مدیریت پروژه

ویژگی‌های یک مدیر پروژه سنتی

در مطلب قبلی با عنوان “ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها“، ده مورد مهم برای مدیران پروژه‌ها ذکر کردم. اما همه مدیران پروژه‌ها به یک شکل عمل نمی‌کنند. به نظر من مدیران پروژه در ایران دو دسته هستند:

۱- مدیران پروژه سنتی
۲- مدیران پروژه مدرن

اصطلاح “مدیر پروژه سنتی” لزومن به معنی سالخورده و کهنسال بودن نیست. ممکن است یک فرد در عین جوانی و شادابی، در مدیریت پروژه تفکرات کاملن سنتی داشته باشد. به صورت تیتروار برخی از خصوصیات مدیران پروژه سنتی را ذکر می‌کنم:

۱- مدیران پروژه سنتی معتقدند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه امری زائد، بی‌فایده، لوکس، تشریفاتی، غیرکاربردی و کلن بی فایده است و معمولن هم توجهی به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه ندارند و اگر هم در جایی از این دانش یا متخصصین این دانش استفاده کنند، از روی اجبار است و نه اختیار و علاقه.

۲- متن قرارداد پروژه خود را تا به حال نخوانده‌اند، حتی یک بار هم به WBS پروژه خود نگاه نکرده‌اند و فقط اسم برنامه زمان‌بندی پروژه‌شان را شنیده‌اند و تنها می‌دانند چنین برنامه‌ای وجود خارجی دارد و از محتویات آن بی‌خبرند. معتقدند این کارها برای افراد بیکار است و آن‌ها به عنوان مدیر پروژه کارهای مهم‌تری دارند و فرصت نگاه کردن به برنامه زمان‌بندی که تنها یک نقاشی زیباست را ندارند.

۳- معتقدند در مدیرت پروژه مهم‌ترین موضوع مسائل اجرایی است و هیچ وقت نباید معطل برنامه‌ریزی شد و اغلب بدون برنامه‌ریزی کارها را در پروژه آغاز می‌کنند. ایمان دارند که به اصطلاح تا شلوارتان در پروژه خاکی و گلی نشده است، نمی‌توانید مشکلات و موانع پروژه را شناسایی کنید، پس لازم است که اول کارها رو شروع کنید و بعد در طول کار و اجرای پروژه به مشکلات بپردازید.

۴- فکر می‌کنند برای موفقیت پروژه‌شان، بقیه باید شکست بخورند، به عنوان مثال اگر کارفرما هستند، موفقیت پروژه خود را در شکست خوردن و ایجاد ضرر و زیان برای پیمانکار می‌دانند و اگر پیمانکار هستند بالعکس.

۵- به نیروی انسانی اهمیتی نمی‌دهند. معتقدند که ماشین‌آلات، تجهیزات، جرثقیل، بیل مکانیکی، لودر، کمپرسی و بچینگ برای پروژه‌شان ارزش افزوده، درآمد و پول ایجاد می‌کنند و نیروی انسانی مهم نیست و اهمیت ندارد که چه افرادی در پروژه کار می‌کنند، در هر صورت ماشین‌آلات کار خودشان را می‌کنند و پروژه را به پیش خواهند برد.

۶- گمان می‌کنند که دانش مدیریت پروژه و حوزه‌های آن مانند مدیریت محدوده، زمان، هزینه، ذینفعان، ریسک، ارتباطات، کیفیت، منابع، تدارکات و یکپارچگی و امثالهم و استانداردها و راهنماهایی مانند PMBOK و PRINCE2 و کتاب‌ها و مقاله‌های مدیریت پروژه توسط افراد بیکار نوشته شده و کار اجرایی پروژه احتیاجی به این مزخرفات ندارد و مدیر پروژه باید مرد عمل باشد و نه فردی که این دانش‌ها را مطالعه می‌کند.

۷- به شدت معتقدند مدیر پروژه باید فردی تکنیکال و فنی باشد و حتی مهم نیست از دانش مدیریت پروژه چیزی نداند، مهم این است که متخصص آن صنعتی باشد که آن پروژه در حیطه آن صنعت است. به عنوان مثال برای یک پروژه ساختمانی حتمن باید مدیر پروژه یک مهندس عمران باشد که انواع طرح اختلاط بتن را به خوبی بشناسد و یا در یک پروژه پتروشیمی، مدیر پروژه باید متخصص مهندسی شیمی یا فرآیند باشد و در یک پروژه نرم‌افزاری مدیر پروژه باید با چند زبان برنامه‌‌نویسی آشنا باشد و ترجیحن خودش برنامه‌نویس کامپیوتر باشد و با اصطلاحات فنی آن صنعت کاملن آشنا باشد که یک وقت خدای نکرده در زمینه اصطلاحات فنی و تخصصی در مقابل بقیه کم نیاورد! دانش مدیریت پروژه در اولویت‌های آخر است و اگر بلد نبود هم مهم نیست.

۸- پروژه را به صورت هیأتی مدیریت می‌کنند. بعدن در پستی جداگانه و به صورت مفصل در مورد “سبک مدیریت پروژه هیأتی” خواهم نوشت.

