اکسل

بیست سوالی که ممکن است در یک مصاحبه استخدامی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت اکسل excel از شما بپرسند

حتمن می‌دانید که یکی از مهم‌ترین و به نظر من اصلی‌ترین و حیاتی‌ترین نرم افزاری که یک کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باید مهارت ویژه‌ای در کار کردن با آن داشته باشد، نرم‌افزار اکسل (EXCEL) است. بدیهی است وقتی یک نرم‌افزار از چنین اهمیتی برخوردار باشد، در مصاحبه‌های شغلی سوالاتی در خصوص آن از متقضیان کار پرسیده خواهد شد. البته نرم‌افزار مایکروسافت اکسل همانند سایر نرم‌افزارهای بسته OFFICE کاربردهای فراوان و متنوعی در همه رشته‌ها و تخصص‌ها دارد، اما در این مطلب به صورت اختصاصی به کاربردهای آن در فیلد برنامه‌ریزی و کنترل‌پروژه پرداخته می‌شود.

در مجموعه مطالب قبلی در خصوص سوالاتی که ممکن است در یک مصاحبه استخدامی مربوط به یک موقعیت شغلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه از نرم‌افزارهای مایکروسافت پراجکت (msp) و پریماورا (Primavera p6) پرسیده شود پرداختم، اما در این مطلب به سوالاتی که ممکن است در یک مصاحبه استخدامی مربوط به موقعیت شغلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در مورد نرم افزار اکسل (EXCEL) و کاربردهای آن از متقاضیان جویای کار پرسیده شود می‌پردازم.

اما ذکر چند نکته قبل از خواندن این سوالات ضررویست:

۱- این سوالات لزومن شاید همه سوالات درست، صحیح و با کاربرد واقعی نباشند، اما تجربه ثابت کرده است که برخی از آن‌ها که شاید چندان منطقی هم نیستند ممکن است در جلسات مصاحبه استخدامی پرسیده ‌شوند.
۲- تمام سوالاتی که در مصاحبه شغلی در مورد نرم‌افزار مایکروسافت اکسل excel پرسیده می‌شود، تنها محدود به موارد زیر نیست و شاید سوالات دیگری نیز باشد که از قلم افتاده‌اند.
۳- حتی اگر قصد حضور در یک مصاحبه شغلی را ندارید، خواندن این سوالات و جواب دادن به آن‌ها باعث می‌شود یک تخمین کلی از مهارت خودتان در نرم افزار excel به دست بیاورید. (اگر فرض کنیم هر سوال یک نمره دارد، بعد از خواندن هر چهل سوال حساب کنید از ۲۰ نمره به خودتان چه نمره‌ای می‌دهید.)

