برنامه ریزی و کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه، لوکس، اضافه و بی‌فایده یا مفید، لازم و ضروری؟

سوالاتی از این دست زیاد پرسیده می‌شود:

– چرا در شرکت ما به واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهایی نمی‌دهند؟
– چرا برنامه زمان‌بندی و گزارشات ما خوانده نمی‌شود؟
– چرا برخی از مدیران پروژه و مدیران ارشد شرکت‌ها و حتی سرپرستان کارگاه‌ها و اعضای تیم پروژه به برنامه ریزی و کنترل پروژه اعتقادی ندارند؟

سوالاتی از این دست می‌تواند جواب‌های مختلفی داشته باشد. آن جواب‌هایی که به ذهنم می‌رسد موارد زیر است:

سیستم مدیریت دولتی و اقتصاد دولتی

ناگفته پیداست که بخش بزرگی از اقتصاد کشور ما دولتی است (بالای هشتاد درصد حجم کل اقتصاد) و به طبع آن پروژه‌های کشور نیز اکثرن در اختیار سیستم‌های دولتی یا نیمه دولتی یا شبه دولتی هستند. اقتصاددانان معتقدند که دولت‌ها همواره دچار آفت هدر دادن منابع هستند. جمله معروفی از اقتصاددان مشهور آمریکایی، آقای میلتون فریدمن است که می‌گوید: “اگر یک بیابان بسیار بزرگ پر از شن را برای مدیریت به دولت بدهید، پس از یکسال خواهند گفت که ما کمبود شن داریم!”

منظور بنده شخص مدیران دولتی نیستند، چه بسا مدیران دولتی که هنگامی که به بخش خصوصی رفتند، عملکرد درخشانی از خودشان به جای گذاشتند، منظور سیستم دولت در اداره کارهاست. در بخش دولتی اصالت منافع و اصالت کسب سود و مدیریت پروژه‌ها در چارچوب محدوده، زمان و هزینه اولویت اول نیست و خب در نتیجه دانش مدیریت پروژه تنها در حد یک ویترین و یک دانش لوکس حساب می‌شود و در چنین شرایطی طبیعی است که برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به عنوان یکی از ابزارهای دانش مدیریت پروژه در حاشیه قرار می‌گیرد و آن چنان که باید و شاید به آن توجه نمی‌شود و نقش حیاتی و مهم در پروژه‌ها ندارد.
به عبارتی تا زمانی که سیستم اقتصادی و کسب و کار کشور بر اساس سیستم دولتی اداره شود، نمی‌توان انتظار داشت که دانش مدیریت پروژه و ابزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در اولویت مدیریت پروژه‌های بزرگ کشور قرار گیرد.

بلوغ پایین شرکت‌های پروژه محور

در برخی شرکت‌های پروژه محور، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در حال رشد است اما هنوز راه زیادی تا ایفای نقش بازیگر اصلی پروژه دارد. به عنوان مثال به شرکت‌های پیمانکاری بزرگی نگاه کنید که طی حدود بیست سال گذشته تأسیس شده‌اند. این شرکت‌ها در ابتدای راه در پروژه‌هایشان حتی یک WBS و برنامه زمان‌بندی کلی هم نداشتند. حتی در بعضی از پروژه‌ها کارشناس برنامه‌ریزی حضور نداشت. اما به مرور آموختند که باید برای کنترل زمان پروژه‌هایشان و مانیتور پیشرفت پروژه باید یک ساختار شکست کار و یک برنامه زمان‌بندی داشته باشند. به مرور گزارش‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در این شرکت‌ها جا افتاد و کم کم برنامه‌های زمان‌ بندی پروژه‌ها از پروژه‌ای به پروژه دیگر بهبود و ارتقا پیدا کرد. همین حالا می‌توانید بروید برنامه‌ها و گزارشات واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه شرکت خود مثلن در پانزده سال پیش را مطالعه کنید تا متوجه شوید که واقعن پیشرفت کرده‌اید.
برخی از شرکت‌ها پا را فراتر گذاشتند و به حوزه‌هایی مانند مدیریت هزینه، مدیریت منابع، مدیریت راندمان منابع و حتی مدیریت ریسک ورود کردند و الان اغلب شرکت‌های پیمانکاری بزرگ واحد PMO یا واحدی با اسم دیگر اما با همان شرح وظایف PMO دارند.
به عبارتی اگر با یک عینک مثلن بیست ساله به وضعیت برنامه‌ریزی و کنترل پروژه اغلب شرکت‌ها نگاه کنیم، روند رو به رشد است. به باور بنده نیز بخش قابل توجهی از شرکت‌های پروژه محور ایرانی در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در یک مسیر رو به رشد قرار دارند. حال برخی خیلی رشد کرده‌اند و به مراحل بالای بلوغ مدیریت پروژه رسیده‌اند و برخی نیز هنوز در مراحل اول دست و پا میزنند.

