برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning

در ادامه بحث “مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها” لیستی از تفاوت‌ها را ارائه کردم و قرار شد به مرور راجع به هر کدام مفصل‌تر بنویسم. اولین مورد عدم استفاده از تکنیک Rolling Wave Planning یا برنامه‌ریزی غلتان در هنگام تهیه WBS و برنامه زمان‌بندی است. اما برنامه‌ریزی غلتان چیست؟ اجازه بدهید با یک مثال توضیح دهم:

فرض کنید شما می‌خواهید یک پالایشگاه بسازید. قرارداد شما به عنوان پیمانکار یک قرارداد EPC است و طبیعتن مثل عمده ساختارهای شکست کار پروژه‌های این چنینی، سطح دوم WBS شما شامل سه آیتم Engineering، Procurement و Construction خواهد بود. فرض هم بر این است که یک سال اول پروژه صرفن فاز مهندسی پروژه و تهیه و نقشه و مدارک باشد و فاز تأمین و ساخت در سال دوم پروژه آغاز شود و از شما خواسته‌اند که یک WBS و یک برنامه زمان‌بندی تفصیلی برای پروژه تهیه کنید. آیا به نظر شما منطقی است که در زمان حال که هنوز نقشه‌ها و مدارک اولیه ساخت پالایشگاه را تولید نکرده‌اید و هنوز حجم و سایز و تعداد خیلی از تجهیزات و سیستم‌ها و فونداسیون‌ها و… معلوم نیست، در ساختار شکست کار و برنامه زمان‌بندی، فعالیت‌های تأمین و ساخت را به جزئی‌ترین شکل ممکن بشکنید و اصطلاحن دیتل کنید؟

پاسخ سوال بالا قطعن خیر است، اما متأسفانه این کار انجام می‌شود. یعنی در یکی دو ماهه اول یک پروژه پیچیده که شاید چهار یا پنج سال طول بکشد، یک برنامه زمان‌بندی بسیار دیتیل و با جزییات فراوان تا پایان پروژه تهیه می‌شود که به عنوان مثال از الان در آن برنامه زمان‌بندی نوشته شده که چهار سال بعد فعالیت فیتاپ فلان خط سیستم کولینگ، در چه ماه و چه روزی و با چه توالی انجام شود!

خب حالا برنامه‌ریزی غلتان یا همان Rolling Wave Planning چه می‌گوید؟ می‌گوید که عزیزان! لازم نیست در همان ابتدای پروژه کلیه سطح‌های WBS و فعالیت‌های برنامه زمان‌بندی را تا ریزترین جزئیات ممکن شناسایی کنید. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های پروژه وضوح تدریجی است. یعنی پروژه‌ها با گذشت زمان وضوح بیشتری برای فهمیدن خواهند داشت و هرچه جلوتر برویم ابهامات در پروژه کم‌تر خواهد شد، پس در ابتدای راه تهیه برنامه زمان‌بندی لازم نیست تا انتهای پروژه همه چیز را ببینیم، ما که پیشگو و جادوگر نیستیم. خیلی هنر کنیم برنامه یک سال آینده و حتی شش ماه آینده و به نظر من دو ماه آینده را بتوانیم دقیق و با جزییات بنویسیم و باقی سطح‌های WBS را در همان سطوح بالا (سطح دو یا سه) نگه داریم و هر موقع که به زمانش رسیدیم و شناخت بیشتر از پروژه پیدا کردیم، در آن زمان نسبت به شکست کار به جزئیات بیش‌تر اقدام کنیم. این تمام آن چیزی است که تکنیک Rolling Wave Planning به ما می‌گوید.

اما قطعن مشکلاتی هم بر سر راه استفاده از تکنیک برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning است. مثلن یکی از این مشکل‌ها، کارفرماها و مشاورها هستند. شاید خیلی از شماها بگویید که کارفرما یا مشاور ما زیر بار استفاده این تکنیک نمی‌رود و حاضر نیستند برای هر مرحله از پروژه، تأیید جداگانه‌ای برای برنامه زمان‌بندی بدهند و در قرارداد ذکر شده است که باید WBS و برنامه زمان‌بندی تفصیلی را همان ابتدای کار به تأیید کارفرما یا مشاور برسانیم. خب کارفرماها یا مشاورها حق دارند! شاید از مزایای استفاده از این تکنیک بی‌خبرند، برای یک بار هم شده تمام مزایای این روش را برای آن‌ها توضیح دهید و حتی اگر امکان داشت در کنار آن برنامه زمان بندی تفصیلی جامع، از این روش را هم به صورت موازی استفاده کنید تا کارفرما یا مشاورتان خودشان به مزایای استفاده از این تکنیک پی ببرند.

