برنامه ریزی و کنترل پروژه , تأخیرات و ادعا

تفاوت و فرق “تأخیر” با “انحراف” در پروژه‌ها

موضوع این مطلب، بسیار ساده، بدیهی و ابتدایی است، اما متأسفانه بعضاً دیده می‌شود که دو واژه “تأخیر” و “انحراف” به اشتباه و در جای نادرست استفاده می‌شوند.

انحراف چیست؟

فرض کنید درصد پیشرفت برنامه‌ای پروژه‌ای ۷۰ درصد و درصد پیشرفت واقعی پروژه ۳۰ درصد است.
به تفاضل درصد پیشرفت برنامه‌ای و درصد پیشرفت واقعی پروژه، “انحراف” می‌گویند. به عبارتی این پروژه ۴۰ درصد از برنامه زمان‌بندی اولیه انحراف دارد.(انحراف منفی). دقت داشته باشید که تنها با داشتن دو عدد درصد پیشرفت برنامه‌ای و درصد پیشرفت واقعی، نمی‌توانیم در مورد میزان “تأخیر” پروژه اظهار نظر کنیم.

بنابراین باز هم تأکید می‌کنم:
کلمه “انحراف” برای تفاضل درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ای استفاده می‌شود و استفاده از واژه “تأخیر” برای این میزان اختلاف نادرست است. “انحراف” اغلب از جنس درصد پیشرفت است و از جنس روز نیست. پس این جمله که “پروژه الف، ۱۰۰ روز انحراف دارد.” یک جمله اشتباه است.

تأخیر چیست؟

فرض کنید در پروژه‌ای که مدت زمان قرارداد آن شش ماه است، مشغول به کار هستید. شروع پروژه اول تیر و پایان آن، روز ۳۰‌ام آذر است. یعنی تاریخ پایان برنامه‌ای پروژه ۳۰ آذر است. حال فرض کنید در پایان شهریور شما برنامه زمان‌بندی را آپدیت کرده‌اید. یعنی در برنامه اولیه، تاریخ‌های شروع واقعی و درصدهای پیشرفت واقعی را وارد کرده‌اید و برنامه را schedule می‌کنید و فرض کنید در انتهای برنامه قید خاصی هم نداشته باشید. پس از schedule کردن برنامه تاریخ پایان پروژه روز ۳۰‌ام بهمن را نشان می‌دهد. در این حالت پروژه شما ۶۰ روز تأخیر دارد. دو ماه دی و بهمن، بازه زمانی تأخیر پروژه هستند.

بنابراین به تفاضل تاریخ پایان برنامه زمان‌بندی که اطلاعات واقعی در آن وارد و به‌روزرسانی شده است(در پریماورا schedule و در مایکروسافت پراجکت Re schedule شده است) با تاریخ پایان برنامه‌‌ریزی شده، تأخیر می‌گویند. تأخیر از جنس روز است و نه از جنس درصد پیشرفت. پس جمله “پروژه الف، ۱۰ درصد تأخیر دارد” یک جمله اشتباه است.

رابطه تأخیر و انحراف چیست؟

انحراف و تأخیر پروژه لزومن رابطه‌ای با هم ندارند و نمی‌توان از میزان انحراف پروژه در مورد میزان تأخیر آن اظهار نظر کرد و بالعکس. به عبارتی ممکن است پروژه‌ای انحراف نداشته باشد، اما تأخیر داشته باشد. یا پروژه‌ای انحراف داشته باشد اما تأخیر نداشته باشد. درصد پیشرفت کل پروژه و به طبع آن میزان انحراف کل پروژه، مستقل از روابط بین فعالیت‌ها و مسیر بحرانی پروژه محاسبه می‌شود. (به همین علت است که در برخی از پروژه‌ها، درصد پیشرفت واقعی و حتی برنامه‌ای پروژه و میزان انحراف پروژه را در یک فایل اکسل که در آن روابطی بین فعالیت‌ها نیست، محاسبه می‌کنند.)
اما محاسبه تأخیر کاملاً و صد درصد وابسته به روابط بین فعالیت‌ها و همین طور وابسته به مسیر بحرانی پروژه است.

