دسته‌بندی نشده , عمومی , مدیریت پروژه

درس‌های سریال چرنوبیل برای مدیریت پروژه

اخیراً شبکه HBO سریالی به نام چرنوبیل منتشر کرده که در دنیا بازخورد بسیار خوبی پیدا کرده است. این مینی سریال به فاجعه اتمی انفجار نیروگاه هسته‌ای چرنوبیل در شوروی سابق می‌پردازد. من نکاتی مرتبط با مدیریت پروژه از این سریال یادداشت کرده‌ام که در ادامه می‌توانید مطالعه نمایید:

نادیده گرفتن مشکلات و ریسک‌های پروژه، باعث حل آن‌ها نمی‌شود

در قسمت آخر این سریال و در سکانس دادگاهی که به منظور محاکمه مقصران فاجعه برگزار شده، “لگاسف” دانشمندی که نقش پر رنگی در مدیریت اثرات پس از فاجعه داشته، جمله‌ای بسیار کلیدی بیان می‌کند. او می‌گوید:

“هر دروغی که می‌گوییم، ما را به حقیقت بدهکار می‌کند، دیر یا زود زمان بازپرداخت این بدهی فرا خواهد رسید.”

این جمله عین واقعیت و حقیقت است. هیچ وقت کتمان حقایق یا نادیده گرفتن مشکلات یا سرپوش گذاشتن بر ریسک‌ها و حقایق پروژه، باعث حل و فصل و رفع آن‌ها نخواهد شد. هر بار که در پروژه‌ای اطلاعات نادرست در گزارشات ارائه شود، ولو به خاطر هدف خاصی باشد، (خواه با هدف کسب رضایت ذینفعان و مدیران ارشد شرکت و پروژه یا کارفرما باشد یا ایجاد وجهه خوب برای تیم پروژه)، واقعیت پروژه را بدهکار می‌کنیم و دیر یا زود پروژه این بدهی را پرداخت خواهد کرد. نادیده گرفتن مشکلات و موانع پروژه، باعث نمی‌شود که آن‌ها حل و فصل شوند. نادیده گرفتن یا به تعویق انداختن بررسی مشکلات پروژه سبب می‌شود که تصیمات کلیدی و مهم دیرتر گرفته شوند و این تأخیر در تصمیم‌گیری و چاره‌اندیشی سبب ایجاد مشکلات جبران ناپذیری در پروژه خواهد شد.

مدیریت ریسک یک الزام و ضرورت

به باور من این سریال در زمینه مدیریت ریسک بسیار آموزنده است. در اتاق فرمان نیروگاه چرنوبیل و ثانیه‌هایی قبل از انفجار، آزمایشی توسط اپراتورها انجام می‌شود که ریسک‌های احتمالی آن را در نظر نمی‌گیرند. اما در ادامه و پس از انفجار و با حضور دانشمندی به نام لگاسوف، مدیریت ریسک به خوبی در پروژه پاک‌سازی پیاده می‌گردد. به عنوان مثال در یکی از عملیات‌های پاکسازی، لگاسف معتقد است که پنجاه درصد احتمال دارد یک انفجار بزرگ‌تر از انفجار اصلی رخ بدهد و این انفجار ممکن است زندگی پنجاه میلیون نفر از اهالی کشورهای بلاروس و اوکراین را به خطر بیاندازد. او حتی اذعان می‌کند که احتمال وقوع این ریسک ممکن است حدود ۴۰ درصد یا کم‌تر از از آن باشد اما اثرات احتمالی این ریسک بسیار بالاست و بنابراین با توضیح اثرات مهیب این ریسک به مدیران شوروی، تأیید آن‌ها جهت انجام اقداماتی در پاسخ به به این ریسک و اجتناب از آن را اخذ می‌کند و با سلسله اقداماتی، احتمال وقوع این ریسک را در پروژه پاکسازی بعد از انفجار نیروگاه به صفر می‌رساند.
سریال چرنوبیل به دو قسمت تقسیم می‌شود، قبل از انفجار و بعد از انفجار هسته راکتور واحد شماره۴ نیروگاه هسته‌ای چرنوبیل. تا قبل از انفجار عدم توجه به مدیریت ریسک در تصمیمات مدیریت نیروگاه سبب بروز فاجعه می‌شود، اما پس از انفجار و آغاز پروژه پاکسازی، بارها شاهد استفاده از تکنیک‌های مدیریت ریسک در سریال هستیم.

