برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning

در ادامه بحث “مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها” لیستی از تفاوت‌ها را ارائه کردم و قرار شد به مرور راجع به هر کدام مفصل‌تر بنویسم. اولین مورد عدم استفاده از تکنیک Rolling Wave Planning یا برنامه‌ریزی غلتان در هنگام تهیه WBS و برنامه زمان‌بندی است. اما برنامه‌ریزی غلتان چیست؟ اجازه بدهید با یک مثال توضیح دهم:

فرض کنید شما می‌خواهید یک پالایشگاه بسازید. قرارداد شما به عنوان پیمانکار یک قرارداد EPC است و طبیعتن مثل عمده ساختارهای شکست کار پروژه‌های این چنینی، سطح دوم WBS شما شامل سه آیتم Engineering، Procurement و Construction خواهد بود. فرض هم بر این است که یک سال اول پروژه صرفن فاز مهندسی پروژه و تهیه و نقشه و مدارک باشد و فاز تأمین و ساخت در سال دوم پروژه آغاز شود و از شما خواسته‌اند که یک WBS و یک برنامه زمان‌بندی تفصیلی برای پروژه تهیه کنید. آیا به نظر شما منطقی است که در زمان حال که هنوز نقشه‌ها و مدارک اولیه ساخت پالایشگاه را تولید نکرده‌اید و هنوز حجم و سایز و تعداد خیلی از تجهیزات و سیستم‌ها و فونداسیون‌ها و… معلوم نیست، در ساختار شکست کار و برنامه زمان‌بندی، فعالیت‌های تأمین و ساخت را به جزئی‌ترین شکل ممکن بشکنید و اصطلاحن دیتل کنید؟

پاسخ سوال بالا قطعن خیر است، اما متأسفانه این کار انجام می‌شود. یعنی در یکی دو ماهه اول یک پروژه پیچیده که شاید چهار یا پنج سال طول بکشد، یک برنامه زمان‌بندی بسیار دیتیل و با جزییات فراوان تا پایان پروژه تهیه می‌شود که به عنوان مثال از الان در آن برنامه زمان‌بندی نوشته شده که چهار سال بعد فعالیت فیتاپ فلان خط سیستم کولینگ، در چه ماه و چه روزی و با چه توالی انجام شود!

خب حالا برنامه‌ریزی غلتان یا همان Rolling Wave Planning چه می‌گوید؟ می‌گوید که عزیزان! لازم نیست در همان ابتدای پروژه کلیه سطح‌های WBS و فعالیت‌های برنامه زمان‌بندی را تا ریزترین جزئیات ممکن شناسایی کنید. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های پروژه وضوح تدریجی است. یعنی پروژه‌ها با گذشت زمان وضوح بیشتری برای فهمیدن خواهند داشت و هرچه جلوتر برویم ابهامات در پروژه کم‌تر خواهد شد، پس در ابتدای راه تهیه برنامه زمان‌بندی لازم نیست تا انتهای پروژه همه چیز را ببینیم، ما که پیشگو و جادوگر نیستیم. خیلی هنر کنیم برنامه یک سال آینده و حتی شش ماه آینده و به نظر من دو ماه آینده را بتوانیم دقیق و با جزییات بنویسیم و باقی سطح‌های WBS را در همان سطوح بالا (سطح دو یا سه) نگه داریم و هر موقع که به زمانش رسیدیم و شناخت بیشتر از پروژه پیدا کردیم، در آن زمان نسبت به شکست کار به جزئیات بیش‌تر اقدام کنیم. این تمام آن چیزی است که تکنیک Rolling Wave Planning به ما می‌گوید.

اما قطعن مشکلاتی هم بر سر راه استفاده از تکنیک برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning است. مثلن یکی از این مشکل‌ها، کارفرماها و مشاورها هستند. شاید خیلی از شماها بگویید که کارفرما یا مشاور ما زیر بار استفاده این تکنیک نمی‌رود و حاضر نیستند برای هر مرحله از پروژه، تأیید جداگانه‌ای برای برنامه زمان‌بندی بدهند و در قرارداد ذکر شده است که باید WBS و برنامه زمان‌بندی تفصیلی را همان ابتدای کار به تأیید کارفرما یا مشاور برسانیم. خب کارفرماها یا مشاورها حق دارند! شاید از مزایای استفاده از این تکنیک بی‌خبرند، برای یک بار هم شده تمام مزایای این روش را برای آن‌ها توضیح دهید و حتی اگر امکان داشت در کنار آن برنامه زمان بندی تفصیلی جامع، از این روش را هم به صورت موازی استفاده کنید تا کارفرما یا مشاورتان خودشان به مزایای استفاده از این تکنیک پی ببرند.

بارها این صحنه را در پروژه‌های مختلف دیده‌ایم که کارشناس یا کارشناسان برنامه‌ریزی پروژه در دفتر خود در کارگاه نشسته‌اند، بیرون دفتر و در سایت پروژه در حال خاکبرداری اولیه و تجهیز کارگاه هستند و کارشناس کنترل پروژه پشت میز خود مشغول ثبت مدت زمان و روابط پیش نیازی فعالیت‌های نصب ابزاردقیق و پیش‌راه‌اندازی همان پروژه در نرم افزار است! فعالیتی که قرار است سه سال بعد انجام شود! این کار اشتباه است. با هر متد و روش و استانداردی که نگاه کنید این کار اشتباه است! تا زمانی که تکنیک برنامه‌ریزی غلتان را در برنامه‌های زمان‌بندی خود به کار نگیریم (به خصوص در پروژه‌های پیچیده و با مدت زمان بیش از یکسال)، برنامه‌های زمان‌بندی واقعی، اجرایی، به درد بخور و فراتر از یک کاغذ و نقاشی نخواهیم داشت.

فراموش نکنید شما می‌‎توانید در شب با خودروی سواری از ارومیه تا چابهار رانندگی کنید، اما لازم نیست که چراغ‌های خودروی شما کل مسیر چند هزار کیلومتری ارومیه تا چابهار را برای شما از الان روشن کنند، کافیست چراغ‌ها تنها چند ده متر مقابل شما را روشن کنند.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

برنامه زمان بندی پروژه نرم افزاری

برای من که تمام سابقه کاریم در پروژه‌هایی مانند سدسازی و نیروگاه برق‌آبی، نیروگاه گازی و سیکل ترکیبی، پالایشگاه و پتروشیمی بوده همیشه پروژه‌های نرم‌افزاری یک ابهام و یک بخش ناشناخته بوده و هست. قضیه وقتی برام جالب‌تر شد که فهمیدم که تعداد زیادی از هم‌صنفان ما در خارج از ایران، یعنی کارشناسان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در کشورهایی مانند آمریکا و کانادا در صنعت IT و نرم‌افزار کار می‌کنند.

صنعت IT و نرم افزار در حال حاضر یکی از پیشروترین صنعت‌ها در دنیاست و گواه این امر هم اینه که شرکت‌هایی مانند فیس‌بوک و گوگل و آمازون از نظر گردش مالی و سود خیلی جلوتر از بزرگترین شرکت‌های نفت و گاز و امثالهم در دنیا هستند و از اون مهم‌تر اینه که به دلیل ماهیت این صنعت به صورت مرتب در این صنعت پروژه تعریف میشه و خب هر جا پروژه تعریف میشه، سر و کله برنامه‌ریزی و کنترل پروژه هم پیدا میشه و علم مدیریت پروژه در صنعت IT هم خیلی کاربرد داره.

لذا شروع کردم به مطالعه موارد مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در صنعت IT. اول از همه خیلی دلم می‌خواست یک ساختار شکست (WBS) و برنامه زمان‌بندی از پروژه‌های نرم افزاری ببینم. در templateهای خود نرم افزارهای MSP و P6 می‌توانید نمونه‌هایی از برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های نرم افزاری رو پیدا کنید. علاوه بر اون یک نمونه برنامه زمان‌بندی خیلی خوب و کامل از یک پروژه نرم‌افزاری از اینترنت دانلود کردم که شما هم می‌توانید این نمونه برنامه زمان‌بندی رو از لینک زیر دانلود کنید.

لینک دانلود: برنامه زمان‌بندی یک پروژه توسعه نرم‌افزار
پسوورد فایل: sharifiz.com

درسته که پروژه‌ها منحصر به فرد هستند اما کلیت ساختار شکست خیلی از پروژه‌های نرم افزاری تقریبن یکسان هست. مثلن در سطح دوم ساختار شکست این پروژه‌ها معمولن موارد زیر رو می‌توانید ببینید:
Software Development Project:
Project Launch
Acquire Resources
Requirement Definition
Detailed Design
System Configuration
Acquire and Install System
Application Development
Data Migration
System Documentation
Testing
Training
Production Implementation
CLOSE-DOWN

برای دیدن سایر فعالیت‌ها و روابط بین اون‌ها، بهتره خودتون برنامه زمان‌بندی رو دانلود کنید و بررسیش کنید.
در ادامه باز هم در مورد پروژه‌های نرم افزاری خواهم نوشت.

این برنامه زمان‌بندی را از کانال تلگرام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه نیز می‌توانید دانلود کنید.
کانال تلگرام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه:
https://t.me/sharifizcom

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

عمومی , مدیریت پروژه

آیا پروژه‌های سازمانتان، شما را به یاد داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” نمی‌اندازد؟

داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” را شنیده‌اید؟ این داستان که اصالت هندی دارد و مولانا نیز در مثنوی‌اش به زیبایی آن را سروده، به شرح زیر است:

 

“این قصه در مورد شش مرد دانا است که آن‌ها را نزد یک فیل می‌برند و از آن‌ها می‌خواهند که فیل را توصیف کنند، اولین مرد کور بدن فیل را لمس کرد و گفت: من می‌دانم فیل چه شکلی است او مثل دیوار است. مرد دوم عاج فیل را لمس کرد و گفت فیل شبیه نیزه است. سومین مرد کور خرطوم آن را لمس کرد و فیل به نظر او مثل مار بود و همین طور داستان ادامه یافت. دم شبیه طناب، گوش شبیه بادبزن، پا شبیه درخت. هیچ کدام نتوانستند به طور کامل فیل را توصیف کنند. بنابراین اگر تو اطلاع مختصری از چیزی داشته باشی هرگز آن چیز را نمی‌شناسی.”

حال فرض کنید در یک سازمان پروژه محور کار می‌کنید و می‌خواهید وضعیت پروژه A را بسنجید. به نزد واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه می‌روید، آن‌ها می‌گویند که این پروژه ۶۰ درصد پیشرفت برنامه‌ای و ۴۰ درصد پیشرفت فیزیکی دارد و از برنامه زمان بندی عقب است و وضعیت خوبی ندارد. واحد کنترل هزینه می‌گوید این پروژه شاخص CPI بالای یک دارد و وضعیت خوبی دارد. واحد مالی می‌گوید این پروژه از نظر دفاتر حسابداری زیان‌ده است و باید چاره‌ای اندیشید. مدیر پروژه می‌گوید: پروژه‌اش باعث افتخار سازمان است، مدیر منابع انسانی می‌گوید این پروژه چون از نیروی امانی استفاده می‌کند باعث شده تعداد زیادی افراد با تحصیلات پایین وارد لیست کارکنان شرکت شود و این برایشان خوشایند نیست. واحد قراردادها می‌گوید از مناقصات و قراردادهای بسته شده در این پروژه راضی است و از نظر آن‌ها این یک پروژه موفق است و واحد QC از کیفیت نتیجه کارهای در پروژه راضی نیست و واحد HSE معتقد است به دلیل آمار بسیار پایین حوادث، این پروژه، موفق‌ترین پروژه سازمان است!

 

خلاصه هر کسی از جنبه خودش راجع به پروژه نظر می‌دهد، به قول شاعر معروف سنایی:

هریکی دیده جزوی از اجزا/ همگان را فتاده ظن خطا

هیچ دل را ز کلی آگه نی/ علم با هیچ کور همره نی

جملگی را خیالهای محال/ کرده مانند غتفره به جوال

از خدایی خلایق آگه نیست/عقلا را در این سخن ره نیست

 

از این داستان دو درس مهم برای پروژه‌ها را می‌توان دریافت کرد:

  • پروژه‌ها را تنها از یک جنبه یا دو جنبه نسنجید، پروژه‌ها را باید با در نظر گرفتن همه جنبه‌ها سنجید، از محدوده و زمان و هزینه و کیفیت گرفته، تا منابع انسانی و ذینفعان و ارتباطات و تدارکات و …

  • تا زمانی که اطلاعات کافی و صحیح از وضعیت پروژه نداشته باشید، نمی‌توانید آن پروژه را به درستی بشناسید و در مورد موفقیت یا عدم موفقیت آن تصمیم‌گیری یا اظهار نظر کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی

ماتریس برنامه‌ریزی زمان

در شکل زیر ماتریسی بسیار ساده اما خیلی کاربردی در بحث مدیریت زمان رو مشاهده می‌کنید.
این شکل علاوه بر این که در امور برنامه‌ریزی زمان پروژه کاربرد دارد، می‌تواند در زندگی شخصی، کاری و اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی کارهای روزمره نیز استفاده شود.

ماتریس مدیریت زمان

 

این ماتریس می‌گوید:
اگر کاری هم مهم بود و هم فوری، همین حالا انجامش بده.
اگر کاری مهم بود اما فوری نبود، برای انجامش برنامه‌ریزی کن.
اگر کاری مهم نبود ولی فوری بود، واگذار کن به فرد دیگری که انجامش دهد.
و اگر کاری نه مهم بود و نه فوری، رهایش کن.

 

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برآورد مدت زمان فعالیت‌ها (بخش دوم)

محال است که شما در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کار کنید و با مشكلی که در پست قبل مطرح کردم روبه رو نشوید. اگر حوصله خواندن آن ماجرا را ندارید، خلاصه‌اش از این قرار است: هنگامی که قرار است يك برنامه‌ي زمان‌بندي بنويسيد، حتمن بايد با مسئولين اجراي هر فعاليت صحبت كنيد و نظر آن‌ها را در مورد تخمين زمان فعاليت‌ها جویا شوید. ولي مسأله‌اي كه مطرح می‌شود اين است كه اغلب اوقات، مسئولين اجرايي هر فعاليت بنا به دلايل مختلف، سعي مي‌كنند، زماني بيش‌تر از پيش‌بيني منطقي يك كار خاص را به شما تحميل كنند. به اصطلاح دچار عارضه Pad estimate هستیم.

مثلن شما مطابق تجارب قبلی و فعاليت‌هاي مشابه گذشته كاملاً مطمئنيد كه اجرای چند بلوك لاینینگ یک تونل، نهایتن ۳۰ روز طول خواهد کشید، ولي مسئول اجراي بتن اصرار مي‌كند كه زمان اين فعاليت ۹۰ روز در نظر گرفته شود. حالا اینکه اينجا چرا آن مسئول اجرايي چنين اصراري دارد، موضوع اين بحث نيست ولي مي‌شود حدس زد كه او با این کار، چنین اهدافی را دنبال مي‌كند: ۱- انجام فعاليت مورد نظر زودتر از زمان مقرر در برنامه و مطرح كردن ادعا در مورد پاداش و تشويق شدن ۲- مواخذه نشدن در صورت پايان ديرهنگام فعاليت ۳- تمایل ذاتی افراد (به خصوص ایرانی‌ها) برای انجام دادن امور در آخرین دقایق و نهایت بهره بردن از شناوری‌ها.

مشكل اصلي اين است كه روسا و مديران پروژه معتقدند حتمن بايد رضايت مسئولين اجرايي را در خصوص برنامه زمان‌بندي كسب كنيم و اگر بدون در نظر گرفتن پيشنهادات اغلب غيرمنطقي مديران اجرايي در خصوص زمان‌ها، برنامه را براي مشاور و کافرما ارسال كنیم، از يك طرف از سوي مديران پروژه مواخذه مي‌شویم و از طرف ديگر واحدهاي اجرايي به دليل بي‌توجهي به نظر غيرمنطقي‌شان، هيچ تعهدي در خصوص اجراي صحیح برنامه نمي‌پذيرند. در اصطلاح می گویند بروید این برنامه را به هرکیس که آن را نوشته بگویید خودش هم بیاید اجرا کند

يعني برنامه زمان بندی به معني واقعي شكست مي‌خورد و اگر هم برنامه را مطابق نظر آن‌ها ببندیم، يعني آب بستن بسيار به برنامه که این از نظر من شكست بزرگ‌تري محسوب مي‌شود. حتي نمي‌شود كاري كرد كه نه سيخ بسوزد و نه كباب، بس كه اختلافات فاحش است.

فکر کنم راه حلی اصلی این موضوع فقط و فقط ایجاد اعتماد است. به عبارتی با اعتماد سازی که یکی از وظایف مهم مدیریت پروژه است، می توان از برآوردهای غیرواقعی جلوگیری کرد.

به عبارتی وقتی واحد کنترل پروژه، مطابق سوابق گذشته، نُرم‌ها و راندمان‌های ثبت شده، محاسبه توان ماشین‌آلات و نیروی انسانی و با در نظر گرفتن حجم کلی یک کار، مدت زمانی را برای آن فعالیت پیش‌بینی می‌کند، واحدهای اجرایی نتوانند با زیر سوال بردن آن زمان، عدد مورد نظر خودشان را تحمیل کنند. البته اشتباه نکنید. مقصودم این نیست که با آنها مشورت نشود. چه بسا بهترین راه برای تخمین مدت زمان فعالیت‌ها، استفاده از نظرات کارشناسان فنی و مجریان فعالیت‌هاست. اما در این مورد خاص، این افراد و مجموعه سازمان باید به قدری معتقد به این فرهنگ باشند که یک پیش‌بینی منطقی را از صمیم قبل بپذیرند و حتی هنگام اجرا تمام تلاش خود را جهت اتمام زودتر از موعد مقرر آن فعالیت به کار گیرند.

هر چند کارشناسان فنی پروژه (نه فقط کارشناسان کنترل پروژه) نیز باید تا حد زیادی از مهارت‌های بررسی نُرم‌ها و راندمان‌ها، تکنیک‌های پیش‌بینی و تخمین و محاسبه مدت زمان از طریق حجم کلی فعالیت و توان ماشین‌آلات و نیروی انسانی و همچنین مطالعه ریسک‌های احتمالی و مشکلات و موانع پیش‌روی، برخوردار باشند تا بتوانند بهترین پیش‌بینی ممکن را ارائه دهند. مدینه‌ی فاضله‌ای که بسیاری از سازمان‌های پروژه محور ایرانی (به خصوص بزرگترهایشان)، سال‌ها با آن فاصله دارن.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.

برنامه ریزی و کنترل پروژه , عمومی , مدیریت پروژه

برآورد مدت زمان فعالیت‌ها (بخش اول)

گفتگوی فرضی در یکی از جلسات:
من: مهندس فلانی! ما برای حفر این تونل با توجه به نُرم‌ها و سوابق گذشته حفاری، در برنامه زمان‌بندی یک ماه در نظر گرفته‌ایم.
مهندس فلانی(مسول واحد حفاری): به هیچ وجه یک ماه کافی نیست. شما تو برنامه‌تون حداقل سه ماه باید در نظر بگیرید.
مدیر پروژه و رئیس کارگاه: حتمن و حتمن قبل از بستن برنامه و ارسال آن به مشاور، با واحدهای اجرایی هماهنگی کن و تاییده آنها را بگیر. (حرفی کاملن منطقی)
مهندس فلانی(مسول واحد حفاری) در مقابل اصرارهای من: نه مهندس، برنامه‌ای که کم‌تر از سه ماه برای حفر این تونل در نظر گرفته باشه، به هیچ وجه مورد تأیید من نیست.

در برنامه زمان بندی سه ماه برای این عملیات در نظر گرفتیم. چند ماه بعد، عملیات حفاری تونل مذبور آغاز و طی بیست و چهار روز به اتمام رسید! مهندس فلانی برای گروه خود تقاضای پاداش و کارانه کرد.

نماینده دستگاه نظارت(مشاور) در جلسه‌ای با حضور همه عوامل پروژه خطاب به من: خب، حفر تونل فلان که سه هفته‌ای تمام شد. آقای شریفی! چرا این قدر به برنامه‌ات آب بسته بودی؟ {خنده حضار از جمله مهندس فلانی(مسول واحد حفاری)}
دوربینی در جلسه نبود، وگرنه در آن لحظه حتمن به لنز آن خیره میشدم!

در پست بعدی به بررسی این مشکل می‌پردازم، شاید به کمک شما بتوانیم راهکاری برای حل چنین مسائلی پیدا کنیم.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.