نگاه تکنیکی صرف به مدیریت پروژه‌ها

معضل مهم و تکراری که همه ما بارها شنیده‌ایم، بحث نگاه صرفن تکنیکی و فنی به پروژه‌هاست. این‌که پروژه عمرانی باید توسط مهندس عمران مدیریت شود و پروژه برق توسط متخصص برق و این نگاه که اولویت اصلی پروژه‌ها و مشکل و مسأله اصلی هر پروژه مسائل فنی، مهندسی و تکنیکی آن است و مسائل مدیریت پروژه در سایه این نگاه به حاشیه می‌روند. ریشه این وضعیت، نگرش سنتی به اجرای پروژه‌هاست که همچنان بخش عمده‌ای از پروژه‌های کشور درگیر این نوع نگرش سنتی هستند.

ضعف دانش و عملکرد متخصصین برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

اما در برخی از موارد نه سیستم اقتصاد دولتی کشور مقصر است، نه بلوغ پایین سازمان و نه نگاه سنتی و تکنیکی به پروژه بلکه خود تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به دلیل ضعف دانش یا عملکرد، خروجی مطلوبی ارائه نمی‌دهد. ساختارهای شکست کار و برنامه‌های زمان‌بندی‌شان پر از ایرادات فنی و ساختاری است و گزارشات چند صد صفحه‌ای صرفن از روی اجبار تهیه می‌شود و تلاشی در جهت بهبود فرایند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه از جانب خود تیم برنامه ریزی انجام نمی‌گردد. فعالیت‌های روتین و تکراری و گرفتاری تیم به روزمرگی دیگر رمقی برای بهبود و اصلاح فرایندها باقی نمی‌گذارد.
شرایط به گونه‌ای است که در برخی از پروژه‌ها، بودن یا نبودن تیم برنامه ریزی و کنترل پروژه در تیم پروژه، هیچ فرقی ندارد و حضورشان نفع خاصی به پروژه نمی‌رساند و شاید تنها اجبارهای قراردادی سبب شده که حضورشان در پروژه تحمل گردد.

عدم مشارکت تمام تیم پروژه در فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه

و اما نکته آخر این است که گاه فکر می‌کنیم فعالیت‌های مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه باید تنها توسط تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در اتاقی جدا و در انزوا و به تنهایی انجام شود. در حالیکه ذات فعالیت‌هایی از جنس برنامه‌ریزی با مشارکت حداکثری تیم پروژه معنی پیدا می‌کند. مشارکت حداکثری است که سبب می‌شود تعهد و علاقه به برنامه زمان‌بندی ایجاد شود. چه دوست داشته باشید چه نداشته باشید، تک تک فعالیت‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باید در قالب کار تیمی و با حداکثر مشارکت همه تیم پروژه انجام شود. این یک جاده یک طرفه است که هیچ راه دیگری به غیر از آن برای رسیدن به مقصد نیست.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

مطالب مرتبط:

مدیریت پروژه

ویژگی‌های یک مدیر پروژه سنتی

در مطلب قبلی با عنوان “ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها“، ده مورد مهم برای مدیران پروژه‌ها ذکر کردم. اما همه مدیران پروژه‌ها به یک شکل عمل نمی‌کنند. به نظر من مدیران پروژه در ایران دو دسته هستند:

۱- مدیران پروژه سنتی
۲- مدیران پروژه مدرن

اصطلاح “مدیر پروژه سنتی” لزومن به معنی سالخورده و کهنسال بودن نیست. ممکن است یک فرد در عین جوانی و شادابی، در مدیریت پروژه تفکرات کاملن سنتی داشته باشد. به صورت تیتروار برخی از خصوصیات مدیران پروژه سنتی را ذکر می‌کنم:

۱- مدیران پروژه سنتی معتقدند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه امری زائد، بی‌فایده، لوکس، تشریفاتی، غیرکاربردی و کلن بی فایده است و معمولن هم توجهی به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه ندارند و اگر هم در جایی از این دانش یا متخصصین این دانش استفاده کنند، از روی اجبار است و نه اختیار و علاقه.

۲- متن قرارداد پروژه خود را تا به حال نخوانده‌اند، حتی یک بار هم به WBS پروژه خود نگاه نکرده‌اند و فقط اسم برنامه زمان‌بندی پروژه‌شان را شنیده‌اند و تنها می‌دانند چنین برنامه‌ای وجود خارجی دارد و از محتویات آن بی‌خبرند. معتقدند این کارها برای افراد بیکار است و آن‌ها به عنوان مدیر پروژه کارهای مهم‌تری دارند و فرصت نگاه کردن به برنامه زمان‌بندی که تنها یک نقاشی زیباست را ندارند.

۳- معتقدند در مدیرت پروژه مهم‌ترین موضوع مسائل اجرایی است و هیچ وقت نباید معطل برنامه‌ریزی شد و اغلب بدون برنامه‌ریزی کارها را در پروژه آغاز می‌کنند. ایمان دارند که به اصطلاح تا شلوارتان در پروژه خاکی و گلی نشده است، نمی‌توانید مشکلات و موانع پروژه را شناسایی کنید، پس لازم است که اول کارها رو شروع کنید و بعد در طول کار و اجرای پروژه به مشکلات بپردازید.

۴- فکر می‌کنند برای موفقیت پروژه‌شان، بقیه باید شکست بخورند، به عنوان مثال اگر کارفرما هستند، موفقیت پروژه خود را در شکست خوردن و ایجاد ضرر و زیان برای پیمانکار می‌دانند و اگر پیمانکار هستند بالعکس.

۵- به نیروی انسانی اهمیتی نمی‌دهند. معتقدند که ماشین‌آلات، تجهیزات، جرثقیل، بیل مکانیکی، لودر، کمپرسی و بچینگ برای پروژه‌شان ارزش افزوده، درآمد و پول ایجاد می‌کنند و نیروی انسانی مهم نیست و اهمیت ندارد که چه افرادی در پروژه کار می‌کنند، در هر صورت ماشین‌آلات کار خودشان را می‌کنند و پروژه را به پیش خواهند برد.

۶- گمان می‌کنند که دانش مدیریت پروژه و حوزه‌های آن مانند مدیریت محدوده، زمان، هزینه، ذینفعان، ریسک، ارتباطات، کیفیت، منابع، تدارکات و یکپارچگی و امثالهم و استانداردها و راهنماهایی مانند PMBOK و PRINCE2 و کتاب‌ها و مقاله‌های مدیریت پروژه توسط افراد بیکار نوشته شده و کار اجرایی پروژه احتیاجی به این مزخرفات ندارد و مدیر پروژه باید مرد عمل باشد و نه فردی که این دانش‌ها را مطالعه می‌کند.

