض اینکه کار منابع در پروژه به اتمام رسید، اونا رو مرخص کنید تا به پروژه‌های دیگه برن.

۷- ارتباطات رو جدی بگیرید و یک مذاکره کننده حرفه‌ای باشید

استانداردها میگن بیشترین کاری که هر مدیر پروژه براش وقت صرف میکنه، ارتباطاته. عقل سلیم حکم میکنه وقتی یک کاری رو بیشتر از بقیه کارها انجام میدین، بیشتر براش مطالعه و تمرین کنید. به خصوص در ایران شما به عنوان یک مدیر پروژه بیش از هر چیز دیگه‌ای به روابط عمومی مناسب و هوش هیجانی بالا احتیاج دارید و باید به معنای واقعی یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای باشد. راستی من یک منبع خوب و رایگان و کاربردی برای آموزش مذاکره حرفه‌ای سراغ دارم. مجموعه دروس آنلاین کلاس‌های استاد محمدرضا شعبانعلی در دانشگاه شریف رو می‌تونید از لینک زیر به صورت رایگان تماشا یا دانلود کنید. به شما قول میدم که پشیمون نشید. (اگر احیاناً در تلگرام این مطلب رو می‌خونید، برای دیدن لینک‌ها باید به لینک اصلی این نوشته مراجعه کنید)

دوره آموزشی رایگان فنون مذاکره-محمدرضا شعبانعلی

۸- تفویض اختیار کنید و کارتابلتون رو خلوت کنید

اگر هر روز صدها نامه در کارتابل و اینباکس ایملیتون دارید و هر روز ساعت‌ها در جلسات مختلف هستید و تقریبن وقتی برای سر خاروندن هم ندارید، دقیقن به این معنی نیست که در مسیر درستی قرار دارید. با واگذار کردن خیلی از تصمیم‌گیری‌ها، نامه‌ها، امضاها و حضور در جلسات به اعضای زیر دست‌تون در پروژه، کارتابل و اینباکس خودتون رو خلوت کنید و زمان کم‌تری رو در جلسات تلف کنید، شما به عنوان یک مدیر پروژه کارهای مهم‌تری دارید.

۹- برنده-برنده فکر کنید

همیشه یادتون باشه برای این که به عنوان یک مدیر پروژه موفق بشید، لازم نیست کسی شکست بخوره. فرض کنید تمام تیم پروژه شما، کارفرما، مشاور، ناظر، ذینفعان، پیمانکاران و تأمین‌کنندگان و فروشندگان در یک کشتی نشستید، برای این که این کشتی به ساحل مقصود برسه لازم نیست کسی شکست بخوره و با از عرشه کشتی به دریا پرت بشه، اگر با نگاه برد-برد به قضیه نگاه کنید، هر کس می‌تونه سود و منفعت خودش رو از پروژه برداره و همه شاد و خوشحال به مقصد و موفقیت برسند. باور کنید شدنیه.

۱۰- فاز اختتام پروژه رو جدی بگیرید

کار رو که کرد؟ آن که تمام کرد. اینکه ۹۰ درصد پروژه‌تون رو با موفقیت و طبق برنامه به اتمام رسوندید، به معنی تمام شدن کار نیست، تازه کار اصلی‌تون در پروژه شروع شده، فاز اختتام پروژه جاییه که خیلی از مدیران پروژه جدی نمی‌گیرنش اما دقیقن در همین مرحله شکست می‌خورن. جدی نگرفتن فاز اختتام پروژه، بارها باعث شده پروژه‌های خیلی خوب و موفق با درصد پبیشرفت نود درصد، در انتها و به دلیل یک پایان و اختتام نامناسب، به عنوان یک پروژه شکست خورده معرفی بشن.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

امیدوارم این مطلب براتون مفید بوده باشه. راستی این آخرین مطلب این سایت در سال ۱۳۹۶ بود. ضمن تبریک سال نو و نوروز باستانی، براتون آرزوی موفقیت و شادمانی در سال جدید رو دارم.

برنامه ریزی و کنترل پروژه , تأخیرات و ادعا

تفاوت و فرق “تأخیر” با “انحراف” در پروژه‌ها

موضوع این مطلب، بسیار ساده، بدیهی و ابتدایی است، اما متأسفانه بعضاً دیده می‌شود که دو واژه “تأخیر” و “انحراف” به اشتباه و در جای نادرست استفاده می‌شوند.

