مدیریت پروژه , مدیریت ریسک

استراتژی پاسخ به ریسک Escalate چیست؟

در مطلب “هفت تغییر اساسی در ویرایش ششم PMBOK در مقایسه با نسخه پنجم” گفتم که یکی از تغییرات ایجاد شده در نسخه ششم راهنما، اضافه شدن یک استراتژی پاسخ به ریسک به استراتژی‌های پاسخ به ریسک قبلی است. در ویرایش جدید استراتژی پاسخ به ریسک Escalate، هم به استراتژی‌های پاسخ به تهدیدها و هم پاسخ به فرصت‌ها اضافه شده است.

اما معنی Escalate چیست؟ دیکشنری‌ها می‌گویند ترجمه می‌شود: “تشدید”، “افزایش”، “زیاد شدن”، “بالا گرفتن”، “بالا رفتن”، “از مهار خارج شدن”، “از حد کنترل خارج شدن” و کلن هر چیز ناخوشایندی تشدید شدن و از این دست. اگر با استاندارد PMBOK آشنایی داشته باشید، در بخش مدیریت تعارضات، موضوع Escalate در جایی استفاده میشد که یک اختلاف یا تعارض بالا می‌گرفت. ولی به نظر من “بالا گرفتن” شاید زیاد ترجمه خوبی برای Escalate به عنوان یک استراتژی پاسخ به ریسک نباشد. شما اگر ترجمه قشنگ‌تری به ذهنتان می‌رسد، حتمن بگویید. شاید هم از آن دست کلمه‌های تخصصی است که اگر به فارسی ترجمه نشود، بهتر است.

در نسخه پنجم استراتژی‌های پاسخ به ریسک‌های منفی(تهدید ها) چهارتا بود:
Avoid / Transfer / Mitigate / Accept
و استراتژی‌های پاسخ به فرصت‌ها(ریسک‌های مثبت) هم چهارتا بود:
Exploit / Share / Enhance / Accept

حالا خود PMBOK در تعریف استراتژی جدید اضافه شده در نسخه ششم یعنی استراتژی Escalate می‌گوید:

“استراتژی Escalation زمانی مناسب است که تیم پروژه یا اسپانسر پروژه بپذیرند که تهدید(یا فرصت) خارج از محدوده (Scope) پروژه است یا اینکه پاسخ پیشنهاد شده برای ریسک از اختیارات مدیریت پروژه فراتر است. در این حالت اتخاذ استراتژی Escalate به این معنی است که ریسک یا ریسک‌های مذکور باید در سطح بالاتر از مدیر پروژه یعنی سطح پورتفولیو یا طرح رسیدگی شود.”

مثالی که می‌شود در این مورد عنوان کرد این است که فرض کنید شما در یک شرکت پیمانکاری Construction مدیر پروژه هستید، اما اخیراً مدیران ارشد شرکت‌تان به شما یک پروژه EPC واگذار کرده‌اند. یکی از مهم‌ترین ریسک‌های این پروژه EPC این است که ساختار شرکت شما برای اجرای پروژه‌های EPC آمادگی ندارد، اما شما در سطح پروژه و به عنوان مدیر پروژه تقریباً کار خاصی برای این ریسک مهم نمی‌توانید انجام دهید. بنابراین بهترین استراتژی در اینجا استراتژی Escalate است. به این معنی که شما باید این ریسک را در سطح مدیر پورتفو و مدیران ارشد سازمان مطرح کنید تا آن‌ها فکری به حال ساختار سازمانی شرکت کنند.
یا در برخی از پروژه‌ها ریسک‌های تأمین مالی پروژه واقعن فراتر از اختیارات مدیر پروژه است و با انتخاب استراتژی Escalate باید این ریسک‌ها در سطح مدیر پورتفو یا مدیر طرح رسیدگی گردد.

