مدیریت پروژه

وقتی تیم پروژه، دوست ندارند پروژه به موقع تمام شود

تا کنون دلایل زیادی برای تمام نشدن پروژه‌ها یا اتمام پروژه‌ها با تأخیر شنیده‌اید. دلایلی مثل مشکلات تأمین مالی پروژه، بروز مشکل نقدینگی در پروژه، مشکل طراحی و تأخیر در فاز تولید مدارک مهندسی، مشکلات تأمین و تدارکات و تأخیر در خریدهای پروژه، طراحی اولیه ناقص و یا جانمایی اشتباه پروژه، مطالعلات فاز صفر ناقص و یا اشتباه و صدها دلیل دیگر که باعث می‌شود پروژه‌ها با تأخیر به اتمام برسند یا در برخی موارد هرگز تمام نشوند!

کافیست کمی به اطرافتان نگاه کنید تا ده‌ها پروژه دچار تأخیر را ببینید. پروژه‌هایی مثل ساخت مصلی شهر تهران، اتوبان تهران-شمال، خطوط متروی شهرها، پروژه‌های پل‌ها، تقاطع‌های غیرهمسطح، جاده‌ها، استادیوم‌ها و بیمارستان‌ها. برخی از این پروژه‌ها حتی بیشتر از سی سال قدمت دارند و در حال تبدیل شدن به آثار باستانی هستند.

در این نوشته می‌خواهم در مورد دلیلی صحبت کنم که در هنگام پرداختن به دلایل تأخیر یا به اتمام نرسیدن پروژه‌ها، کم‌تر به آن پرداخته شده است و آن هم تمایل خود تیم پروژه به تمام نشدن پروژه در موعد مقرر است. بله، برخی اوقات خود تیم پروژه از مدیران ارشد گرفته تا پایین‌ترین سطح در اجرای پروژه، تمایل چندانی به اتمام پروژه در موعد مقرر ندارند.

خاطرم هست که در سال‌های ابتدای شروع کارم در پروژه‌ای بزرگ و در سیستم پیمانکار مشغول به کار بودم. تقریبن بخش عمده و اصلی تیم پروژه، هم در پیمانکار، هم در مشاور و هم در کارفرما قبل از آن پروژه، در پروژه مشابه دیگری به مدت حدود ۱۵ سال مشغول به کار بودند و بعد از اتمام آن پروژه به پروژه فعلی آمده بودند و پروژه جدید نیز سال‌ها طول کشیده بود و اعضای تیم پروژه در هر سه رکن قرارداد(یعنی کارفرما، مشاور و پیمانکار) با احتساب مدت زمان پروژه قبلی و پروژه فعلی‌شان، به سن بازنشستگی می‌رسیدند و جالب اینجا بود که خیلی از این وضعیت راضی هم بودند.

عملن در تصمیم‌گیری‌ها، نوع کارکرد و برنامه‌ریزی و اجرای فعالیت‌ها این تمایل به تطویل پروژه در هر سه رکن پیمانکار، کارفرما و مشاور دیده می‌شد و این موضوع تنها شامل حال مدیران ارشد پروژه نبود و حتی در سطوحی مانند کارگران نیز، این رضایت از تطویل و تأخیر پروژه دیده می‌شد!

هرگاه که مشکل تأمین بودجه برای پروژه پیش می‌آمد، کارفرما به جای اینکه به آب و آتش بزند و از توقف یا کند شدن پیشرفت پروژه جلوگیری کند، به پیمانکار پیشنهاد می‌داد که شیفت‌ها و ساعت کاری را نصف کند و حتی د رمواردی به پیشنهاد خود کارفرما، پروژه کاملن تعطیل می‌شد تا روزی که پول برسد! مشاور پروژه نیز به نوبه خود از هیچ تلاشی برای تطویل مدت زمان پروژه فروگذار نمی‌کرد، از طراحی‌های over design گرفته تا توقف فعالیت‌های اجرایی به دلایل نه چندان منصفانه و طرح ها و ایده‌های عجیب و اشتباه. جالب اینجا بود که پیمانکار نیز گویی در این سیستم حل شده بود و با توجه به اینکه ضرر و زیان ناشی از تأخیرات پروژه به او پرداخت می‌شد، چندان انگیزه‌ای برای اتمام پروژه نداشت.