بارها این صحنه را در پروژه‌های مختلف دیده‌ایم که کارشناس یا کارشناسان برنامه‌ریزی پروژه در دفتر خود در کارگاه نشسته‌اند، بیرون دفتر و در سایت پروژه در حال خاکبرداری اولیه و تجهیز کارگاه هستند و کارشناس کنترل پروژه پشت میز خود مشغول ثبت مدت زمان و روابط پیش نیازی فعالیت‌های نصب ابزاردقیق و پیش‌راه‌اندازی همان پروژه در نرم افزار است! فعالیتی که قرار است سه سال بعد انجام شود! این کار اشتباه است. با هر متد و روش و استانداردی که نگاه کنید این کار اشتباه است! تا زمانی که تکنیک برنامه‌ریزی غلتان را در برنامه‌های زمان‌بندی خود به کار نگیریم (به خصوص در پروژه‌های پیچیده و با مدت زمان بیش از یکسال)، برنامه‌های زمان‌بندی واقعی، اجرایی، به درد بخور و فراتر از یک کاغذ و نقاشی نخواهیم داشت.

فراموش نکنید شما می‌‎توانید در شب با خودروی سواری از ارومیه تا چابهار رانندگی کنید، اما لازم نیست که چراغ‌های خودروی شما کل مسیر چند هزار کیلومتری ارومیه تا چابهار را برای شما از الان روشن کنند، کافیست چراغ‌ها تنها چند ده متر مقابل شما را روشن کنند.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه

مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها

شاید متعجب بشید اگه بدونید غالب برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌ها در ایران تفاوت‌هایی گاهی فاحش با برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های خارج از ایران دارند. کلاً سبک برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و این کاری که ما تحت عنوان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در ایران انجام می‌دهیم، تفاوت‌هایی با آنچه در کشورهای دیگر انجام می‌شود دارد. البته این موضوع ذاتن یک عیب نیست. از آن جهت که هر دانش و ابزاری و استانداردی را می‌توان برای هر کشور و هر پروژه بومی‌سازی کرد و لازم نیست دقیقن هرکاری که بقیه انجام می‌دهند ما نیز دقیقن همان را انجام دهیم. به عبارتی تعصب بر یک روال کاری را باید کنار گذاشت و Tailoring را سر لوحه کار خود قرار دهیم.

موارد زیر بر حسب تجارب خودم و تجارب دوستان و همکاران در خصوص تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های ایران با برنامه‌های زمان بندی متعارف پروژه‌های خارج از ایران به ذهنم رسید. فعلن به صورت تیتر این موارد را یادداشت می‌کنم تا در ادامه به صورت مفصل به هر کدوم بپردازیم. (شما هم اگر موردی به ذهنتون می‌رسه، حتمن عنوان کنید.)

۱- عدم اجرای برنامه ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning
۲- عدم تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی
۳- عدم تعریف هزینه‌ها در برنامه زمان‌بندی
۴- تعداد بسیار زیاد فعالیت‌ها و توجه بیش از اندازه به جزئیات
۵- غیر واقعی بودن و غیر اجرایی بودن برنامه‌های زمان‌بندی
۶- تقویم غیرواقعی برنامه‌های زمان‌بندی
۷- روابط غیرمنطقی، شناوری‌های عجیب و مسیر بحرانی غیرواقعی

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

برنامه زمان بندی پروژه نرم افزاری

برای من که تمام سابقه کاریم در پروژه‌هایی مانند سدسازی و نیروگاه برق‌آبی، نیروگاه گازی و سیکل ترکیبی، پالایشگاه و پتروشیمی بوده همیشه پروژه‌های نرم‌افزاری یک ابهام و یک بخش ناشناخته بوده و هست. قضیه وقتی برام جالب‌تر شد که فهمیدم که تعداد زیادی از هم‌صنفان ما در خارج از ایران، یعنی کارشناسان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در کشورهایی مانند آمریکا و کانادا در صنعت IT و نرم‌افزار کار می‌کنند.

صنعت IT و نرم افزار در حال حاضر یکی از پیشروترین صنعت‌ها در دنیاست و گواه این امر هم اینه که شرکت‌هایی مانند فیس‌بوک و گوگل و آمازون از نظر گردش مالی و سود خیلی جلوتر از بزرگترین شرکت‌های نفت و گاز و امثالهم در دنیا هستند و از اون مهم‌تر اینه که به دلیل ماهیت این صنعت به صورت مرتب در این صنعت پروژه تعریف میشه و خب هر جا پروژه تعریف میشه، سر و کله برنامه‌ریزی و کنترل پروژه هم پیدا میشه و علم مدیریت پروژه در صنعت IT هم خیلی کاربرد داره.

لذا شروع کردم به مطالعه موارد مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در صنعت IT. اول از همه خیلی دلم می‌خواست یک ساختار شکست (WBS) و برنامه زمان‌بندی از پروژه‌های نرم افزاری ببینم. در templateهای خود نرم افزارهای MSP و P6 می‌توانید نمونه‌هایی از برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های نرم افزاری رو پیدا کنید. علاوه بر اون یک نمونه برنامه زمان‌بندی خیلی خوب و کامل از یک پروژه نرم‌افزاری از اینترنت دانلود کردم که شما هم می‌توانید این نمونه برنامه زمان‌بندی رو از لینک زیر دانلود کنید.

