مدیریت پروژه

ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها

نکاتی که در ادامه خدمتتون عرض می‌کنم لزومن بر اساس استانداردها و معیارهای مدون نیست (هر چند سعی شده چارچوبش از استانداردها پیروی کنه) ولی بیش‌تر بر اساس تجربیات شخصی خودم طی چند سال کار در پروژه‌ها این نکته‌ها به ذهنم رسید:

۱- بهترین نیروهای انسانی رو در پروژه استخدام کنید

اینو گذاشتم نکته اول برای اینکه به نظرم رمز شکست یا پیروزی هر پروژه‌ای، در نیروهای انسانی اون پروژه نهفته هست. حتی به نظرم فرق نمی‌کنه که شما مدیر یک پروژه نفت و گاز و پالایشگاه باشید یا سد و نیروگاه و جاده و تونل و حتی یک پروژه نرم‌افزاری و IT، شما هر چقدر دارایی‌های خوبی داشته باشید، ماشین‌آلات و تجهیزات مناسب و کافی در اختیارتون باشه، مواد و مصالح به اندازه کافی داشته باشید و از همه مهم‌تر پول و بودجه کافی و مناسب برای پروژه‌تون موجود باشه، اما اگر نیروی انسانی خوبی در پروژه نداشته باشید، شک نکنید به مشکل خواهید خورد. سعی کنید بهترین گزینه‌های ممکن رو حداقل برای پست‌های کلیدی انتخاب کنید. پست‌های کلیدی مثل سرپرستان واحدهای فنی مهندسی، بازرگانی و تدارکات، مالی و اداری، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، کنترل کیفیت، HSE، اجرایی برق و مکانیک و سیویل و پایپینگ، و … . معمولن اگر سرپرستان خوبی انتخاب کنید، این سرپرستان خوب به سراغ نیروهای خوب خواهند رفت.

۲- از شناسایی و مدیریت ذینفعان غافل نشید

همون اول پروژه که دارید در نوشتن منشور پروژه کمک می‌کنید یا منشور پروژه به شما ابلاغ شده و هنوز کار پروژه شروع نشده، سراغ مدیریت ذینفعان پروژه برید. به خصوص ذینفعان کلیدی پروژه‌تون رو شناسایی کنید و یک برنامه جامع و کامل و همه جانبه برای مدیریتشون بنویسید و حواستون به بقیه ذینفعان هم باشه. یک ذینفع کلیدی در کارفرما، مشاور یا حتی درون سازمان خودتون که به درستی شناسایی نشده و انتظاراتش برآورده نشده، ممکنه آسیب جدی به پروژه شما بزنه. فراموش نکنید که در مدیریت ذینفعان باید انتظاراتشون رو مدیریت کنید و انتظارات اون خواسته‌هایی هستند که شاید هرگز از جانب ذینفعان گفته نشن، اما در نهایت خواسته میشن.

۳- هر روز و هر لحظه به فکر STC پروژه باشید

فکر کنم دیگه همه مدیران پروه‌ها میدونن که پروژه‌ای موفق نامیده میشه که در چارچوب محدوده (Scope)، زمان (Time) و هزینه (Cost) انجام بشه. به عبارتی کتاب مقدس شما، ذکر هر روز و هرشب و هر لحظه شما، استراتژی و فکر و برنامه و عملکرد شما و تمام تصمیم‌گیری‌های شما به عنوان یک مدیر پروژه باید در راستای STC پروژه باشه. خاطرتون باشه که عدول از STC یک شبه اتفاق نمی‌افته، بلکه شما ذره ذره و قطره قطره از STC پروژه تجاوز می‌کنید و در آخر پروژه می‌بینید که چه فاصله دوری از STC دارید. پس نذارید این قطره قطره‌ها جمع بشه.

۴- بدون برنامه‌ریزی هیچ کاری رو در پروژه شروع نکنید

مهم‌ترین ویژگی شما به عنوان یک مدیر پروژه، Proactive بودن شماست، افراد Proactive هیچ کاری رو قبل از برنامه‌ریزی شروع نمی‌کنند. برنامه‌ریزی نکردن برای شروع هر کاری، یعنی به صورت برنامه‌ریزی شده به سمت شکست حرکت کردن، حتی برای کوچک‌ترین و کم‌اهمیت‌ترین فعالیت‌های پروژه، قبل از شروع برنامه‌ریزی کنید. در نظر داشته باشید که برنامه‌ریزی رو با مشارکت حداکثری اعضای تیم پروژه انجام بدین. هرچه مشارکت افراد در برنامه‌ریزی بیش‌تر باشه، مشارکت و تعهد اونها در اجرای برنامه نیز بیشتر خواهد بود.

۵- مدیریت ریسک شما رو نجات خواهد داد

همیشه علاج واقعه رو قبل از وقوع بکنید. یا اگر نمی‌تونید علاجی قبل از وقوع پیدا کنید، برای زمان وقوع اتفاق‌های بد(و یا حتی خوب) خودتون رو آماده کنید. سعی کنید قبل از شروع پروژه با مشارکت همه تیم پروژه‌تون، فرآیندهای برنامه‌ریزی و مدیریت ریسک رو انجام بدین. مدیریت ریسک باید به یک فرهنگ در تمام تیم پروژه‌تون تبدیل بشه. تفاوت یک مدیر پروژه سنتی و معمولی، با یک مدیر پروژه مدرن و موفق، در مدیریت ریسک‌های پروژه است. یادتون باشه وقتی مدیریت ریسک انجام میدین، شب‌ها با خیال آسوده‌تری می‌تونید بخوابید. جدی!

۶- حواستون به اتلاف منابع باشه

اتلاف منابع یکی از مصیبت‌های عظیم پروژه‌های ایرانه، به خصوص تو بخش‌های دولتی و شبه دولتی. حتی اگر برای سازمانتون یا کارفرماتون مهم نیست که منابع پروژه اتلاف بشه، شما به عنوان یک مدیر پروژه از نظر اخلاق حرفه‌ای وظیفه دارید از اتلاف منابع پروژه جلوگیری کنید، منابع اعم از ماشین‌آلات و دستگاه‌ها، نیروهای انسانی، مواد و مصالح و ابزارآلات و… همه سرمایه‌های کشور هستند، اجازه ندین سرمایه‌های کشورتون هرز برن و سعی کنید با مدیریت صحیح و تمرکز بالا در مدیریت منابع، بالاترین راندمان کاری منابع پروژ‌ه‌تون رو به دست بیارید و به محض اینکه کار منابع در پروژه به اتمام رسید، اونا رو مرخص کنید تا به پروژه‌های دیگه برن.

۷- ارتباطات رو جدی بگیرید و یک مذاکره کننده حرفه‌ای باشید

استانداردها میگن بیشترین کاری که هر مدیر پروژه براش وقت صرف میکنه، ارتباطاته. عقل سلیم حکم میکنه وقتی یک کاری رو بیشتر از بقیه کارها انجام میدین، بیشتر براش مطالعه و تمرین کنید. به خصوص در ایران شما به عنوان یک مدیر پروژه بیش از هر چیز دیگه‌ای به روابط عمومی مناسب و هوش هیجانی بالا احتیاج دارید و باید به معنای واقعی یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای باشد. راستی من یک منبع خوب و رایگان و کاربردی برای آموزش مذاکره حرفه‌ای سراغ دارم. مجموعه دروس آنلاین کلاس‌های استاد محمدرضا شعبانعلی در دانشگاه شریف رو می‌تونید از لینک زیر به صورت رایگان تماشا یا دانلود کنید. به شما قول میدم که پشیمون نشید. (اگر احیاناً در تلگرام این مطلب رو می‌خونید، برای دیدن لینک‌ها باید به لینک اصلی این نوشته مراجعه کنید)

دوره آموزشی رایگان فنون مذاکره-محمدرضا شعبانعلی

۸- تفویض اختیار کنید و کارتابلتون رو خلوت کنید

اگر هر روز صدها نامه در کارتابل و اینباکس ایملیتون دارید و هر روز ساعت‌ها در جلسات مختلف هستید و تقریبن وقتی برای سر خاروندن هم ندارید، دقیقن به این معنی نیست که در مسیر درستی قرار دارید. با واگذار کردن خیلی از تصمیم‌گیری‌ها، نامه‌ها، امضاها و حضور در جلسات به اعضای زیر دست‌تون در پروژه، کارتابل و اینباکس خودتون رو خلوت کنید و زمان کم‌تری رو در جلسات تلف کنید، شما به عنوان یک مدیر پروژه کارهای مهم‌تری دارید.

۹- برنده-برنده فکر کنید

همیشه یادتون باشه برای این که به عنوان یک مدیر پروژه موفق بشید، لازم نیست کسی شکست بخوره. فرض کنید تمام تیم پروژه شما، کارفرما، مشاور، ناظر، ذینفعان، پیمانکاران و تأمین‌کنندگان و فروشندگان در یک کشتی نشستید، برای این که این کشتی به ساحل مقصود برسه لازم نیست کسی شکست بخوره و با از عرشه کشتی به دریا پرت بشه، اگر با نگاه برد-برد به قضیه نگاه کنید، هر کس می‌تونه سود و منفعت خودش رو از پروژه برداره و همه شاد و خوشحال به مقصد و موفقیت برسند. باور کنید شدنیه.

۱۰- فاز اختتام پروژه رو جدی بگیرید

کار رو که کرد؟ آن که تمام کرد. اینکه ۹۰ درصد پروژه‌تون رو با موفقیت و طبق برنامه به اتمام رسوندید، به معنی تمام شدن کار نیست، تازه کار اصلی‌تون در پروژه شروع شده، فاز اختتام پروژه جاییه که خیلی از مدیران پروژه جدی نمی‌گیرنش اما دقیقن در همین مرحله شکست می‌خورن. جدی نگرفتن فاز اختتام پروژه، بارها باعث شده پروژه‌های خیلی خوب و موفق با درصد پبیشرفت نود درصد، در انتها و به دلیل یک پایان و اختتام نامناسب، به عنوان یک پروژه شکست خورده معرفی بشن.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

امیدوارم این مطلب براتون مفید بوده باشه. راستی این آخرین مطلب این سایت در سال ۱۳۹۶ بود. ضمن تبریک سال نو و نوروز باستانی، براتون آرزوی موفقیت و شادمانی در سال جدید رو دارم.

PMP , مدیریت پروژه

توصیه‌های روز آزمون PMP

(این نوشته بیست و سو‌مین و آخرین مطلب از مجموعه مطالب “همه آن‌چه که لازم است در مورد اخذ مدرک PMP بدانید است“)

– حتمن قبل از عزیمت از هتل، صبحانه سبک و مقوی میل کنید.
– در محل تست سنتر پرومتریک، از شما اصل پاسپورت را می‌خواهند.
– معمولن برای اطمینان مسئول تست سنتر یک سری سوال از شما می‌پرسد. به عنوان مثال از من آدرس ایمیلم را پرسید. از برخی از دوستان دیگر آدرس منزلشان را پرسید. نگران نباشید. این سوالات بر اساس همان اپلیکیشینی است که برای PMI ارسال کرده‌اید.
– برای اطمینان خاطر یک پرینت از کانفیرم ثبت نام تست سنتر را نیز به همراه خود داشته باشید
– در محل آزمون پس از اخذ مدارک به شما کلید یک کمد تحویل می‌دهند که تمام وسایل خود را باید در آن قرار دهید. گوشی موبایل، ساعت، خودکار و هرچیزی که فکر می‌کنید را باید در آن کمد قرار دهید و هیچ وسیله‌ای با خود به محل آزمون نباید ببرید.
– مسئول تست سنتر با یک دستگاه شما را بازرسی می‌کند و از شما می‌خواهد جیب‌های خود را به او نشان بدهید.
– سپس به داخل تست سنتر هدایت می‌شوید. چند برگه کاغذ و دو عدد مداد به همراه یک ماشین حساب ساده به شما می‌دهند. همین طور در کنار هر کامپیوتر یک گوشی به شکل هدفون است که اگر سر و صدای اطراف اذیتتان می‌کند، می‌توانید از آن استفاده کنید.
– پس از اینکه پشت سیستم نشستید، یک راهنما از نحوه کار با نرم‌افزار آزمون اجرا می‌شود، که شما می‌توانید طی حدود ده دقیقه این راهنما را مشاهده کنید همچنین می‌توانید بدون نگاه کردن به این راهنما آزمون را آغاز کنید. توصیه من این است که این راهنما را مشاهده کنید، ضرر ندارد و باعث میشد برای دقایقی برای آزمون اصلی تمرکز کنید. محیط نرم افزار آزمون خیلی ساده و راحت طراحی شده و مشابه نرم افزار ریتا گزینه‌های NEXT و مرور و امثالهم دارد.
– در انتهای راهنمای محیط آزمون اگر گزینه اتمام را بزنید، آزمون شروع خواهد شد و از حالا به مدت چهار ساعت وقت دارید که به دویست سوال آزمون پاسخ دهید.
– اگر در طول مدت زمان آزمون احتیاج به سرویس بهداشتی یا نوشیدن آب پیدا کردید، باید دست خود را بلند کنید و مسئول تست سنتر شما را به بیرون جهت رفتن به سرویس بهداشتی و یا نوشیدن آب هدایت خواهد کرد، بدیهی است که این زمان نیز جزو زمان آزمون شما خواهد بود و وقت اضافه‌ای برای شما در نظر نخواهند گرفت.
– سعی کنید سوالاتی که متن طولانی دارند، یا خیلی سخت هستند و یا محاسباتی و فرمولی هستند را بدون خواندن مارک کنید و در انتهای آزمون اگر وقت اضافه آوردید به سراغشان بروید.
– سوالات و جواب‌ها را به دقت بخوانید و به قیدها به خصوص در جملات آخر سوال خیلی دقت کنید.
– هیچ سوالی را بدون پاسخ نگذارید. آزمون نمره منفی ندارد. حتی اگر در مورد سوالی هیچ ایده‌ای برای جواب صحیح ندارید، یک گزینه را شانسی انتخاب کنید.
– نگذارید برخی از سوالات خیلی سخت و یا نامفهوم روحیه شما را خراب کنند. یادتان نرود که از ۲۰۰ سوال آزمون، ۲۵ سوال در نتیجه امتحان بررسی نخواهند شد و البته معلوم نیست که این ۲۵ سوال بی‌اثر، کدام سوالات هستند، اما شاید آن سوال سخت یا نامفهوم یکی از همان ۲۵ سوال مذکور باشد.
– برای سوالات محاسباتی می‌توانید از ماشین حسابی که در اختیارتان قرار داده‌اند استفاده کنید و یا از ماشین حسابی که در خود نرم‌افزار آزمون تعبیه شده است.
– من خودم هیچ وقت بعد از یک دور زدن سوالات، مجددن سوالات پاسخ داده شده را مرور نمی‌کردم. چرا که در آزمون‌های آزمایشی متوجه شدم در مرور دوم معمولن گزینه صحیح را انتخاب نمی‌کنم و همان انتخاب اولم صحیح تر بوده.(به قول استادم بار اول را فرشته و بار دوم شیطان سوال را جواب می‌دهد) بنابراین پس از اینکه تمام سوالات را پاسخ دادم، سوالات بی‌پاسخ را مرور کردم و بعد از گذشت سه ساعت از آزمون بدون اینکه مرور مجددی داشته باشم و با اینکه یک ساعت دیگر زمان داشتم، گزینه پایان آزمون را انتخاب کردم.
– وقتی گزینه پایان آزمون را انتخاب کنید، حدود ۹ سوال نظرسنجی در مورد کیفیت خدمات تست سنتر می‌آید که باید به آن‌ها جواب بدهید.
– پس از جواب دادن به سوالات نظرسنجی، سیستم شروع می‌کند به محاسبه پاسخ آزمون شما و در صورتی‌که قبول شده باشید، پیغام تبریک و پاس شدن شما روی سیستم ظاهر خواهد شد. (لحظاتی بسیار سخت و دلهره‌آور است. حداقل برای من که این گونه بود.)
– سپس با اجازه مراقب تست سنتر از جای خود برخواسته و به بیرون بروید. در آن‌جا مسئول تست سنتر یک پرینت که حاوی اطلاعات کلی از نتیجه آزمون است را به شما خواهد داد و چند روز بعد می‌توانید فایل الکترونیک مدرک PMP خود را در سایت PMI مشاهده کنید و اصل کاغذی مدرک نیز بعد از چند ماه به آدرس منزل شما پست خواهد شد.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

PMP , مدیریت ریسک

توصیه‌های روز قبل از آزمون PMP

(بیست و دو‌مین مطلب از مجموعه مطالب “همه آن‌چه که لازم است در مورد اخذ مدرک PMP بدانید“)

حتمن سعی کنید بلیط پروازتان را صبح روز قبل از آزمون خود بگیرید. نه زودتر و نه دیرتر. اما چرا در این زمان باید بلیط بگیرید؟ چند روز زودتر رفتن به کشور محل آزمون سبب می‌شود که به جهت استرس آزمون نتوانید از سفرتان به خوبی بهره ببرید و عملن چند روز زمانتان بیهوده در آن کشور تلف خواهد. اما چرا صبح روز قبل بروید؟ بهترین برنامه این است که صبح از ایران به کشور مقصدتان پرواز کنید، ناهار را میل کنید، بعد به محل تست سنتر بروید و حتی اگر خواستید مدارکتان را با مسئول تست سنتر چک کنید، سپس به هتل بازگردید و بعد از خوردن شامی سبک، استراحت کنید تا فردا صبح که امتحان دارید.

بنابراین روز و شب قبل از امتحان وقت خوبی برای شنا کردن، خرید رفتن، تفریح و پیاده‌روی طولانی و شام سنگین خوردن یا امتحان کردن غذاهای جدید نیست. فراموش نکنید علاوه بر مسائل مالی، حاصل زحمات چند ماهه شما، روز بعد قرار است طی چهار ساعت آزمون به ثمر بنشیند.

اگر فاصله هتل‌تان تا مرکز تست سنتر زیاد است، حتمن از قبل بررسی و برآورد زمانی مسیر هتل تا مرکز امتحان را داشته باشید و ترافیک صبح‌گاهی شهرهای بزرگ را هم در نظر بگیرید و حتی می‌توانید با رسیپشن هتل در خصوص بیدار کردن شما یا زنگ زدن به تاکسی هماهنگ کنید. همین طور تایم صبحانه را از مسئول هتل بپرسید و اگر به صبحانه هتل نمی‌رسید، حتمن از بیرون، آن چیزی که برای یک صبحانه سبک مورد نیاز است را تهیه نمایید تا فردا صبح در اتاقتان میل کنید.

اصل پاسپورت و پرینت کانفیرم ثبت نام پرومتریک خودتان را در محلی قرار دهید که فردا صبح آن‌ها را فراموش نکنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

PMP , مدیریت پروژه

کدام کشور و چه تست سنتری برای آزمون PMP مناسب‌تر است؟

(بیست و یک‌مین مطلب از مجموعه مطالب “همه آن‌چه که لازم است در مورد اخذ مدرک PMP بدانید“)

همان‌طور که در پست‌های قبلی گفتم آزمون PMP در تمامی مراکز امتحان شرکت پرومتریک برگزار می‌شود. معمولن ایرانی‌ها به کشورهای نزدیک همانند ترکیه، امارات، ارمنستان، گرجستان و امثالهم می‌روند.

پیشنهاد من با توجه به تجارب خود و دوستانی که این آزمون را پاس کرده‌اند، تست سنترهای شهرهای دوبی و استانبول است. هر دوی این تست سنترها شرایط بسیار خوبی دارد، در محل خوبی از نظر دسترسی قرار دارند و از طرف دیگر هر دوی این شهرها پروازهای متنوع و پرتعداد هر روزه از تهران دارند و هتل‌های متنوعی نیز دارند و از این نظر نگرانی خاصی نخواهید داشت.

بنده خودم در تست سنتر دوبی امتحان دادم. تست سنتر شهر دوبی در محل زیر قرار دارد:
محل تست سنتر پرومتریک دوبی

معمولن آژانس‌های مسافرتی در ایران برای مسافران هتل‌های منطقه دیره را پیشنهاد می‌کنند. منطقه دیره از محل تست سنتر دوبی که در شهر اینترنتی دوبی قرار دارد فاصله قابل توجهی دارد. بنابراین بهتر است هتلی نزدیک‌تر به تست سنتر انتخاب کنید. در فاصله بسیار نزدیکی از محل آزمون یک هتل با قیمت بسیار مناسب و خدمات خوب وجود دارد که من به پیشنهاد یکی از دوستان آن‌جا را انتخاب کردم که واقعن انتخاب خوبی بود. از این هتل تا محل آزمون پیاده تنها حدود پنج دقیقه راه است. آدرس و نام این هتل به شرح زیر است: (با کلیک روی نام هتل، کروکی آن را می‌توانید ملاحظه فرمایید)
Holiday Inn Express-Internet city

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

PMP , مدیریت پروژه

چه زمانی برای ثبت‌نام و تعین تاریخ آزمون PMP اقدام کنم؟

(بیستمین مطلب از مجموعه مطالب “همه آن‌چه که لازم است در مورد اخذ مدرک PMP بدانید“)

اما اینکه چه زمانی می‌توانید برای تعیین تاریخ آزمون نهایی مدیریت پروژه حرفه‌ای PMP ثبت نام کنید، بستگی به خودتان دارد. در این حالت شما دو نوع می‌توانید عمل کنید. یک حالت این است که می‌توانید همان ابتدای کار که مطالعه را شروع کردید، یک تاریخ برای امتحان خود تعیین کنید و حتی تاریخ امتحان را در پرومتریک فیکس کنید و بلیط و هتل خود را رزرو کنید.

راه‌حل دیگر این است که تاریخ امتحان خود را در ابتدای برنامه‌ریزی جهت مطالعه مشخص کنید، اما ثبت نام نهایی آزمون را انجام ندهید و بگذارید بعد از آزمونهای آزمایشی، تاریخ نهایی را ثبت کنید. سعی کنید حتمن اگر از خدمات موسسات آموزشی استفاده می‌کنید، پس از آزمون‌های آزمایشی از آن‌ها بپرسید که آیا آماده آزمون هستم و برای آزمون ثبت نام کنم یا خیر؟

نکته مهم دیگر این است که در هنگام ثبت تاریخ و محل آزمون نهایی PMP، به ظرفیت پرواز هواپیما و هتل نیز دقت کنید. به عبارتی حتمن قبل از ثبت نام آزمون از موجود بودن بلیط هواپیما و هتل در آن محدوده زمانی مد نظر خودتان اطمینان حاصل کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

PMP , مدیریت پروژه

هفت تغییر اساسی در ویرایش ششم PMBOK در مقایسه با نسخه پنجم

در حال مطالعه نسخه جدید PMBOK یعنی ویرایش ششم بودم و تغییراتش را نسبت به نسخه قبلی مقایسه می‌کردم که دیدم بهتر است این تغییرات را اینجا یادداشت کنم تا هم ذهن خودم منظم‌تر شود و هم شما استفاده کنید. (توجه: تمامی مطالب زیر برداشت‌های من از نسخه ششم است و شاید برداشت اشتباهی هم این بین باشد که ممنون خواهم شد اگر عنوان نمایید)

توجه: اگر احیاناً این مطلب در صفحه اول وب سایت، یا کانال تلگرام می‌خوانید، برای مشاهده کامل مطلب و تصاویر و عکس‌ها باید به لینک اصلی مطلب مراجعه کنید.)

ویرایش ششم PMBOK که امسال منتشر شد، هفت تغییر اساسی با نسخه قبلی یعنی ویرایش پنجم دارد:
این هفت تغییر اساسی در نسخه ششم به شرح زیر است:
۱- تغییر مجموع تعداد فصول کتاب PMBOK
۲- تغییر اسامی دو حوزه دانش
۳- اضافه شدن سه فرآیند جدید به مجموع فرآیندها و حذف یک فرآیند
۴- تغییر اسامی برخی از فرآیندها
۵- اضافه شدن اجایل به نسخه ششم
۶- تغییرات در ورودی‌ها، خروجی‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها (ITTO)
۷- سایر تغییرات

در ادامه به صورت مختصر به هر کدام از این تغییرات می پردازم:

۱- تغییر مجموع تعداد فصول کتاب PMBOK

ساختار این راهنما اکنون به سه بخش تقسیم شده است:
۱- راهنمای کتاب مدیریت دانش پروژه (راهنمای PMBOK®)
۲- استاندارد مدیریت پروژه (The Standard for Project Management)
۳- پیوست‌ها، واژه‌نامه و فهرست (Appendices, Glossary, and Index)
در نسخه ششم مقدمه (فصل ۱)، فرآیندهای مدیریت پروژه (فصل ۳) و ضمیمه A1 نسخه پنجم در حال حاضر در بخش دوم (استاندارد مدیریت پروژه) منتشر شده است.

فصل نقش مدیر پروژه (PM ROLE) به ویرایش ششم اضافه شده است. نقش مدیر پروژه، بخشی از فصل اول ویرایش پنجم بود، ولی در حال حاضر یک فصل جداگانه (فصل ۳) است. طبیعی است که از نظر PMI موضوع “نقش مدیریت پروژه” اهمیت زیادی داشته است که فصل جداگانه‌ای برای آن در نظر گرفته است.

در این فصل جدید در مورد مثلث استعدادهای PMI (PMI Talent Triangle) صحبت می‌شود.
در شکل زیر می‌توانید مثلث استعدادهای PMI را مشاهده فرمایید:

این مثلث شامل موارد زیر است:
۱- مدیریت استراتژیک و کسب و کار
۲- مهارت‌های رهبری
۳- مهارت‌های فنی

مدیریت استراتژیک و کسب و کار
راهنما معتقد است تنها مدیریت محدودیت‌های سه گانه مدیریت پروژه کافی نیست و مدیر پروژه نیاز به مهارت‌های مدیریت استراتژیک و کسب و کار دارد. با تغییر در نسخه ۶ PMBOK، راهنما می‌گوید یک مدیر پروژه نیاز به درک مهارت‌هایی دارد که به او در تحلیل رقابت، بازار، پیامدهای قانونی، مدل‌های کسب و کار و غیره کمک می‌کند.

مهارت های رهبری
اگر چه مهارت‌های رهبری در نسخه پنجم PMBOK مورد بحث قرار گرفت، ولی در نسخه ششم PMBOK تأکید بیشتری بر این مهارت‌ها می‌شود. (مهارت‌های رهبری شامل هوش هیجانی، حل مسئله، تیم‌سازی و تأثیر آن است که به مدیر پروژه توانایی لازم را برای انگیزه دادن به تیم خود می‌دهد.)

مهارتهای فنی
در نسخه جدید PMBOK همچنان در خصوص نیاز مدیر پروژه به دانستن مهارت‌های فنی مربوط به پروژه تأکید می‌شود. علاوه بر این، مدیر پروژه باید مفاهیم مدیریت عملکرد، EVM، قوانین دولتی، مدیریت چرخه عمر پروژه و … که بخشی از نسخه قبلی هم بودند را بداند.

۲- تغییر اسامی دو حوزه دانش

گروه‌های فرآیندی(Process Group) همان پنج گروه سابق است. بدون تغییر در تعداد یا اسامی. (آغازین/برنامه‌ریزی/اجرا/نظارت و کنترل/پایانی – initiating /Planning /Executing /Monitoring & Control /Closing)
تعداد حوزه‌های دانش (Knowledge Area) هم تغییر نکرده و همان ده حوزه دانش سابق است، منتها اسامی دو حوزه دانش تغییر کرده است. در شکل زیر می‌توانید این تغییر اسامی را مشاهده کنید:

حوزه دانش مدیریت زمان(Time) به Schedule Management تغییر نام پیدا کرده است. چندین دهه گذشت تا بالاخره نویسندگان PMBOK به این نتیجه رسیدند که مدیران پروژه “زمان” را مدیریت نمی‌کنند، بلکه “برنامه زمان بندی” را تعریف و مدیریت می‌کنند. (به هر حال دیر رسیدن بهتر از هرگز نرسیدن است.) در حقیقت از نظر فلسفی نمی‌شود زمان را مدیریت کرد. زمان هر ساعت و هر لحظه و هر ثانیه می‌گذرد، اما برنامه زمان‌بندی را می‌توان مدیریت نمود.

حوزه دانش مدیریت منابع انسانی (HR Management) به مدیریت منابع (Resource Management) تغییر نام پیدا کرده است. در ویرایش ششم و در فصل منابع، هم در خصوص منابع انسانی و هم منابع فیزیکی بحث می‌شود، به همین خاطر اسم این حوزه دانش به مدیریت منابع تغییر پیدا کرده است. برای ما در ایران این یک نکته امیدوار کننده است. چرا که در اغلب پروژه‌های ایران، بحث مدیریت منابع کم‌رنگ است و شاید تلنگری شود برای همه ما که جدی‌تر موضوع مدیریت منابع را در پروژه‌ها پیگیری کنیم.

در ویرایش ششم هر حوزه دانش شامل ۴ قسمت زیر است:
مفاهیم کلیدی- Key Concepts
Trends and Emerging Practices
Tailoring Considerations
Considerations for Agile/Adaptive Environments

۳- اضافه شدن سه فرآیند جدید به مجموع فرآیندها و حذف یک فرآیند:

سه فرآیند جدید به مجموع فرآیندهای PMBOK اضافه شده است. این سه فرآیند موارد زیر هستند:
۱- فرآیند مدیریت دانش پروژه : Manage Project Knowledge (در حوزه دانش Integration و گروه فرآیندی Executing)
۲- فرآیند کنترل منابع: Control Resources (در حوزه دانش Resource و گروه فرآیندی M&C)
۳- پیاده‌سازی پاسخ به ریسک Implement Risk Responses (در حوزه دانش Risk و گروه فرآیندی Executing)

همین طور فرآیند پایان تدارکات (Close Procurements ) نیز حذف شده است.

بنابراین در حال حاضر پس از حذف یک فرآیند و اضافه شدن سه فرآیند، مجموع تعداد فرآیندهای PMBOK به ۴۹ فرآیند رسیده است.


در شکل زیر می‌توانید تغییرات فرآیندهای PMBOK را مشاهده کنید:

همین طور در نسخه ششم، فرآیند برآورد منابع فعالیت‌ها (Estimate Activity Resources) از حوزه دانش زمان به حوزه دانش منابع جابه‌جا شده است.

۴- تغییر اسامی برخی از فرآیندها

نام ۹ فرآیند در نسخه ششم PMBOK تغییر کرده است:
اسامی قدیمی در نسخه پنجم:
۱- Perform Quality Assurance
۲- Plan Human Resource Management
۳- Acquire Project Team
۴- Develop Project Team
۵- Manage Project Team
۶- Control Communications
۷- Control Risks
۸- Plan Stakeholder Management
۹- Control Stakeholder Engagement

اسامی جدید در نسخه ششم:
۱- Manage Quality
۲- Plan Resource Management
۳- Acquire Resources
۴- Develop Team
۵- Manage Team
۶- Monitor Communications
۷- Monitor Risks
۸- Plan Stakeholder Engagement
۹- Monitor Stakeholder Engagement

در شکل زیر می توانید این تغییر اسامی فرآیندها را مشاهده نمایید:

در شکل زیر می توانید کلیه تغییرات مربوط به فرآیندهای PMBOK را ملاحظه کنید:

۵- اضافه شدن اجایل به نسخه ششم:

اگر فایل الکترونیکی نسخه ششم PMBOK رو از سایت PMI دانلود کرده باشید، حتمن متوجه شده‌اید که با یک فایل حدود ۹۷۰ صفحه‌ای طرفید! تا صفحه ۷۵۶ این فایل، راهنمای PMBOK است و بعد از آن یک بخش جدید حدود ۱۸۰ صفحه‌ای به فایل اضافه شده است، تحت عنوان : Agile Practice Guide

علاوه بر این در خود راهنما نیز در فرآیندها، بر چرخه‌های حیات adaptive و iterative تأکید بیشتری شده است. به عنوان مثال در فرآیند Develop Schedule تأکید بشتری بر مفهوم اجایل شده است. در مجموع دانش مدیریت پروژه هر روز بیش‌تر به سمت مفاهیمی همانند اجایل و اسکرام پیش می‌رود و علت این امر هم پیشتاز بودن صنایع IT و نرم‌افزاری در جهان چه از نظر مالی و چه از نظر توسعه سریع است.

 

۶- تغییرات در ورودی‌ها، خروجی‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها (ITTO)

در مورد این تغییرات من یک خبر خوب برای شما دارم و یک خبر بد:
خبر خوب این است که در نسخه ششم، ورودی‌ها، خروجی‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها بهتر معرفی شده‌اند و توضیح دادن اینکه چرا یک ورودی یا یک ابزار یا تکنیک در یک فرآیند استفاده می‌شود، بهتر انجام شده است.

و اما خبر بد این است که علی‌رغم اینکه PMI ادعا می‌کند که تعدادی از ابزارها و تکنیک‌ها کاهش یافته است، اما بر خلاف آن، شمارش من می‌گوید که تعداد ۱۱۸ ابزار و تکنیک در نسخه قبلی به ۱۳۱ ابزار و تکنیک منحصر به فرد افزایش یافته است. (یعنی ۱۱٪ افزایش)

ابزارها و تکنیک‌ها در دسته‌های زیر گروه‌بندی شده‌اند:
۱- Data gathering, e.g. Brainstorming, Interviews, Market Research
۲- Data analysis, e.g. Cost-benefit Analysis, Earned Value Analysis, Performance Reviews
۳- Data representation, e.g. Cause-and-effect Diagrams, Flowcharts, Histograms
۴- Decision-making, e.g. Multi criteria Decision Analysis, Voting
۵- Communication skills, e.g. Feedback, Presentation
۶- Interpersonal and team skills, e.g. Active Listening, Conflict Management, Emotional Intelligence

تعداد کلی ITTO ها از ۶۱۸ به ۷۲۲ افزایش یافته است (۱۷٪ افزایش) به عبارتی افرادی که با نسخه ششم قصد آزمون PMP دارند، کار سخت‌تری خواهند داشت.

۷- سایر تغییرات:

– تغییرات در برنامه مدیریت پروژه(PMP) و مدارک پروژه(Project Document)
– اضافه شدن استراتژی Escalate Response به استراتژی‌های قبلی پاسخ به ریسک
– تأکید بیشتر بر روی اهمیت دو موضوع product and project scope.
– تأکید بیشتر بر روی Benefits Management
– مفهوم Business Documents که شامل Business Case و Benefits Management است، معرفی شده است.

در پایان باز هم باید بگم تمامی مطالب گفته شده برداشت‌های من از نسخه ششم است و شاید برداشت اشتباهی هم این بین باشد که ممنون خواهم شد اگر عنوان نمایید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!