۹- به تفویض اختیار اعتقادی ندارند و در ریزترین و جزئی‌‌ترین مسائل پروژه باید حتمن شخص خودشان به عنوان مدیر پروژه دخالت کنند و بر همه امور پروژه از کوچک و بزرگ باید نظارت کنند و تصمیم‌گیری‌ها و حرف اول و آخر در همه امور پروژه با خودشان است. کارتابل و اینباکس ایمیل بسیار شلوغی دارند و هر روز ساعت‌ها در جلسات مختلف می‌نشینند و البته جلسات تنها برای این است که فقط خودشان سخن بگویند.

۱۰- معتقدند در پروژه دموکراسی نیست و مدیر پروه باید یک دیکتاتور مطلق باشد و نظر سایر افراد و تیم پروژه ذره‌ای اهمیت ندارد و تنها نظر آن‌هاست که درست و صحیح است و باید اجرا شود.

۱۱- به فاز اختتام پروژه اعتقادی ندارند، معتقدند اصل کار همان نود درصد پیشرفت پروژه بود که خودشان انجام داده‌اند و فعالیت‌های فاز اختتام پروژه مهم نیست و قبل از فاز اختتام پروژه، موفقیت خودشان و پروژه‌شان را جشن می‌گیرند!

خوشحال می‌شوم شما هم اگر موارد دیگری به ذهنتان میرسد، عنوان کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

سایر مطالب مرتبط:

ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها

آیا پروژه‌های سازمانتان، شما را به یاد داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” نمی‌اندازد؟

مدیریت قند و چایی در پروژه‌ها

مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها

 

مدیریت پروژه

ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها

نکاتی که در ادامه خدمتتون عرض می‌کنم لزومن بر اساس استانداردها و معیارهای مدون نیست (هر چند سعی شده چارچوبش از استانداردها پیروی کنه) ولی بیش‌تر بر اساس تجربیات شخصی خودم طی چند سال کار در پروژه‌ها این نکته‌ها به ذهنم رسید:

۱- بهترین نیروهای انسانی رو در پروژه استخدام کنید

اینو گذاشتم نکته اول برای اینکه به نظرم رمز شکست یا پیروزی هر پروژه‌ای، در نیروهای انسانی اون پروژه نهفته هست. حتی به نظرم فرق نمی‌کنه که شما مدیر یک پروژه نفت و گاز و پالایشگاه باشید یا سد و نیروگاه و جاده و تونل و حتی یک پروژه نرم‌افزاری و IT، شما هر چقدر دارایی‌های خوبی داشته باشید، ماشین‌آلات و تجهیزات مناسب و کافی در اختیارتون باشه، مواد و مصالح به اندازه کافی داشته باشید و از همه مهم‌تر پول و بودجه کافی و مناسب برای پروژه‌تون موجود باشه، اما اگر نیروی انسانی خوبی در پروژه نداشته باشید، شک نکنید به مشکل خواهید خورد. سعی کنید بهترین گزینه‌های ممکن رو حداقل برای پست‌های کلیدی انتخاب کنید. پست‌های کلیدی مثل سرپرستان واحدهای فنی مهندسی، بازرگانی و تدارکات، مالی و اداری، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، کنترل کیفیت، HSE، اجرایی برق و مکانیک و سیویل و پایپینگ، و … . معمولن اگر سرپرستان خوبی انتخاب کنید، این سرپرستان خوب به سراغ نیروهای خوب خواهند رفت.

۲- از شناسایی و مدیریت ذینفعان غافل نشید

همون اول پروژه که دارید در نوشتن منشور پروژه کمک می‌کنید یا منشور پروژه به شما ابلاغ شده و هنوز کار پروژه شروع نشده، سراغ مدیریت ذینفعان پروژه برید. به خصوص ذینفعان کلیدی پروژه‌تون رو شناسایی کنید و یک برنامه جامع و کامل و همه جانبه برای مدیریتشون بنویسید و حواستون به بقیه ذینفعان هم باشه. یک ذینفع کلیدی در کارفرما، مشاور یا حتی درون سازمان خودتون که به درستی شناسایی نشده و انتظاراتش برآورده نشده، ممکنه آسیب جدی به پروژه شما بزنه. فراموش نکنید که در مدیریت ذینفعان باید انتظاراتشون رو مدیریت کنید و انتظارات اون خواسته‌هایی هستند که شاید هرگز از جانب ذینفعان گفته نشن، اما در نهایت خواسته میشن.

۳- هر روز و هر لحظه به فکر STC پروژه باشید

فکر کنم دیگه همه مدیران پروه‌ها میدونن که پروژه‌ای موفق نامیده میشه که در چارچوب محدوده (Scope)، زمان (Time) و هزینه (Cost) انجام بشه. به عبارتی کتاب مقدس شما، ذکر هر روز و هرشب و هر لحظه شما، استراتژی و فکر و برنامه و عملکرد شما و تمام تصمیم‌گیری‌های شما به عنوان یک مدیر پروژه باید در راستای STC پروژه باشه. خاطرتون باشه که عدول از STC یک شبه اتفاق نمی‌افته، بلکه شما ذره ذره و قطره قطره از STC پروژه تجاوز می‌کنید و در آخر پروژه می‌بینید که چه فاصله دوری از STC دارید. پس نذارید این قطره قطره‌ها جمع بشه.