آن‌ها برای خود استدلال‌هایی هم داشتند، مثلن:

– اگر پروژه سریع و به موقع به اتمام برسد، عده‌ای زیادی از نان خوردن می‌افتند!
– این پروژه و پروژه قبلی نزدیک شهرهای محل سکونت ماست و خوب است که با کار کردن در دو پروژه به موعد بازنشستگی می‌رسیم و دیگر لازم نیست مثل بقیه افراد شاغل در پروژه‌‌ها، هر یکی دوسال از پروژه‌ای به پروژه دیگر نقل مکان کنیم و اینجا آرامش و ثبات داریم!
– کارکردن سریع در پروژه و به اتمام به موقع آن، سبب افزایش هزینه‌ها می‌شود!

غرض از نوشتن این مطلب این بود که بدانید همیشه دلیل ایجاد تأخیر در پروژه‌ها، مشکلات و موارد مرسوم نیست و گاهی دلیل اصلی، عدم تمایل تیم پروژه، به اتمام به موقع پروژه، خود دلیل اصلی ایجاد تأخیر در اتمام پروژه است. آفتی که پروژه‌های زیادی در ایران با آن روبه‌رو هستند که نحوه مبارزه با این آفت، خود حدیث مفصلی است که سعی می‌کنم در آینده راجع به آن بنویسم. شما هم اگر نظر خاصی در این مورد دارید، خوشحال می‌شوم که بخوانم.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

در همین ارتباط بخوانید:

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مدیریت زمان

همه چیز در مورد شناوری منفی در پروژه

کنار گذاشتن باورهای غلط:

از تیتر این مطلب مشخص است که ما می‌توانیم در برنامه زمان‌بندی پروژه، شناوری منفی داشته باشیم. پس این تعبیر غلط که “شناوری منفی کلن نداریم یا کلن نباید باشد” را فراموش کنید.

نکته بسیار مهم: شناوری مسیر بحرانی همیشه صفر نیست و ممکن است صفر، منفی یا مثبت باشد.

چه زمانی در برنامه زمان‌بندی شناوری منفی داریم؟

اگر در پایان برنامه زمان‌بندی، یک قید پایان محکم داشته باشیم، هر زمان که یکی یا چند تا از فعالیت‌های مسیر بحرانی از برنامه عقب افتاد،(دچار تأخیر شد) شناوری منفی ایجاد می‌شود. شناوری منفی یعنی شما از برنامه زمان‌بندی تأخیر دارید. فرق تأخیر با انحراف را که می‌دانید؟ اگر نمی‌دانید مطلب لینک زیر را مطالعه کنید:

سوال: آیا شناوری منفی (یا شناوری غیر صفر مسیر بحرانی) فقط در فاز کنترل پروژه هست و آیا در فاز برنامه‌ریزی پروژه و در ابتدای پروژه هم ممکن است شناوری منفی داشته باشیم؟

جواب: بله

بعضی اوقات همان اول برنامه‌ریزی ممکن است شناوری منفی داشته باشیم. به عنوان مثال شرایطی را فرض کنید که بعد از انعقاد قرارداد و پس از گذشت یک ماه از آغاز پروژه، شما کار برنامه‌ریزی پروژه را شروع کرده‌اید و در این مدت بسته کاری تجهیزکارگاه که در مسیر بحرانی هم بوده، باید انجام می‌شده که انجام نشده و در پایان پروژه هم به دلیل حساسیت در تاریخ پایان پروژه، قید must finish on داریم. در این حالت شناوری مسیر بحرانی در همان مرحله اول برنامه‌ریزی منفی خواهد بود.