مدیریت ارتباطات اثربخش، شاه کلید موفقیت پروژه

ده سال قبل از فاجعه چرنوبیل گزارشی در خصوص ناکارآمدی دکمه AZ-5 (دکمه توقف اضطراری (emergency shutdown) در نیروگاه‌های هسته‌ای شوروی سابق) منشتر می‌شود. حکومت شوروی از آن جایی که حکومتی ایدئولوژیک بود و معتقد بود آن سیستم هیچ‌گونه نقطه ضعفی ندارد، منتشر کننده گزارش را از کار اخراج و گزارش را نیز بایگانی می‌کند و اپراتورهای نیروگاه چرنوبیل ده سال بعد در هنگام فشردن دکمه AZ-5 اطلاعی از ریسک‌ها و دروس آموخته قبلی و مشکلات این سیستم نیروگاه نداشتند و فاجعه انفجار هسته رآکتور به همین دلیل رخ می‌دهد. اگر اطلاع‌رسانی درست صورت گیرد و حقایق پروژه از تیم پروژه پنهان نشود شاید در یک برهه کلیدی از پروژه، بتواند جلوی یک تصمیم‌گیری اشتباه را بگیرد. به عبارتی در پروژه نباید عده‌ای محرم و عده‌ای نامحرم فرض شوند و بخشی از اطلاعات پروژه را از آن‌ها پنهان شود، شاید همین پنهان‌کاری‌ها سبب شکست پروژه شود.
از طرفی در زمان پروژه پاکسازی پس از انفجار، فردی به نان شربینا که از مدیران ارشد شوروی بود، با مدیریت ارتباطات گسترده خود توانست امکانات فراوان و مناسبی را از جانب شوروی برای پروژه دریافت کند که اگر مدیریت ارتباطات صحیح و درست او نبود، شاید فاجعه‌ای بدتر از فاجعه اصلی پس از انفجار رخ می‌داد.

مدیریت ذینفعان

در قسمتی از سریال گفته می‌شود که کشور آلمان پس از ثبت تشعشات رادیواکتیو در خاک آلمان، مدارس خود را تعطیل کرده. آلمان کیلومترها دورتر از محل حادثه انفجار نیروگاه است. اما در خود شوروی و به دلیل نادیده گرفتن مدیریت ذینفعان پروژه و پنهان کاری از مردم محلی که از ذینفعان و اثرپذیران مهم پروژه پاکسازی بودند، در شهر چرنوبیل و در چند صدمتری محل فاجعه بچه‌ها در حیاط مدرسه بازی می‌کردند و عده‌ای برای تماشای حادثه بر روی پلی به همراه کودکان خود ایستاده بودند که تعداد زیادی از آن‌ها بر اثر تشعشات انفجار جان خود را از دست دادند. مردم محلی پروژه از ذینفعان و اثرپذیران کلیدی پروژه‌ها هستند، نادیده گرفتن آن‌ها ممکن است چنین اثرات مخربی برای پروژه داشته باشد.

مدیریت منابع انسانی

در بخشی از سریال جهت حفر تونل در زیر راکتور منفجر شده، احتیاج به کار چند معدنچی است. گروهی معدنچی روس جهت این کار انتخاب می‌شوند. مدیران پروژه پاکسازی نگران هستند که اگر حقایق اثرات احتمالی کار در نیروگاه را به معدنچیان بگویند، آن‌ها از انجام کار خودداری کنند. شربینا به لگاسوف که قصد مذاکره با معدنچی‌ها را دارد، توصیه‌ای می‌کند. او می‌گوید هیچ وقت به معدنچی‌ها دروغ نگو. آن‌ها تمام عمرشان را در تاریکی کار می‌کنند و نمی‌شود به آن‌ها دروغ گفت و او هم به این توصیه عمل می‌کند و تمام حقایق را با آن‌ها در میان می‌گذارد. مدیران پروژه پاکسازی با افراد تیم پروژه پاکسازی به گونه‌ای رفتار می‌کنند که آن‌ها با وجود این‌که می‌دانستند ممکن است جان خود را از دست بدهند اما جهت اهداف پروژه و نجات جان سایر انسان‌ها، ریسک‌ها را به جان خریدند و با ایثار و فداکاری خود پروژه پاکسازی را با موفقیت انجام دادند. با وجود تمام ابزارها و ماشین‌آلات و تجهیزات موجود، در نهایت این نیروی انسانی بود که سبب موفقیت پروژه پاکسازی شد. مدیریت صحیح منابع انسانی، رمز پیروزی هر پروژه‌ای است.

اهمیت ثبت دروس آموخته

در طول سریال لگاسف با درایت از دانشمند دیگری می‌خواهد که هم‌زمان با انجام پروژه پاکسازی، با تمامی اپراتورهای نیروگاه که در بیمارستان بستری هستند صحبت کند و تحقیقات مفصلی انجام دهد تا علت دقیق وقوع فاجعه مشخص شود. او هدف از این کار را جلوگیری از وقوع حادثه مشابه در سایر نیروگاه‌های هسته‌ای می‌داند و آن فرد نیز علی‌رغم تمامی دشواری‌های راه خود و حتی چند بار بازداشت شدن، تحقیقات خود را تکمیل می‌کند و در نهایت دروس آموخته‌ای که از این ماجرا ثبت می‌شود سبب اعمال تغییراتی در نیروگاه‌های هسته‌ای مشابه شوروی می‌شود. ثبت صحیح دروس آموخته هر پروژه‌ای و انتقال تجارب مثبت و منفی پروژه‌ها به پروژه‌های بعدی سبب جلوگیری از تکرار اشتباهات قبلی می‌شود. اصل ساده‌ای که متأسفانه ما در پروژه‌های ایران معمولاً نادیده می‌گیریم.