تأخیر مهم‌تر است یا انحراف؟

هم تأخیر و هم انحراف موارد مهمی هستند که بایستی در دوره‌های مختلف پروژه بررسی و آنالیز شوند. قبلن مطلبی در مورد آنالیز تأخیر و انحرافات پروژه نوشته بودم که از لینک زیر می‌توانید آن را مطالعه کنید:

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه

اما اگر نظر شخصی مرا بخواهید که معمولن نظر شخصی من از دیدگاه پیمانکاری است، تأخیر مقداری اهمیت بیش‌تری نسبت به انحراف دارد. چرا که هر چقدر بیشتر به بحث تأخیر پرداخته شود و سهم خودمان به عنوان پیمانکار و سهم کارفرما و مشاور از این تأخیر در طول پروژه آنالیز و تحلیل شود و در طول پروژه با آنالیزها و تحلیل‌ها و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، بتوانیم سهم خودمان را به عنوان پیمانکار از تأخیر پروژه به حداقل برسانیم، در پایان پروژه کار راحت‌تری در مجاز کردن تأخیرات پروژه و کلیم‌های بعد از آن خواهیم داشت. هرچند بحث انحراف نیز در جای خود مهم است و باید به صورت مرتب در طول پروژه مانتیور،کنترل و آنالیز و تحلیل شود.

تأخیر در مقایل تعجیل/ انحراف مثبت در مقابل انحراف منفی

همان طور که در بالا گفته شد، در صورتی که تاریخ پایان برنامه به‌روز‌رسانی شده از تاریخ پایان برنامه‌ریزی شده بیشتر و دیرتر باشد، پروژه تأخیر دارد. اما اگر تاریخ پایان برنامه به روز رسانی شده، کم‌تر و زودتر از تاریخ پایان برنامه‌ریزی شده باشد، پروژه تعجیل دارد. به عبارتی تعجیل نقطه مقابل تأخیر است.

اما در مورد انحراف کلمه‌ای که در مقابلش باشد نداریم. بلکه انحراف مثبت داریم و انحراف منفی. واضح است که اگر درصد پیشرفت واقعی پروژه، کم‌تر از درصد پیشرفت برنامه‌ای باشد، پروژه انحراف منفی دارد و اگر درصد پیشرفت واقعی بیش‌تر از درصد برنامه‌ای باشد، پروژه انحراف مثبت دارد.

نکته مهم این است که هم تأخیر و تعجیل و هم انحراف مثبت و انحراف منفی، بایستی در طول پروژه آنالیز و تحلیل شوند. به بیان دیگر اینکه فرض کنیم در پروژه تعجیل و انحراف مثبت داریم و شرایطمان خیلی خوب است، دلیل نمی‌شود که این میزان تعجیل و انحراف مثبت بررسی و تحلیل نشود، شاید یک جای کار می‌لنگد که همه چیز این قدر خوب است!

در پایان توصیه می‌کنم مطالب زیر را، (نوشته‌های مهندس نادر خرمی‌راد عزیز در همین ارتباط) مطالعه کنید:

سایر مطالب مرتبط با این نوشته:

آنالیز تأخیر و انحراف پروژه
مجاز کردن تأخیرات پروژه، خدمت یا خیانت؟

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , پریماورا

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار پریماورا Primavera P6 از شما بپرسند.

معمولن در مصاحبه‌های شغلی موقعیت‌های کاری مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یکی از متداول‌ترین سوالات که از فرد متقاضی کار پرسیده می‌شود، سوالات تخصصی و فنی در خصوص نرم‌افزارهای تخصصی این فیلد کاری است. بسته به این‌که نرم‌افزاری که در پروژه‌های آن شرکت مورد استفاده است چیست، معمولن سوالاتی تخصصی در مورد آن نرم‌افزار در مصاحبه‌های شغلی پرسیده می‌شود تا میزان مهارت متقاضی آن شغل سنجیده شود.

من سعی کردم لیستی از این سوالات احتمالی را در خصوص نرم افزار پریماورا Primavera p6 تهیه کنم. اما ذکر چند نکته قبل از خواندن این سوالات ضررویست:

۱- این سوالات لزومن شاید همه سوالات درست و صحیح و با کاربرد واقعی نباشند، اما تجربه ثابت کرده است که برخی از آن‌ها که شاید چندان منطقی هم نیستند ممکن است در جلسات مصاحبه شغلی پرسیده ‌شوند.
۲- تمام سوالاتی که در مصاحبه شغلی در مورد نرم‌افزار پریماورا پرسیده می‌شود، تنها محدود به موارد زیر نیست و شاید سوالات دیگری نیز باشد که از قلم افتاده‌اند.
۳- حتی اگر قصد حضور در یک مصاحبه شغلی را ندارید، خواندن این سوالات و جواب دادن به آن‌ها باعث می‌شود یک تخمین کلی از مهارت خودتان در نرم افزار Primavera به دست بیاورید. (اگر فرض کنیم هر سوال نیم نمره دارد، بعد از خواندن هر چهل سوال حساب کنید از ۲۰ نمره به خودتان چه نمره‌ای می‌دهید.)