انحراف چیست؟

فرض کنید درصد پیشرفت برنامه‌ای پروژه‌ای ۷۰ درصد و درصد پیشرفت واقعی پروژه ۳۰ درصد است.
به تفاضل درصد پیشرفت برنامه‌ای و درصد پیشرفت واقعی پروژه، “انحراف” می‌گویند. به عبارتی این پروژه ۴۰ درصد از برنامه زمان‌بندی اولیه انحراف دارد.(انحراف منفی). دقت داشته باشید که تنها با داشتن دو عدد درصد پیشرفت برنامه‌ای و درصد پیشرفت واقعی، نمی‌توانیم در مورد میزان “تأخیر” پروژه اظهار نظر کنیم.

بنابراین باز هم تأکید می‌کنم:
کلمه “انحراف” برای تفاضل درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ای استفاده می‌شود و استفاده از واژه “تأخیر” برای این میزان اختلاف نادرست است. “انحراف” اغلب از جنس درصد پیشرفت است و از جنس روز نیست. پس این جمله که “پروژه الف، ۱۰۰ روز انحراف دارد.” یک جمله اشتباه است.

تأخیر چیست؟

فرض کنید در پروژه‌ای که مدت زمان قرارداد آن شش ماه است، مشغول به کار هستید. شروع پروژه اول تیر و پایان آن، روز ۳۰‌ام آذر است. یعنی تاریخ پایان برنامه‌ای پروژه ۳۰ آذر است. حال فرض کنید در پایان شهریور شما برنامه زمان‌بندی را آپدیت کرده‌اید. یعنی در برنامه اولیه، تاریخ‌های شروع واقعی و درصدهای پیشرفت واقعی را وارد کرده‌اید و برنامه را schedule می‌کنید و فرض کنید در انتهای برنامه قید خاصی هم نداشته باشید. پس از schedule کردن برنامه تاریخ پایان پروژه روز ۳۰‌ام بهمن را نشان می‌دهد. در این حالت پروژه شما ۶۰ روز تأخیر دارد. دو ماه دی و بهمن، بازه زمانی تأخیر پروژه هستند.

بنابراین به تفاضل تاریخ پایان برنامه زمان‌بندی که اطلاعات واقعی در آن وارد و به‌روزرسانی شده است(در پریماورا schedule و در مایکروسافت پراجکت Re schedule شده است) با تاریخ پایان برنامه‌‌ریزی شده، تأخیر می‌گویند. تأخیر از جنس روز است و نه از جنس درصد پیشرفت. پس جمله “پروژه الف، ۱۰ درصد تأخیر دارد” یک جمله اشتباه است.

رابطه تأخیر و انحراف چیست؟

انحراف و تأخیر پروژه لزومن رابطه‌ای با هم ندارند و نمی‌توان از میزان انحراف پروژه در مورد میزان تأخیر آن اظهار نظر کرد و بالعکس. به عبارتی ممکن است پروژه‌ای انحراف نداشته باشد، اما تأخیر داشته باشد. یا پروژه‌ای انحراف داشته باشد اما تأخیر نداشته باشد. درصد پیشرفت کل پروژه و به طبع آن میزان انحراف کل پروژه، مستقل از روابط بین فعالیت‌ها و مسیر بحرانی پروژه محاسبه می‌شود. (به همین علت است که در برخی از پروژه‌ها، درصد پیشرفت واقعی و حتی برنامه‌ای پروژه و میزان انحراف پروژه را در یک فایل اکسل که در آن روابطی بین فعالیت‌ها نیست، محاسبه می‌کنند.)
اما محاسبه تأخیر کاملاً و صد درصد وابسته به روابط بین فعالیت‌ها و همین طور وابسته به مسیر بحرانی پروژه است.

تأخیر مهم‌تر است یا انحراف؟

هم تأخیر و هم انحراف موارد مهمی هستند که بایستی در دوره‌های مختلف پروژه بررسی و آنالیز شوند. قبلن مطلبی در مورد آنالیز تأخیر و انحرافات پروژه نوشته بودم که از لینک زیر می‌توانید آن را مطالعه کنید:

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه

اما اگر نظر شخصی مرا بخواهید که معمولن نظر شخصی من از دیدگاه پیمانکاری است، تأخیر مقداری اهمیت بیش‌تری نسبت به انحراف دارد. چرا که هر چقدر بیشتر به بحث تأخیر پرداخته شود و سهم خودمان به عنوان پیمانکار و سهم کارفرما و مشاور از این تأخیر در طول پروژه آنالیز و تحلیل شود و در طول پروژه با آنالیزها و تحلیل‌ها و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، بتوانیم سهم خودمان را به عنوان پیمانکار از تأخیر پروژه به حداقل برسانیم، در پایان پروژه کار راحت‌تری در مجاز کردن تأخیرات پروژه و کلیم‌های بعد از آن خواهیم داشت. هرچند بحث انحراف نیز در جای خود مهم است و باید به صورت مرتب در طول پروژه مانتیور،کنترل و آنالیز و تحلیل شود.