 

به روز رسانی بعد از نوشتن:

یکی از دوستان در تلگرام برای استراتژی پاسخ به ریسک Escalate یک ترجمه بسیار خوب پیشنهاد داده بود تحت عنوان “بالاسپاری”. به نظرم بالاسپاری خیلی ترجمه قشنگ و کاربردی و خوبی هست.

 

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

خواندن سایر مطالب در مورد مدیریت ریسک

اکسل , برنامه ریزی و کنترل پروژه , مدیریت پروژه , مدیریت ریسک

دانلود یک نمونه فرمت مدیریت ریسک بر اساس راهنمای PMBOK

همان طور که می‌دونید بر اساس نسخه پنجم راهنمای PMBOK، فرآیندهای مدیریت ریسک شامل موارد زیر است:

۱- برنامه‌ریزی مدیریت ریسک
۲- شناسایی ریسک‌ها
۳- تحلیل کیفی ریسک‌ها
۴- تحلیل کمی ریسک‌ها
۵- برنامه پاسخ به ریسک
۶- کنترل ریسک

در این فرآیندها شما در هر محله خروجی‌های خواهید داشت. فایل اکسل که در ادامه برای دانلود در اختیارتان گذاشته می‌شود، پکیج تقریبن کاملی از این خروجی‌‌هاست. برخی از خروجی‌هایی که در این فایل می‌توانید مشاهده کنید به شرح زیر است:
برنامه مدیریت ریسک RISK MANAGEMENT PLAN
برگه ثبت ریسک‌ها Risk Register
تعریف احتمال و اثر Probability & Impact Rating Asses
ماتریس احتمال و اثرProbability & Impact matrix
و سرانجام یک برگه جهت محاسبه نمره ریسک و ثبت برنامه‌های پاسخ به ریسک

در مجموع اگر زمانی قصد پیاده‌سازی مدیریت ریسک در پروژه خود را داشتید، این فرمت راهگشای شما خواهد بود.
شما می‌توانید این فایل را از لینک زیر دانلود نمایید (یا اگر عضو کانال تلگرام این وب‌سایت شوید، می‌توانید آنجا دانلود کنید)

دانلود یک نمونه فرمت مدیریت ریسک بر اساس راهنمای PMBOK
پسوورد فایل زیپ: sharifiz.com

عمومی , مدیریت پروژه , مدیریت ریسک

مدیریت ریسک در برخورد با ریسک زلزله – برای مردم عادی

در ادامه پست قبلی “مدیریت بحران یا مدیریت ریسک؟” که به تفاوت این دو موضوع در زمان برخورد با حوادث طبیعی همانند زلزله اخیر کرمانشاه پرداختم، یکی از دوستان پرسید: “حال که ممکن است نهادهای تصمیم‌گیر و مجری در این خصوص و در مورد مدیریت ریسک در زلزله اقدامات پیشگیرانه و برنامه‌ریزی پاسخ به ریسک مناسبی نداشته باشند، آیا تکلیفی بر دوش ما نیست و نباید کار خاصی انجام بدهیم؟ آیا ما هم باید همانند برخی از مسئولین بعد از وقوع هر زلزله همه چیز را فراموش کنیم و به زندگی عادی خود بپردازیم و منتظر بمانیم که در آینده چه پیش می‌آید و همه چیز را به قضا و قدر الهی بسپاریم؟

در جواب ایشان گفتم: خیر، به هیچ عنوان، نادیده گرفتن ریسک یا پذیرش غیرفعال ریسک‌ها، ریسک را از بین نمی‌برد و دردی از ما دوا نخواهد کرد. اتفاقن یکی از اصول مدیریت ریسک این است که شما پس از شناسایی ریسک‌ها و اولویت‌بندی و معین نمودن تاپ ریسک‌ها، (یعنی ریسک‌هایی که احتمال و اثر بالایی دارند) حتمن باید یک استراتژی پاسخ به ریسک برای آن‌ها در نظر بگیرید. به عبارتی تا زمانی که استراتژی پاسخ به ریسک برای یک ریسک مهم اتخاذ نکنید، انگار که تاکنون هیچ کاری در خصوص آن ریسک نکرده‌اید.