اما سوالات:
۱- نحوه نصب کردن نرم‌افزار P6 چگونه است؟
۲- آیا تا به حال یک ساختار شکست و یک برنامه زمان‌بندی را در پریماورا تهیه کرده‌اید؟ مراحل کار را از ابتدا تا انتها قدم به قدم توضیح دهید.
۳- نحوه انتقال یک WBS تهیه شده از اکسل به پریماورا چگونه است؟
۴- نحوه ایجاد EPS و OBS و WBS در پریماورا چگونه است؟
۵- در خصوص انواع تقویم Calendar، انواع Duration type، انواع قیدها Constraint توضیح دهید.
۶- نحوه تعریف و تخصیص baseline در P6 چگونه است؟
۷- چه طور می‌توانید اوزان فیزیکی محاسبه شده در اکسل را به برنامه زمان‌بندی در P6 منتقل کنید؟
۸- چه روش‌هایی برای آپدیت کردن و به روز نمودن و Actual کردن برنامه زمان‌بندی در P6 وجود دارد؟ مراحل آپدیت کردن یک برنامه زمان بندی را از ابتدا تا انتها توضیح دهید.
۹- نحوه استخراج S CURVE برنامه Baseline از یک برنامه زمان‌بندی در P6 را توضیح دهید.
۱۰- نحوه استخراج S CURVE برنامه Actual از یک برنامه زمان‌بندی در P6 را توضیح دهید.
۱۱- نحوه استخراج منحنی موزی از یک برنامه زمان‌بندی در P6 را توضیح دهید.
۱۲- تفاوت کاربرد ACTIVITY ID با ACITIVITY CODE و WBS در پریماورا چیست؟
۱۳- نحوه تعریف activity code برای پروژه چگونه است؟
۱۴- نحوه تعریف و تخصیص مدارک(WPS) به پروژه در پریماورا چگونه است؟
۱۵- نحوه استخراج Cash flow از برنامه زمان‌بندی در پریماورا چگونه است؟
۱۶- در خصوص فیلدهای سفارشی در پریماورا توضیح دهید. (نحوه سفارشی‌سازی یک فیلد و کاربرد آن)
۱۷- چگونه می‌توان فعالیت‌های دو هفته آینده را از برنامه زمان‌بندی فیلتر و استخراج کرد؟
۱۸- چگونه می‌توان فعالیت‌هایی که در مسیر بحرانی پروژه هستند و هنوز آغاز نشده‌اند، اما طی دو ماه آینده طبق برنامه باید آغاز شوند را فیلتر و استخراج کرد؟
۱۹- میزان “انحراف” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در پریماورا محاسبه می‌شود؟
۲۰- میزان “تأخیر” پروژه از برنامه زمان‌بندی بیس‌لاین چگونه در پریماورا محاسبه می‌شود؟
۲۱- در اواسط پروژه چگونه می‌توانید پیش‌بینی تاریخ پایان پروژه را در پریماورا محاسبه کنید؟
۲۲- برای محاسبه و آنالیز تأخیرات پروژه در پریماورا از چه روشی استفاده می‌کنید؟
۲۳- نحوه انتقال یک برنامه زمان‌بندی از پریماورا به اکسل و یا به مایکروسافت پراجکت و بالعکس چگونه است؟
۲۴- چگونه می توانید ACTIVITY ID های یک برنامه زمان‌بندی را به تفکیک سطح ۳ ساختار شکست تغییر دهید؟
۲۵- نحوه تخصیص و تسطیح منابع در پریماورا P6 چگونه است؟
۲۶- اگر در برنامه زمان‌بندی منابع را جهت فعالیت‌ها تخصیص داده باشید، به منظور وارد کردن اوزان فیزیکی در برنامه از چه روشی استفاده می‌کنید؟
۲۷- چگونه می‌توان هیستوگرام منابع را از برنامه زمان‌بندی نوشته شده در پریماورا استخراج کرد؟
۲۸- چگونه می‌توان در یک برنامه زمان بندی و در پریماورا فعالیت‌های open end را شناسایی کرد؟
۲۹- نحوه استفاده از ابزار Curtain در نرم افزار P6 چیست؟
۳۰- در خصوص نحوه استفاده از ابزار Global Change در نرم افزار پریماورا توضیح دهید.
۳۱- تفاوت Resource و Role در نرم افزار P6 چیست؟
۳۲- کاربرد ابزار Dissolve در نرم افزار P6 چیست؟
۳۳- تفاوت‌های محاسبه پیشرفت برنامه‌ریزی شده، پیشرفت واقعی، Activity % Complete، محاسبه Duration % Complete، Units % Complete، Physical % Complete، Performance % Complete در پریماورا چیست و هر کدام چگونه محاسبه می‌شود؟
۳۴- نحوه انجام محاسبات EVM در پریماورا P6 چگونه است؟
۳۵- نحوه استفاده از LAY OUT‌های مختلف در نرم‌افزار P6 چگونه است؟
۳۶- انواع فعالیت‌ها در پریماورا (Activity type) را نام ببرید و هرکدام را توضیح دهید.
۳۷- نحوه Summarize کردن در پریماورا را توضیح دهید.
۳۸- در خصوص تکنیک‌های مدیریت ریسک و مدیریت آستانه‌های پذیرش و مدیریت Issues در پریماورا توضیح دهید.
۳۹- نحوه استفاده از ابزار Claim Digger را در پریماورا توضیح دهید.
۴۰- در خصوص نحوه تعریف User Name و Password برای کاربران و محدود کردن سطوح دسترسی آنان در پریماورای تحت شبکه توضیح دهید.
۴۱- نحوه به اشتراک گذاشتن منابع در چندین پروژه به صورت همزمان را توضیح دهید.
۴۲- روش‌های شمسی‌سازی تاریخ‌ها در نرم‌افزار P6 را توضیح دهید.
۴۳- نحوه استفاده از Primavera time sheet جهت ثبت کارکرد نیروهای واحد مهندسی شرکت را توضیح دهید.
۴۴- از کدام یک از گزارشات خروجی نرم افزار پریماورا تا کنون استفاده کرده‌اید؟