لینک دانلود: برنامه زمان‌بندی یک پروژه توسعه نرم‌افزار
پسوورد فایل: sharifiz.com

درسته که پروژه‌ها منحصر به فرد هستند اما کلیت ساختار شکست خیلی از پروژه‌های نرم افزاری تقریبن یکسان هست. مثلن در سطح دوم ساختار شکست این پروژه‌ها معمولن موارد زیر رو می‌توانید ببینید:
Software Development Project:
Project Launch
Acquire Resources
Requirement Definition
Detailed Design
System Configuration
Acquire and Install System
Application Development
Data Migration
System Documentation
Testing
Training
Production Implementation
CLOSE-DOWN

برای دیدن سایر فعالیت‌ها و روابط بین اون‌ها، بهتره خودتون برنامه زمان‌بندی رو دانلود کنید و بررسیش کنید.
در ادامه باز هم در مورد پروژه‌های نرم افزاری خواهم نوشت.

این برنامه زمان‌بندی را از کانال تلگرام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه نیز می‌توانید دانلود کنید.
کانال تلگرام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه:
https://t.me/sharifizcom

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

محاسبات EVM در نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت

اغلب گزارشات و محاسباتی که همکاران ما در مورد مدیریت ارزش حاصله یا Earned Value Management انجام می‌دهند، در نرم‌افزار اکسل انجام می‌شود. غالباً همکاران اطلاعات پایه‌ای EVM همانند مقادیر EV,PV,AC را در اکسل وارد می‌کنند و همانجا با فرمول‌های EVM، شاخص‌های مدیریت ارزش حاصله مانند SPI و CPI را محاسبه می‌کنند.

 

اما هر دو نرم‌افزار معروف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یعنی  MSPو PRIMAVERA این قابلیت را دارند که محاسبات EVM را انجام دهند. کاری که در ایران کم‌تر معمول است. چرا که در روش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به سبک ایرانی، تعریف و تخصیص منابع و ثبت هزینه‌ها در برنامه‌های زمان‌بندی چندان رایج نیست.

 

 

برای آشنایی شما با انجام محاسبات EVM در برنامه زمان‌بندی، یک فایل برنامه زمان‌بندی که در نرم افزار مایکروسافت پراجکت (MSP) نوشته شده را برای دانلود در اختیارتان قرار می‌دهم.

 

لینک دانلود برنامه زمان‌بندی MSP، شامل محاسبات EVM

(پسوورد فایل زیپ: sharifiz.com)

 

در این برنامه زمان‌بندی منابع برای فعالیت‌ها تعریف و تخصیص داده شده است و اطلاعات مورد نیاز جهت محاسبه EVM نیز در برنامه وارد شده. برنامه آپدیت و Actual نیز شده و حدود پنجاه درصد پیشرفت دارد. شما برای دیدن گزارشات EVM  در نرم افزار msp، می‌توانید از مسیر زیر این گزارشات را مشاهده کنید:

Report>cost>Earned Value Report

 

شما می توانید از ویدئوی زیر برای مشاهده چگونگی ایجاد گزارش EVM در MSP استفاده کنید.


خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برآورد مدت زمان فعالیت‌ها (بخش اول)

گفتگوی فرضی در یکی از جلسات:
من: مهندس فلانی! ما برای حفر این تونل با توجه به نُرم‌ها و سوابق گذشته حفاری، در برنامه زمان‌بندی یک ماه در نظر گرفته‌ایم.
مهندس فلانی(مسول واحد حفاری): به هیچ وجه یک ماه کافی نیست. شما تو برنامه‌تون حداقل سه ماه باید در نظر بگیرید.
مدیر پروژه و رئیس کارگاه: حتمن و حتمن قبل از بستن برنامه و ارسال آن به مشاور، با واحدهای اجرایی هماهنگی کن و تاییده آنها را بگیر. (حرفی کاملن منطقی)
مهندس فلانی(مسول واحد حفاری) در مقابل اصرارهای من: نه مهندس، برنامه‌ای که کم‌تر از سه ماه برای حفر این تونل در نظر گرفته باشه، به هیچ وجه مورد تأیید من نیست.

در برنامه زمان بندی سه ماه برای این عملیات در نظر گرفتیم. چند ماه بعد، عملیات حفاری تونل مذبور آغاز و طی بیست و چهار روز به اتمام رسید! مهندس فلانی برای گروه خود تقاضای پاداش و کارانه کرد.

نماینده دستگاه نظارت(مشاور) در جلسه‌ای با حضور همه عوامل پروژه خطاب به من: خب، حفر تونل فلان که سه هفته‌ای تمام شد. آقای شریفی! چرا این قدر به برنامه‌ات آب بسته بودی؟ {خنده حضار از جمله مهندس فلانی(مسول واحد حفاری)}
دوربینی در جلسه نبود، وگرنه در آن لحظه حتمن به لنز آن خیره میشدم!

در پست بعدی به بررسی این مشکل می‌پردازم، شاید به کمک شما بتوانیم راهکاری برای حل چنین مسائلی پیدا کنیم.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.