۷- به شدت معتقدند مدیر پروژه باید فردی تکنیکال و فنی باشد و حتی مهم نیست از دانش مدیریت پروژه چیزی نداند، مهم این است که متخصص آن صنعتی باشد که آن پروژه در حیطه آن صنعت است. به عنوان مثال برای یک پروژه ساختمانی حتمن باید مدیر پروژه یک مهندس عمران باشد که انواع طرح اختلاط بتن را به خوبی بشناسد و یا در یک پروژه پتروشیمی، مدیر پروژه باید متخصص مهندسی شیمی یا فرآیند باشد و در یک پروژه نرم‌افزاری مدیر پروژه باید با چند زبان برنامه‌‌نویسی آشنا باشد و ترجیحن خودش برنامه‌نویس کامپیوتر باشد و با اصطلاحات فنی آن صنعت کاملن آشنا باشد که یک وقت خدای نکرده در زمینه اصطلاحات فنی و تخصصی در مقابل بقیه کم نیاورد! دانش مدیریت پروژه در اولویت‌های آخر است و اگر بلد نبود هم مهم نیست.

۸- پروژه را به صورت هیأتی مدیریت می‌کنند. بعدن در پستی جداگانه و به صورت مفصل در مورد “سبک مدیریت پروژه هیأتی” خواهم نوشت.

۹- به تفویض اختیار اعتقادی ندارند و در ریزترین و جزئی‌‌ترین مسائل پروژه باید حتمن شخص خودشان به عنوان مدیر پروژه دخالت کنند و بر همه امور پروژه از کوچک و بزرگ باید نظارت کنند و تصمیم‌گیری‌ها و حرف اول و آخر در همه امور پروژه با خودشان است. کارتابل و اینباکس ایمیل بسیار شلوغی دارند و هر روز ساعت‌ها در جلسات مختلف می‌نشینند و البته جلسات تنها برای این است که فقط خودشان سخن بگویند.

۱۰- معتقدند در پروژه دموکراسی نیست و مدیر پروه باید یک دیکتاتور مطلق باشد و نظر سایر افراد و تیم پروژه ذره‌ای اهمیت ندارد و تنها نظر آن‌هاست که درست و صحیح است و باید اجرا شود.

۱۱- به فاز اختتام پروژه اعتقادی ندارند، معتقدند اصل کار همان نود درصد پیشرفت پروژه بود که خودشان انجام داده‌اند و فعالیت‌های فاز اختتام پروژه مهم نیست و قبل از فاز اختتام پروژه، موفقیت خودشان و پروژه‌شان را جشن می‌گیرند!

خوشحال می‌شوم شما هم اگر موارد دیگری به ذهنتان میرسد، عنوان کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

سایر مطالب مرتبط:

ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها

آیا پروژه‌های سازمانتان، شما را به یاد داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” نمی‌اندازد؟

مدیریت قند و چایی در پروژه‌ها

مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها

 

مدیریت پروژه

ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها

نکاتی که در ادامه خدمتتون عرض می‌کنم لزومن بر اساس استانداردها و معیارهای مدون نیست (هر چند سعی شده چارچوبش از استانداردها پیروی کنه) ولی بیش‌تر بر اساس تجربیات شخصی خودم طی چند سال کار در پروژه‌ها این نکته‌ها به ذهنم رسید:

۱- بهترین نیروهای انسانی رو در پروژه استخدام کنید

اینو گذاشتم نکته اول برای اینکه به نظرم رمز شکست یا پیروزی هر پروژه‌ای، در نیروهای انسانی اون پروژه نهفته هست. حتی به نظرم فرق نمی‌کنه که شما مدیر یک پروژه نفت و گاز و پالایشگاه باشید یا سد و نیروگاه و جاده و تونل و حتی یک پروژه نرم‌افزاری و IT، شما هر چقدر دارایی‌های خوبی داشته باشید، ماشین‌آلات و تجهیزات مناسب و کافی در اختیارتون باشه، مواد و مصالح به اندازه کافی داشته باشید و از همه مهم‌تر پول و بودجه کافی و مناسب برای پروژه‌تون موجود باشه، اما اگر نیروی انسانی خوبی در پروژه نداشته باشید، شک نکنید به مشکل خواهید خورد. سعی کنید بهترین گزینه‌های ممکن رو حداقل برای پست‌های کلیدی انتخاب کنید. پست‌های کلیدی مثل سرپرستان واحدهای فنی مهندسی، بازرگانی و تدارکات، مالی و اداری، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، کنترل کیفیت، HSE، اجرایی برق و مکانیک و سیویل و پایپینگ، و … . معمولن اگر سرپرستان خوبی انتخاب کنید، این سرپرستان خوب به سراغ نیروهای خوب خواهند رفت.

۲- از شناسایی و مدیریت ذینفعان غافل نشید

همون اول پروژه که دارید در نوشتن منشور پروژه کمک می‌کنید یا منشور پروژه به شما ابلاغ شده و هنوز کار پروژه شروع نشده، سراغ مدیریت ذینفعان پروژه برید. به خصوص ذینفعان کلیدی پروژه‌تون رو شناسایی کنید و یک برنامه جامع و کامل و همه جانبه برای مدیریتشون بنویسید و حواستون به بقیه ذینفعان هم باشه. یک ذینفع کلیدی در کارفرما، مشاور یا حتی درون سازمان خودتون که به درستی شناسایی نشده و انتظاراتش برآورده نشده، ممکنه آسیب جدی به پروژه شما بزنه. فراموش نکنید که در مدیریت ذینفعان باید انتظاراتشون رو مدیریت کنید و انتظارات اون خواسته‌هایی هستند که شاید هرگز از جانب ذینفعان گفته نشن، اما در نهایت خواسته میشن.

۳- هر روز و هر لحظه به فکر STC پروژه باشید

فکر کنم دیگه همه مدیران پروه‌ها میدونن که پروژه‌ای موفق نامیده میشه که در چارچوب محدوده (Scope)، زمان (Time) و هزینه (Cost) انجام بشه. به عبارتی کتاب مقدس شما، ذکر هر روز و هرشب و هر لحظه شما، استراتژی و فکر و برنامه و عملکرد شما و تمام تصمیم‌گیری‌های شما به عنوان یک مدیر پروژه باید در راستای STC پروژه باشه. خاطرتون باشه که عدول از STC یک شبه اتفاق نمی‌افته، بلکه شما ذره ذره و قطره قطره از STC پروژه تجاوز می‌کنید و در آخر پروژه می‌بینید که چه فاصله دوری از STC دارید. پس نذارید این قطره قطره‌ها جمع بشه.

۴- بدون برنامه‌ریزی هیچ کاری رو در پروژه شروع نکنید

مهم‌ترین ویژگی شما به عنوان یک مدیر پروژه، Proactive بودن شماست، افراد Proactive هیچ کاری رو قبل از برنامه‌ریزی شروع نمی‌کنند. برنامه‌ریزی نکردن برای شروع هر کاری، یعنی به صورت برنامه‌ریزی شده به سمت شکست حرکت کردن، حتی برای کوچک‌ترین و کم‌اهمیت‌ترین فعالیت‌های پروژه، قبل از شروع برنامه‌ریزی کنید. در نظر داشته باشید که برنامه‌ریزی رو با مشارکت حداکثری اعضای تیم پروژه انجام بدین. هرچه مشارکت افراد در برنامه‌ریزی بیش‌تر باشه، مشارکت و تعهد اونها در اجرای برنامه نیز بیشتر خواهد بود.

۵- مدیریت ریسک شما رو نجات خواهد داد

همیشه علاج واقعه رو قبل از وقوع بکنید. یا اگر نمی‌تونید علاجی قبل از وقوع پیدا کنید، برای زمان وقوع اتفاق‌های بد(و یا حتی خوب) خودتون رو آماده کنید. سعی کنید قبل از شروع پروژه با مشارکت همه تیم پروژه‌تون، فرآیندهای برنامه‌ریزی و مدیریت ریسک رو انجام بدین. مدیریت ریسک باید به یک فرهنگ در تمام تیم پروژه‌تون تبدیل بشه. تفاوت یک مدیر پروژه سنتی و معمولی، با یک مدیر پروژه مدرن و موفق، در مدیریت ریسک‌های پروژه است. یادتون باشه وقتی مدیریت ریسک انجام میدین، شب‌ها با خیال آسوده‌تری می‌تونید بخوابید. جدی!

۶- حواستون به اتلاف منابع باشه

اتلاف منابع یکی از مصیبت‌های عظیم پروژه‌های ایرانه، به خصوص تو بخش‌های دولتی و شبه دولتی. حتی اگر برای سازمانتون یا کارفرماتون مهم نیست که منابع پروژه اتلاف بشه، شما به عنوان یک مدیر پروژه از نظر اخلاق حرفه‌ای وظیفه دارید از اتلاف منابع پروژه جلوگیری کنید، منابع اعم از ماشین‌آلات و دستگاه‌ها، نیروهای انسانی، مواد و مصالح و ابزارآلات و… همه سرمایه‌های کشور هستند، اجازه ندین سرمایه‌های کشورتون هرز برن و سعی کنید با مدیریت صحیح و تمرکز بالا در مدیریت منابع، بالاترین راندمان کاری منابع پروژ‌ه‌تون رو به دست بیارید و به محض اینکه کار منابع در پروژه به اتمام رسید، اونا رو مرخص کنید تا به پروژه‌های دیگه برن.

۷- ارتباطات رو جدی بگیرید و یک مذاکره کننده حرفه‌ای باشید

استانداردها میگن بیشترین کاری که هر مدیر پروژه براش وقت صرف میکنه، ارتباطاته. عقل سلیم حکم میکنه وقتی یک کاری رو بیشتر از بقیه کارها انجام میدین، بیشتر براش مطالعه و تمرین کنید. به خصوص در ایران شما به عنوان یک مدیر پروژه بیش از هر چیز دیگه‌ای به روابط عمومی مناسب و هوش هیجانی بالا احتیاج دارید و باید به معنای واقعی یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای باشد. راستی من یک منبع خوب و رایگان و کاربردی برای آموزش مذاکره حرفه‌ای سراغ دارم. مجموعه دروس آنلاین کلاس‌های استاد محمدرضا شعبانعلی در دانشگاه شریف رو می‌تونید از لینک زیر به صورت رایگان تماشا یا دانلود کنید. به شما قول میدم که پشیمون نشید. (اگر احیاناً در تلگرام این مطلب رو می‌خونید، برای دیدن لینک‌ها باید به لینک اصلی این نوشته مراجعه کنید)

دوره آموزشی رایگان فنون مذاکره-محمدرضا شعبانعلی

۸- تفویض اختیار کنید و کارتابلتون رو خلوت کنید

اگر هر روز صدها نامه در کارتابل و اینباکس ایملیتون دارید و هر روز ساعت‌ها در جلسات مختلف هستید و تقریبن وقتی برای سر خاروندن هم ندارید، دقیقن به این معنی نیست که در مسیر درستی قرار دارید. با واگذار کردن خیلی از تصمیم‌گیری‌ها، نامه‌ها، امضاها و حضور در جلسات به اعضای زیر دست‌تون در پروژه، کارتابل و اینباکس خودتون رو خلوت کنید و زمان کم‌تری رو در جلسات تلف کنید، شما به عنوان یک مدیر پروژه کارهای مهم‌تری دارید.

۹- برنده-برنده فکر کنید

همیشه یادتون باشه برای این که به عنوان یک مدیر پروژه موفق بشید، لازم نیست کسی شکست بخوره. فرض کنید تمام تیم پروژه شما، کارفرما، مشاور، ناظر، ذینفعان، پیمانکاران و تأمین‌کنندگان و فروشندگان در یک کشتی نشستید، برای این که این کشتی به ساحل مقصود برسه لازم نیست کسی شکست بخوره و با از عرشه کشتی به دریا پرت بشه، اگر با نگاه برد-برد به قضیه نگاه کنید، هر کس می‌تونه سود و منفعت خودش رو از پروژه برداره و همه شاد و خوشحال به مقصد و موفقیت برسند. باور کنید شدنیه.

۱۰- فاز اختتام پروژه رو جدی بگیرید

کار رو که کرد؟ آن که تمام کرد. اینکه ۹۰ درصد پروژه‌تون رو با موفقیت و طبق برنامه به اتمام رسوندید، به معنی تمام شدن کار نیست، تازه کار اصلی‌تون در پروژه شروع شده، فاز اختتام پروژه جاییه که خیلی از مدیران پروژه جدی نمی‌گیرنش اما دقیقن در همین مرحله شکست می‌خورن. جدی نگرفتن فاز اختتام پروژه، بارها باعث شده پروژه‌های خیلی خوب و موفق با درصد پبیشرفت نود درصد، در انتها و به دلیل یک پایان و اختتام نامناسب، به عنوان یک پروژه شکست خورده معرفی بشن.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

امیدوارم این مطلب براتون مفید بوده باشه. راستی این آخرین مطلب این سایت در سال ۱۳۹۶ بود. ضمن تبریک سال نو و نوروز باستانی، براتون آرزوی موفقیت و شادمانی در سال جدید رو دارم.

عمومی , مدیریت پروژه

آیا پروژه‌های سازمانتان، شما را به یاد داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” نمی‌اندازد؟

داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” را شنیده‌اید؟ این داستان که اصالت هندی دارد و مولانا نیز در مثنوی‌اش به زیبایی آن را سروده، به شرح زیر است:

 

“این قصه در مورد شش مرد دانا است که آن‌ها را نزد یک فیل می‌برند و از آن‌ها می‌خواهند که فیل را توصیف کنند، اولین مرد کور بدن فیل را لمس کرد و گفت: من می‌دانم فیل چه شکلی است او مثل دیوار است. مرد دوم عاج فیل را لمس کرد و گفت فیل شبیه نیزه است. سومین مرد کور خرطوم آن را لمس کرد و فیل به نظر او مثل مار بود و همین طور داستان ادامه یافت. دم شبیه طناب، گوش شبیه بادبزن، پا شبیه درخت. هیچ کدام نتوانستند به طور کامل فیل را توصیف کنند. بنابراین اگر تو اطلاع مختصری از چیزی داشته باشی هرگز آن چیز را نمی‌شناسی.”

حال فرض کنید در یک سازمان پروژه محور کار می‌کنید و می‌خواهید وضعیت پروژه A را بسنجید. به نزد واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه می‌روید، آن‌ها می‌گویند که این پروژه ۶۰ درصد پیشرفت برنامه‌ای و ۴۰ درصد پیشرفت فیزیکی دارد و از برنامه زمان بندی عقب است و وضعیت خوبی ندارد. واحد کنترل هزینه می‌گوید این پروژه شاخص CPI بالای یک دارد و وضعیت خوبی دارد. واحد مالی می‌گوید این پروژه از نظر دفاتر حسابداری زیان‌ده است و باید چاره‌ای اندیشید. مدیر پروژه می‌گوید: پروژه‌اش باعث افتخار سازمان است، مدیر منابع انسانی می‌گوید این پروژه چون از نیروی امانی استفاده می‌کند باعث شده تعداد زیادی افراد با تحصیلات پایین وارد لیست کارکنان شرکت شود و این برایشان خوشایند نیست. واحد قراردادها می‌گوید از مناقصات و قراردادهای بسته شده در این پروژه راضی است و از نظر آن‌ها این یک پروژه موفق است و واحد QC از کیفیت نتیجه کارهای در پروژه راضی نیست و واحد HSE معتقد است به دلیل آمار بسیار پایین حوادث، این پروژه، موفق‌ترین پروژه سازمان است!