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

 

در همین ارتباط بخوانید:

تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه:

برای یادگیری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و نرم‌افزارهاش به چه کلاس و دوره آموزشی برم؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه , پریماورا

آموزش باز کردن یک فایل پریماورای ذخیره شده با نسخه بالاتر

شاید برای شما هم پیش اومده که یک فایل پریماورا با فرمت .xer (یعنی فایلی که از نرم افزار p6 اکسپورت گرفته شده) دریافت کنید که با نسخه فعلی نرم افزار پریماورای نصب شده روی سیستم شما باز نشه. به عنوان مثال فرض کنید شما نرم افزار primavera نسخه ۱۵٫۱ روی سیستم خودتون دارید و برنامه زمان بندی که برای شما ارسال شده با نسخه ۱۶٫۱ ذخیره شده. در این حالت بدیهیه که مثل همه نرم ازفراهای دیگه شما نمی تونید فایل ذخیره شده با نسخه بالاتر رو باز کنید.

اما من میخواهیم یک راه حل بسیار ساده در این خصوص به شما یاد بدهم بدون اینکه احتیاج داشته باشید نرم افزار p6 با نسخه بالاتر رو روی سیستم خودتون نصب کنید.
در فیلم زیر این روش بسیار ساده توضیح داده شده:

 

برنامه ریزی و کنترل پروژه

تخصص‌های مورد نیاز یک کارشناس حرفه‌ای برنامه ریزی و کنترل پروژه:

یک کارشناس حرفه ای برنامه ریزی و کنترل پروژه باید به این موارد اشراف داشته باشه:

– تسلط کامل به دانش و اصول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
– تسلط به مفاهیمی همانند استخراج scope از قرارداد، تهیه WBS، تهیه برنامه زمان‌بندی، تخصیص و تسطیح منابع، مدیریت هزینه پروژه‌ها، مدیریت ریسک، به روز نمودن و کنترل پیشرفت برنامه‌های زمان بندی، تهیه برنامه‌های اجرایی کارگاهی، تهیه برنامه‌های زمان بندی جبرانی
– تسلط به نرم افزار PRIMAVERA P6
– تسلط به نرم افزار Microsoft project
– تسلط کامل به نرم افزارهای بسته آفیس (به خصوص word, PowerPoint و اکسل، و به خصوص اکسل)
– آشنایی با راهنمای PMBOK و متدولوژی PRINCE2
– آشنایی با مباحث قراردادی پروژه‌ها
– توانایی مجاز کردن تأخیرات زمانی پروژه‌ها و تهیه کلیم‌های مالی
– توانایی تهیه و ارائه گزارشات تحلیلی پیشرفت پروژه
– تونایی عکس‌برداری مناسب و آرشیو تصاویر پیشرفت پروژه‌ها
– توانایی آنالیز تأخیرات پروژه و استخراج دلایل ریشه‌ای تأخیرات
– توانایی برقراری ارتباطات و تعامل گسترده با همه ذینفعان پروژه (از ذینفعان داخلی مانند مدیر پروژه و سرپرست کارگاه و همکاران اجرایی و فنی گرفته تا عوامل کارفرما و مشاور) و روابط عمومی مناسب
– توانایی نامه نگاری و مکتوب نمودن صورتجلسات با ادبیات مناسب
– توانایی تهیه دستورالعمل های برنامه ریزی و کنترل پروژه
– دقت و صحت و پشتکار و سرعت و پیگیری بالا در تهیه برنامه‌ها و گزارشات و کلیم‌ها و نامه‌ها و مسئولیت‌پذیری بالا نسبت به پروژه و شرکت
– توانایی کار در پروژه‌های خارج از شهر یا اعزام مأموریت به پروژه های دور
– آشنایی نسبی و کلی با حوزه تخصصی و نوع صنعتی که در آن پروژه فعال است. (به عنوان مثال آشنایی کلی با فعالیت و فرایندهای ساختمانی در پروژه‌های ساختمانی یا آشنایی کلی با فرآیندهای صنعت نفت در پروژه‌های صنعت نفت و گاز)
– این لیست تنها محدود به موارد بالا نیست (شما می‌توانید این لیست را کامل‌تر کنید)

خبر خوب: شما می‌توانید تمامی این تخصص‌ها رو کسب کنید. وقتی این تخصص‌ها را کسب کردید، دیگر لازم نیست شما به دنبال کار بروید، کار(کارفرماها، مدیران پروژه ها و شرکت‌ها) به دنبال شما خواهند آمد.

خبر بد: کسب این تخصص‌ها یک روزه و یک ماهه و یک ساله امکان پذیر نیست، سال‌ها تلاش و اراده و تجربه می‌خواهد. سال ها مطالعه کتاب و شرکت درکلاس و دوره و سمینار و سوال از متخصصین و تجربه عملی و حتی چند مورد شکست و ناکامی لازم است تا یک کارشناس ساده تبدیل به یک متخصص واقعی شود.

 

پی نوشت۱: سیلابس دروس دانشگاه ها، درسها و واحدهایی که در دانشگاه پاس می کنید، هر روز و هر سال فاصله بیشتری از واقعیات و نیازهای بازار کار می گیرند. این عین واقعیت است که سیستم دانشگاهی ما و اساتید ما نتوانستند متناسب با واقعیات بیرون، خود را به روز و آپدیت کنند. هنوز در دانگشاه ها یک درس سه واحدی به نام کنترل پروژه تدریس می شود که فاصله فراوانی میان آنچه که تدریس می شود و آنچه در دنیای واقعی کار اجرا می شود، وجود دارد. در هیچ دانگشاهی به صورت جدی و عملی نرم افزارهایی مانند پریماورا و پراجکت و یا اکسل کاربردری تدریس نمی شود.

به عبارتی لزوم داشتن مدرک لیسانس یا ارشد از یک دانشگاه خوب و با یک معدل خوب، تضمین کننده شانس خوب شما در بازار کار نیست. در بازار کار به مهارتهای نرم افزاری، تجربی و عملی شما نگاه میکنند و نه نام دانشگاه و معدل و حتی اسم رشته. بنده خودم هنگامی که دنبال یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه جهت استخدام در پروژه می گردم، تنها آیتمی که ذره ای برایم مهم نیست، رشته تحصیلی و معدل و نام دانشگاه و ارشد یا لیسانس بودن اوست. چرا که در پروژه به مهارت ها و تخصص های موردنیاز یک کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه نیاز داریم و نه مدرک ارشد و یا معدل بالا یا دانشگاه خیلی خوب و حتی نه لزومن مهندس صنایع بودن.

(این مطلب رو در کانال تلگرام فرصتهای شغلی برنامه ریزی و کنترل پروژه نوشته بودم که متأسفانه یک سری دوستان کم لطفی کردند و در بعضی از کانالها و سایت ها بدون ذکر منبع کپی پیست کردند. دیدم حالا که همه دارند کپی می‌کنند، چرا خودم مطلبی که خودم نوشتم رو در سایتم کپی نکنم)

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

 

در همین ارتباط بخونید:

برای یادگیری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و نرم‌افزارهاش به چه کلاس و دوره آموزشی برم؟

چهل سوالی که ممکن است در یک مصاحبه شغلی در خصوص نرم‌افزار پریماورا Primavera P6 از شما بپرسند.

ده اشتباه مهلک در رزومه نویسی