تأخیر در مقایل تعجیل/ انحراف مثبت در مقابل انحراف منفی

همان طور که در بالا گفته شد، در صورتی که تاریخ پایان برنامه به‌روز‌رسانی شده از تاریخ پایان برنامه‌ریزی شده بیشتر و دیرتر باشد، پروژه تأخیر دارد. اما اگر تاریخ پایان برنامه به روز رسانی شده، کم‌تر و زودتر از تاریخ پایان برنامه‌ریزی شده باشد، پروژه تعجیل دارد. به عبارتی تعجیل نقطه مقابل تأخیر است.

اما در مورد انحراف کلمه‌ای که در مقابلش باشد نداریم. بلکه انحراف مثبت داریم و انحراف منفی. واضح است که اگر درصد پیشرفت واقعی پروژه، کم‌تر از درصد پیشرفت برنامه‌ای باشد، پروژه انحراف منفی دارد و اگر درصد پیشرفت واقعی بیش‌تر از درصد برنامه‌ای باشد، پروژه انحراف مثبت دارد.

نکته مهم این است که هم تأخیر و تعجیل و هم انحراف مثبت و انحراف منفی، بایستی در طول پروژه آنالیز و تحلیل شوند. به بیان دیگر اینکه فرض کنیم در پروژه تعجیل و انحراف مثبت داریم و شرایطمان خیلی خوب است، دلیل نمی‌شود که این میزان تعجیل و انحراف مثبت بررسی و تحلیل نشود، شاید یک جای کار می‌لنگد که همه چیز این قدر خوب است!

در پایان توصیه می‌کنم مطالب زیر را، (نوشته‌های مهندس نادر خرمی‌راد عزیز در همین ارتباط) مطالعه کنید:

سایر مطالب مرتبط با این نوشته:

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه
مجاز کردن تأخیرات پروژه، خدمت یا خیانت؟

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مدیریت پروژه , مدیریت منابع

تفاوت نیروهای مستقیم و غیر مستقیم در پروژه

حتمن می‌دونید که در گزارشات مختلف واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در پروژه‌های مختلف در بخش گزارش نیروهای انسانی شاغل در پروژه، معمولن یک دسته‌بندی صورت می‌گیره و اون هم تقسیم نیروهای پروژه به دو دسته نیروهای مستقیم و غیر مستقیم هست.

اما تعریف و تفاوت نیروهای مستقیم و غیر مستقیم پروژه چیه؟

نیروهای مستقیم:
این نیروها مستقیمن درگیر کار اجرایی در پروژه هستند. به عبارتی یک فعالیت یا چند فعالیت اجرایی در پروژه را انجام می‌دهند. اجازه بدین من کار شما رو راحت کنم و لیستی از همه نیروهایی که معمولن به عنوان نیروی مستقیم در پروژه‌ها لحاظ میشن رو خدمتتون ارائه بدم. (این لیست ممکنه محدود به همه موارد زیر نباشه)

تیم نقشه‌برداری(شامل نقشه‌بردار و کمک نقشه بردار)/ تیم رانندگان ماشین آلات سنگین(مثل رانندگان جرثقیل،لودر،بیل مکانیکی،کمپرسی و امثالهم)/تیم بچینگ/آرماتوربند /قالب‌بند /بتن‌ریز /بولت‌گذار/جوشکار /فیتر /کمکی جوشکار وکمکی فیتر/سینی‌کار/کابل‌کش/کانکشن کار/مونتاژ کار/تیم خم و برش آرماتور/سنگ‌زن/برش‌کار/کارگر فنی/کارگر ساده/

