برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت msp از شما بپرسند.

معمولن در مصاحبه‌های شغلی موقعیت‌های کاری مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یکی از متداول‌ترین سوالات که از فرد متقاضی کار پرسیده می‌شود، سوالات تخصصی و فنی در خصوص نرم‌افزارهای تخصصی این فیلد کاری است. بسته به این‌که نرم‌افزاری که در پروژه‌های آن شرکت مورد استفاده است چیست، معمولن سوالاتی تخصصی در مورد آن نرم‌افزار در مصاحبه‌های شغلی پرسیده می‌شود تا میزان مهارت متقاضی آن شغل سنجیده شود.

من سعی کردم لیستی از این سوالات احتمالی را در خصوص نرم افزار مایکروسافت پراجکت Microsoft project تهیه کنم. اما ذکر چند نکته قبل از خواندن این سوالات ضررویست:

۱- این سوالات لزومن شاید همه سوالات درست و صحیح و با کاربرد واقعی نباشند، اما تجربه ثابت کرده است که برخی از آن‌ها که شاید چندان منطقی هم نیستند ممکن است در جلسات مصاحبه استخدامی پرسیده ‌شوند.
۲- تمام سوالاتی که در مصاحبه شغلی در مورد نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت پرسیده می‌شود، تنها محدود به موارد زیر نیست و شاید سوالات دیگری نیز باشد که از قلم افتاده‌اند.
۳- حتی اگر قصد حضور در یک مصاحبه شغلی را ندارید، خواندن این سوالات و جواب دادن به آن‌ها باعث می‌شود یک تخمین کلی از مهارت خودتان در نرم افزار MSP به دست بیاورید. (اگر فرض کنیم هر سوال نیم نمره دارد، بعد از خواندن هر چهل سوال حساب کنید از ۲۰ نمره به خودتان چه نمره‌ای می‌دهید.)