۴- بدون برنامه‌ریزی هیچ کاری رو در پروژه شروع نکنید

مهم‌ترین ویژگی شما به عنوان یک مدیر پروژه، Proactive بودن شماست، افراد Proactive هیچ کاری رو قبل از برنامه‌ریزی شروع نمی‌کنند. برنامه‌ریزی نکردن برای شروع هر کاری، یعنی به صورت برنامه‌ریزی شده به سمت شکست حرکت کردن، حتی برای کوچک‌ترین و کم‌اهمیت‌ترین فعالیت‌های پروژه، قبل از شروع برنامه‌ریزی کنید. در نظر داشته باشید که برنامه‌ریزی رو با مشارکت حداکثری اعضای تیم پروژه انجام بدین. هرچه مشارکت افراد در برنامه‌ریزی بیش‌تر باشه، مشارکت و تعهد اونها در اجرای برنامه نیز بیشتر خواهد بود.

۵- مدیریت ریسک شما رو نجات خواهد داد

همیشه علاج واقعه رو قبل از وقوع بکنید. یا اگر نمی‌تونید علاجی قبل از وقوع پیدا کنید، برای زمان وقوع اتفاق‌های بد(و یا حتی خوب) خودتون رو آماده کنید. سعی کنید قبل از شروع پروژه با مشارکت همه تیم پروژه‌تون، فرآیندهای برنامه‌ریزی و مدیریت ریسک رو انجام بدین. مدیریت ریسک باید به یک فرهنگ در تمام تیم پروژه‌تون تبدیل بشه. تفاوت یک مدیر پروژه سنتی و معمولی، با یک مدیر پروژه مدرن و موفق، در مدیریت ریسک‌های پروژه است. یادتون باشه وقتی مدیریت ریسک انجام میدین، شب‌ها با خیال آسوده‌تری می‌تونید بخوابید. جدی!

۶- حواستون به اتلاف منابع باشه

اتلاف منابع یکی از مصیبت‌های عظیم پروژه‌های ایرانه، به خصوص تو بخش‌های دولتی و شبه دولتی. حتی اگر برای سازمانتون یا کارفرماتون مهم نیست که منابع پروژه اتلاف بشه، شما به عنوان یک مدیر پروژه از نظر اخلاق حرفه‌ای وظیفه دارید از اتلاف منابع پروژه جلوگیری کنید، منابع اعم از ماشین‌آلات و دستگاه‌ها، نیروهای انسانی، مواد و مصالح و ابزارآلات و… همه سرمایه‌های کشور هستند، اجازه ندین سرمایه‌های کشورتون هرز برن و سعی کنید با مدیریت صحیح و تمرکز بالا در مدیریت منابع، بالاترین راندمان کاری منابع پروژ‌ه‌تون رو به دست بیارید و به محض اینکه کار منابع در پروژه به اتمام رسید، اونا رو مرخص کنید تا به پروژه‌های دیگه برن.

۷- ارتباطات رو جدی بگیرید و یک مذاکره کننده حرفه‌ای باشید

استانداردها میگن بیشترین کاری که هر مدیر پروژه براش وقت صرف میکنه، ارتباطاته. عقل سلیم حکم میکنه وقتی یک کاری رو بیشتر از بقیه کارها انجام میدین، بیشتر براش مطالعه و تمرین کنید. به خصوص در ایران شما به عنوان یک مدیر پروژه بیش از هر چیز دیگه‌ای به روابط عمومی مناسب و هوش هیجانی بالا احتیاج دارید و باید به معنای واقعی یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای باشد. راستی من یک منبع خوب و رایگان و کاربردی برای آموزش مذاکره حرفه‌ای سراغ دارم. مجموعه دروس آنلاین کلاس‌های استاد محمدرضا شعبانعلی در دانشگاه شریف رو می‌تونید از لینک زیر به صورت رایگان تماشا یا دانلود کنید. به شما قول میدم که پشیمون نشید. (اگر احیاناً در تلگرام این مطلب رو می‌خونید، برای دیدن لینک‌ها باید به لینک اصلی این نوشته مراجعه کنید)

دوره آموزشی رایگان فنون مذاکره-محمدرضا شعبانعلی

۸- تفویض اختیار کنید و کارتابلتون رو خلوت کنید

اگر هر روز صدها نامه در کارتابل و اینباکس ایملیتون دارید و هر روز ساعت‌ها در جلسات مختلف هستید و تقریبن وقتی برای سر خاروندن هم ندارید، دقیقن به این معنی نیست که در مسیر درستی قرار دارید. با واگذار کردن خیلی از تصمیم‌گیری‌ها، نامه‌ها، امضاها و حضور در جلسات به اعضای زیر دست‌تون در پروژه، کارتابل و اینباکس خودتون رو خلوت کنید و زمان کم‌تری رو در جلسات تلف کنید، شما به عنوان یک مدیر پروژه کارهای مهم‌تری دارید.

۹- برنده-برنده فکر کنید

همیشه یادتون باشه برای این که به عنوان یک مدیر پروژه موفق بشید، لازم نیست کسی شکست بخوره. فرض کنید تمام تیم پروژه شما، کارفرما، مشاور، ناظر، ذینفعان، پیمانکاران و تأمین‌کنندگان و فروشندگان در یک کشتی نشستید، برای این که این کشتی به ساحل مقصود برسه لازم نیست کسی شکست بخوره و با از عرشه کشتی به دریا پرت بشه، اگر با نگاه برد-برد به قضیه نگاه کنید، هر کس می‌تونه سود و منفعت خودش رو از پروژه برداره و همه شاد و خوشحال به مقصد و موفقیت برسند. باور کنید شدنیه.

۱۰- فاز اختتام پروژه رو جدی بگیرید

کار رو که کرد؟ آن که تمام کرد. اینکه ۹۰ درصد پروژه‌تون رو با موفقیت و طبق برنامه به اتمام رسوندید، به معنی تمام شدن کار نیست، تازه کار اصلی‌تون در پروژه شروع شده، فاز اختتام پروژه جاییه که خیلی از مدیران پروژه جدی نمی‌گیرنش اما دقیقن در همین مرحله شکست می‌خورن. جدی نگرفتن فاز اختتام پروژه، بارها باعث شده پروژه‌های خیلی خوب و موفق با درصد پبیشرفت نود درصد، در انتها و به دلیل یک پایان و اختتام نامناسب، به عنوان یک پروژه شکست خورده معرفی بشن.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

امیدوارم این مطلب براتون مفید بوده باشه. راستی این آخرین مطلب این سایت در سال ۱۳۹۶ بود. ضمن تبریک سال نو و نوروز باستانی، براتون آرزوی موفقیت و شادمانی در سال جدید رو دارم.

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی

آیا در تعطیلات عید نوروز، پروژه‌ها باید فعال باشند یا خیر؟

تجربه چندین سال کار در کارگاه‌ها و پروژه‌ها به من ثابت کرده است که تقریبن اکثریت مدیران ارشد شرکت‌ها، مدیران پروژه‌ها، کارفرماها و مشاوران از پیمانکاران می‌خواهند که در تعطیلات عید نوروز پروژه را تعطیل نکنند و به ادامه کار بپردازند. آن‌ها دلایل خود را دارند. اغلب می‌گویند که پروژه از نظر زمانی در مضیقه است و تأخیر دارد و تعطیلی عید نوروز، آن هم به مدت دو هفته به روند اجرایی پروژه صدمه می‌زند و سبب ایجاد تأخیر بیش‌تر در پروژه می‌گردد.

البته تا حدی هم حق دارند. مثال معروفی در مدیریت پروژه است که می‌گوید بیشترین میزان مصرف سوخت هواپیما در زمان تیک‌آف آن از روی زمین است. پروژه‌ها نیز اگر برای مدتی (ولو یک یا دو هفته) تعطیل شوند، استارت دوباره کار و بازگشتن به روند اجرایی سابق، انرژی زیادی می‌طلبد و کار سختی ا‌ست.

اما بنا به دلایل زیر عمومن پروژه‌ها در ایران و در تعطیلات عید نوروز که حدود دو هفته است، دچار وقفه و تعطیلی می‌شوند:

۱- کار نکردن نیروهای مستقیم پروژه در تعطیلات

تفاوت نیروهای مستقیم و غیر مستقیم را که می‌دانید؟ نیروهایی مانند کارگران ساده و فنی، آرماتوربند و قالب‌بند و بتن‌ریز، مونتاژکار، جوشکار، فیتر، رانندگان ماشین‌آلات سنگین و امثالهم در فرهنگ ایرانی تمام سال را کار می‌کنند تنها به امید تعطیلات عید نوروز. چه دوست داشته باشید چه نداشته باشید این فرهنگ ماست و در بخش نیروهای مستقیم و غیرکارشناسی تمایل به حضور در کنار خانواده در ایام عید نوروز بسیار پررنگ‌تر است. بارها دیده شده در پروژه‌ای نیروهای غیرمستقیم مانند مدیر پروژه، سرپرست کارگاه، دفتر فنی، کنترل پروژه و امثالهم در ایام عید در محل کارگاه پروژه حاضر بوده‌اند، اما به دلیل حضور نداشتن نیروهای مستقیم، عملن کار خاصی انجام نشده و پیشرفتی در پروژه حاصل نشده است و آن نیروهای غیر مستقیم علاوه بر این که از تعطیلات عید محروم شده‌اند، در محل پروژه هم بیکار بوده‌اند.

۲- عدم مجوز بتن‌ریزی در برخی از شهرها و جلوگیری از تردد ماشین آلات سنگین در برخی از مناطق و راه ها

در بسیاری از از شهرها و جاده‌ها در بازه‌های زمانی تعطیلات نوروز محدودیت‌هایی در زمینه حرکت ماشین‌آلات سنگین، جابه‌جایی مصالح، حمل بتن، حمل‌ بارهای ترافیکی و حتی بتن‌ریزی و تست‌های رادیوگرافی و … وجود دارد که سبب توقف برخی از امور اجرایی پروژه می‌شود.

۳- تعطیلی و نیمه تعطیلی بسیاری از ادارات، فروشندگان و تأمین کنندگان منابع و ماشین آلات

در ایام تعطیلات عید نوروز، بخش قابل توجهی از تأمین‌کنندگان، مصالح فروشان، ادارات صادر کننده مجوز و حتی برخی از بانک‌ها تعطیل هستند و بخش قابل‌توجهی از فعالیت‌های پروژه وابسته به این مواردی هستند که ذکر شده‌اند.

بنابراین به عقیده بنده بهتر است که روزهای تعطیلات عید نوروز در تقویم برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌ها تعطیل شود و همه با خیال راحت و بدون دغدغه به تعطیلات بروند. تجربه نشان داده حتی آن پروژه‌هایی که در ایام عید تعطیل نیستند و بر مشکلات اشاره شده در بالا غلبه می‌کنند، با راندمان بسیار پایینی کار می‌کنند و اغلب هزینه‌های سربار کار کردن در این دو هفته، بیش‌تر از درآمدهای کسب شده ناشی از کار انجام شده است.

پی‌نوشت: در نظر داشته باشید که اگر در پروژه‌ای کارفرما نامه‌ای در خصوص تعطیلات عید صادر نکرد یا با تعطیل شدن کارگاه در ایام عید مواقت نکرد، شما به عنوان پیمانکار نمی‌توانید پروژه را تعطیل کنید و اگر این کار را کردید، در انتظار نامه‌های اخطار قراردادی و تأخیرات غیرمجاز و جرائم باشید.

 

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت msp از شما بپرسند.

معمولن در مصاحبه‌های شغلی موقعیت‌های کاری مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یکی از متداول‌ترین سوالات که از فرد متقاضی کار پرسیده می‌شود، سوالات تخصصی و فنی در خصوص نرم‌افزارهای تخصصی این فیلد کاری است. بسته به این‌که نرم‌افزاری که در پروژه‌های آن شرکت مورد استفاده است چیست، معمولن سوالاتی تخصصی در مورد آن نرم‌افزار در مصاحبه‌های شغلی پرسیده می‌شود تا میزان مهارت متقاضی آن شغل سنجیده شود.

من سعی کردم لیستی از این سوالات احتمالی را در خصوص نرم افزار مایکروسافت پراجکت Microsoft project تهیه کنم. اما ذکر چند نکته قبل از خواندن این سوالات ضررویست:

۱- این سوالات لزومن شاید همه سوالات درست و صحیح و با کاربرد واقعی نباشند، اما تجربه ثابت کرده است که برخی از آن‌ها که شاید چندان منطقی هم نیستند ممکن است در جلسات مصاحبه استخدامی پرسیده ‌شوند.
۲- تمام سوالاتی که در مصاحبه شغلی در مورد نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت پرسیده می‌شود، تنها محدود به موارد زیر نیست و شاید سوالات دیگری نیز باشد که از قلم افتاده‌اند.
۳- حتی اگر قصد حضور در یک مصاحبه شغلی را ندارید، خواندن این سوالات و جواب دادن به آن‌ها باعث می‌شود یک تخمین کلی از مهارت خودتان در نرم افزار MSP به دست بیاورید. (اگر فرض کنیم هر سوال نیم نمره دارد، بعد از خواندن هر چهل سوال حساب کنید از ۲۰ نمره به خودتان چه نمره‌ای می‌دهید.)

اما سوالات:
۱- آیا تا به حال یک ساختار شکست و یک برنامه زمان‌بندی را در MSP تهیه کرده‌اید؟ مراحل کار را از ابتدا تا انتها قدم به قدم توضیح دهید.
۲- نحوه انتقال یک WBS تهیه شده از اکسل به مایکروسافت پراجکت چگونه است؟
۳- در خصوص انواع تقویم Calendar و انواع قیدها Constraint در MSPتوضیح دهید.
۴- در خصوص Task Type و Effort Driven در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۵- چگونه می توان در نرم افزار مایکروسافت پراجکت، یک تقویم اختصاصی ساخت؟ به عنوان مثال یک تقویم بسازید که هفت روز هفته، کاری و روزی ده ساعت کار است.
۶- نحوه تعریف و تخصیص baseline در MSP چگونه است؟
۷- چه روش‌هایی برای آپدیت کردن و به روز نمودن و Actual کردن برنامه زمان‌بندی در MSP وجود دارد؟ مراحل آپدیت کردن یک برنامه زمان بندی را از ابتدا تا انتها توضیح دهید.
۸- نحوه فرمول نویسی جهت محاسبه درصد پیشرفت برنامه‌ای در نرم افزار مایکروسافت پراجکت را توضیح دهید. در خصوص فرمول محاسباتی ضریب وزنی (W.F) زمانی در MSP توضیح دهید.
۹- نحوه استخراج S CURVE برنامه Baseline از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۰- نحوه استخراج S CURVE برنامه Actual از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۱- نحوه استخراج منحنی موزی از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۲- در خصوص گروه بندی فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۱۳- نحوه استخراج Cash flow از برنامه زمان‌بندی در پراجکت چگونه است؟
۱۴- در خصوص فیلدهای سفارشی در پراجکت توضیح دهید. (نحوه سفارشی‌سازی یک فیلد و کاربرد آن)
۱۵- چگونه می‌توان فعالیت‌های دو هفته آینده را از برنامه زمان‌بندی فیلتر و استخراج کرد؟
۱۶- چگونه می‌توان فعالیت‌هایی که در مسیر بحرانی پروژه هستند و هنوز آغاز نشده‌اند، اما طی دو ماه آینده طبق برنامه باید آغاز شوند را فیلتر و استخراج کرد؟
۱۷- در خصوص ابزارهای فیلتر و هایلایت در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۱۸- میزان “انحراف” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در msp محاسبه می‌شود؟
۱۹- میزان “تأخیر” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در پراجکت محاسبه می‌شود؟
۲۰- در اواسط پروژه چگونه می‌توانید پیش‌بینی تاریخ پایان پروژه را در msp محاسبه کنید؟
۲۱- برای محاسبه و آنالیز تأخیرات پروژه در msp از چه روشی استفاده می‌کنید؟
۲۲- نحوه انتقال یک برنامه زمان‌بندی از msp به اکسل و یا به پریماورا و بالعکس چگونه است؟
۲۳- نحوه تخصیص و تسطیح منابع در MSP چگونه است؟ (توضیح دادن ابزار تسطیح منابع، تسطیح منابع یک فعالیت، تسطیح تمام منابع، حذف اثر تسطیح، تنظیم‌های تسطیح و فیلدهای مربوط به تسطیح منابع)
۲۴- در خصوص مدیریت هزینه ها در پراجکت توضیح دهید. (توضیح در مورد تعریف هزینه‌ها، روش‌های تعریف هزینه، مفهوم هزینه ثابت آیتم‌ها، تعریف هزینه ثابت آیتم‌ها، تعریف هزینه منابع، تعریف هزینه متغیر، مفهوم منابع هزینه، تعریف منابع هزینه، تعریف بودجه، بررسی بودجه مالی و بررسی بودجه کاری)
۲۵- در خصوص کاربرد جدول Task usage و Resource Usage توضیح دهید.
۲۶- در خصوص ارتباط بین دو پروژه در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۲۷- چگونه می‌توان هیستوگرام منابع را از برنامه زمان‌بندی نوشته شده در پراجکت استخراج کرد؟
۲۸- چگونه می‌توان در یک برنامه زمان بندی و در msp فعالیت‌های open end را شناسایی کرد؟
۲۹- تفاوت‌های محاسبه پیشرفت برنامه‌ریزی شده، پیشرفت واقعی، در فیلدهای فیلد Physical % Complete، فیلد % Work Complete، فیلد % Complete، فیلد % Allocation در msp چیست و هر کدام چگونه محاسبه می‌شود؟
۳۰- نحوه انجام محاسبات EVM در مایکروسافت پراجکت چگونه است؟
۳۱- روش های نمایش دو یا چند رقم اعشار Complete% در MSP توضیح دهید.
۳۲- در خصوص شیوه ساخت یک فیلد اختصاصی برای نمایش مقدار گرد شده مدت زمان فعالیت توضیح دهید.
۳۳- تا چه حدی با مایکروسافت پراجکت سرور آشنایی دارید؟
۳۴- در خصوص شناسائی فعالیت Driving (محرک) در MSP با ابزار Inspector توضیح دهید.
۳۵- Elapsed Duration در نرم افزار MSP چیست؟
۳۶- در خصوص ایجاد فعالیت LOE در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۳۷- در خصوص استفاده از Split در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۳۸- در خصوص ایجاد فعالیت “غیر فعال” در پراجکت توضیح دهید.
۳۹- روش‌های شمسی‌سازی تاریخ‌ها در نرم‌افزار msp را توضیح دهید.
۴۰- از کدام یک از گزارشات خروجی نرم افزار پراجکت تا کنون استفاده کرده‌اید؟

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده و آدرس سایت و کانال تلگرام) کپی نکنید!

سایر مطالب مرتبط با این نوشته:

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار پریماورا Primavera P6 از شما بپرسند.

برای یادگیری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و نرم‌افزارهاش به چه کلاس و دوره آموزشی برم؟

تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه:

میزان عدد حقوق و دستمزد در صنف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه چقدر است؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه , تأخیرات و ادعا

تفاوت و فرق “تأخیر” با “انحراف” در پروژه‌ها

موضوع این مطلب، بسیار ساده، بدیهی و ابتدایی است، اما متأسفانه بعضاً دیده می‌شود که دو واژه “تأخیر” و “انحراف” به اشتباه و در جای نادرست استفاده می‌شوند.

انحراف چیست؟

فرض کنید درصد پیشرفت برنامه‌ای پروژه‌ای ۷۰ درصد و درصد پیشرفت واقعی پروژه ۳۰ درصد است.
به تفاضل درصد پیشرفت برنامه‌ای و درصد پیشرفت واقعی پروژه، “انحراف” می‌گویند. به عبارتی این پروژه ۴۰ درصد از برنامه زمان‌بندی اولیه انحراف دارد.(انحراف منفی). دقت داشته باشید که تنها با داشتن دو عدد درصد پیشرفت برنامه‌ای و درصد پیشرفت واقعی، نمی‌توانیم در مورد میزان “تأخیر” پروژه اظهار نظر کنیم.

بنابراین باز هم تأکید می‌کنم:
کلمه “انحراف” برای تفاضل درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ای استفاده می‌شود و استفاده از واژه “تأخیر” برای این میزان اختلاف نادرست است. “انحراف” اغلب از جنس درصد پیشرفت است و از جنس روز نیست. پس این جمله که “پروژه الف، ۱۰۰ روز انحراف دارد.” یک جمله اشتباه است.

تأخیر چیست؟

فرض کنید در پروژه‌ای که مدت زمان قرارداد آن شش ماه است، مشغول به کار هستید. شروع پروژه اول تیر و پایان آن، روز ۳۰‌ام آذر است. یعنی تاریخ پایان برنامه‌ای پروژه ۳۰ آذر است. حال فرض کنید در پایان شهریور شما برنامه زمان‌بندی را آپدیت کرده‌اید. یعنی در برنامه اولیه، تاریخ‌های شروع واقعی و درصدهای پیشرفت واقعی را وارد کرده‌اید و برنامه را schedule می‌کنید و فرض کنید در انتهای برنامه قید خاصی هم نداشته باشید. پس از schedule کردن برنامه تاریخ پایان پروژه روز ۳۰‌ام بهمن را نشان می‌دهد. در این حالت پروژه شما ۶۰ روز تأخیر دارد. دو ماه دی و بهمن، بازه زمانی تأخیر پروژه هستند.

بنابراین به تفاضل تاریخ پایان برنامه زمان‌بندی که اطلاعات واقعی در آن وارد و به‌روزرسانی شده است(در پریماورا schedule و در مایکروسافت پراجکت Re schedule شده است) با تاریخ پایان برنامه‌‌ریزی شده، تأخیر می‌گویند. تأخیر از جنس روز است و نه از جنس درصد پیشرفت. پس جمله “پروژه الف، ۱۰ درصد تأخیر دارد” یک جمله اشتباه است.

رابطه تأخیر و انحراف چیست؟

انحراف و تأخیر پروژه لزومن رابطه‌ای با هم ندارند و نمی‌توان از میزان انحراف پروژه در مورد میزان تأخیر آن اظهار نظر کرد و بالعکس. به عبارتی ممکن است پروژه‌ای انحراف نداشته باشد، اما تأخیر داشته باشد. یا پروژه‌ای انحراف داشته باشد اما تأخیر نداشته باشد. درصد پیشرفت کل پروژه و به طبع آن میزان انحراف کل پروژه، مستقل از روابط بین فعالیت‌ها و مسیر بحرانی پروژه محاسبه می‌شود. (به همین علت است که در برخی از پروژه‌ها، درصد پیشرفت واقعی و حتی برنامه‌ای پروژه و میزان انحراف پروژه را در یک فایل اکسل که در آن روابطی بین فعالیت‌ها نیست، محاسبه می‌کنند.)
اما محاسبه تأخیر کاملاً و صد درصد وابسته به روابط بین فعالیت‌ها و همین طور وابسته به مسیر بحرانی پروژه است.

تأخیر مهم‌تر است یا انحراف؟

هم تأخیر و هم انحراف موارد مهمی هستند که بایستی در دوره‌های مختلف پروژه بررسی و آنالیز شوند. قبلن مطلبی در مورد آنالیز تأخیر و انحرافات پروژه نوشته بودم که از لینک زیر می‌توانید آن را مطالعه کنید:

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه

اما اگر نظر شخصی مرا بخواهید که معمولن نظر شخصی من از دیدگاه پیمانکاری است، تأخیر مقداری اهمیت بیش‌تری نسبت به انحراف دارد. چرا که هر چقدر بیشتر به بحث تأخیر پرداخته شود و سهم خودمان به عنوان پیمانکار و سهم کارفرما و مشاور از این تأخیر در طول پروژه آنالیز و تحلیل شود و در طول پروژه با آنالیزها و تحلیل‌ها و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، بتوانیم سهم خودمان را به عنوان پیمانکار از تأخیر پروژه به حداقل برسانیم، در پایان پروژه کار راحت‌تری در مجاز کردن تأخیرات پروژه و کلیم‌های بعد از آن خواهیم داشت. هرچند بحث انحراف نیز در جای خود مهم است و باید به صورت مرتب در طول پروژه مانتیور،کنترل و آنالیز و تحلیل شود.

تأخیر در مقایل تعجیل/ انحراف مثبت در مقابل انحراف منفی

همان طور که در بالا گفته شد، در صورتی که تاریخ پایان برنامه به‌روز‌رسانی شده از تاریخ پایان برنامه‌ریزی شده بیشتر و دیرتر باشد، پروژه تأخیر دارد. اما اگر تاریخ پایان برنامه به روز رسانی شده، کم‌تر و زودتر از تاریخ پایان برنامه‌ریزی شده باشد، پروژه تعجیل دارد. به عبارتی تعجیل نقطه مقابل تأخیر است.

اما در مورد انحراف کلمه‌ای که در مقابلش باشد نداریم. بلکه انحراف مثبت داریم و انحراف منفی. واضح است که اگر درصد پیشرفت واقعی پروژه، کم‌تر از درصد پیشرفت برنامه‌ای باشد، پروژه انحراف منفی دارد و اگر درصد پیشرفت واقعی بیش‌تر از درصد برنامه‌ای باشد، پروژه انحراف مثبت دارد.

نکته مهم این است که هم تأخیر و تعجیل و هم انحراف مثبت و انحراف منفی، بایستی در طول پروژه آنالیز و تحلیل شوند. به بیان دیگر اینکه فرض کنیم در پروژه تعجیل و انحراف مثبت داریم و شرایطمان خیلی خوب است، دلیل نمی‌شود که این میزان تعجیل و انحراف مثبت بررسی و تحلیل نشود، شاید یک جای کار می‌لنگد که همه چیز این قدر خوب است!

در پایان توصیه می‌کنم مطالب زیر را، (نوشته‌های مهندس نادر خرمی‌راد عزیز در همین ارتباط) مطالعه کنید:

سایر مطالب مرتبط با این نوشته:

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه
مجاز کردن تأخیرات پروژه، خدمت یا خیانت؟

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , تأخیرات و ادعا

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه

نکته‌ای که همواره تأکید می‌شود این است که در گزارشات واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، بهتر است موارد آنالیز، تحلیل، بررسی و ارائه پیشنهاد و راهکار نیز گنجانده شود. به عبارتی گزارشاتی که تنها به ذکر یک سری عدد و درصد پیشرفت و احجام انجام شده و ارائه عکس می‌پردازند، چندان راهگشا نخواهند بود.

یک کارشناس حرفه‌ای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه همواره باید سعی کند علاوه بر ارائه اعداد و ارقام و احجام و درصدهای صحیح و واقعی در گزارشاتش، تحلیلی هم نسبت به اوضاع پروژه داشته باشد و تأخیرات و انحرافات پروژه را نیز تحلیل و آنالیز نماید و در پایان برای جبران تأخیرات و انحرافات، راهکار و پیشنهاد و اقدام اصلاحی نیز ارائه کند.

یکی از مهم‌ترین تحلیل‌ها و آنالیزهایی که در گزارشات پیشرفت پروژه می‌توان ارائه نمود، گزارش آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه است. (تفاوت “انحراف” و تأخیر” را که می‌دانید؟) معمولن وقتی در پروژه تأخیر و انحراف اتفاق می‌افتد، تأخیرات و انحرافات ایجاد شده بر عهده یکی از عوامل درگیر پروژه یا بر عهده همه آن‌هاست(با سهم‌های متفاوت یا مساوی). به عنوان مثال در یک پروژه سه عاملی، تأخیرات و انحرافات ایجاد شده بر عهده یکی یا همه موارد زیر است:
۱- کارفرما
۲- پیمانکار
۳- مشاور

در آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه نه تنها باید سهم هر یک از عوامل پروژه در ایجاد تأخیر و انحراف محاسبه شود، بلکه می‌توان به تفکیک موارد زیر نیز تأخیرات و انحرافات را آنالیز نمود. (نکته مهم: این موارد می‌تواند تنها شامل آیتم‌های زیر نباشد. آیتم‌های زیر بر حسب تجربه نوشته شده و بر اساس استاندارد یا دستورالعمل خاصی نیست)

آنالیز تأخیرات و انحرافات سهم کارفرما و مشاور:
– تأخیر در تحویل زمین پروژه در ابتدای کار
– تأخیر در تحویل جبهات کاری در طول پروژه
– كسري متريال و تجهيزات (متریال و تجهیزاتی که تأمین آن‌ها با کارفرماست)
– کسری مدارک و نقشه‌ها (مدارک و نقشه‌هایی که تهیه آن‌ها در تعهد کارفرماست)
– عدم ارائه به موقع مجوز شروع به کار (پرمیت)
– متوقف نمودن کارها
– موانع دسترسي به محدوده كار
– بدی آب و هوا (این آیتم لزومن تقصیر کارفرما نیست، منتها چون ما با دید پیمانکاری در حال آنالیز هستیم، فرض می‌کنیم بدی و آب و هوا تقصیر کارفرماست!)
– اولویت قرار دادن فعالیت‌های خارج از زمان برنامه مصوب
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از اسکوپ برنامه مصوب
– تأخیر در اجرای فعالیت پیش نیاز
– عدم پرداخت به موقع مطالبات

شما به عنوان پیمانکار ، علاوه بر آنالیز سهم تأخیرات مربوط به کارفرما و مشاور، بایستی آن بخش از تأخیراتی که مقصر آن خودتان هستید را آنالیز نمایید. شما می‌توانید در هر دوره مانیتورینگ و کنترل پروژه (مثلن دوره‌های ماهیانه) در خصوص آن بخش از تأخیرات پروژه که خودتان مقصر هستید، تحلیل نمایید و این تحلیل باید با ارائه راهکار و اقدام اصلاحی یا اقدام پیشگیرانه باشد تا در دوره‌های بعدی سهم شما به عنوان پیمانکار از تأخیرات و انحرافات پروژه به حداقل برسد. این موارد می‌تواند شامل آیتم‌های زیر باشد. (نکته مهم: این موارد می‌تواند تنها شامل آیتم‌های زیر نباشد. آیتم‌های زیر حسب تجربه نوشته شده و بر اساس استاندارد یا دستورالعمل خاصی نیست)

آنالیز تأخیرات و انحرافات سهم پیمانکار:
– کسری مواد و مصالح (که تأمین آن‌ها بر عهده پیمانکار می‌باشد)
– کسری ابزار و تجهیزات اجرا
– کمبود ماشین‌آلات
– راندمان پایین ماشین‌آلات
– کمبود نیروی انسانی مستقیم پیمانکاران فرعی
– راندمان پایین نیروی انسانی مستقیم پیمانکاران فرعی
– کمبود نیروی انسانی مستقیم امانی
– راندمان پایین نیروی انسانی مستقیم امانی
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از زمان برنامه مصوب
– اولویت قراردادن فعالیت‌های خارج از اسکوپ برنامه مصوب
– تأخیر در اجرای فعالیت پیش‌نیاز

نکته مهم:

 پیش نیاز اصلی همه تحلیل‌ها و آنالیزهای بالا این است که عددهای درست،صحیح و واقعی از “انحراف” و “تأخیر” پروژه داشته باشید. به عبارتی باید یک برنامه زمان‌بندی دقیق و کامل و مطابق اسکوپ پروژه، با روابط صحیح و مدت زمان‌های منطقی و شناوری‌های درست و مسیر بحرانی واقعی داشته باشید و این برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین را بر اساس اطلاعات واقعی و صحیح آپدیت و به‌روز نمایید. ریشه اصلی و فونداسیون آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه، برنامه زمان‌بندی مناسب و صحیح و واقعی که در آن قواعد تهیه ساختار شکست کار و قواعد تهیه برنامه زمان بندی پروژه رعایت شده باشد، است.

 

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!