 

خلاصه هر کسی از جنبه خودش راجع به پروژه نظر می‌دهد، به قول شاعر معروف سنایی:

هریکی دیده جزوی از اجزا/ همگان را فتاده ظن خطا

هیچ دل را ز کلی آگه نی/ علم با هیچ کور همره نی

جملگی را خیالهای محال/ کرده مانند غتفره به جوال

از خدایی خلایق آگه نیست/عقلا را در این سخن ره نیست

 

از این داستان دو درس مهم برای پروژه‌ها را می‌توان دریافت کرد:

  • پروژه‌ها را تنها از یک جنبه یا دو جنبه نسنجید، پروژه‌ها را باید با در نظر گرفتن همه جنبه‌ها سنجید، از محدوده و زمان و هزینه و کیفیت گرفته، تا منابع انسانی و ذینفعان و ارتباطات و تدارکات و …

  • تا زمانی که اطلاعات کافی و صحیح از وضعیت پروژه نداشته باشید، نمی‌توانید آن پروژه را به درستی بشناسید و در مورد موفقیت یا عدم موفقیت آن تصمیم‌گیری یا اظهار نظر کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

عمومی , مدیریت پروژه

جشن گرفتن به افتخار شکست‌ها

جشن گرفتن به افتخار شکست‌ها

حتمن همه شما بارها تصاویر افتتاح پروژه‌های مختلف توسط مسئولین دولتی را دیده‌اید. بریدن روبان‌ها با قیچی گل‌دار، کنار زدن پرده‌ی تابلوی افتتاح یک مجتمع صنعتی، لبخندهای مسئولین و همراهان و سخنرانی‌های پر‌غرور در خصوص دست‌آوردها و موفقیت‌ها، تصاویر آشنایی هستند که به دفعات دیده‌ایم.

 

اما دست نگه دارید! همه چیز به آن خوبی که شما می‌بینید نیست. حقیقت تلخی پشت این ماجرا نهفته است: نکته پنهان این است که میان «پروژه تمام» شده و «پروژه موفق تمام شده» تفاوت زیادی وجود دارد.

 

تعریف یک پروژه موفق:

یک پروژه موفق، پروژه‌ای است که در «زمان» مقرر و مناسب، با «هزینه‌ای» معقول و نزدیک به برآوردهای اولیه و با «کیفیتی» مناسب و در چارچوب «محدوده» به اتمام برسد.

 

با این تعریف اگر تمام خطوط متروی تهران و سایر کلان‌شهرها، همه خطوط نیمه‌کاره‌ی ریل آهن در اقصی‌نقاط کشور، اتوبان تهران-شمال، استادیوم‌های فوتبال نیمه کاره، پل‌ها، جاده‌ها، سدها، نیروگاه‌ها و صدها و هزاران پروژه نیمه تمام دیگر کشور، همین امروز به اتمام برسند، باز هم پروژه‌های شکست‌خورده و ناموفقی هستند. چون حداقل از نظر زمان و هزینه مطمئنیم که شکست خورده‌اند. در مورد کیفیت و محدوده که خدا عالم است.

 

بنابراین تمام این جشن‌ها، مجالس، سخنرانی‌ها و قیچی‌زدن‌ها، در حقیقت یک نوع جشن و پایکوبی به مناسبت شکست است. مسئولین دولتی که برای این شکست‌ها شادمانی می‌کنند، همانند پدر و مادری هستند که به مناسبت قبولی فرزندشان در امتحانات پایه اول ابتدایی آن‌هم در بیست‌سالگی مهمانی می‌گیرند!

 

البته مقصودم این نیست که در پایان این پروژه‌های شکست خورده مراسم عزا و سینه‌زنی برپا کنیم. تنها هدف بیان این نکته بود که بدانیم یک پروژه به پایان رسیده، لزومن یک پروژه موفق نیست.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.