در مطلب قبلی گفتم که ریسک وقوع زلزله در ایران هم احتمال و هم اثر بالایی دارد. (هر ۱۵ سال یک زلزله مهیب در ایران اتفاق می‌افتد که به جان و مال بسیاری از هم‌وطنانمان آسیب جدی می‌زند) اما فراتر از مسئولیت‌های دولت و حاکمیت در قبال این ریسک مهم، ما مردم عادی چه استراتژی‌هایی در مواجهه با این ریسک باید اتخاذ کنیم؟ بر اساس راهنمای مدیریت ریسک در مدیریت پروژه که در فصل مدیریت ریسک PMBOK ارائه شده است، من استراتژی‌های زیر به ذهنم می‌رسد، (شما هم اگر مورد خاصی به ذهنتان می‌رسد، حتمن بگویید)
۱- استراتژی انتقال یا Transfer: در مقابل حوادث طبیعی یا به عبارتی حوادثی که کار خداست (Act of God) یکی از بهترین استراتژی‌ها، استراتژی ترانسفر است. یعنی اثر ریسک را از خودمان به نحوی دور کنیم. بهترین مصداق برای این استراتژی، استفاده از خدمات بیمه زلزله است. من اگر جای شما بودم و اگر تا حالا مسکن و محل زندگی خود را بیمه زلزله نکرده بودم، همین امروز برای خرید بیمه زلزله اقدام می‌کردم.

شرکت‌های بیمه در قبال پرداخت مبلغ ناچیزی محل سکونت شما را در مقابل زلزله بیمه می‌کنند. آن‌ها برای محاسبه نرخ خرید بیمه زلزله به عواملی همانند متراژ واحد مسکونی و سال ساخت خانه توجه می‌کنند. فرض کنید اگر تمام ساکنین مسکن مهر کرمانشاه قبل از وقوع زلزله با مبلغ حدود پنجاه هزار تومان (مبلغ مورد نیاز برای بیمه کردن یک واحد مسکونی هشتاد متری نوساز) واحدهای مسکونی خود را برای یک سال بیمه زلزله می‌کردند، در آن صورت بعد از وقوع زلزله بدون اینکه محتاج به کمک کسی باشند، تمام پول بازسازی منزل خود را می‌توانستند از شرکت بیمه دریافت کنند.
۲- استراتژی اجتناب یا Avoid: اتخاذ این استراتژی در مقابل ریسک زلزله، برای اکثر ما شاید ممکن نباشد. اگر می‌خواهید این استراتژی را اتخاذ کنید، باید احتمال وقوع این ریسک را در محل زندگی خود به حداقل ممکن برسانید. مثلن بروید نقشه‌های گسل‌های ایران و شهرهای ایران و جدول سوابق زلزله‌های گذشته کشور را مطالعه کنید و محل سکونت خود را در مناطقی خارج از مناطق زلزله‌خیز انتخاب کنید. قبول کنید کار سختی است و تعداد کمی از مردم می‌توانند به این روش عمل کنند.
۳- استراتژی کاهش یا Mitigate: در این استراتژی باید سعی کنیم احتمال یا اثر (یا هردو) ریسک زلزله کاهش دهیم. مثلن سعی کنیم سعی کنیم در منزل، لوسترهای سنگین و تابلوهای بزرگ بر دیوار نصب نکنیم یا اگر نصب می‌کنیم زیر آن‌ها نخوابیم، سعی کنیم تمام دارایی نقد و اسناد خود را در منزل نگه داری نکنیم و بخشی از آن را به صندوق امانت بانک‌ها بسپاریم، کمدها و کتابخانه‌‌ها و ویترین‌ها و امثالهم را به گونه‌ای محکم در جای خودشان نصب کنیم که بعد از وقوع زلزله بر سر خودمان آوار نشوند.
در خصوص اقدامات هنگام زلزله و نحوه پناه‌گیری و دستورالعمل‌های مربوط به خروج اضطراری زلزله مطالعه کنیم و به خودمان و خانواده‌مان در این خصوص آموزش دهیم و سایر اقداماتی نظیر این که اثرات منفی احتمالی بعد از وقوع زلزله را در زندگی خود به حداقل برسانیم.
۴- استراتژی پذیرش فعال یا Active Accept: در این استراتژی فرض وقوع ریسک زلزله را قبول می‌کنیم و سعی می‌کنیم یک برنامه احتیاطی از حالا برای بعد از وقع زلزله داشته باشیم.(Contingency plan) مثلن جعبه کمک‌های اولیه یا پکیجی شامل پتو و چادر و مواد غذایی کنسروی و چراغ قوه و آب معدنی و … در محلی امن داشته باشیم تا بعد از وقوع زلزله از آن‌ها استفاده کنیم. یا مبلغی پول در بانک یا جای امن دیگر داشته باشیم که به عنوان پولی برای روز مبادا یا همان contingency reserve پس از وقوع زلزله از آن استفاده کنیم تا محتاج کسی نباشیم.