اما سوالات:
۱- آیا تا به حال یک ساختار شکست و یک برنامه زمان‌بندی را در MSP تهیه کرده‌اید؟ مراحل کار را از ابتدا تا انتها قدم به قدم توضیح دهید.
۲- نحوه انتقال یک WBS تهیه شده از اکسل به مایکروسافت پراجکت چگونه است؟
۳- در خصوص انواع تقویم Calendar و انواع قیدها Constraint در MSPتوضیح دهید.
۴- در خصوص Task Type و Effort Driven در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۵- چگونه می توان در نرم افزار مایکروسافت پراجکت، یک تقویم اختصاصی ساخت؟ به عنوان مثال یک تقویم بسازید که هفت روز هفته، کاری و روزی ده ساعت کار است.
۶- نحوه تعریف و تخصیص baseline در MSP چگونه است؟
۷- چه روش‌هایی برای آپدیت کردن و به روز نمودن و Actual کردن برنامه زمان‌بندی در MSP وجود دارد؟ مراحل آپدیت کردن یک برنامه زمان بندی را از ابتدا تا انتها توضیح دهید.
۸- نحوه فرمول نویسی جهت محاسبه درصد پیشرفت برنامه‌ای در نرم افزار مایکروسافت پراجکت را توضیح دهید. در خصوص فرمول محاسباتی ضریب وزنی (W.F) زمانی در MSP توضیح دهید.
۹- نحوه استخراج S CURVE برنامه Baseline از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۰- نحوه استخراج S CURVE برنامه Actual از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۱- نحوه استخراج منحنی موزی از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۲- در خصوص گروه بندی فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۱۳- نحوه استخراج Cash flow از برنامه زمان‌بندی در پراجکت چگونه است؟
۱۴- در خصوص فیلدهای سفارشی در پراجکت توضیح دهید. (نحوه سفارشی‌سازی یک فیلد و کاربرد آن)
۱۵- چگونه می‌توان فعالیت‌های دو هفته آینده را از برنامه زمان‌بندی فیلتر و استخراج کرد؟
۱۶- چگونه می‌توان فعالیت‌هایی که در مسیر بحرانی پروژه هستند و هنوز آغاز نشده‌اند، اما طی دو ماه آینده طبق برنامه باید آغاز شوند را فیلتر و استخراج کرد؟
۱۷- در خصوص ابزارهای فیلتر و هایلایت در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۱۸- میزان “انحراف” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در msp محاسبه می‌شود؟
۱۹- میزان “تأخیر” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در پراجکت محاسبه می‌شود؟
۲۰- در اواسط پروژه چگونه می‌توانید پیش‌بینی تاریخ پایان پروژه را در msp محاسبه کنید؟
۲۱- برای محاسبه و آنالیز تأخیرات پروژه در msp از چه روشی استفاده می‌کنید؟
۲۲- نحوه انتقال یک برنامه زمان‌بندی از msp به اکسل و یا به پریماورا و بالعکس چگونه است؟
۲۳- نحوه تخصیص و تسطیح منابع در MSP چگونه است؟ (توضیح دادن ابزار تسطیح منابع، تسطیح منابع یک فعالیت، تسطیح تمام منابع، حذف اثر تسطیح، تنظیم‌های تسطیح و فیلدهای مربوط به تسطیح منابع)
۲۴- در خصوص مدیریت هزینه ها در پراجکت توضیح دهید. (توضیح در مورد تعریف هزینه‌ها، روش‌های تعریف هزینه، مفهوم هزینه ثابت آیتم‌ها، تعریف هزینه ثابت آیتم‌ها، تعریف هزینه منابع، تعریف هزینه متغیر، مفهوم منابع هزینه، تعریف منابع هزینه، تعریف بودجه، بررسی بودجه مالی و بررسی بودجه کاری)
۲۵- در خصوص کاربرد جدول Task usage و Resource Usage توضیح دهید.
۲۶- در خصوص ارتباط بین دو پروژه در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۲۷- چگونه می‌توان هیستوگرام منابع را از برنامه زمان‌بندی نوشته شده در پراجکت استخراج کرد؟
۲۸- چگونه می‌توان در یک برنامه زمان بندی و در msp فعالیت‌های open end را شناسایی کرد؟
۲۹- تفاوت‌های محاسبه پیشرفت برنامه‌ریزی شده، پیشرفت واقعی، در فیلدهای فیلد Physical % Complete، فیلد % Work Complete، فیلد % Complete، فیلد % Allocation در msp چیست و هر کدام چگونه محاسبه می‌شود؟
۳۰- نحوه انجام محاسبات EVM در مایکروسافت پراجکت چگونه است؟
۳۱- روش های نمایش دو یا چند رقم اعشار Complete% در MSP توضیح دهید.
۳۲- در خصوص شیوه ساخت یک فیلد اختصاصی برای نمایش مقدار گرد شده مدت زمان فعالیت توضیح دهید.
۳۳- تا چه حدی با مایکروسافت پراجکت سرور آشنایی دارید؟
۳۴- در خصوص شناسائی فعالیت Driving (محرک) در MSP با ابزار Inspector توضیح دهید.
۳۵- Elapsed Duration در نرم افزار MSP چیست؟
۳۶- در خصوص ایجاد فعالیت LOE در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۳۷- در خصوص استفاده از Split در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۳۸- در خصوص ایجاد فعالیت “غیر فعال” در پراجکت توضیح دهید.
۳۹- روش‌های شمسی‌سازی تاریخ‌ها در نرم‌افزار msp را توضیح دهید.
۴۰- از کدام یک از گزارشات خروجی نرم افزار پراجکت تا کنون استفاده کرده‌اید؟

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده و آدرس سایت و کانال تلگرام) کپی نکنید!

سایر مطالب مرتبط با این نوشته:

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار پریماورا Primavera P6 از شما بپرسند.

بیست سوالی که ممکن است در یک مصاحبه استخدامی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت اکسل excel از شما بپرسند

برای یادگیری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و نرم‌افزارهاش به چه کلاس و دوره آموزشی برم؟

تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه:

میزان عدد حقوق و دستمزد در صنف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه چقدر است؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مدیریت منابع

تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی

در مطلب “مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها“، لیستی از تفاوت‌ها رو ارائه کردم و قرار شد به مرور راجع به هرکدام بنویسم. در اولین مطلب در خصوص برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning نوشتم که از این لینک می‌توانید آن را مطالعه کنید:
برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning

اما حالا می‌رسیم به یکی از مهم‌ترین ضعف‌های برنامه‌های زمان‌بندی در کشورمان که مشکل عدم تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی است. اما چرا اکثر همکاران ما غالبن از تعریف و تخصیص منابع فعالیت‌ها در برنامه زمان‌بندی فراری هستند؟

این دلایل به ذهنم می‌رسد:

۱- برنامه‌ریزی از انتها به ابتدا

روال متداول تهیه برنامه‌ریزی در ایران گاهی با روال عادی آن تفاوت دارد. روال متداول منطقی این است که شما پس از تهیه WBS، مدت زمان فعالیت‌ها و روابط بین آن‌ها و منابع مورد نیاز هر فعالیت را برآورد کنید و پس از تعیین ماکزیمم سطح دسترسی به هر منبع، اضافه تخصیص منابع یا همان OVER ALOCATE ها رو حذف کنید و به اصطلاح تسطیح منابع انجام دهید و آن موقع شما یک برآورد مستدل و منطقی از مدت زمان اجرای پروژه خواهید داشت. اما غالبن این گونه نیست و تاریخ‌های شروع و پایان پروژه و مدت زمان پروژه از قبل مشخص است و شما مجبورید به عنوان یک برنامه‌ریز، برنامه زمان‌بندی را درون آن تاریخ‌های از پیش تعیین شده بگنجانید و یا به اصطلاح SET کنید.

به عنوان مثال خاطرتان هست که در دولت دهم پروژه‌های فازهای عسلویه در قالب پروژه‌های ۳۵ ماهه تعریف شد و همه برنامه‌ریزی‌ها می‌بایستی در قالب همان ۳۵ ماه دستوری از قبل تعیین شده گنجانده می‌شد. یا پروژه‌هایی هستند که تاریخ پایان آن‌ها فارغ از کلیه مسائل برنامه‌ریزی، ۲۲ بهمن یا هفته دولت و امثالهم است.

در چنین حالتی عملن شما نمی‌توانید آن گونه که شایسته است به تعریف و تخصیص منابع بپردازید و حتی اگر منابع را به درستی تعریف کنید و ماکزیمم سطح دسترسی به هر منبع نیز موجود باشد، پس از تسطیح منابع، برنامه زمان‌بندی شما به هم خواهد ریخت و شاید آن Targetهای زمانی مد نظر محقق نشود. در این حالت یا مجبور به اضافه کردن منابع می‌شوید یا حداکثر سطح دسترسی به منابع را تغییر می‌دهید که این کار ممکن است باعث شود برنامه‌ریزی منابع شما غیرواقعی گردد. چرا که اولن تارگت زمانی مشخص شده غیرواقعی بوده و آن تعداد منابع اضافه‌ای که شما در برنامه می‌گنجانید نیز هرگز در پروژه تهیه نخواهد شد.

۲- نامشخص بودن اسکوپ پروژه‌ها و احجام کاری

خیلی اوقات شما واقعن قصد دارید در پروژه منابع را وارد برنامه زمان‌بندی کنید اما اسکوپ پروژه شما به صورت کامل مشخص نیست و یا هنوز نقشه‌های اجرایی و دیتیل کار به دست شما نرسیده است. طبیعی است که در این حالت شما نمی‌توانید برآوردی از احجام کاری داشته باشید و به طبع آن، بدون داشتن احجام کاری نمی‌توانید منابع مورد نیاز فعالیت‌ها را برآورد کنید.

به عنوان مثال فرض کنید شما در پروژه EPC ساخت یک پالایشگاه قصد برآورد منابع جهت برنامه زمان‌بندی بخش Construction را دارید، ولی به دلیل عدم اتمام فاز مهندسی هنوز نمی‌دانید چه فونداسیون‌هایی در پروژه دارید و این فونداسیون‌ها چه ابعادی دارند و به طبع آن نمی‌توانید احجام آیتم‌هایی مانند خاک‌برداری و آرماتوربندی و بتن‌ریزی پروژه را برآورد کنید و خب وقتی برآوردی از این احجام ندارید، نمی‌توانید برآورد منابع مورد نیاز فعالیت‌ها را داشته باشید. در این حالت یک برآورد راف نیز می‌تواند خطای زیاد و اختلاف قابل توجهی با واقعیات پروژه داشته باشد.