نیروهای غیر مستقیم:
اما نیروهای غیرمستقیم مستقیمن در کار اجرایی پروژه فعال و درگیر نیستند ولی وجودشون در پروژه ضروریه. در قدیم برخی به اشتباه به نیروهای غیرمستقیم می‌گفتن “نیروهای سربار” که اصلن واژه قشنگی نبود. چون این فراد نه تنها سربار پروژه نیستند، بلکه اگه وجود نداشته باشند عملن پروژه وجود نخواهد داشت.
موارد زیر در پروژه می‌توانند در دسته‌بندی نیروهای غیرمستقیم پروژه قرار بگیرن: (این لیست ممکنه محدود به همه موارد زیر نباشه)
مدیر پروژه /سرپرست کارگاه /تیم اجرا (سرپرست ، کارشناس و تکنسین اجرا)/تیم دفتر فنی (شامل : سرپرست، کارشناس ، تکنسین ، آرشیومن ، صورت وضعیت نویس و پرمیت‌من)/تیم کنترل کیفیت(QC) (شامل سرپرست، کارشناس و کمک کارشناس)/تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه ( شامل سرپرست و کارشناس و کمک کارشناس( /تیم ایمنی HSE (شامل: سرپرست ، کارشناس و افسر ایمنی)/تیم امور اداری و پشتیبانی(شامل : سرپرست ، کارشناس اداری ، منشی و تکنسین تاسیسات برق و مکانیک تجهیز کارگاه)/تیم امور مالی (سرپرست و کارشناس مالی)/تیم کارپردازی (سرپرست ، کارپرداز و کمک کارپرداز )/تیم نگهبانی و خدمات (شامل : نگهبان ، خدمات و سرایدار و آشپز و کارگر رستوران)/تیم انبارداری تجهیزات (سرپرست ، انباردار ، کمک انباردار و اپراتور کامپیوتر و راننده لیفتراک)/تیم انبارداری مواد و مصالح / تیم ماشین آلات بدون رانندگان سنگین (سرپرست و کارشناس و کارمند و تکنسین و تعمیرکار ماشین آلات و سرویسکار )

اما چرا این دسته‌بندی انجام میشه؟

دلیلش به ماهیت کارکرد نیروهای مستقیم و غیرمستقیم در پروژه برمیگرده. یک راه حل خیلی ساده برای تشخیص نیروهای مستقیم از غیر مستقیم، هنگام تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی است. شما می‌توانید نیروهای مستقیم رو به فعالیت‌های پروژه در برنامه زمان بندی تخصیص بدهید، اما تخصیص نیروهای غیرمستقیم به فعالیت‌های برنامه زمان‌بندی به این راحتی‌ها نیست.

از طرفی در برخی از پروژه‌های Construction، یکی از شاخص‌هایی که بررسی میشه، نسبت نیروهای غیرمستقیم به کل پروژه است. البته استانداردی وجود نداره که بشه گفت نسبت نیروهای غیرمستقیم به کل نیروهای پروژه چقدر باید باشه، اما ترند و روند این نسبت رو در دوره‌های مختلف میشه مانیتور و کنترل کرد. معمولن در ابتدا و انتهای پروژه، نسبت نیروهای غیرمستقیم به نیروهای کل پروژه بیش‌تر از اواسط پروژه خواهد بود. در یک پروژه Construction معمولی(نه چندان بزرگ و نه چندان کوچک) نسبت نرمال نیروهای غیر مستقیم به کل پروژه بین ۱۵ تا ۳۰ درصده. (البته باز هم تأکید می‌کنم هیچ استاندارد و معیاری در این خصوص وجود نداره بگیم طبق اون باید عمل بشه.) از طرفی هرچه این نسبت عدد بزرگتری باشه باید مدیر پروژه یا سرپرست کارگاه به این فکر بیافتند که شاید هزینه‌هاشون در انتهای پروژه بیشتر از درآمدشون بشه.

یک کاربرد دیگه تقسیم نیروهای پروژه به دو بخش نیروهای مستقیم و غیرمستقیم در کلیم‌های مالی پروژه هست. مثلن فرض کنید پروژه شما یکسال بعد از اتمام قرارداد به پایان واقعی خودش رسیده و شما توانستید ده ماه از این یکسال تأخیر رو مجاز کنید و حالا قصد دارید هزینه‌های سربارتون که بابت این تأخیر مجاز به پروژه شما تحمیل شده رو به کارفرما کلیم کنید. در چنین شرایطی کارفرماها معمولن هزینه حقوق و دستمزد نیروهای غیرمستقیم در دوره تأخیرات مجاز رو تقبل می‌کنند و البته بدیهی هم هست، چون بابت کاری که نیروهای مستقیم شما در طول بازه زمانی تأخیرات انجام داده‌اند، صورت وضعیت کردید و پولش رو گرفتید.

در پایان توصیه می‌کنم در گزارشات مختلفی که ارائه می‌دهید، منابع انسانی پروژه را در قالب دسته‌بندی مستقیم و غیرمستقیم ارائه بدید و روند و TREND نسبت تعداد نیروی غیرمستقیم به مجموع کل نیروهای پروژه رو هم در قالب نمودار تحلیل و بررسی کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!