مدیریت پروژه

مدیریت قند و چایی در پروژه‌ها

در برخی از پروژه‌ها هنگامی که به مدیر پروژه می‌گویند که شاخص‌های مالی پروژه شما مانند شاخص CPI جالب نیست و هزینه‌های پروژه‌های‌تان بالاست و در حد درآمدهای پروژه نیست و پروژه شما در حال ضرر دادن است و باید به فکر کاهش و مدیریت هزینه‌ها باشید، به سبک خاصی از مدیریت پروژه روی می‌آورند که به این سبک در اصطلاح می‌گویند: “سبک مدیریت قند و چایی در پروژه”

اما سبک مدیریت قند و چایی چگونه است؟ مدیر پروژه به محض اینکه می‌فهمد اوضاع هزینه‌ای پروژه‌اش جالب نیست، تصمیم به کنترل و کاهش هزینه‌ها می‌گیرد و در اولین اقدام دستور می‌دهد اقلامی مانند قند و چایی از میز پرسنل پروژه حذف شود! در برخی از پروژه‌ها این سبک مدیریت شامل حذف مواردی مانند نسکافه، آب معدنی و حتی دستمال توالت هم می‌شود!

مدیران پروژه با این سبک به ریشه اصلی مشکلات هزینه‌ای پروژه توجه نمی‌کنند و راهکار را در حذف مواردی مانند قند و چایی جستجو می‌کنند. غافل از اینکه ریشه اصلی مشکل از جای دیگری است. شاید پروژه کلن دیگر توجیه اقتصادی خود را از دست داده و باید همین جا متوقف شود، شاید به دلیل تأخیرات زمانی و به دلیل هزینه‌های بالاسری ناشی از تأخیرات، پروژه دچار ضرر و زیان شده. شاید عدم مدیریت صحیح ماشین‌آلات و منابع انسانی، سبب اتلاف هزینه شده است. شاید نسبت تعداد نیروی انسانی غیرمستقیم به کل پروژه مناسب نباشد.

یک روز بیکاری یک دستگاه بیل مکانیکی شاید به اندازه مصرف یک سال قند و چایی و دستمال توالت کل پروژه، به پروژه ضرر وارد کند. شاید در پروژه ضایعات مصالح مانند آرماتور و سیمان و کاشی و سنگ و رنگ بیش از حد نرمال است. شاید به دلیل رعایت نکردن استانداردها و کیفیت پایین، دوباره‌کاری‌های فراوانی در پروژه انجام می‌شود که سبب افزایش هزینه‌ها می‌گردد. شاید پیمانکاران به درستی مدیریت نمی‌شوند و کلیم‌های آن‌ها موجب افزایش هزینه پروژه می‌شود. شاید هزینه‌های انبارداری پروژه زیاد است و شاید برآوردهای اولیه هزینه‌های پروژه و بیس‌لاین پروژه اشتباه بوده و یا شاید فشردگی و سرعت اجرای بالای کار سبب ایجاد هزینه‌های اضافه شده است.

بدون شک آخرین مسأله، پایین‌ترین اولویت و کم‌تأثیرترین آیتمی که در زمینه مدیریت هزینه و نقدینگی پروژه باید در نظر گرفت، هزینه اقلام مصرفی مانند قند و چایی و آب معدنی و دستمال توالت است. اما متأسفانه بخش قابل توجهی از مدیران پروژه‌ها به سبک مدیریت قند و چایی، هزینه‌ها را کنترل می‌کنند.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

عمومی , مدیریت پروژه

آیا پروژه‌های سازمانتان، شما را به یاد داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” نمی‌اندازد؟

داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” را شنیده‌اید؟ این داستان که اصالت هندی دارد و مولانا نیز در مثنوی‌اش به زیبایی آن را سروده، به شرح زیر است:

 

“این قصه در مورد شش مرد دانا است که آن‌ها را نزد یک فیل می‌برند و از آن‌ها می‌خواهند که فیل را توصیف کنند، اولین مرد کور بدن فیل را لمس کرد و گفت: من می‌دانم فیل چه شکلی است او مثل دیوار است. مرد دوم عاج فیل را لمس کرد و گفت فیل شبیه نیزه است. سومین مرد کور خرطوم آن را لمس کرد و فیل به نظر او مثل مار بود و همین طور داستان ادامه یافت. دم شبیه طناب، گوش شبیه بادبزن، پا شبیه درخت. هیچ کدام نتوانستند به طور کامل فیل را توصیف کنند. بنابراین اگر تو اطلاع مختصری از چیزی داشته باشی هرگز آن چیز را نمی‌شناسی.”

حال فرض کنید در یک سازمان پروژه محور کار می‌کنید و می‌خواهید وضعیت پروژه A را بسنجید. به نزد واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه می‌روید، آن‌ها می‌گویند که این پروژه ۶۰ درصد پیشرفت برنامه‌ای و ۴۰ درصد پیشرفت فیزیکی دارد و از برنامه زمان بندی عقب است و وضعیت خوبی ندارد. واحد کنترل هزینه می‌گوید این پروژه شاخص CPI بالای یک دارد و وضعیت خوبی دارد. واحد مالی می‌گوید این پروژه از نظر دفاتر حسابداری زیان‌ده است و باید چاره‌ای اندیشید. مدیر پروژه می‌گوید: پروژه‌اش باعث افتخار سازمان است، مدیر منابع انسانی می‌گوید این پروژه چون از نیروی امانی استفاده می‌کند باعث شده تعداد زیادی افراد با تحصیلات پایین وارد لیست کارکنان شرکت شود و این برایشان خوشایند نیست. واحد قراردادها می‌گوید از مناقصات و قراردادهای بسته شده در این پروژه راضی است و از نظر آن‌ها این یک پروژه موفق است و واحد QC از کیفیت نتیجه کارهای در پروژه راضی نیست و واحد HSE معتقد است به دلیل آمار بسیار پایین حوادث، این پروژه، موفق‌ترین پروژه سازمان است!

 

خلاصه هر کسی از جنبه خودش راجع به پروژه نظر می‌دهد، به قول شاعر معروف سنایی:

هریکی دیده جزوی از اجزا/ همگان را فتاده ظن خطا

هیچ دل را ز کلی آگه نی/ علم با هیچ کور همره نی

جملگی را خیالهای محال/ کرده مانند غتفره به جوال

از خدایی خلایق آگه نیست/عقلا را در این سخن ره نیست

 

از این داستان دو درس مهم برای پروژه‌ها را می‌توان دریافت کرد:

  • پروژه‌ها را تنها از یک جنبه یا دو جنبه نسنجید، پروژه‌ها را باید با در نظر گرفتن همه جنبه‌ها سنجید، از محدوده و زمان و هزینه و کیفیت گرفته، تا منابع انسانی و ذینفعان و ارتباطات و تدارکات و …

  • تا زمانی که اطلاعات کافی و صحیح از وضعیت پروژه نداشته باشید، نمی‌توانید آن پروژه را به درستی بشناسید و در مورد موفقیت یا عدم موفقیت آن تصمیم‌گیری یا اظهار نظر کنید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

عمومی , مدیریت پروژه

جشن گرفتن به افتخار شکست‌ها

جشن گرفتن به افتخار شکست‌ها

حتمن همه شما بارها تصاویر افتتاح پروژه‌های مختلف توسط مسئولین دولتی را دیده‌اید. بریدن روبان‌ها با قیچی گل‌دار، کنار زدن پرده‌ی تابلوی افتتاح یک مجتمع صنعتی، لبخندهای مسئولین و همراهان و سخنرانی‌های پر‌غرور در خصوص دست‌آوردها و موفقیت‌ها، تصاویر آشنایی هستند که به دفعات دیده‌ایم.

 

اما دست نگه دارید! همه چیز به آن خوبی که شما می‌بینید نیست. حقیقت تلخی پشت این ماجرا نهفته است: نکته پنهان این است که میان «پروژه تمام» شده و «پروژه موفق تمام شده» تفاوت زیادی وجود دارد.

 

تعریف یک پروژه موفق:

یک پروژه موفق، پروژه‌ای است که در «زمان» مقرر و مناسب، با «هزینه‌ای» معقول و نزدیک به برآوردهای اولیه و با «کیفیتی» مناسب و در چارچوب «محدوده» به اتمام برسد.

 

با این تعریف اگر تمام خطوط متروی تهران و سایر کلان‌شهرها، همه خطوط نیمه‌کاره‌ی ریل آهن در اقصی‌نقاط کشور، اتوبان تهران-شمال، استادیوم‌های فوتبال نیمه کاره، پل‌ها، جاده‌ها، سدها، نیروگاه‌ها و صدها و هزاران پروژه نیمه تمام دیگر کشور، همین امروز به اتمام برسند، باز هم پروژه‌های شکست‌خورده و ناموفقی هستند. چون حداقل از نظر زمان و هزینه مطمئنیم که شکست خورده‌اند. در مورد کیفیت و محدوده که خدا عالم است.

 

بنابراین تمام این جشن‌ها، مجالس، سخنرانی‌ها و قیچی‌زدن‌ها، در حقیقت یک نوع جشن و پایکوبی به مناسبت شکست است. مسئولین دولتی که برای این شکست‌ها شادمانی می‌کنند، همانند پدر و مادری هستند که به مناسبت قبولی فرزندشان در امتحانات پایه اول ابتدایی آن‌هم در بیست‌سالگی مهمانی می‌گیرند!

 

البته مقصودم این نیست که در پایان این پروژه‌های شکست خورده مراسم عزا و سینه‌زنی برپا کنیم. تنها هدف بیان این نکته بود که بدانیم یک پروژه به پایان رسیده، لزومن یک پروژه موفق نیست.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.