برنامه ریزی و کنترل پروژه , تأخیرات و ادعا

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه

نکته‌ای که همواره تأکید می‌شود این است که در گزارشات واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، بهتر است موارد آنالیز، تحلیل، بررسی و ارائه پیشنهاد و راهکار نیز گنجانده شود. به عبارتی گزارشاتی که تنها به ذکر یک سری عدد و درصد پیشرفت و احجام انجام شده و ارائه عکس می‌پردازند، چندان راهگشا نخواهند بود.

یک کارشناس حرفه‌ای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه همواره باید سعی کند علاوه بر ارائه اعداد و ارقام و احجام و درصدهای صحیح و واقعی در گزارشاتش، تحلیلی هم نسبت به اوضاع پروژه داشته باشد و تأخیرات و انحرافات پروژه را نیز تحلیل و آنالیز نماید و در پایان برای جبران تأخیرات و انحرافات، راهکار و پیشنهاد و اقدام اصلاحی نیز ارائه کند.

یکی از مهم‌ترین تحلیل‌ها و آنالیزهایی که در گزارشات پیشرفت پروژه می‌توان ارائه نمود، گزارش آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه است. (تفاوت “انحراف” و تأخیر” را که می‌دانید؟) معمولن وقتی در پروژه تأخیر و انحراف اتفاق می‌افتد، تأخیرات و انحرافات ایجاد شده بر عهده یکی از عوامل درگیر پروژه یا بر عهده همه آن‌هاست(با سهم‌های متفاوت یا مساوی). به عنوان مثال در یک پروژه سه عاملی، تأخیرات و انحرافات ایجاد شده بر عهده یکی یا همه موارد زیر است:
۱- کارفرما
۲- پیمانکار
۳- مشاور

در آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه نه تنها باید سهم هر یک از عوامل پروژه در ایجاد تأخیر و انحراف محاسبه شود، بلکه می‌توان به تفکیک موارد زیر نیز تأخیرات و انحرافات را آنالیز نمود. (نکته مهم: این موارد می‌تواند تنها شامل آیتم‌های زیر نباشد. آیتم‌های زیر بر حسب تجربه نوشته شده و بر اساس استاندارد یا دستورالعمل خاصی نیست)

آنالیز تأخیرات و انحرافات سهم کارفرما و مشاور:
– تأخیر در تحویل زمین پروژه در ابتدای کار
– تأخیر در تحویل جبهات کاری در طول پروژه
– كسري متريال و تجهيزات (متریال و تجهیزاتی که تأمین آن‌ها با کارفرماست)
– کسری مدارک و نقشه‌ها (مدارک و نقشه‌هایی که تهیه آن‌ها در تعهد کارفرماست)
– عدم ارائه به موقع مجوز شروع به کار (پرمیت)
– متوقف نمودن کارها
– موانع دسترسي به محدوده كار
– بدی آب و هوا (این آیتم لزومن تقصیر کارفرما نیست، منتها چون ما با دید پیمانکاری در حال آنالیز هستیم، فرض می‌کنیم بدی و آب و هوا تقصیر کارفرماست!)
– اولویت قرار دادن فعالیت‌های خارج از زمان برنامه مصوب
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از اسکوپ برنامه مصوب
– تأخیر در اجرای فعالیت پیش نیاز
– عدم پرداخت به موقع مطالبات

شما به عنوان پیمانکار ، علاوه بر آنالیز سهم تأخیرات مربوط به کارفرما و مشاور، بایستی آن بخش از تأخیراتی که مقصر آن خودتان هستید را آنالیز نمایید. شما می‌توانید در هر دوره مانیتورینگ و کنترل پروژه (مثلن دوره‌های ماهیانه) در خصوص آن بخش از تأخیرات پروژه که خودتان مقصر هستید، تحلیل نمایید و این تحلیل باید با ارائه راهکار و اقدام اصلاحی یا اقدام پیشگیرانه باشد تا در دوره‌های بعدی سهم شما به عنوان پیمانکار از تأخیرات و انحرافات پروژه به حداقل برسد. این موارد می‌تواند شامل آیتم‌های زیر باشد. (نکته مهم: این موارد می‌تواند تنها شامل آیتم‌های زیر نباشد. آیتم‌های زیر حسب تجربه نوشته شده و بر اساس استاندارد یا دستورالعمل خاصی نیست)

آنالیز تأخیرات و انحرافات سهم پیمانکار:
– کسری مواد و مصالح (که تأمین آن‌ها بر عهده پیمانکار می‌باشد)
– کسری ابزار و تجهیزات اجرا
– کمبود ماشین‌آلات
– راندمان پایین ماشین‌آلات
– کمبود نیروی انسانی مستقیم پیمانکاران فرعی
– راندمان پایین نیروی انسانی مستقیم پیمانکاران فرعی
– کمبود نیروی انسانی مستقیم امانی
– راندمان پایین نیروی انسانی مستقیم امانی
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از زمان برنامه مصوب
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از اسکوپ برنامه مصوب
– تأخیر در اجرای فعالیت پیش‌نیاز

نکته مهم:

 پیش نیاز اصلی همه تحلیل‌ها و آنالیزهای بالا این است که عددهای درست،صحیح و واقعی از “انحراف” و “تأخیر” پروژه داشته باشید. به عبارتی باید یک برنامه زمان‌بندی دقیق و کامل و مطابق اسکوپ پروژه، با روابط صحیح و مدت زمان‌های منطقی و شناوری‌های درست و مسیر بحرانی واقعی داشته باشید و این برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین را بر اساس اطلاعات واقعی و صحیح آپدیت و به‌روز نمایید. ریشه اصلی و فونداسیون آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه، برنامه زمان‌بندی مناسب و صحیح و واقعی که در آن قواعد تهیه ساختار شکست کار و قواعد تهیه برنامه زمان بندی پروژه رعایت شده باشد، است.

 

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

تأخیرات و ادعا

مجاز کردن تأخیرات پروژه، خدمت یا خیانت؟

مهندس عباس مقدسی در سایت‌شون مطلبی نوشتن با عنوان “خدمت یا خیانت؟!“. در این مطلب ایشان به درستی مواردی رو مطرح کردن که تلاش ما به عنوان پیمانکار برای حداکثر مجاز کردن تأخیرات ایجاد شده در پروژه، شاید نه تنها خدمت به سازمان‌مون نباشه، بلکه ممکنه یک مدل خیانت هم باشه و در صورتی که فقط بر اساس واقعیات لوایح تأخیرات را به کارفرما و مشاور ارائه کنیم، در صورت غیرمجاز شدن بخشی از تأخیرات پروژه، سازمان و مدیران پروژه به این نتیجه می‌رسند که حواسشون بیشتر به تأخیرات پروژه باشه و تو پروژه‌های بعدی بهتر و سریع‌تر کار کنن.

با نفس سخن ایشان موافق هستم اما مواردی هست که در ادامه این بحث میشه عنوان کرد. این موارد از نظر من این‌ها هستند:

۱- آنالیز تأخیرات در طول پروژه

یک اشتباه مکرری هست که در خیلی از پیمانکارها دیده میشه و اون هم اینه که پرونده توجیه تأخیرات رو در انتهای پروژه و وقتی زمان قرارداد به اتمام رسیده تهیه می‌کنند. در حالی که روال درست اینه که در هر دوره مانیتور و کنترل پروژه که معمولن دوره‌های ماهیانه است، بحث انحراف و تأخیر پروژه آنالیز بشه و سهم کارفرما و مشاور و پیمانکار در تأخیرات، در هر ماه از پروژه محاسبه بشه. لزومی هم نداره این آنالیز رو به کارفرما و مشاور بدیم، اصلن شاید اگر این آنالیز تأخیرات ماهیانه رو بهشون بدیم، جبهه بگیرن و عصبانی بشن و بگن پیمانکار از اول پروژه فقط به فکر کلیمه.

اما انجام این کار باعث میشه اون بخشی از انحرافات یا تأخیرات ایجاد شده در طول پروژه که باعثش خودمون هستیم رو بشناسیم و به کمک تیم پروژه سعی کنیم این درصد رو به صفر برسونیم. به عبارتی به جای اینکه با یک نگاه Re active و در پایان پروژه به دنبال مجاز کردن تأخیرات باشیم، با یک نگاه پیشگیرانه و Pro active و در طول پروژه سعی کنیم سهم خودمون از تأخیرات پروژه رو به صفر برسانیم.

در این حالت سعی ما مبنی بر صفر کردن سهم خودمون از تأخیرات در طول پروژه، نه تنها یک تلاش غیراخلاقی و خیانت به سازمان نیست، بلکه یک خدمت بزرگ به خودمون و پروژه‌مون هست. در پایان پروژه هم در عرض چند روز پرونده توجیه تأخیرات‌مون آماده‌ست(چون همه چیز رو به شب امتحان موکول نکردیم) و به سرعت می‌تونیم یک پرونده توجیه تأخیرات پخته و مستدل و بدون حرف و حدیث به کارفرما و مشاور ارائه کنیم.

۲- ارزیابی واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بر اساس میزان تأخیرات مجاز پروژه

در برخی از سازمان‌ها، معیار ارزیابی عملکرد واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، در میزان تأخیرات مجاز شده پروژه‌های شرکت توسط این واحد است. به این کار ندارم که آیا این معیار صحیحی جهت ارزیابی واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه هست یا نه، اما واقعیت اینه که در برخی از سازمان‌ها شرایط این جوریه. یعنی هرچقدر واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بتونه مقدار بیشتری از تأخیرات پروژه رو (حالا به هر روشی) مجاز کنه، واحد موفق‌تریه. خب اینجا وقتی خود مدیران ارشد سازمان و استراتژی کلان شرکت، چنین درخواستی از شما دارند، شما هم به عنوان یک حرفه‌ای باید تمام تلاشتون رو در جهت اهداف شرکت بکنید. اما باز هم این امر توجیهی نمیشه که از روش‌های فریبکارانه، حیله‌گرانه و غیراخلاقی برای مجاز کردن تأخیرات استفاده کنیم.

۳- قیمت‌های پایین قراردادی

خیلی از پیمانکاران برای اینکه برنده مناقصه بشن، قیمت‌های پایین و غیرمنطقی ارائه می‌کنند و تنها راهی که با این قیمت پایین در پروژه ضرر نکنن، کلیم‌های مالیه. در این حالت حتی خود کارفرماها هم میدونن که قیمت قرارداد پیمانکار به قدری پایینه که کارش خوب انجام نمیشه و لنگ می‌مونه و در نهایت پروژه خودش متضرر میشه، بنابراین خود کارفرماها هم در این حالت ممکنه به پیمانکار از طریق کلیم کمک کنند. خب در این حالت که کارفرما هم راضیه، مجاز کردن تأخیرات به هر روشی چندان غیر اخلاقی به نظر نمی‌رسه. هر چند میگن اصول اخلاقی نسبی نیستند و یک کار یا اخلاقیه یا غیراخلاقی و حالت خاکستری وجود نداره.

۴- تکنیک‌های روانشناسی ارائه کلیم

یک سری تکنیک‌های روانشناسی در مورد کلیم و پرونده توجیه تأخیرات وجود داره، که معروف‌ترین آن‌ها تکنیک “مرگ رو گرفتن، تا به تب راضی شدنه”. به عنوان مثال شما می‌دونید که از ۳۰۰ روز تأخیر پروژه، ۵۰ روز تقصیر شما و ۲۵۰ روز تقصیر کارفرماست. اما تو لایحه‌تون ادعا می‌کنید که ۲۸۰ روز از تأخیرات بر عهده کارفرما و ۲۰ روز بر عهده پیمانکاره.

کارفرمایانی هستند که از خط زدن موارد ادعایی توسط پیمانکار خوششون میاد و اگه اون ۲۸۰ روز ادعایی شما رو خط بزنن و تبدیلش کنن به ۲۶۰ روز، احساس رضایت بهشون دست میده. وجود چنین کارفرماهایی باعث میشه پیمانکاران هم معمولن نه تنها در پرونده توجیه تأخیرات، بلکه در صورت‌وضعیت‌ها و قیمت‌های جدید و امثالهم همواره دست بالا رو بگیرن، چون همیشه یک درصدی از قبل تو ذهنشون برای خط زدن کارفرما و مشاور کنار گذاشتن. در این حالت هم موضوع چندان غیراخلاقی و خیانت محسوب نمیشه. چون شما برای گرفتن حق صد در صدی خودتون از کارفرما، مجبورید مقداری بالاتر ادعا کنید که پس از خط خوردن توسط کارفرما یا مشاور، به اون مقدار منصفانه مدنظر میرسه.