اما سوالات:
۱- در خصوص مراحل تهیه یک ساختار شکست کار پروژه WBS در نرم‌افزار اکسل توضیح دهید. (ایجاد ساختار شکست کار، گروه‌بندی، فرمول نویسی، وزن‌دهی به فعالیت‌ها و فرمول‌نویسی جهت محاسبه پیشرفت فیزیکی پروژه)
۲- در خصوص ایجاد یک PMS در نرم‌افزار مایکروسافت اکسل، توضیح دهید.
۳- در خصوص مراحل تهیه یک ساختار شکست هزینه CBS در نرم‌افزار اکسل توضیح دهید. (فرمول نویسی جهت محاسبه پیشرفت ریالی پروژه و تهیه صورت وضعیت Progressive)
۴- در خصوص طراحی و ساخت یک گانت چارت در نرم‌افزار اکسل توضیح دهید.
۵- در مورد توابع پرکاربرد اکسل همانند توابع IF، توابع شرطی تو در تو، توابع جستجو و … توضیح دهید.
۶- در خصوص فرمول‌نویسی‌های رایج اکسل در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه توضیح دهید. (فرمول SUM، Average، Min، Count، Left، Right، MID، LEN، Round، VLOOK UP، DATE و انواع آن، sum if ، sum product، sub total، فرمول‌های متن، ریاضی، تاریخ و زمان، منطق، مالی و اطلاعاتی، …)
۷- در خصوص ایجاد یک سیستم کنترل و پایش مدارک مهندسی و سیستم گردش مدارک مهندسی پروژه‌‎ها در نرم‌افزار اکسل توضیح دهید.
۸- در خصوص موارد کاربرد ابزارهای conditional formatting، data validation و…. توضیح دهید.
۹- در خصوص ایجاد یک table، گزارش‌گیری و استفاده از Pivot table و pivot chart و ایجاد بانک اطلاعاتی پروژه با استفاده از این ابزارها در اکسل توضیح دهید.
۱۰- در خصوص چگونگی تبدیل تاریخ‌های میلادی به شمسی و بالعکس در نرم افزار اکسل توضیح دهید.
۱۱- در خصوص انجام محاسبات مدیریت ارزش حاصله EVM در اکسل توضیح دهید.
۱۲- در خصوص پیاده‌سازی فرآیندهای مدیریت ریسک پروژه از طریق اکسل توضیح دهید.
۱۳- چگونگی ترسیم نمودارهای مختلف جهت استفاده در گزارشات پیشرفت پروژه را توضیح دهید. (نمودارهای سه بعدی، دو بعدی، ترسیم Sparkline در اکسل، ترسیم Bullet Graph در اکسل، ترسیم S CURVE پروژه، ترسیم نمودار موزی پروژه، تهیه نمودار دماسنجی وضعیت پیشرفت پروژه، تهیه نمودار گیج(سرعت‌سنج) پیشرفت پروژه در اکسل، تهیه نمودار پله‌ای در اکسل، تهیه هیستوگرام منابع پروژه در اکسل، ترسیم نمودارهای ترکیبی در اکسل، ترسیم نمودار پارتو در اکسل، ترسیم نمودارهای داینامیک، نمودار آبشاری، نمودار Sunburst، نمودار Tree map، نمودار Box and Whisker، و سایر نمودارهای کاربردی گزارشات پیشرفت پروژه)
۱۴- در خصوص ایجاد داشبوردهای مدیریتی پروژه در اکسل توضیح دهید. (توابع کاربردی جهت ساخت داشبوردهای مدیریت پروژه، ابزار developer، ساخت داشبورد کنترل پیشرفت یک یا چند پروژه، داشبورد احجام، داشبورد نیروی انسانی، داشبورد ماشین آلات، داشبورد فازهای پروژه، ایجاد tab در داشبورد، داشبورد وضعیت بودجه و نقدینگی پروژه، داشبورد پیشرفت صورت وضعیت‌های پروژه، داشبورد وضعیت ریسک‌های پروژه و …)
۱۵- در خصوص استفاده از Power view، Power pivot، Power query، Power map در اکسل و کاربرد آن ها در مدیریت پروژه توضیح دهید.
۱۶- در خصوص موارد امنیتی و ایجاد گذرواژه برای یک فایل اکسل، ساخت گذرواژه برای یک شیت، یا یک سلول یا یک مجموعه از سلول‌ها و قفل کردن بعضی از سلول‌ها و ایجاد دسترسی‌های گوناگون در اکسل و کارکردن همزمان چند کاربر بر روی یک فایل اکسل توضیح دهید.
۱۷- در مورد بودجه‌بندی پروژه، برآورد هزینه و بودجه پروژه‌ها در اکسل و کنترل هزینه و نقدینگی پروژه در اکسل توضیح دهید.
۱۸- در خصوص تهیه پرونده توجیه تأخیرات پروژه و آنالیز تأخیرات و انحرافات پروژه در اکسل توضیح دهید.
۱۹- چگونگی تهیه گزارشات روزانه، هفتگی، دو هفتگی، ماهیانه و سالیانه پروژه و لینک و ارتباط بین این گزارش‌ها در اکسل و آیتم‌های موجود در این گزارشات توضیح دهید.
۲۰- در خصوص ماکرونویسی در اکسل و کاربردهای آن در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه توضیح دهید.