بدیهی است که اگر در پایان پروژه قید پایان محکم داشته باشیم و در طول پروژه فعالیت‌های مسیر بحرانی از برنامه جلو باشند، شناوری مسیر بحرانی مثبت خواهد شد. (یعنی بزرگ‌تر از صفر)

آیا شناوری منفی مهم است؟

شناوری منفی خیلی مهم است. بعضی اوقات به همکاران ما در اواسط یا اواخر پروژه فشار میاورن که برنامه جبرانی تهیه کنند، آن هم در پروژه‌ای که قید پایان دارد. در این جا برخی از همکاران کار اشتباهی انجام می‌دهند و آن صفر کردن همه شناوری‌های منفی در هنگام تهیه برنامه جبرانی است. این کار بسیار اشتباه است. در این حالت دیگر نمی‌شود تشخیص داد که کدام فعالیت‌ها شناوری منفی داشتند. بنابراین فعالیت‌های با شناوری منفی که در اولویت جبران بودند، دیگر قابل تشخیص از فعالیت‌های با شناوری صفر نیستند.

معمولن در چه پروژه‌هایی شناوری منفی ایجاد می‌شود؟

برای پروژه‌هایی که تاریخ پایان برایشان خیلی مهم است، معمولن بلافاصله بعد از ایجاد تأخیر در یک یا چند فعالیت مسیر بحرانی، شناوری منفی را مشاهده می‌کنید. مثلن پروژه‌هایی که باید در دهه فجر یا هفته دولت به اتمام و مرحله افتتاح توسط مقامات رسمی برسند. یا پروژه‌های ساخت استادیوم‌های میزبان جام جهانی فوتبال.

در چنین پروژه‌هایی ذینفعان اصلی پروژه به هیچ عنوان حاضر نیستند تاریخ پایان پروژه جابه‌جا شود و هیچ گونه تأخیر را نمی‌توانند بپذیرند و به همین دلیل برنامه‌ریز بر روی مایل استون پایان پروژه یک قید محکم می‌گذارد و در این حالت اگر در طول اجرای پروژه، فعالیت‌های مسیر بحرانی دچار تأخیر شوند، به دلیل آن قید، شناوری منفی ایجاد می‌‎شود و نکته مهم این است که برای جبران عقب ماندگی، بر روی فعالیت‌های با شناوری منفی باید بیشتر تمرکز کنید.

به عبارتی در این پروژه‌ها اولویت‌های اصلی استراتژی جبران از عقب ماندگی و جبران تأخیر پروژه به ترتیب و به این صورت تعریف می‌شود:
۱- فعالیت‌های با شناوری منفی
۲- فعالیت‌های با شناوری صفر
۳- فعالیت‌های با شناوری مثبت ولی مقدار کم
۴- و در نهایت سایر فعالیت‌های پروژه

بنابراین باز هم تأکید می‌کنم که صفر کردن شناوری منفی در هنگام تهیه برنامه جبرانی کار اشتباهی است مگر اینکه بیس‌لاین پروژه تغییر نماید یا تاریخ پایان پروژه تغییر کند.

آیا وجود شناوری منفی در برنامه زمان‌بندی نشان دهنده یک مشکل در برنامه‌ریزی است؟

جواب این سوال لزومن و همیشه بلی نیست. این صحیح است که قید گذاشتن در برنامه زمان‌بندی( به خصوص در دل برنامه زمان بندی) کار چندان اصولی نیست و باعث کاهش پویایی برنامه می‌شود، اما بعضی اوقات چاره‌ای نیست. به خصوص در برخی از پروژه‌ها که واجب است قید پایان در برنامه باشد، مثلن فرض کنید در پروژ ساخت یک استادیوم‌ برای میزبانی جام جهانی فوتبال حضور دارید. در برنامه زمان‌بندی آن پروژه حتمن قید پایان وجود دارد چون امکان ندارد که به خاطر عدم تکمیل پروژه استادیوم، خود جام جهانی با تأخیر برگزار شود.

اما اینکه در مباحث کنترل پروژه از شناوری منفی به عنوان یک مشکل یاد می‌کنند به این معنی نیست که کلن نباید در پروژه قید پایان و شناوری منفی داشته باشیم. بلکه به این دلیل به شناوری منفی یک مشکل می‌گویند که شناوری منفی به معنی تأخیر در پروژه هست و تأخیر یک مشکل است که باید برایش چاره‌اندیشی کرد.

 

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!