۵- کارفرما و مشاور غیرمنصف

و اما مورد آخر وجود کارفرما و مشاوران غیرمنصفه. در برخی از موارد عملکرد کارفرما در زمینه تحویل زمین، پرداخت صورت وضعیت‌ها، تأیید نقشه‌ها و مدارک و تأمین متریال، تغییرات مداوم و زیاد در اسکوپ و سایر عوامل سبب میشه که پروژه با تأخیر زیاد مواجه بشه و پیمانکار دچار ضرر و زیان بشه و از طرفی هیچ منطقی نیز در خصوص کلیم و توجیه تأخیرات از جانب پیمانکار نپذیره و خیلی محکم و ظالمانه بایسته و بگه: “کلیم بی کلیم” و در تمام صورتجلسات و نامه نگاری‌ها، به no claim بودن تأکید کنه و در مجموع با دیدگاه خیلی غیرمنصفانه و ظالمانه به پیمان دوطرفه نگاه کنه.

در این حالت برای پیمانکار سه راه باقی می‌مونه: اول اینکه کار رو بکشونه به مراجع حقوقی و دادگاه که در نهایت به دلیل تطویل زیاد پرونده‌های قضایی در ایران و تبعات همیشگی شکایت‌های حقوقی، بازنده اصلی همیشه پیمانکاره و نهایتش بتونه مقداری از ضررش رو جبران کنه. راه دوم اینه که بسیار اخلاق‌مدارانه آن چیزی که واقعن هست رو ادعا کنه که در این حالت کارفرمای ظالم پیروز قطعی خواهد بود و حالت سوم اینه که سعی کنه با هر روش و تکنیک و متدی، حداکثر میزان مجاز بودن تأخیرات رو از کارفرما بگیره. در این حالت هم باز هم در مرز بین رفتار اخلاقی و غیراخلاقی حرکت می‌کنیم و تصمیم‌گیری در مورد اخلاقی یا غیراخلاقی بودن این روش دشواره.

سخن پایانی:
اما در پایان باید بگم ریشه اصلی عدم تفاهم کارفرماها، مشاورها و پیمانکارهای ایرانی در مورد موضوع کلیم و ادعا و مجاز بودن و غیرمجاز بودن تأخیرات و مواردی از این دست، قدیمی بودن آیین‌نامه‌ها و شرایط عمومی پیمان و امثالهم است. این آیین‌نامه‌ها و بخش‌نامه‌ها برخی بیش از پنجاه سال پیش نوشته شدند اما هنوز در قراردادهای پیمانکاری استفاده می‌شوند و طبیعیه که بعد از گذشت این همه سال و پیچیدگی بیشتر پروژه‌ها، اون قوانین قدیمی چندان مناسب شرایط روز نباشه و بایستی یک بازنگری اساسی در قوانینی مثل شرایط عمومی پیمان و حتی قوانین مدنی کشوری انجام بشه. به عبارتی ابهامات و عدم شفافیت این قوانین سبب بروز عدم تفاهم و بسیاری از اختلافات بین پیمانکار و کارفرما میشه و به طبع اون ممکنه باعث بشه پیمانکار به روش‌های غیر اخلاقی متوسل بشه.

از طرفی هنوز نهاد داوری یا همون Arbitration در ایران جا نیافتاده و معمولن بعد از اینکه کارفرما و پیمانکار در موضوعی به تفاهم نمی‌رسند و کار بالا می‌گیره، مستقیم به مراجع حقوقی و دادگاه مراجعه می‌کنند، در حالیکه در خیلی از کشورها این اختلافات توسط نهاد داوری(Arbitration) حل و فصل میشه(آمار میگه در دنیا بیش از هشتاد درصد اختلافات در نخادی داوری حل و فصل میشه) و داوران به عنوان یک مرجع بی‌طرف (مرضی‌الطرفین) در خصوص اخلاقی بودن یا غیراخلاقی بودن ادعای پیمانکار تصمیم می‌گیرن.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!