 

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

در همین ارتباط بخوانید:

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار پریماورا Primavera P6 از شما بپرسند.

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت msp از شما بپرسند.

تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه

برای یادگیری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و نرم‌افزارهاش به چه کلاس و دوره آموزشی برم؟

ده اشتباه مهلک در رزومه نویسی

میزان عدد حقوق و دستمزد در صنف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه چقدر است؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت msp از شما بپرسند.

معمولن در مصاحبه‌های شغلی موقعیت‌های کاری مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یکی از متداول‌ترین سوالات که از فرد متقاضی کار پرسیده می‌شود، سوالات تخصصی و فنی در خصوص نرم‌افزارهای تخصصی این فیلد کاری است. بسته به این‌که نرم‌افزاری که در پروژه‌های آن شرکت مورد استفاده است چیست، معمولن سوالاتی تخصصی در مورد آن نرم‌افزار در مصاحبه‌های شغلی پرسیده می‌شود تا میزان مهارت متقاضی آن شغل سنجیده شود.

من سعی کردم لیستی از این سوالات احتمالی را در خصوص نرم افزار مایکروسافت پراجکت Microsoft project تهیه کنم. اما ذکر چند نکته قبل از خواندن این سوالات ضررویست:

۱- این سوالات لزومن شاید همه سوالات درست و صحیح و با کاربرد واقعی نباشند، اما تجربه ثابت کرده است که برخی از آن‌ها که شاید چندان منطقی هم نیستند ممکن است در جلسات مصاحبه استخدامی پرسیده ‌شوند.
۲- تمام سوالاتی که در مصاحبه شغلی در مورد نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت پرسیده می‌شود، تنها محدود به موارد زیر نیست و شاید سوالات دیگری نیز باشد که از قلم افتاده‌اند.
۳- حتی اگر قصد حضور در یک مصاحبه شغلی را ندارید، خواندن این سوالات و جواب دادن به آن‌ها باعث می‌شود یک تخمین کلی از مهارت خودتان در نرم افزار MSP به دست بیاورید. (اگر فرض کنیم هر سوال نیم نمره دارد، بعد از خواندن هر چهل سوال حساب کنید از ۲۰ نمره به خودتان چه نمره‌ای می‌دهید.)