۳- حجم زیاد کار تعریف، تخصیص و تسطیح منابع

اگر روزی در یک پروژه بزرگ همانند ساخت یک نیروگاه یا یک مجتمع پتروشیمی یا ساخت یک سد بخواهید در برنامه زمان‌بندی منابع وارد کنید، با حجم زیادی از کار مواجه خواهید شد. شما باید منابع نیروی انسانی، ماشین‌آلات و متریال و مصالح را ابتدا تعریف کنید و بعد ماکزیمم سطح دسترسی به این منابع را نیز تعریف نمایید و به تک‌تک فعالیت‌های پروژه این منابع را تخصیص دهید و سپس منابع را تسطیح کنید و در اکثر مواقع نیز گزینه تسطیح اتوماتیک منابع توسط نرم‌افزار، راهکار مناسبی نیست و شما مجبور می شوید به صورت دستی منابع را تسطیح کنید که خب در پروژه با چند هزار فعالیت چندان کار ساده‌ای نیست و از آن گذشته پس از انجام کلیه مراحل قبل، شما در طول پروژه می‌بایستی هم‌زمان با آپدیت و اصطلاحن actual کردن زمان‌ها و درصد پیشرفت‌ها، مقادیر منابع را نیز آپدیت و مقادیر واقعی آن را نیز وارد کنید که این هم کار زمان‌بری است. به عبارتی هر چه پروژه بزرگ‌تر و پیچیده‌تر باشد، حجم کاری که در خصوص منابع بایستی انجام شود، بزرگ‌تر و پیچیده‌تر خواهد بود و لذا خیلی از همکاران ما به دلیل حجم بالای این کار از انجام آن طفره می‌روند.

از آن گذشته بعضی اوقات واقعن کار تخصیص منابع در پروژه‌ها سخت و پیچیده می‌شود. به عنوان مثال فرض کنید شما در یک پروژه ساختمانی یک دستگاه لودر دارید که دائمن پشت بچینگ مشغول به کار است. در این حالت این منبع لودر را به کدام یک از فعالیت‌های پروژه می‌توانید تخصیص دهید؟ یا دستگاهی همانند باب‌کت در طول یک رو روز شاید در ده جبهه کاری فعالیت کند، اختصاص چنین منابعی به برنامه زمان‌بندی کار ساده‌ای نخواهد بود. یا در خیلی از برنامه‌های زمان بندی فعالیت داربست‌بندی در برنامه زمان‌بندی دیده نمی‌شود، در این حالت نیروهای داربست‌بند را به چه صورت می‌توانید به برنامه زمان‌بندی تخصیص دهید؟

۴- کارفرماها و مشاوران

برخی از همکاران می‌گویند که کارفرمای ما یا مشاور پروژه، از ما برنامه‌ریزی منابع را نمی‌خواهند و چون از ما نمی‌خواهند ‌ما هم انجام نمی‌دهیم! واقعیت امر هم این است که ما تا مجبور به انجام کاری نشویم، آن کار را انجام نمی‌دهیم.

از طرفی برخی نیز می‌گویند این ریسک وجود دارد که در صورتی که منابع و هیستوگرام منابع استخراج شده از برنامه را به کارفرما و مشاور ارائه دهیم، آن‌گاه در طول پروژه از جانب آن‌ها مورد سوال قرار خواهیم گرفت که فلان منبعی که با آن مقدار در برنامه دیده بودید، چرا اکنون در پروژه نیست و حتی ممکن است در کلیم‌ها و بررسی پرونده‌های توجیه تأخیرات ما اثر بگذارد.

اما راهکار چیست؟

از یک جایی باید شروع کرد. بهترین راه حل این است که از همان ابتدا سعی نکنید تمام منابع انسانی و ماشین‌آلات و متریال و مواد و مصالح را در برنامه زمان‌بندی وارد کنید. سعی کنید از سه یا چهار منبع شروع کنید. مثلن اگر جرثقیل تناژ بالا در پروژه دارید که معمولن هزینه‌های زیادی به پروژه تحمیل می‌کنند، این جرثقیل را به عنوان یک منبع در برنامه زمان‌بندی لحاظ کنید و هیستوگرام استفاده از جرثقیل را در پروژه استخراج کنید و اگر احتیاج است، تسطیح منبع هم انجام بدهید و بعد در طول اجرا کارکرد واقعی جرثقیل را با کارکرد برنامه‌ای آن مقایسه کنید. بعد از اینکه در یک پروژه منابع بحرانی را برنامه‌ریزی کردید، سعی کنید در پروژه‌های بعدی به سراغ منابع بیشتری بروید. در هر پروژه سعی کنید متناسب با وقت و نیروی کاری که در اختیار دارید، حتماً بحث برنامه‌ریزی منابع یا چند منبع بحرانی را استفاده کنید تا اثرات فوق العاده آن را در جهت پیشبرد اهداف پروژه‌تان ببینید و بیشتر از قبل احساس مفید بودن در پروژه داشته باشید.

ادامه دارد…
خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

در همین رابطه بخوانید:
مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها
برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning