برنامه ریزی و کنترل پروژه , تأخیرات و ادعا

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه

نکته‌ای که همواره تأکید می‌شود این است که در گزارشات واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، بهتر است موارد آنالیز، تحلیل، بررسی و ارائه پیشنهاد و راهکار نیز گنجانده شود. به عبارتی گزارشاتی که تنها به ذکر یک سری عدد و درصد پیشرفت و احجام انجام شده و ارائه عکس می‌پردازند، چندان راهگشا نخواهند بود.

یک کارشناس حرفه‌ای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه همواره باید سعی کند علاوه بر ارائه اعداد و ارقام و احجام و درصدهای صحیح و واقعی در گزارشاتش، تحلیلی هم نسبت به اوضاع پروژه داشته باشد و تأخیرات و انحرافات پروژه را نیز تحلیل و آنالیز نماید و در پایان برای جبران تأخیرات و انحرافات، راهکار و پیشنهاد و اقدام اصلاحی نیز ارائه کند.

یکی از مهم‌ترین تحلیل‌ها و آنالیزهایی که در گزارشات پیشرفت پروژه می‌توان ارائه نمود، گزارش آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه است. (تفاوت “انحراف” و تأخیر” را که می‌دانید؟) معمولن وقتی در پروژه تأخیر و انحراف اتفاق می‌افتد، تأخیرات و انحرافات ایجاد شده بر عهده یکی از عوامل درگیر پروژه یا بر عهده همه آن‌هاست(با سهم‌های متفاوت یا مساوی). به عنوان مثال در یک پروژه سه عاملی، تأخیرات و انحرافات ایجاد شده بر عهده یکی یا همه موارد زیر است:
۱- کارفرما
۲- پیمانکار
۳- مشاور

در آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه نه تنها باید سهم هر یک از عوامل پروژه در ایجاد تأخیر و انحراف محاسبه شود، بلکه می‌توان به تفکیک موارد زیر نیز تأخیرات و انحرافات را آنالیز نمود. (نکته مهم: این موارد می‌تواند تنها شامل آیتم‌های زیر نباشد. آیتم‌های زیر بر حسب تجربه نوشته شده و بر اساس استاندارد یا دستورالعمل خاصی نیست)

آنالیز تأخیرات و انحرافات سهم کارفرما و مشاور:
– تأخیر در تحویل زمین پروژه در ابتدای کار
– تأخیر در تحویل جبهات کاری در طول پروژه
– كسري متريال و تجهيزات (متریال و تجهیزاتی که تأمین آن‌ها با کارفرماست)
– کسری مدارک و نقشه‌ها (مدارک و نقشه‌هایی که تهیه آن‌ها در تعهد کارفرماست)
– عدم ارائه به موقع مجوز شروع به کار (پرمیت)
– متوقف نمودن کارها
– موانع دسترسي به محدوده كار
– بدی آب و هوا (این آیتم لزومن تقصیر کارفرما نیست، منتها چون ما با دید پیمانکاری در حال آنالیز هستیم، فرض می‌کنیم بدی و آب و هوا تقصیر کارفرماست!)
– اولویت قرار دادن فعالیت‌های خارج از زمان برنامه مصوب
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از اسکوپ برنامه مصوب
– تأخیر در اجرای فعالیت پیش نیاز
– عدم پرداخت به موقع مطالبات

شما به عنوان پیمانکار ، علاوه بر آنالیز سهم تأخیرات مربوط به کارفرما و مشاور، بایستی آن بخش از تأخیراتی که مقصر آن خودتان هستید را آنالیز نمایید. شما می‌توانید در هر دوره مانیتورینگ و کنترل پروژه (مثلن دوره‌های ماهیانه) در خصوص آن بخش از تأخیرات پروژه که خودتان مقصر هستید، تحلیل نمایید و این تحلیل باید با ارائه راهکار و اقدام اصلاحی یا اقدام پیشگیرانه باشد تا در دوره‌های بعدی سهم شما به عنوان پیمانکار از تأخیرات و انحرافات پروژه به حداقل برسد. این موارد می‌تواند شامل آیتم‌های زیر باشد. (نکته مهم: این موارد می‌تواند تنها شامل آیتم‌های زیر نباشد. آیتم‌های زیر حسب تجربه نوشته شده و بر اساس استاندارد یا دستورالعمل خاصی نیست)

آنالیز تأخیرات و انحرافات سهم پیمانکار:
– کسری مواد و مصالح (که تأمین آن‌ها بر عهده پیمانکار می‌باشد)
– کسری ابزار و تجهیزات اجرا
– کمبود ماشین‌آلات
– راندمان پایین ماشین‌آلات
– کمبود نیروی انسانی مستقیم پیمانکاران فرعی
– راندمان پایین نیروی انسانی مستقیم پیمانکاران فرعی
– کمبود نیروی انسانی مستقیم امانی
– راندمان پایین نیروی انسانی مستقیم امانی
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از زمان برنامه مصوب
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از اسکوپ برنامه مصوب
– تأخیر در اجرای فعالیت پیش‌نیاز

نکته مهم:

 پیش نیاز اصلی همه تحلیل‌ها و آنالیزهای بالا این است که عددهای درست،صحیح و واقعی از “انحراف” و “تأخیر” پروژه داشته باشید. به عبارتی باید یک برنامه زمان‌بندی دقیق و کامل و مطابق اسکوپ پروژه، با روابط صحیح و مدت زمان‌های منطقی و شناوری‌های درست و مسیر بحرانی واقعی داشته باشید و این برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین را بر اساس اطلاعات واقعی و صحیح آپدیت و به‌روز نمایید. ریشه اصلی و فونداسیون آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه، برنامه زمان‌بندی مناسب و صحیح و واقعی که در آن قواعد تهیه ساختار شکست کار و قواعد تهیه برنامه زمان بندی پروژه رعایت شده باشد، است.

 

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برآورد مدت زمان فعالیت‌ها (بخش دوم)

محال است که شما در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کار کنید و با مشكلی که در پست قبل مطرح کردم روبه رو نشوید. اگر حوصله خواندن آن ماجرا را ندارید، خلاصه‌اش از این قرار است: هنگامی که قرار است يك برنامه‌ي زمان‌بندي بنويسيد، حتمن بايد با مسئولين اجراي هر فعاليت صحبت كنيد و نظر آن‌ها را در مورد تخمين زمان فعاليت‌ها جویا شوید. ولي مسأله‌اي كه مطرح می‌شود اين است كه اغلب اوقات، مسئولين اجرايي هر فعاليت بنا به دلايل مختلف، سعي مي‌كنند، زماني بيش‌تر از پيش‌بيني منطقي يك كار خاص را به شما تحميل كنند. به اصطلاح دچار عارضه Pad estimate هستیم.

مثلن شما مطابق تجارب قبلی و فعاليت‌هاي مشابه گذشته كاملاً مطمئنيد كه اجرای چند بلوك لاینینگ یک تونل، نهایتن ۳۰ روز طول خواهد کشید، ولي مسئول اجراي بتن اصرار مي‌كند كه زمان اين فعاليت ۹۰ روز در نظر گرفته شود. حالا اینکه اينجا چرا آن مسئول اجرايي چنين اصراري دارد، موضوع اين بحث نيست ولي مي‌شود حدس زد كه او با این کار، چنین اهدافی را دنبال مي‌كند: ۱- انجام فعاليت مورد نظر زودتر از زمان مقرر در برنامه و مطرح كردن ادعا در مورد پاداش و تشويق شدن ۲- مواخذه نشدن در صورت پايان ديرهنگام فعاليت ۳- تمایل ذاتی افراد (به خصوص ایرانی‌ها) برای انجام دادن امور در آخرین دقایق و نهایت بهره بردن از شناوری‌ها.

مشكل اصلي اين است كه روسا و مديران پروژه معتقدند حتمن بايد رضايت مسئولين اجرايي را در خصوص برنامه زمان‌بندي كسب كنيم و اگر بدون در نظر گرفتن پيشنهادات اغلب غيرمنطقي مديران اجرايي در خصوص زمان‌ها، برنامه را براي مشاور و کافرما ارسال كنیم، از يك طرف از سوي مديران پروژه مواخذه مي‌شویم و از طرف ديگر واحدهاي اجرايي به دليل بي‌توجهي به نظر غيرمنطقي‌شان، هيچ تعهدي در خصوص اجراي صحیح برنامه نمي‌پذيرند. در اصطلاح می گویند بروید این برنامه را به هرکیس که آن را نوشته بگویید خودش هم بیاید اجرا کند

يعني برنامه زمان بندی به معني واقعي شكست مي‌خورد و اگر هم برنامه را مطابق نظر آن‌ها ببندیم، يعني آب بستن بسيار به برنامه که این از نظر من شكست بزرگ‌تري محسوب مي‌شود. حتي نمي‌شود كاري كرد كه نه سيخ بسوزد و نه كباب، بس كه اختلافات فاحش است.

فکر کنم راه حلی اصلی این موضوع فقط و فقط ایجاد اعتماد است. به عبارتی با اعتماد سازی که یکی از وظایف مهم مدیریت پروژه است، می توان از برآوردهای غیرواقعی جلوگیری کرد.

به عبارتی وقتی واحد کنترل پروژه، مطابق سوابق گذشته، نُرم‌ها و راندمان‌های ثبت شده، محاسبه توان ماشین‌آلات و نیروی انسانی و با در نظر گرفتن حجم کلی یک کار، مدت زمانی را برای آن فعالیت پیش‌بینی می‌کند، واحدهای اجرایی نتوانند با زیر سوال بردن آن زمان، عدد مورد نظر خودشان را تحمیل کنند. البته اشتباه نکنید. مقصودم این نیست که با آنها مشورت نشود. چه بسا بهترین راه برای تخمین مدت زمان فعالیت‌ها، استفاده از نظرات کارشناسان فنی و مجریان فعالیت‌هاست. اما در این مورد خاص، این افراد و مجموعه سازمان باید به قدری معتقد به این فرهنگ باشند که یک پیش‌بینی منطقی را از صمیم قبل بپذیرند و حتی هنگام اجرا تمام تلاش خود را جهت اتمام زودتر از موعد مقرر آن فعالیت به کار گیرند.

هر چند کارشناسان فنی پروژه (نه فقط کارشناسان کنترل پروژه) نیز باید تا حد زیادی از مهارت‌های بررسی نُرم‌ها و راندمان‌ها، تکنیک‌های پیش‌بینی و تخمین و محاسبه مدت زمان از طریق حجم کلی فعالیت و توان ماشین‌آلات و نیروی انسانی و همچنین مطالعه ریسک‌های احتمالی و مشکلات و موانع پیش‌روی، برخوردار باشند تا بتوانند بهترین پیش‌بینی ممکن را ارائه دهند. مدینه‌ی فاضله‌ای که بسیاری از سازمان‌های پروژه محور ایرانی (به خصوص بزرگترهایشان)، سال‌ها با آن فاصله دارن.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برآورد مدت زمان فعالیت‌ها (بخش اول)

گفتگوی فرضی در یکی از جلسات:
من: مهندس فلانی! ما برای حفر این تونل با توجه به نُرم‌ها و سوابق گذشته حفاری، در برنامه زمان‌بندی یک ماه در نظر گرفته‌ایم.
مهندس فلانی(مسول واحد حفاری): به هیچ وجه یک ماه کافی نیست. شما تو برنامه‌تون حداقل سه ماه باید در نظر بگیرید.
مدیر پروژه و رئیس کارگاه: حتمن و حتمن قبل از بستن برنامه و ارسال آن به مشاور، با واحدهای اجرایی هماهنگی کن و تاییده آنها را بگیر. (حرفی کاملن منطقی)
مهندس فلانی(مسول واحد حفاری) در مقابل اصرارهای من: نه مهندس، برنامه‌ای که کم‌تر از سه ماه برای حفر این تونل در نظر گرفته باشه، به هیچ وجه مورد تأیید من نیست.

در برنامه زمان بندی سه ماه برای این عملیات در نظر گرفتیم. چند ماه بعد، عملیات حفاری تونل مذبور آغاز و طی بیست و چهار روز به اتمام رسید! مهندس فلانی برای گروه خود تقاضای پاداش و کارانه کرد.

نماینده دستگاه نظارت(مشاور) در جلسه‌ای با حضور همه عوامل پروژه خطاب به من: خب، حفر تونل فلان که سه هفته‌ای تمام شد. آقای شریفی! چرا این قدر به برنامه‌ات آب بسته بودی؟ {خنده حضار از جمله مهندس فلانی(مسول واحد حفاری)}
دوربینی در جلسه نبود، وگرنه در آن لحظه حتمن به لنز آن خیره میشدم!

در پست بعدی به بررسی این مشکل می‌پردازم، شاید به کمک شما بتوانیم راهکاری برای حل چنین مسائلی پیدا کنیم.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.