در پایان باید باز هم باید این جمله را تکرار کنم که زلزله هیچ کس را نمی‌کشد، این ساختمان‌ها و اقدامات و بی‌برنامگی‌های خود ماست که پس از وقوع زلزله بر سر خودمان آوار خواهد شد.
فراموش نکنید:
برنامه‌ریزی نکردن، یعنی برنامه‌ریزی کردن برای شکست!

 

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.

عمومی , مدیریت پروژه , مدیریت ریسک

مدیریت بحران یا مدیریت ریسک؟ مسأله این است.

زلزله اخیر منطقه کرمانشاه و اتفاقات و خسارات جانی و مالی پیش آمده و نحوه مدیریت کمک‌‌ها و امدادها پس از وقوع زلزله باز هم سبب شد که صدای همه در بیاید که در “مدیریت بحران” ضعف داریم. در تمام رسانه‌ها، سایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی در مورد ضعف مدیریت بحران در کشور صحبت می‌کنند.

اما اگر از دیدگاه مدیریت پروژه بخواهیم به این موضوع نگاه کنیم، مدیریت بحران معضل اصلی نیست. معضل اصلی نبود دیدگاه “مدیریت ریسک” است. به عبارتی مدیریت بحران مربوط به بعد از وقوع حوادث و بلایای طبیعی است اما مدیریت ریسک یک نگاه پیش‌گیرانه و PROACTIVE دارد برخلاف مدیریت بحران که یک نگاه REACTIVE و واکنشی است.

از وقوع زلزله نمی‌شود پیشگیری کرد، در اصطلاع این حوادث ACT OF GOD یا کار خدا هستند، اما می‌توان با به کار گیری مدیریت ریسک، اثرات منفی این حوادث را به حداقل ممکن رساند. تجربه کشورهایی زلزله‌خیزی همانند ژاپن در به کارگیری مدیریت ریسک و نگاه پیشگیرانه آن‌ها در این خصوص گواه این ادعاست.

کشور ما به خاطر قرار گرفتن در کمربند زلزله همواره در معرض وقوع زلزله‌های مهیب بوده، هست و خواهد بود. تقریبن هر ۱۵ سال یک زلزله مهیب در کشور اتفاق افتاده که جان بسیاری از هم‌وطنان‌مان را گرفته است. پس ریسک وقوع زلزله یک ریسک بسیار مهم است که بایستی در تمام برنامه‌ریزی‌های کلان و خرد کشوری لحاظ شود.

با لحاظ کردن این ریسک مهم در برنامه‌ریزی‌ها می‌توان استراتژی‌های پاسخ به ریسک مناسبی نیز در نظر گرفت. مهم‌ترین این استراتژی‌ها، برنامه‌های پاسخ به ریسکی هستند که اثرات ریسک وقوع زلزله را به حداقل ممکن می‌رساند. به عبارتی اتخاذ سیاست کاهش اثرات منفی زلزله باید در اولویت اصلی همه برنامه‌ریزی‌‌ها قرار گیرد.

به عنوان مثال موارد زیر در این استراتژی باید لحاظ گردد:
– ممنوعیت ساخت و ساز در مناطقی که بر روی گسل یا نزدیک به گسل هستند.
– اتخاذ سیاست‌های بسیار سخت‌گیرانه در ساخت و ساز (اماکن مسکونی/اداری/آموزشی/ و ….). این سیاست‌ها باید به گونه‌ای بسیار سخت‌گیرانه طراحی شوند و در صورت تخطی یک سازنده از این استانداردها، کار با جریمه و امثالهم رفع نشود و اگر سازنده‌ای بر اساس آیین‌نامه‌ها عمل نکرد، جواز کار او باطل شود و ساختمان ساخته شده نیز تخریب گردد.
– امکان عمومی همانند مدارس، مساجد، ورزشگاه‌ها، بیمارستان‌ها و مراکز درمانی و … با استحکام بسیار بالاتری از از ساختمان‌های معمولی ساخته شوند.
– پل‌ها و تونل‌ها و ایستگاه‌های مترو و جاده‌ها و … با در نظر گرفتن ریسک زلزله ساخته شوند.
– آموزش‌های علمی و عملی فراوانی برای همه مردم و مسئولان و امداد گران در خصوص نحوه عملکرد در هنگام وقوع زلزله و پس از آن ارائه شود. در یک کشور زلزله‌خیز، هر کس در هر جایی و سمتی و هر سنی هست، بایستی از تمام موارد و اقدام‌های لازم در زمان وقوع زلزله و پس از آن آگاه باشد.

این‌ها بخشی از مواردی بود که بایستی پیش از وقوع زلزله‌های بعدی مد نظر قرار گیرد.

اما در هر صورت چه بخواهیم چه نخواهیم زلزله باز هم خواهد آمد و لازم است برای پس از وقوع زلزله نیز برنامه پاسخ به ریسک داسته باشیم. لازم است که در سرتاسر استان‌های کشور، از قبل انبارهایی پر از چادر، پتو، آب معدنی، خوراکی، دارو، لباس گرم و سایر مایحتاج مورد نیاز به همراه ماشین‌آلاتی همانند لودر، بیل مکانیکی، باب‌کت، دستگاه هوابرش، جرثقیل و … به صورت رزرو و آماده به کار موجود باشد تا بلافاصله بعد از وقوع یک حادثه طبیعی از این انبارها برای کمک‌رسانی و امداد اولیه استفاده شود. حتی لازم است همانند همه جای دنیا، بودجه‌ای اختصاصی برای این کمک‌رسانی‌ها همواره در خزانه دولت موجود باشد تا در زمان وقوع زلزله لازم نباشد هر بازیگر و ورزشکاری شماره کارت بانکی شخصی خودش را اعلام نماید.

همچنین وظیفه تمام سازمان‌هایی مانند هلال احمر و جمعیت امام علی و ارتش و نیرو‌های نظامی و امثالهم در زمان وقوع زلزله کامل مشخص و شفاف و از قبل معلوم باشد تا بعد از وقوع زلزله شاهد بی‌نظمی و هرج مرج و هجوم مردم عادی با ماشین شخصی به مناطق زلزله‌زده به جهت کمک‌رسانی نباشیم.

باور بفرمایید مدیریت ریسک دوای درد همه این مشکلات، بی‌نظمی‌ها و تداخلات کاری است. با مدیریت ریسک می‌توان برای قبل از وقوع زلزله، در زمان وقوع زلزله و بعد از وقوع زلزله برنامه و هدف داشت و فراموش نکنیم زلزله هیچ کس را نمی‌کشد، این ساختمان‌ها و اقدامات و بی‌برنامگی‌های خود ماست که پس از وقوع زلزله بر سر خودمان آوار می‌شود.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.