اما سوالات:
۱- آیا تا به حال یک ساختار شکست و یک برنامه زمان‌بندی را در MSP تهیه کرده‌اید؟ مراحل کار را از ابتدا تا انتها قدم به قدم توضیح دهید.
۲- نحوه انتقال یک WBS تهیه شده از اکسل به مایکروسافت پراجکت چگونه است؟
۳- در خصوص انواع تقویم Calendar و انواع قیدها Constraint در MSPتوضیح دهید.
۴- در خصوص Task Type و Effort Driven در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۵- چگونه می توان در نرم افزار مایکروسافت پراجکت، یک تقویم اختصاصی ساخت؟ به عنوان مثال یک تقویم بسازید که هفت روز هفته، کاری و روزی ده ساعت کار است.
۶- نحوه تعریف و تخصیص baseline در MSP چگونه است؟
۷- چه روش‌هایی برای آپدیت کردن و به روز نمودن و Actual کردن برنامه زمان‌بندی در MSP وجود دارد؟ مراحل آپدیت کردن یک برنامه زمان بندی را از ابتدا تا انتها توضیح دهید.
۸- نحوه فرمول نویسی جهت محاسبه درصد پیشرفت برنامه‌ای در نرم افزار مایکروسافت پراجکت را توضیح دهید. در خصوص فرمول محاسباتی ضریب وزنی (W.F) زمانی در MSP توضیح دهید.
۹- نحوه استخراج S CURVE برنامه Baseline از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۰- نحوه استخراج S CURVE برنامه Actual از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۱- نحوه استخراج منحنی موزی از یک برنامه زمان‌بندی در MSP را توضیح دهید.
۱۲- در خصوص گروه بندی فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۱۳- نحوه استخراج Cash flow از برنامه زمان‌بندی در پراجکت چگونه است؟
۱۴- در خصوص فیلدهای سفارشی در پراجکت توضیح دهید. (نحوه سفارشی‌سازی یک فیلد و کاربرد آن)
۱۵- چگونه می‌توان فعالیت‌های دو هفته آینده را از برنامه زمان‌بندی فیلتر و استخراج کرد؟
۱۶- چگونه می‌توان فعالیت‌هایی که در مسیر بحرانی پروژه هستند و هنوز آغاز نشده‌اند، اما طی دو ماه آینده طبق برنامه باید آغاز شوند را فیلتر و استخراج کرد؟
۱۷- در خصوص ابزارهای فیلتر و هایلایت در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۱۸- میزان “انحراف” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در msp محاسبه می‌شود؟
۱۹- میزان “تأخیر” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در پراجکت محاسبه می‌شود؟
۲۰- در اواسط پروژه چگونه می‌توانید پیش‌بینی تاریخ پایان پروژه را در msp محاسبه کنید؟
۲۱- برای محاسبه و آنالیز تأخیرات پروژه در msp از چه روشی استفاده می‌کنید؟
۲۲- نحوه انتقال یک برنامه زمان‌بندی از msp به اکسل و یا به پریماورا و بالعکس چگونه است؟
۲۳- نحوه تخصیص و تسطیح منابع در MSP چگونه است؟ (توضیح دادن ابزار تسطیح منابع، تسطیح منابع یک فعالیت، تسطیح تمام منابع، حذف اثر تسطیح، تنظیم‌های تسطیح و فیلدهای مربوط به تسطیح منابع)
۲۴- در خصوص مدیریت هزینه ها در پراجکت توضیح دهید. (توضیح در مورد تعریف هزینه‌ها، روش‌های تعریف هزینه، مفهوم هزینه ثابت آیتم‌ها، تعریف هزینه ثابت آیتم‌ها، تعریف هزینه منابع، تعریف هزینه متغیر، مفهوم منابع هزینه، تعریف منابع هزینه، تعریف بودجه، بررسی بودجه مالی و بررسی بودجه کاری)
۲۵- در خصوص کاربرد جدول Task usage و Resource Usage توضیح دهید.
۲۶- در خصوص ارتباط بین دو پروژه در نرم افزار مایکروسافت پراجکت توضیح دهید.
۲۷- چگونه می‌توان هیستوگرام منابع را از برنامه زمان‌بندی نوشته شده در پراجکت استخراج کرد؟
۲۸- چگونه می‌توان در یک برنامه زمان بندی و در msp فعالیت‌های open end را شناسایی کرد؟
۲۹- تفاوت‌های محاسبه پیشرفت برنامه‌ریزی شده، پیشرفت واقعی، در فیلدهای فیلد Physical % Complete، فیلد % Work Complete، فیلد % Complete، فیلد % Allocation در msp چیست و هر کدام چگونه محاسبه می‌شود؟
۳۰- نحوه انجام محاسبات EVM در مایکروسافت پراجکت چگونه است؟
۳۱- روش های نمایش دو یا چند رقم اعشار Complete% در MSP توضیح دهید.
۳۲- در خصوص شیوه ساخت یک فیلد اختصاصی برای نمایش مقدار گرد شده مدت زمان فعالیت توضیح دهید.
۳۳- تا چه حدی با مایکروسافت پراجکت سرور آشنایی دارید؟
۳۴- در خصوص شناسائی فعالیت Driving (محرک) در MSP با ابزار Inspector توضیح دهید.
۳۵- Elapsed Duration در نرم افزار MSP چیست؟
۳۶- در خصوص ایجاد فعالیت LOE در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۳۷- در خصوص استفاده از Split در نرم افزار MSP توضیح دهید.
۳۸- در خصوص ایجاد فعالیت “غیر فعال” در پراجکت توضیح دهید.
۳۹- روش‌های شمسی‌سازی تاریخ‌ها در نرم‌افزار msp را توضیح دهید.
۴۰- از کدام یک از گزارشات خروجی نرم افزار پراجکت تا کنون استفاده کرده‌اید؟

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده و آدرس سایت و کانال تلگرام) کپی نکنید!