در پایان توصیه می‌کنم این سریال بسیار جالب و آموزنده را حتماً مشاهده کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

دانلود چند نمونه برنامه زمان‌بندی در نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت- MSP

شرکت مایکروسافت برای نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت (MS Project) یک سری نمونه و template به صورت رایگان منتشر کرده است که بعضی از آن‌ها انصافاً مفید و جالب هستند، به خصوص برای برخی از پروژه‌های خاص که شاید تا قبل از آن نمونه مشابه برنامه زمان‌بندی آن‌ها را ندیده‌ایم. چند نمونه از این برنامه‌های زمان‌بندی را می‌توانید در این پست دانلود نمایید.

نمونه برنامه‌های زمان‌بندی قرار داده شده جهت دانلود به شرح زیر است:

  • نمونه برنامه زمان‌بندی سیستم مدیرت پروژه اجایل Agile project management
  • برنامه زمان‌بندی تهیه گزارش سالیانه Annual Report Preparation
  • برنامه زمان‌بندی ساخت و ساز تجاری Commercial Construction
  • برنامه زمان‌بندی تهیه بودجه Create a budget
  • برنامه زمان‌بندی خدمات مشتریان Customer Service
  • برنامه زمان‌بندی مدیریت ارزش حاصله Earned value
  • برنامه زمان‌بندی اسباب‌کشی منزل Home move plan
  • برنامه زمان‌بندی تحقیقات بازار Market Research Schedule
  • برنامه زمان‌بندی کمپین بازاریابی Marketing Campaign Plan
  • برنامه زمان‌بندی ارزیابی ادغام یا جذب Merger or Acquisition Evaluation
  • برنامه زمان‌بندی طرح کسب و کار New Business Plan
  • برنامه زمان‌بندی راه‌اندازی محصول New Product Launch
  • برنامه زمان‌بندی مدیریت پروژه سازگار با PMBOK PMBOK compliant project management
  • برنامه زمان‌بندی فرایندهای موسسه مدیریت پروژه Project management institute process
  • برنامه زمان‌بندی برنامه مدیریت پروژه Project management plan
  • برنامه زمان‌بندی پروژه ساخت و ساز مسکونی Residential Construction
  • برنامه زمان‌بندی چرخه DMAIC شش سیگما Six Sigma DMAIC Cycle
  • برنامه زمان‌بندی توسعه نرم افزار Software Development Plan
  • برنامه زمان‌بندی سازگاری SOX و فناوری SOX Compliance and Technology
  • برنامه زمان‌بندی طرح کسب و کار استارتاپ Startup business plan
  • برنامه زمان‌بندی برنامه‌ریزی آموزش Training rollout initiative and plan
  • برنامه زمان‌بندی مراسم عروسی Wedding planner
  • برنامه زمان‌بندی جمع آوری مبالغ لیموناد! ( ) Wine tasting fundraiser

شما می توانید همه برنامه های زمان‌بندی بالا را در قالب یک فایل زیپ از لینک زیر دانلود نمایید:

دانلود چند نمونه برنامه زمان‌بندی در نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت
پسورد فایل زیپ: sharifiz.com

در همین ارتباط بخوانید:

اکسل , برنامه ریزی و کنترل پروژه

دانلود چند نمونه فایل اکسل مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه

شرکت مایکروسافت چندین فایل نمونه و Template از کارهای انجام شده مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه در قالب نرم‌افزار مایکروسافت اکسل-Excel را منتشر کرده است که مشاهده آن‌ها می‌تواند به شما ایده‌های خوبی جهت تهیه فایل‌های مربوط به پروژه‌ها در اکسل ارائه کند. شما می‌توانید ۲۴ نمونه از این فایل‌های اکسل را در این پست دانلود نمایید.

نمونه فایل‌های اکسل قرار داده شده جهت دانلود به شرح زیر است:

  • نمودار گانت اجایل Agile Gantt chart
  • پروپوزال ساخت و ساز Construction proposal
  • نمودار گانت پیگیری پیشرفت تاریخ‌ها Date tracker Gantt chart
  • نمودار گانت پیگیری پیشرفت تاریخ‌ها۲ Date tracking Gantt chart
  • پیگیری پیشرفت برنامه‌ریزی رویداد Event planning tracker
  • نمودار گانت پروژه Gantt project chart
  • نمودار گانت برنامه‌ریز پروژه Gantt project planner
  • برنامه‌ریزی ماهیانه بودجه Household monthly budget
  • تایم‌لاین پروژه با نمایش اینفوگرافیک Info graphic timeline
  • برنامه پروژه بازاریابی Marketing project plan
  • برنامه‌ریز پروژه بازاریابی Marketing project planner
  • تایم‌لاین مایل استون‌ها و فعالیت‌های پروژه Milestone and task project timeline
  • نمودار نقشه راه مایل استون‌ها Milestone charting roadmap
  • برنامه‌ریزی بودجه شخصی ماهیانه Personal monthly budget spreadsheet
  • پیگیری ایشوهای پروژه(مشکلات و موانع پروژه) Project issue tracker
  • گزارش عملکرد پروژه Project performance report
  • برنامه پروژه برای شرکت‌های حقوقی Project plan for law firms
  • تایم لاین پروژه Project timeline
  • لیست کارهای پروژه Project to do list
  • پیگیری پیشرفت پروژه Project tracker
  • نقشه راه پیمایش Scrolling roadmap
  • طرح‌ریزی جریان نقدی کسب و کارهای کوچک Small business cash flow projection
  • تایم لاین به همراه مایل استون‌ها Timeline with milestones (yellow)
  • لیست کارهای پروژه‌ها To-do list for projects

شما می‌توانید همه نمونه فایل‌های اکسل بالا را در قالب یک فایل زیپ از لینک زیر دانلود نمایید:

دانلود چند نمونه فایل اکسل مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه
پسورد فایل زیپ: sharifiz.com

در همین ارتباط بخوانید:

مدیریت پروژه

استفاده از تکنولوژی‌های جدید، جهت کاهش زمان اجرای پروژه‌ها

شرکت‌های ساختمانی چینی با استفاده از تکنولوژی آماده‌سازی و ساخت متریال پیش ساخته در محل کارخانه و نصب سریع در محل اجرای پروژه، برج‌ها و آسمانخراش‌های بلندی را تنها طی سه هفته به اتمام می‌رسانند. ویدئوی زیر را ببینید: (اگر ویدئو را در پایین نمی‌بینید، اینجا کلیک کنید)

 

در منحنی‌های زمان و هزینه پروژه، نقطه‌ای وجود دارد که زمان پروژه در حداقل‌ترین حالت ممکن و بهینه‌ترین شرایط آن است و افزایش سرعت پروژه و عبور از آن نقطه ممکن است سبب ایجاد هزینه‌های بیشتر شود. شرکت‌های چینی با استفاده از تکنولوژی پیش ساخته، این نقطه زمانی را به پایین‌ترین حد ممکن رسانده‌اند و پروژه‌های برج‌های ساختمانی را در کم‌ترین زمان ممکن به اتمام می‌رسانند. اگر ویدئوی بالا را دیده باشید تمام اجزای یک برج در محل کارخانه ساخته می‌شوند و بعد برای نصب به محل پروژه منتقل می‌شوند. حتی اجرای کف و سقف یک طبقه نیز در محل کارخانه انجام می‌شود و کف بتن‌ریزی شده و حتی کاشی و سرامیک شده از کارخانه به محل نصب در پروژه منتقل می‌شود.

شرکت‌های ساختمانی ایرانی نیز اگر به سمت این فن‌آوری بروند، قطعن با بازخوردهای خوبی از جانب کارفرماها روبه‌رو خواهند شد، کدام سرمایه‌گذاری است که از ساخته شدن پروژه‌ش در سه هفته لذت نبرد؟

اجازه بدهید با یک مثال توضیح بدم که چه طور چنین روش اجرایی باعث کاهش هزینه‌های پروژه می‌شود. فرض کنید شما بخواهید یک پروژه ساختمانی را اجرا کنید. در فاز ساخت پروژه شما یک سری پرسنل نگهبان، نیروی ایمنی، سرپرست اجرا، دفتر فنی، مسئولین اداری و مالی و امثالهم دارید. علاوه بر آن هزینه‌هایی مثل برق و آب تجهیز کارگاه هم هست. اینها هزینه‌های غیرمستقیم پروژه هستند و چه پروژه یک ماه طول بکشد و چه ده سال شما در پروژه مجبور به پرداخت این هزینه‌های غیر مستقیم هستید. حال هرچه بتوانیم زمان پروژه را کاهش بدهیم و به آن نقطه بهینه در منحنی زمان-هزینه برسیم، در هزینه‌های غیرمستقیم صرفه‌جویی کردیم. از طرفی هزینه هایی مانند فرصت از دست رفته بابت بهره برداری از پروژه، هزینه اجاره انواع پمپ بتن و امثالهم هم به پروژه تحمیل خواهد شد.

اما چند نکته در کاهش زمان پروژه وجود دارد. تا یک جایی می‌شود زمان پروژه را با افزایش منابع و موازی‌سازی فعالیت‌ها کاهش داد و از آن نقطه بهینه به بعد دیگر کاهش زمان پروژه سبب افزایش شدید هزینه‌ها می‌شود یا اصلن کم‌تر از آن زمان اجرای کار غیرممکن خواهد بود. از طرفی در پروژه‌های ساختمانی بزرگ (مثل ساخت یک برج مسکونی یا اداری) اگر از تکنولوژی پیش ساخته جدید استفاده نشود، اصلن امکان کاهش زمان پروژه به کم‌تر از شش ماه میسر نیست.

به عبارتی شیوه سنتی ساخت ساختمان در ایران که تقریبن اکثریت مطلق پروژه‌ها با آن روش اجرا می‌شوند، جوابگوی کاهش زمان پروژه مشابه عملکرد شرکت‌های چینی نیست. علت این امر هم این است که عمده ساخت و ساز پروژه‌های ساختمانی در ایران یا توسط معماران و سازنده‌های سنتی انجام می‌شود یا توسط خود شخص مالک. شرکت‌های ساختمانی بزرگ سهم کمی از این بازار بزرگ دارند. البته در ایران هم تجربه‌های موفق استفاده از تکنولوژی پیش‌ساخته جهت کاهش زمان پروژه را داشته‌ایم. مثل ساخت پل طبقاتی صدر در شهر تهران که پایه‌های پل و قطعات بتنی آن در محل کارخانه ساخته می‌شد و در اتوبان صدر نصب می‌گشت. فقط تصور کنید اگر قرار بود همانند شیوه‌های سنتی ساخت، پایه ها و قطعات بتنی این این پل در محل پروژه آرماتوربندی، قالب‌بندی و بتن‌ریزی میشد، در آن صورت چقدر زمان پروژه زیادتر می‌گشت و چقدر هزینه‌های سربار و غیرمستقیم دامن‌گیر پروژه و کل شهر تهران می‌شد.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

در همین ارتباط بخوانید:

برنامه ریزی و کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه، لوکس، اضافه و بی‌فایده یا مفید، لازم و ضروری؟

سوالاتی از این دست زیاد پرسیده می‌شود:

– چرا در شرکت ما به واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهایی نمی‌دهند؟
– چرا برنامه زمان‌بندی و گزارشات ما خوانده نمی‌شود؟
– چرا برخی از مدیران پروژه و مدیران ارشد شرکت‌ها و حتی سرپرستان کارگاه‌ها و اعضای تیم پروژه به برنامه ریزی و کنترل پروژه اعتقادی ندارند؟

سوالاتی از این دست می‌تواند جواب‌های مختلفی داشته باشد. آن جواب‌هایی که به ذهنم می‌رسد موارد زیر است:

سیستم مدیریت دولتی و اقتصاد دولتی

ناگفته پیداست که بخش بزرگی از اقتصاد کشور ما دولتی است (بالای هشتاد درصد حجم کل اقتصاد) و به طبع آن پروژه‌های کشور نیز اکثرن در اختیار سیستم‌های دولتی یا نیمه دولتی یا شبه دولتی هستند. اقتصاددانان معتقدند که دولت‌ها همواره دچار آفت هدر دادن منابع هستند. جمله معروفی از اقتصاددان مشهور آمریکایی، آقای میلتون فریدمن است که می‌گوید: “اگر یک بیابان بسیار بزرگ پر از شن را برای مدیریت به دولت بدهید، پس از یکسال خواهند گفت که ما کمبود شن داریم!”

منظور بنده شخص مدیران دولتی نیستند، چه بسا مدیران دولتی که هنگامی که به بخش خصوصی رفتند، عملکرد درخشانی از خودشان به جای گذاشتند، منظور سیستم دولت در اداره کارهاست. در بخش دولتی اصالت منافع و اصالت کسب سود و مدیریت پروژه‌ها در چارچوب محدوده، زمان و هزینه اولویت اول نیست و خب در نتیجه دانش مدیریت پروژه تنها در حد یک ویترین و یک دانش لوکس حساب می‌شود و در چنین شرایطی طبیعی است که برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به عنوان یکی از ابزارهای دانش مدیریت پروژه در حاشیه قرار می‌گیرد و آن چنان که باید و شاید به آن توجه نمی‌شود و نقش حیاتی و مهم در پروژه‌ها ندارد.
به عبارتی تا زمانی که سیستم اقتصادی و کسب و کار کشور بر اساس سیستم دولتی اداره شود، نمی‌توان انتظار داشت که دانش مدیریت پروژه و ابزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در اولویت مدیریت پروژه‌های بزرگ کشور قرار گیرد.

بلوغ پایین شرکت‌های پروژه محور

در برخی شرکت‌های پروژه محور، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در حال رشد است اما هنوز راه زیادی تا ایفای نقش بازیگر اصلی پروژه دارد. به عنوان مثال به شرکت‌های پیمانکاری بزرگی نگاه کنید که طی حدود بیست سال گذشته تأسیس شده‌اند. این شرکت‌ها در ابتدای راه در پروژه‌هایشان حتی یک WBS و برنامه زمان‌بندی کلی هم نداشتند. حتی در بعضی از پروژه‌ها کارشناس برنامه‌ریزی حضور نداشت. اما به مرور آموختند که باید برای کنترل زمان پروژه‌هایشان و مانیتور پیشرفت پروژه باید یک ساختار شکست کار و یک برنامه زمان‌بندی داشته باشند. به مرور گزارش‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در این شرکت‌ها جا افتاد و کم کم برنامه‌های زمان‌ بندی پروژه‌ها از پروژه‌ای به پروژه دیگر بهبود و ارتقا پیدا کرد. همین حالا می‌توانید بروید برنامه‌ها و گزارشات واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه شرکت خود مثلن در پانزده سال پیش را مطالعه کنید تا متوجه شوید که واقعن پیشرفت کرده‌اید.
برخی از شرکت‌ها پا را فراتر گذاشتند و به حوزه‌هایی مانند مدیریت هزینه، مدیریت منابع، مدیریت راندمان منابع و حتی مدیریت ریسک ورود کردند و الان اغلب شرکت‌های پیمانکاری بزرگ واحد PMO یا واحدی با اسم دیگر اما با همان شرح وظایف PMO دارند.
به عبارتی اگر با یک عینک مثلن بیست ساله به وضعیت برنامه‌ریزی و کنترل پروژه اغلب شرکت‌ها نگاه کنیم، روند رو به رشد است. به باور بنده نیز بخش قابل توجهی از شرکت‌های پروژه محور ایرانی در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در یک مسیر رو به رشد قرار دارند. حال برخی خیلی رشد کرده‌اند و به مراحل بالای بلوغ مدیریت پروژه رسیده‌اند و برخی نیز هنوز در مراحل اول دست و پا میزنند.

نگاه تکنیکی صرف به مدیریت پروژه‌ها

معضل مهم و تکراری که همه ما بارها شنیده‌ایم، بحث نگاه صرفن تکنیکی و فنی به پروژه‌هاست. این‌که پروژه عمرانی باید توسط مهندس عمران مدیریت شود و پروژه برق توسط متخصص برق و این نگاه که اولویت اصلی پروژه‌ها و مشکل و مسأله اصلی هر پروژه مسائل فنی، مهندسی و تکنیکی آن است و مسائل مدیریت پروژه در سایه این نگاه به حاشیه می‌روند. ریشه این وضعیت، نگرش سنتی به اجرای پروژه‌هاست که همچنان بخش عمده‌ای از پروژه‌های کشور درگیر این نوع نگرش سنتی هستند.

ضعف دانش و عملکرد متخصصین برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

اما در برخی از موارد نه سیستم اقتصاد دولتی کشور مقصر است، نه بلوغ پایین سازمان و نه نگاه سنتی و تکنیکی به پروژه بلکه خود تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به دلیل ضعف دانش یا عملکرد، خروجی مطلوبی ارائه نمی‌دهد. ساختارهای شکست کار و برنامه‌های زمان‌بندی‌شان پر از ایرادات فنی و ساختاری است و گزارشات چند صد صفحه‌ای صرفن از روی اجبار تهیه می‌شود و تلاشی در جهت بهبود فرایند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه از جانب خود تیم برنامه ریزی انجام نمی‌گردد. فعالیت‌های روتین و تکراری و گرفتاری تیم به روزمرگی دیگر رمقی برای بهبود و اصلاح فرایندها باقی نمی‌گذارد.
شرایط به گونه‌ای است که در برخی از پروژه‌ها، بودن یا نبودن تیم برنامه ریزی و کنترل پروژه در تیم پروژه، هیچ فرقی ندارد و حضورشان نفع خاصی به پروژه نمی‌رساند و شاید تنها اجبارهای قراردادی سبب شده که حضورشان در پروژه تحمل گردد.

عدم مشارکت تمام تیم پروژه در فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه

و اما نکته آخر این است که گاه فکر می‌کنیم فعالیت‌های مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه باید تنها توسط تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در اتاقی جدا و در انزوا و به تنهایی انجام شود. در حالیکه ذات فعالیت‌هایی از جنس برنامه‌ریزی با مشارکت حداکثری تیم پروژه معنی پیدا می‌کند. مشارکت حداکثری است که سبب می‌شود تعهد و علاقه به برنامه زمان‌بندی ایجاد شود. چه دوست داشته باشید چه نداشته باشید، تک تک فعالیت‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باید در قالب کار تیمی و با حداکثر مشارکت همه تیم پروژه انجام شود. این یک جاده یک طرفه است که هیچ راه دیگری به غیر از آن برای رسیدن به مقصد نیست.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

مطالب مرتبط:

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در فوتبال

ابتدای بحث باید بگم که یک مسابقه فوتبال دقیقن یک پروژه هست و تمام مشخصات یک پروژه رو داره. اول اینکه محصول و نتیجه منحصر به فردی داره، در طول تاریخ شما نمی‌تونی دو تا مسابقه فوتبال رو پیدا کنی که شبیه هم بوده باشن. دوم اینکه زمان شروع و پایان داره و سوم اینکه وضوح تدریجی هم شاملش میشه، یعنی هرچی به دقیقه نود بازی نزدیک‌تر میشیم، نتیجه بازی واضح‌تر میشه. پس فوتبال یک پروژه هست و این پروژه برخی اوقات خیلی پروژه مهمی هست و در مسابقاتی مثل جام جهانی یا لیگ قهرمانان اروپا، بعضی مسابقات حدود سه میلیارد نفر بیننده زنده تلویزیونی داره و ارقام بسیار بزرگ مالی نیز در هر مسابقه جابه‌جا میشه، یعنی بعضی از مسابقات فوتبال ابر پروژه‌های بسیار مهم و حیاتی هستند، بنابراین شک نکنید برای پروژه هایی با این اهمیت و هزینه،  قطعن از تکنیک‌های مدیریت پروژه هم استفاده میشه.

جالبه که بدونید سرمربی فعلی تیم ملی فوتبال کشورمون، یعنی آقای کارلوس کیروش در فوتبال دنیا معروفه به یکی از اساتید کنترل پروژه فوتبال و از ابزارها و تکنیک‌های مدیرت پروژه برای هر مسابقه فوتبال حداکثر استفاده رو میکنه. بیاین با هم بعضی از این روش‌ها رو مرور کنیم.

حتمن دیدید که کارلوس کیروش در مسابقات و تورنمنت‌های مختلف از جمله‌های “ما بازی به بازی پیش می‌ریم”، “مهم‌ترین بازی ما، بازی بعدی ماست.” و “هر بازی شرایط خاص خودشو داره” استفاده می‌کنه. ایشون با این جملات دارن تأکید می‌کنند که هر مسابقه فوتبال یک پروژه با محصول منحصر به فرده و باید برای هر مسابقه تمام مراحل آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا، مانیتور و کنترل و حتی فاز اختتام رو جداگانه پیاده‌سازی کرد.

برنامه‌ریزی برای منابع، یکی از مهم‌ترین آیتم‌های مدیریت پروژه در فوتبال هست. مهم‌ترین و اصلی‌ترین منبع برای یک مربی که در اینجا نقش مدیر پروژه رو ایفا می‌کنه، بازیکنان هستند. کارلوس کیروش همواره منابع خودش رو به ریزترین شکل ممکن تحت نظر داره و همیشه سعی می‌کنه منابع جوان و با انرژی رو برای استفاده در آینده به تیم خودش تزریق کنه. به عقیده من مدیریت منابع توسط کارلوس کیروش سبب شده همواره بازیکنان تیم ملی حتی فراتر از اون عملکرد و راندمانی که در تیم باشگاهی‌شون دارند، در تیم ملی داشته باشن و این یعنی حداکثر بهره‌وری منابع و استفاده از منابع با بالاترین راندمان و کیفیت ممکن که این امر قطعن بدون برنامه‌ریزی ویژه برای منابع امکان‌پذیر نیست. کیروش تو بررسی‌های خودش متوجه که شد منابع داخلی پروژه‌هاش(یعنی بازیکن‌های شاغل در لیگ داخلی ایران) راندمان و کیفیت بازیکنان لژیونر رو ندارند (به دلیل اختلاف سطح تمرینات و امکانات تیم‌های ایرانی با تیم‌های اروپایی) و به خاطر همین سعی کرد زمان بیش‌تری رو برای بهبود کیفیت منابع داخلیش صرف کنه که البته در این راه مشکلاتی هم براش پیش اومد که از حوصله این بحث خارجه.

کار مهم دیگه‌ای که کارلوس کیروش در بحث مدیریت پروژه فوتبال انجام میده، مدیریت ریسکه. ما همیشه می‌بینیم که کارلوس کیروش از قبل ریسک‌های پیش‌ روی یک پروژه فوتبال رو رصد میکنه و براشون برنامه پاسخ به ریسک و استراتژی می‌چینه. اون همیشه سعی می‌کنه علاج واقعه رو قبل از وقوع بکنه. یک مثال براتون بزنم: بازی مرحله رفت ایران مقابل سوریه در مقدماتی جام‌جهانی ۲۰۱۸ رو یادتونه؟. کیروش از قبل می‌دونست که بازی قراره در کشور مالزی و در یک چمن بی‌کیفیت برگزار بشه و از طریق اطلاعات هواشناسی مطمئن بود که روز بازی بارندگی هم خواهیم داشت. حالا استراتژی کیروش برای مقابله با این وضعیت چی بود؟ اون هر چی بازیکن قدرتی و اغلب شمالی(گیلانی و مازندرانی) رو تو ترکیب اصلی تیمش چید، از امید ابراهیمی گرفته تا سوشا مکانی و عزت‌الله پورغاز. بازیکن‌هایی که در چنین زمین‌هایی سابقه بازی کردن داشتن و اگر بدشانس نبودیم تو اون بازی هم به راحتی پیروز می‌شدیم. حالا فرض کنید اگر یک مربی بدون دانش مدیریت پروژه سرمربی ایران بود. مثلن یک سرمربی سنتی ایرانی! قطعن بدون در نظر گرفتن این ریسک‌ها تیمش رو به زمین مسابقه می‌فرستاد و بعد از اتمام مسابقه هم شروع می‌کرد به غر زدن در مورد کیفیت زمین و وضعیت آب و هوا و گیر دادن به زمین و زمان. یعنی ریسک‌ها رو IGNORE می‌کرد و بعد راجع به همون ریسک‌ها غر میزد!

حتمن می‌دونید که نود درصد زمان یک مدیر پروژه صرف ارتباطات میشه، کارلوس کیروش هم دقیقن برای ارتباطات پروژه‌هاش برنامه‌ریزی دقیقی داره و یک استراتژی مشخص در این زمینه رو دنبال می‌کنه. کافیه به سایت‌های ورزشی سر بزنید و مصاحبه‌های کیروش با رسانه‌های خارجی و داخلی رو مقایسه کنید. کاملن موضوع و سبک صحبت‌هاش با رسانه‌های خارجی و داخلی متفاوته و در هر کدوم دنبال اهداف خاصی می‌گرده و یا جنگ‌های روانی کیروش در برخی از مسابقات رو به یاد بیارید. این که چه طور در آخرین بازی مقدماتی جام جهانی ۲۰۱۴ یک مصاحبه ساده سرمربی کره‌جنوبی رو تبدیل به یک جنگ روانی بزرگ کرد و باعث ایجاد هیجان و انگیزه فراوان بین بازیکنان تیم شد. کیروش در این راه از ابزارهای مختلفی برای ارتباطات استفاده میکنه، از فیس بوک گرفته تا مصاحبه‌های مطبوعاتی یا تلویزیونی و گاهی تنها با نشان دادن چهره عبوس و اخموش و گاهی با هم نشان دادن چهره خندان و شاد خودش. تمام این رفتارها با برنامه و هدف و از قبل برنامه‌ریزی شده است. کیروش به معنی واقعی یک استاد ارتباطاته.

ابزار مهمی دیگه‌ای که کارلوس کیروش در مدیریت پروژه فوتبال ازش استفاده می‌کنه، استفاده از تکنیک‌های مدیریت منابع انسانی پروژه‌ست. اون همیشه و به صورت مرتب از تکنیک‌ها و ابزارهای Interpersonal skills/ Training/ Team building/ Ground rules/ Collocation/ Recognition and rewards/ Personnel assessment tools در تیم ملی استفاده می‌کنه. یک نمونه‌ش Ground rules هایی هست که در اردوهای تیم ملی ایجاد کرده، هر بار دیر رسیدن به محل تمرین یک سری جرایم مالی داره و یا برخی از جریمه‌های دیگه که به بهترین شکل ممکن سبب ایجاد نظم گروهی در تیم ملی شده. طی هفت سال گذشته تیم ملی کیروش، منظم‌ترین و بی‎حاشیه‌ترین تیم ملی تاریخ ایران بوده و اصلن از اون باندبازی‌های سابق یا بازیکن‌سالاری‌های قدیم و حاشیه‌های همیشگی تیم ملی در دوران گذشته خبری نیست و این‌ها همه نتیجه استفاده کیروش از تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت منابع انسانی در پروژه‌هاشه. اون در این راه خیلی جدی و مصممه، اون قدری که بازیکن‌های مهمی مثل سید مهدی رحمتی یا هادی عقیلی رو به دلیل همین نظم گروهی از تیم پروژه‌ش برای همیشه کنار گذاشت.

و در نهایت وظیفه اصلی و غایی یک مدیر پروژه، مدیریت یکپارچگی پروژه است و کارلوس کیروش به عنوان یک مدیر پروژه حرفه‌ای تمام توانش رو به کار می‌گیره تا مدیریت یکپارچگی پروژه‌ها و مسابقات فوتبالش رو به بهترین شکل ممکن ارائه بده. مدیریت یکپارچگی اون چیزیه که مدیر پروژه نمی‌تونه تفویض اختیار کنه و تمام مسئولیتش بر عهده خودش هست و کیروش نشون داده که در این کار یک استاد واقعیه.

در حال حاضر مهم‌ترین تفاوت مربی‌های سنتی و مدرن فوتبال همین بحث به‌کار‌گیری مدیریت پروژه در فوتبال هست. مربیان بزرگی مثل گواردیولا، مورینیو و زیدان هم به وضوح از تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. در حالی‌که این دانش هنوز در بین مربیان ایرانی جا نیافتاده و به نظرم آموزش مدیریت پروژه به مربیان فوبتال ایرانی، می‌تونه تأثیر بسیار مثبتی در پیشرفت اونا داشته باشه. چرا که فوتبال یک پروژه است، یک پروژه خیلی مهم، بزرگ، پر بیننده و پر هزینه و البته جذاب.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

در همین ارتباط بخوانید: