مدیریت پروژه

آیا پروژه‌ها در ایران زود آغاز می‌شوند؟

مثال معروفی است در بین اهالی پروژه‌های ایران که به قدری از منابع و افراد مختلف این مثال را شنیده‌ام که منبع اصلی آن برایم مشخص نیست. بیایید در ابتدای بحث این مثال را بررسی کنیم:

می‌گویند در منطقه‌ای دو پیمانکار حضور داشتند. یک پیمانکار ایرانی و یک پیمانکار ایتالیایی. هر دو با هم و در همسایگی هم کار پروژه‌های خود را شروع کردند، پیمانکار ایرانی مطابق روال همه پیمانکاران ایرانی، با ماشین‌آلات، بیل مکانیکی، گریدر، لودر و کمپرسی مشغول به خاک‌برداری شد اما پیمانکار ایتالیایی که پروژه‌شان در همسایگی کارگاه پیمانکار ایرانی بود، هر روز به کانکس‌هایشان می‌رفتند و تا پایان روز در کانکس‌ها می‌ماندند و هیچ کار اجرایی در محل پروژه انجام نمی‌دادند.

پرسنل پیمانکار ایرانی هر روز به این کار ایتالیایی‌ها می‌خندیدند و می‌گفتند: “اینا که کار نمی‌کنند، هر روز به داخل کانکس میرن و تا آخر وقت اونجا می‌شینن و نه خبری از بیل مکانیکی هست و نه لودر و کامیون و امثالهم و اینها اهل کار نیستند و عمرن بتونن این جوری پروژه رو تموم کنن.”

چهار ماه بعد پیمانکار ایرانی بعد از اتمام خاکبرداری‌های اولیه و تسطیح سایت متوجه شدند که هنوز نقشه‌های فونداسیون تجهیزات به صورت کامل در اختیارشان نیست و آن فونداسیون‌هایی هم که نقشه‌اش در اختیارشان بود و اجرا کرده بودند، هنوز آن تجهیزی که باید آنجا نصب می‌شد خریداری نشده بود و به سایت پروژه نرسیده بود. لاجرم کار اجرایی پروژه را تعطیل کردند. همان زمان که پیمانکار ایرانی کار را تعطیل کردند، پرسنل پیمانکار ایتالیایی بعد از چهارماه از کانکس بیرون آمدن و با نقشه‌های کامل، برنامه زمان‌بندی مشخص، منابع کافی و متناسب به سرعت کار را آغاز و پروژه را به اتمام رساندند و رفتند و پیمانکار ایرانی با این که چهار ماه زودتر کار را شروع کرده بود، تا ماه‌ها بعد نتوانست پروژه را به اتمام برساند.

واقعیت امر هم همین است. ما در ایران بخش اجرایی پروژه‌ها را خیلی زودتر از موعد مناسب شروع می‌‎کنیم. حتمن دیده‌اید که در سفرهای استانی مسئولین معمولن کلنگ چند پروژه به زمین می‌خورد و بخش عمده‌ای از این پروژه‌های کلنگ خورده هرگز آغاز نمی‌شوند. برخی دیگر نیز بعد از کلنگ‌زنی آغاز می‌شوند و تسطیح و فنس‌کشی هم انجام می‌شود و در همین مرحله متوقف می‌شوند. در برخی دیگر نیز چند سازه نصفه و نیمه اجرا می‌شود و کار متوقف می‌شود. حتمن در اطرافتان پرژه‌های این چنینی را دیده‌اید.

اما به عقیده بنده اگر پروژه‌ای را دیدید که زودتر از موجود بودن پنج آیتم زیر شروع شده است، یقین بدانید یک جای کار می‌لنگد و آن پروژه به زودی یا متوقف خواهد شد یا در ادامه کار دچار تأخیرات فراوانی خواهد شد.

۱- قرارداد، اسکوپ مشخص و واضح و منشور پروژه
۲- تعیین و تکلیف دقیق برنامه تأمین مالی پروژه
۳- برنامه زمان‌بندی
۴- نقشه، طرح و مدارک مهندسی برای فازهای ابتدایی پروژه
۵- متریال و تجهیزات، ابزار و منابع کافی حداقل برای شروع کار

بنابراین اصطلاحاتی مانند “حالا کلنگ پروژه رو بزنیم، بعد بودجه‌ش هم میاد” یا “بریم شلوارمون رو تو پروژه خاکی کنیم، بعد نقشه‌ها و متریال و تجهیزات هم می‌رسه” صرفن نشان‌دهنده ضعف مفرط دانش مدیریت پروژه تصمیم گیرندگان اصلی پروژه است و این باور که پروژه هر چه سریع‌تر استارت بخورد، زودتر به سرانجام می‌رسد، باوری کاملن غلط و از اساس اشتباه است. به عبارتی به جای اینکه از اول شروع به ضربه زدن با تبر به درخت کنید، مدت زمانی را صرف تیز کردن تبر کنید و بعد در زمان کوتاه‌تری درخت را با تبر قطع کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

 

در همین ارتباط بخوانید:

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مدیریت منابع

تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی

در مطلب “مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها“، لیستی از تفاوت‌ها رو ارائه کردم و قرار شد به مرور راجع به هرکدام بنویسم. در اولین مطلب در خصوص برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning نوشتم که از این لینک می‌توانید آن را مطالعه کنید:
برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning

اما حالا می‌رسیم به یکی از مهم‌ترین ضعف‌های برنامه‌های زمان‌بندی در کشورمان که مشکل عدم تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی است. اما چرا اکثر همکاران ما غالبن از تعریف و تخصیص منابع فعالیت‌ها در برنامه زمان‌بندی فراری هستند؟

این دلایل به ذهنم می‌رسد:

۱- برنامه‌ریزی از انتها به ابتدا

روال متداول تهیه برنامه‌ریزی در ایران گاهی با روال عادی آن تفاوت دارد. روال متداول منطقی این است که شما پس از تهیه WBS، مدت زمان فعالیت‌ها و روابط بین آن‌ها و منابع مورد نیاز هر فعالیت را برآورد کنید و پس از تعیین ماکزیمم سطح دسترسی به هر منبع، اضافه تخصیص منابع یا همان OVER ALOCATE ها رو حذف کنید و به اصطلاح تسطیح منابع انجام دهید و آن موقع شما یک برآورد مستدل و منطقی از مدت زمان اجرای پروژه خواهید داشت. اما غالبن این گونه نیست و تاریخ‌های شروع و پایان پروژه و مدت زمان پروژه از قبل مشخص است و شما مجبورید به عنوان یک برنامه‌ریز، برنامه زمان‌بندی را درون آن تاریخ‌های از پیش تعیین شده بگنجانید و یا به اصطلاح SET کنید.

به عنوان مثال خاطرتان هست که در دولت دهم پروژه‌های فازهای عسلویه در قالب پروژه‌های ۳۵ ماهه تعریف شد و همه برنامه‌ریزی‌ها می‌بایستی در قالب همان ۳۵ ماه دستوری از قبل تعیین شده گنجانده می‌شد. یا پروژه‌هایی هستند که تاریخ پایان آن‌ها فارغ از کلیه مسائل برنامه‌ریزی، ۲۲ بهمن یا هفته دولت و امثالهم است.

در چنین حالتی عملن شما نمی‌توانید آن گونه که شایسته است به تعریف و تخصیص منابع بپردازید و حتی اگر منابع را به درستی تعریف کنید و ماکزیمم سطح دسترسی به هر منبع نیز موجود باشد، پس از تسطیح منابع، برنامه زمان‌بندی شما به هم خواهد ریخت و شاید آن Targetهای زمانی مد نظر محقق نشود. در این حالت یا مجبور به اضافه کردن منابع می‌شوید یا حداکثر سطح دسترسی به منابع را تغییر می‌دهید که این کار ممکن است باعث شود برنامه‌ریزی منابع شما غیرواقعی گردد. چرا که اولن تارگت زمانی مشخص شده غیرواقعی بوده و آن تعداد منابع اضافه‌ای که شما در برنامه می‌گنجانید نیز هرگز در پروژه تهیه نخواهد شد.

۲- نامشخص بودن اسکوپ پروژه‌ها و احجام کاری

خیلی اوقات شما واقعن قصد دارید در پروژه منابع را وارد برنامه زمان‌بندی کنید اما اسکوپ پروژه شما به صورت کامل مشخص نیست و یا هنوز نقشه‌های اجرایی و دیتیل کار به دست شما نرسیده است. طبیعی است که در این حالت شما نمی‌توانید برآوردی از احجام کاری داشته باشید و به طبع آن، بدون داشتن احجام کاری نمی‌توانید منابع مورد نیاز فعالیت‌ها را برآورد کنید.

به عنوان مثال فرض کنید شما در پروژه EPC ساخت یک پالایشگاه قصد برآورد منابع جهت برنامه زمان‌بندی بخش Construction را دارید، ولی به دلیل عدم اتمام فاز مهندسی هنوز نمی‌دانید چه فونداسیون‌هایی در پروژه دارید و این فونداسیون‌ها چه ابعادی دارند و به طبع آن نمی‌توانید احجام آیتم‌هایی مانند خاک‌برداری و آرماتوربندی و بتن‌ریزی پروژه را برآورد کنید و خب وقتی برآوردی از این احجام ندارید، نمی‌توانید برآورد منابع مورد نیاز فعالیت‌ها را داشته باشید. در این حالت یک برآورد راف نیز می‌تواند خطای زیاد و اختلاف قابل توجهی با واقعیات پروژه داشته باشد.

۳- حجم زیاد کار تعریف، تخصیص و تسطیح منابع

اگر روزی در یک پروژه بزرگ همانند ساخت یک نیروگاه یا یک مجتمع پتروشیمی یا ساخت یک سد بخواهید در برنامه زمان‌بندی منابع وارد کنید، با حجم زیادی از کار مواجه خواهید شد. شما باید منابع نیروی انسانی، ماشین‌آلات و متریال و مصالح را ابتدا تعریف کنید و بعد ماکزیمم سطح دسترسی به این منابع را نیز تعریف نمایید و به تک‌تک فعالیت‌های پروژه این منابع را تخصیص دهید و سپس منابع را تسطیح کنید و در اکثر مواقع نیز گزینه تسطیح اتوماتیک منابع توسط نرم‌افزار، راهکار مناسبی نیست و شما مجبور می شوید به صورت دستی منابع را تسطیح کنید که خب در پروژه با چند هزار فعالیت چندان کار ساده‌ای نیست و از آن گذشته پس از انجام کلیه مراحل قبل، شما در طول پروژه می‌بایستی هم‌زمان با آپدیت و اصطلاحن actual کردن زمان‌ها و درصد پیشرفت‌ها، مقادیر منابع را نیز آپدیت و مقادیر واقعی آن را نیز وارد کنید که این هم کار زمان‌بری است. به عبارتی هر چه پروژه بزرگ‌تر و پیچیده‌تر باشد، حجم کاری که در خصوص منابع بایستی انجام شود، بزرگ‌تر و پیچیده‌تر خواهد بود و لذا خیلی از همکاران ما به دلیل حجم بالای این کار از انجام آن طفره می‌روند.

از آن گذشته بعضی اوقات واقعن کار تخصیص منابع در پروژه‌ها سخت و پیچیده می‌شود. به عنوان مثال فرض کنید شما در یک پروژه ساختمانی یک دستگاه لودر دارید که دائمن پشت بچینگ مشغول به کار است. در این حالت این منبع لودر را به کدام یک از فعالیت‌های پروژه می‌توانید تخصیص دهید؟ یا دستگاهی همانند باب‌کت در طول یک رو روز شاید در ده جبهه کاری فعالیت کند، اختصاص چنین منابعی به برنامه زمان‌بندی کار ساده‌ای نخواهد بود. یا در خیلی از برنامه‌های زمان بندی فعالیت داربست‌بندی در برنامه زمان‌بندی دیده نمی‌شود، در این حالت نیروهای داربست‌بند را به چه صورت می‌توانید به برنامه زمان‌بندی تخصیص دهید؟

۴- کارفرماها و مشاوران

برخی از همکاران می‌گویند که کارفرمای ما یا مشاور پروژه، از ما برنامه‌ریزی منابع را نمی‌خواهند و چون از ما نمی‌خواهند ‌ما هم انجام نمی‌دهیم! واقعیت امر هم این است که ما تا مجبور به انجام کاری نشویم، آن کار را انجام نمی‌دهیم.

از طرفی برخی نیز می‌گویند این ریسک وجود دارد که در صورتی که منابع و هیستوگرام منابع استخراج شده از برنامه را به کارفرما و مشاور ارائه دهیم، آن‌گاه در طول پروژه از جانب آن‌ها مورد سوال قرار خواهیم گرفت که فلان منبعی که با آن مقدار در برنامه دیده بودید، چرا اکنون در پروژه نیست و حتی ممکن است در کلیم‌ها و بررسی پرونده‌های توجیه تأخیرات ما اثر بگذارد.

اما راهکار چیست؟

از یک جایی باید شروع کرد. بهترین راه حل این است که از همان ابتدا سعی نکنید تمام منابع انسانی و ماشین‌آلات و متریال و مواد و مصالح را در برنامه زمان‌بندی وارد کنید. سعی کنید از سه یا چهار منبع شروع کنید. مثلن اگر جرثقیل تناژ بالا در پروژه دارید که معمولن هزینه‌های زیادی به پروژه تحمیل می‌کنند، این جرثقیل را به عنوان یک منبع در برنامه زمان‌بندی لحاظ کنید و هیستوگرام استفاده از جرثقیل را در پروژه استخراج کنید و اگر احتیاج است، تسطیح منبع هم انجام بدهید و بعد در طول اجرا کارکرد واقعی جرثقیل را با کارکرد برنامه‌ای آن مقایسه کنید. بعد از اینکه در یک پروژه منابع بحرانی را برنامه‌ریزی کردید، سعی کنید در پروژه‌های بعدی به سراغ منابع بیشتری بروید. در هر پروژه سعی کنید متناسب با وقت و نیروی کاری که در اختیار دارید، حتماً بحث برنامه‌ریزی منابع یا چند منبع بحرانی را استفاده کنید تا اثرات فوق العاده آن را در جهت پیشبرد اهداف پروژه‌تان ببینید و بیشتر از قبل احساس مفید بودن در پروژه داشته باشید.

ادامه دارد…
خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

در همین رابطه بخوانید:
مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها
برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning

برنامه ریزی و کنترل پروژه

مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها

شاید متعجب بشید اگه بدونید غالب برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌ها در ایران تفاوت‌هایی گاهی فاحش با برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های خارج از ایران دارند. کلاً سبک برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و این کاری که ما تحت عنوان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در ایران انجام می‌دهیم، تفاوت‌هایی با آنچه در کشورهای دیگر انجام می‌شود دارد. البته این موضوع ذاتن یک عیب نیست. از آن جهت که هر دانش و ابزاری و استانداردی را می‌توان برای هر کشور و هر پروژه بومی‌سازی کرد و لازم نیست دقیقن هرکاری که بقیه انجام می‌دهند ما نیز دقیقن همان را انجام دهیم. به عبارتی تعصب بر یک روال کاری را باید کنار گذاشت و Tailoring را سر لوحه کار خود قرار دهیم.

موارد زیر بر حسب تجارب خودم و تجارب دوستان و همکاران در خصوص تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های ایران با برنامه‌های زمان بندی متعارف پروژه‌های خارج از ایران به ذهنم رسید. فعلن به صورت تیتر این موارد را یادداشت می‌کنم تا در ادامه به صورت مفصل به هر کدوم بپردازیم. (شما هم اگر موردی به ذهنتون می‌رسه، حتمن عنوان کنید.)

۱- عدم اجرای برنامه ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning
۲- عدم تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی
۳- عدم تعریف هزینه‌ها در برنامه زمان‌بندی
۴- تعداد بسیار زیاد فعالیت‌ها و توجه بیش از اندازه به جزئیات
۵- غیر واقعی بودن و غیر اجرایی بودن برنامه‌های زمان‌بندی
۶- تقویم غیرواقعی برنامه‌های زمان‌بندی
۷- روابط غیرمنطقی، شناوری‌های عجیب و مسیر بحرانی غیرواقعی

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

وزن دهی به فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت

در مطلب قبلی در پاسخ سوال یکی از خوانندگان وبلاگ در خصوص نحوه ی وزن دهی به فعالیت ها یک مقدمه مختصر نوشتم. حالا بعد از محاسبه اوزان فیزیکی هر فعالیت چه جوری اونا رو وارد نرم افزار پراجکت کنیم؟ این جا دو حالت رو در نظر می گیریم. حالت اول اینه که برای برنامه منابع تعریف نکرده باشیم. توضیح مفصل این روش رو نادر خرمی راد تو وبلاگش خیلی قشنگ نوشته. اینجا(راهی ساده برای محاسبه پیشرفت فیزیکی در پراجکت)

اما حالت دوم وقتیه که منابع رو هم وارد برنامه کردید و دیگه مثل روشی که مهندس خرمی راد گفت نمی تونید تو فیلد WORK، اوزان فیزیکی رو وارد کنید. پس گام به گام با من همراه بشید تا بهتون بگم چیکار کنید:

تو نمای گانت چارت، یکی از فیلدهای NUMBER (مثلاً NUMBER1) رو اضافه کنید. تو این فیلد اوزان فیزیکی فعالیت ها رو وارد کنید. روی این فیلد راست کلیک کنید و CUSTOM FIELDS رو انتخاب کنید. تو کارد باز شده می تونید فیلد رو سفارشی کنید. مثلاً اسمش رو تغییر بدید(بذارید W.F : WEIGHT FACTOR) در قسمت ROLLUP هم از لیست SUM رو انتخاب کنید تا بتونید مجموع اوزان فعالیت ها رو تو فعالیت مادر و همچنین کل پروژه ببینید. (بدیهی است که مجموع اوزان فیزیکی فعالیت ها باید ۱۰۰ بشه)

خوب حالا شما اوزان رو وارد کردید و حالا می خواهید درصد پیشرفت فیزیکی پروژه را حساب کنید. برای این کار یک فیلد number دیگه اضافه کنید و باز هم همون کادر CUSTOM FIELDS رو برای ستون جدید باز کنید. در کادر باز شده روی دکمه formula کلیک کنید و این فرمول رو بنویسید:
(%Complete*Number1)/100

(برای وارد کردن فرمول سعی کنید از علائم موجود در کادر استفاده کنید) در این فیلد هم در قسمت ROLLUP گزینه مجموع رو انتخاب کنید. اسم فیلد رو هم می توانید عوض کنید.(مثلاً بذارید درصد پیشرفت فیزیکی)

حالا فیلد های complete, %work complete %رو اضافه کنید. با وارد کردن مقادیر درصد پیشرفت در فیلد %complete می توانید درصد پیشرفت فیزیکی رو تو اون فیلدی که فرمول نویسی کرده بودید ببینید. برای آپدیت کردن پروژه هم می تونید از همین فیلد استفاده کنید.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.