سایر مطالب مرتبط با این نوشته:

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار پریماورا Primavera P6 از شما بپرسند.

بیست سوالی که ممکن است در یک مصاحبه استخدامی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت اکسل excel از شما بپرسند

برای یادگیری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و نرم‌افزارهاش به چه کلاس و دوره آموزشی برم؟

تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه:

میزان عدد حقوق و دستمزد در صنف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه چقدر است؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه

تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه:

یک کارشناس حرفه ای برنامه ریزی و کنترل پروژه باید به این موارد اشراف داشته باشه:

– تسلط کامل به دانش و اصول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
– تسلط به مفاهیمی همانند استخراج scope از قرارداد، تهیه WBS، تهیه برنامه زمان‌بندی، تخصیص و تسطیح منابع، مدیریت هزینه پروژه‌ها، مدیریت ریسک، به روز نمودن و کنترل پیشرفت برنامه‌های زمان بندی، تهیه برنامه‌های اجرایی کارگاهی، تهیه برنامه‌های زمان بندی جبرانی
– تسلط به نرم افزار PRIMAVERA P6
– تسلط به نرم افزار Microsoft project
– تسلط کامل به نرم افزارهای بسته آفیس (به خصوص word, PowerPoint و اکسل، و به خصوص اکسل)
– آشنایی با راهنمای PMBOK و متدولوژی PRINCE2
– آشنایی با مباحث قراردادی پروژه‌ها
– توانایی مجاز کردن تأخیرات زمانی پروژه‌ها و تهیه کلیم‌های مالی
– توانایی تهیه و ارائه گزارشات تحلیلی پیشرفت پروژه
– تونایی عکس‌برداری مناسب و آرشیو تصاویر پیشرفت پروژه‌ها
– توانایی آنالیز تأخیرات پروژه و استخراج دلایل ریشه‌ای تأخیرات
– توانایی برقراری ارتباطات و تعامل گسترده با همه ذینفعان پروژه (از ذینفعان داخلی مانند مدیر پروژه و سرپرست کارگاه و همکاران اجرایی و فنی گرفته تا عوامل کارفرما و مشاور) و روابط عمومی مناسب
– توانایی نامه نگاری و مکتوب نمودن صورتجلسات با ادبیات مناسب
– توانایی تهیه دستورالعمل های برنامه ریزی و کنترل پروژه
– دقت و صحت و پشتکار و سرعت و پیگیری بالا در تهیه برنامه‌ها و گزارشات و کلیم‌ها و نامه‌ها و مسئولیت‌پذیری بالا نسبت به پروژه و شرکت
– توانایی کار در پروژه‌های خارج از شهر یا اعزام مأموریت به پروژه های دور
– آشنایی نسبی و کلی با حوزه تخصصی و نوع صنعتی که در آن پروژه فعال است. (به عنوان مثال آشنایی کلی با فعالیت و فرایندهای ساختمانی در پروژه‌های ساختمانی یا آشنایی کلی با فرآیندهای صنعت نفت در پروژه‌های صنعت نفت و گاز)
– این لیست تنها محدود به موارد بالا نیست (شما می‌توانید این لیست را کامل‌تر کنید)

خبر خوب: شما می‌توانید تمامی این تخصص‌ها رو کسب کنید. وقتی این تخصص‌ها را کسب کردید، دیگر لازم نیست شما به دنبال کار بروید، کار(کارفرماها، مدیران پروژه ها و شرکت‌ها) به دنبال شما خواهند آمد.

خبر بد: کسب این تخصص‌ها یک روزه و یک ماهه و یک ساله امکان پذیر نیست، سال‌ها تلاش و اراده و تجربه می‌خواهد. سال ها مطالعه کتاب و شرکت درکلاس و دوره و سمینار و سوال از متخصصین و تجربه عملی و حتی چند مورد شکست و ناکامی لازم است تا یک کارشناس ساده تبدیل به یک متخصص واقعی شود.

 

پی نوشت۱: سیلابس دروس دانشگاه ها، درسها و واحدهایی که در دانشگاه پاس می کنید، هر روز و هر سال فاصله بیشتری از واقعیات و نیازهای بازار کار می گیرند. این عین واقعیت است که سیستم دانشگاهی ما و اساتید ما نتوانستند متناسب با واقعیات بیرون، خود را به روز و آپدیت کنند. هنوز در دانگشاه ها یک درس سه واحدی به نام کنترل پروژه تدریس می شود که فاصله فراوانی میان آنچه که تدریس می شود و آنچه در دنیای واقعی کار اجرا می شود، وجود دارد. در هیچ دانگشاهی به صورت جدی و عملی نرم افزارهایی مانند پریماورا و پراجکت و یا اکسل کاربردری تدریس نمی شود.

به عبارتی لزوم داشتن مدرک لیسانس یا ارشد از یک دانشگاه خوب و با یک معدل خوب، تضمین کننده شانس خوب شما در بازار کار نیست. در بازار کار به مهارتهای نرم افزاری، تجربی و عملی شما نگاه میکنند و نه نام دانشگاه و معدل و حتی اسم رشته. بنده خودم هنگامی که دنبال یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه جهت استخدام در پروژه می گردم، تنها آیتمی که ذره ای برایم مهم نیست، رشته تحصیلی و معدل و نام دانشگاه و ارشد یا لیسانس بودن اوست. چرا که در پروژه به مهارت ها و تخصص های موردنیاز یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه نیاز داریم و نه مدرک ارشد و یا معدل بالا یا دانشگاه خیلی خوب و حتی نه لزومن مهندس صنایع بودن.

(این مطلب رو در کانال تلگرام فرصتهای شغلی برنامه ریزی و کنترل پروژه نوشته بودم که متأسفانه یک سری دوستان کم لطفی کردند و در بعضی از کانالها و سایت ها بدون ذکر منبع کپی پیست کردند. دیدم حالا که همه دارند کپی می‌کنند، چرا خودم مطلبی که خودم نوشتم رو در سایتم کپی نکنم)

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

 

در همین ارتباط بخونید:

برای یادگیری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و نرم‌افزارهاش به چه کلاس و دوره آموزشی برم؟

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار پریماورا Primavera P6 از شما بپرسند.

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت msp از شما بپرسند.

بیست سوالی که ممکن است در یک مصاحبه استخدامی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در خصوص نرم‌افزار مایکروسافت اکسل excel از شما بپرسند

ده اشتباه مهلک در رزومه نویسی

میزان عدد حقوق و دستمزد در صنف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت پروژه چقدر است؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

اوزان فیزیکی فعالیت های پروژه

در پست قبلی جواب سوال یکی از خوانندگان وبلاگ رو نوشته بودم. و حالا سوال دوم ایشون که سوال خیلی از افراد دیگه هم هست و یک مطلب بسیار ساده می باشد:

«مي شه لطفا» بگيد چطوري مي شه توي msp وزن داد به فعاليت ها. برنامه زماني كه قبلا» واسه پروژه هامون مي نوشتيم خيلي كلي بود. حالا مي خوان كه وزن ريالي و حجمي و زماني را هم مشخص كنيم. اگر ممكنه مي شه بگيد چطوري مي شه اين كارو كرد؟»

و اما جواب:
اول از همه باید بدونیم «وزن هر فعالیت» یعنی چی و اصلاً با چه هدفی اون رو محاسبه می کنیم. می دونید که فعالیت های هر پروژه تفاوت های زیادی از نظر حجم کاری، هزینه، استفاده از منابع و… با همدیگر دارند و خیلی کم پیش میاد(یا اصلاً هرگز پیش نمیاد) که همه فعالیت های یک پروژه از هر نظر مشابه هم باشند. به همین خاطر به فعالیت های مختلف وزن می دهند تا تأثیرشون در درصد پیشرفت فعالیت های مادر و همچنین درصد پیشرفت کل پروژه مطابق با اهمیت هر فعالیت باشد.

مبنای محاسبه وزن فیزیکی:
در مورد مبنای محاسبه وزن هر فعالیت بحث های زیادی انجام شده و پروژه های مختلف از روش های مختلف برای وزن دهی فعالیت ها استفاده می کنند. اما معمولاً از ۶ روش به عنوان مبنای وزن دهی استفاده می کنند. وزن دهی به فعالیت ها بر اساس: ۱- هزینه فعالیت ۲- مدت زمان فعالیت ۳- حجم کاری فعالیت ۴- استفاده از منابع(نفر-روز) ۵- نظرات کارشناسی و ۶- ترکیبی از پنج روش فوق

این که کدوم روش رو انتخاب می کنید بستگی به نوع WBS پروژه، نوع پروژه و نوع فعالیت ها و خیلی مسائل دیگه داره.

از نظر من بهترین روش برای وزن دهی، بر اساس حجم کاری فعالیتهاست. ولی خوب اغلب نمی تونیم از این روش استفاده کنیم. چون همیشه در عمل تعداد و تنوع فعالیت ها زیاده و چون واحد احجام فعالیت های مختلف فرق می کنه، همیشه نمیشه از این روش استفاده کرد. برای رفع این مشکل از یک واحد یکسان برای وزن دهی به فعالیت ها استفاده می کنیم. مثلاً هزینه فعالیت یا زمان اون رو به عنوان مبنای وزن دهی انتخاب می کنیم. اما این روش ها هم ایرادات خودشو داره! مثلاً ممکنه یک فعالیت هزینه زیادی داشته باشه ولی حجم کمی داشته باشه! بعد از وزن دهی بر مبنای احجام کاری دومین روش برتر استفاده از واحد نفر-روز به عنوان مبناست.

در مجموع وزن دهی فعالیت های پروژه یک کار سنگین و فوق العاده مهمه که معمولاً یک بار و اون هم در ابتدای پروژه انجام میشه و باید سعی کنیم که اون رو تا آخر پروژه تغییر ندیم. اما در خیلی از موارد هم می تونیم از اوزان فعالیت ها جهت سواستفاده در محاسبه درصد پیشرفت دلخواهمون استفاده کنید و کلاً بازی کردن با اوزان می تواند دست شما را در خیلی از مسائل باز بگذارد. (به خصوص در پروژه هایی که مبنای پرداخت مالی کارفرما به شما، درصد پیشرف پروژه باشد).اما چند نکته ریز و البته بدیهی:

۱- دو روش بری وزن دهی به فعالیت ها وجود داره: الف) وزن دهی از پایین به بالا ب)وزن دهی از بالا به پایین. در روش اول فقط بسته های کاری(سطح آخر WBS) رو در نظر می گیریم و کاری به سطح های بالاتر نداریم. اما در روش از بالا به پایین وزن بسته های کاری با توجه به فعالیت های سطح بالاتر WBS محاسبه می شود. کلاً روش دوم، معقول تر و حرفه ای تره.
۲- وزن فیزیکی سهم هر فعالیت از ۱۰۰ درصد حجم کل پروژه را نشان می دهد. به عبارتی وقتی میگیم وزن یک فعالیت ۱۰ است، یعنی اگر این فعالیت تکمیل شود، درصد پیشرفت فیزیکی پروژه ۱۰ درصد خواهد بود.
۳- جمع اوزان فیزیکی فعالیت ها پروژه باید ۱۰۰ یا مضربی از ۱۰۰شود.

به نظرم رسید که این مقدمه خلاصه رو حتماً باید قبل از توضیح مربوط به MSP بگم. هرچند خیلی خلاصه و اجمالی گفته شده و حتماً برای تکمیل اطلاعاتتون به کتاب های مربوطه و سایر منابع مراجعه کنید. در پست بعدی راجع به نحوه ی وزن دهی به فعالیت ها در پراجکت توضیح خواهم داد.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.