برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

برنامه زمان بندی پروژه نرم افزاری

برای من که تمام سابقه کاریم در پروژه‌هایی مانند سدسازی و نیروگاه برق‌آبی، نیروگاه گازی و سیکل ترکیبی، پالایشگاه و پتروشیمی بوده همیشه پروژه‌های نرم‌افزاری یک ابهام و یک بخش ناشناخته بوده و هست. قضیه وقتی برام جالب‌تر شد که فهمیدم که تعداد زیادی از هم‌صنفان ما در خارج از ایران، یعنی کارشناسان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در کشورهایی مانند آمریکا و کانادا در صنعت IT و نرم‌افزار کار می‌کنند.

صنعت IT و نرم افزار در حال حاضر یکی از پیشروترین صنعت‌ها در دنیاست و گواه این امر هم اینه که شرکت‌هایی مانند فیس‌بوک و گوگل و آمازون از نظر گردش مالی و سود خیلی جلوتر از بزرگترین شرکت‌های نفت و گاز و امثالهم در دنیا هستند و از اون مهم‌تر اینه که به دلیل ماهیت این صنعت به صورت مرتب در این صنعت پروژه تعریف میشه و خب هر جا پروژه تعریف میشه، سر و کله برنامه‌ریزی و کنترل پروژه هم پیدا میشه و علم مدیریت پروژه در صنعت IT هم خیلی کاربرد داره.

لذا شروع کردم به مطالعه موارد مربوط به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در صنعت IT. اول از همه خیلی دلم می‌خواست یک ساختار شکست (WBS) و برنامه زمان‌بندی از پروژه‌های نرم افزاری ببینم. در templateهای خود نرم افزارهای MSP و P6 می‌توانید نمونه‌هایی از برنامه‌های زمان‌بندی پروژه‌های نرم افزاری رو پیدا کنید. علاوه بر اون یک نمونه برنامه زمان‌بندی خیلی خوب و کامل از یک پروژه نرم‌افزاری از اینترنت دانلود کردم که شما هم می‌توانید این نمونه برنامه زمان‌بندی رو از لینک زیر دانلود کنید.

لینک دانلود: برنامه زمان‌بندی یک پروژه توسعه نرم‌افزار
پسوورد فایل: sharifiz.com

درسته که پروژه‌ها منحصر به فرد هستند اما کلیت ساختار شکست خیلی از پروژه‌های نرم افزاری تقریبن یکسان هست. مثلن در سطح دوم ساختار شکست این پروژه‌ها معمولن موارد زیر رو می‌توانید ببینید:
Software Development Project:
Project Launch
Acquire Resources
Requirement Definition
Detailed Design
System Configuration
Acquire and Install System
Application Development
Data Migration
System Documentation
Testing
Training
Production Implementation
CLOSE-DOWN

برای دیدن سایر فعالیت‌ها و روابط بین اون‌ها، بهتره خودتون برنامه زمان‌بندی رو دانلود کنید و بررسیش کنید.
در ادامه باز هم در مورد پروژه‌های نرم افزاری خواهم نوشت.

این برنامه زمان‌بندی را از کانال تلگرام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه نیز می‌توانید دانلود کنید.
کانال تلگرام برنامه‌ریزی و کنترل پروژه:
https://t.me/sharifizcom

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

محاسبات EVM در نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت

اغلب گزارشات و محاسباتی که همکاران ما در مورد مدیریت ارزش حاصله یا Earned Value Management انجام می‌دهند، در نرم‌افزار اکسل انجام می‌شود. غالباً همکاران اطلاعات پایه‌ای EVM همانند مقادیر EV,PV,AC را در اکسل وارد می‌کنند و همانجا با فرمول‌های EVM، شاخص‌های مدیریت ارزش حاصله مانند SPI و CPI را محاسبه می‌کنند.

 

اما هر دو نرم‌افزار معروف برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، یعنی  MSPو PRIMAVERA این قابلیت را دارند که محاسبات EVM را انجام دهند. کاری که در ایران کم‌تر معمول است. چرا که در روش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به سبک ایرانی، تعریف و تخصیص منابع و ثبت هزینه‌ها در برنامه‌های زمان‌بندی چندان رایج نیست.

 

 

برای آشنایی شما با انجام محاسبات EVM در برنامه زمان‌بندی، یک فایل برنامه زمان‌بندی که در نرم افزار مایکروسافت پراجکت (MSP) نوشته شده را برای دانلود در اختیارتان قرار می‌دهم.

 

لینک دانلود برنامه زمان‌بندی MSP، شامل محاسبات EVM

(پسوورد فایل زیپ: sharifiz.com)

 

در این برنامه زمان‌بندی منابع برای فعالیت‌ها تعریف و تخصیص داده شده است و اطلاعات مورد نیاز جهت محاسبه EVM نیز در برنامه وارد شده. برنامه آپدیت و Actual نیز شده و حدود پنجاه درصد پیشرفت دارد. شما برای دیدن گزارشات EVM  در نرم افزار msp، می‌توانید از مسیر زیر این گزارشات را مشاهده کنید:

Report>cost>Earned Value Report

 

شما می توانید از ویدئوی زیر برای مشاهده چگونگی ایجاد گزارش EVM در MSP استفاده کنید.


خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

وزن دهی به فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت

در مطلب قبلی در پاسخ سوال یکی از خوانندگان وبلاگ در خصوص نحوه ی وزن دهی به فعالیت ها یک مقدمه مختصر نوشتم. حالا بعد از محاسبه اوزان فیزیکی هر فعالیت چه جوری اونا رو وارد نرم افزار پراجکت کنیم؟ این جا دو حالت رو در نظر می گیریم. حالت اول اینه که برای برنامه منابع تعریف نکرده باشیم. توضیح مفصل این روش رو نادر خرمی راد تو وبلاگش خیلی قشنگ نوشته. اینجا(راهی ساده برای محاسبه پیشرفت فیزیکی در پراجکت)

اما حالت دوم وقتیه که منابع رو هم وارد برنامه کردید و دیگه مثل روشی که مهندس خرمی راد گفت نمی تونید تو فیلد WORK، اوزان فیزیکی رو وارد کنید. پس گام به گام با من همراه بشید تا بهتون بگم چیکار کنید:

تو نمای گانت چارت، یکی از فیلدهای NUMBER (مثلاً NUMBER1) رو اضافه کنید. تو این فیلد اوزان فیزیکی فعالیت ها رو وارد کنید. روی این فیلد راست کلیک کنید و CUSTOM FIELDS رو انتخاب کنید. تو کارد باز شده می تونید فیلد رو سفارشی کنید. مثلاً اسمش رو تغییر بدید(بذارید W.F : WEIGHT FACTOR) در قسمت ROLLUP هم از لیست SUM رو انتخاب کنید تا بتونید مجموع اوزان فعالیت ها رو تو فعالیت مادر و همچنین کل پروژه ببینید. (بدیهی است که مجموع اوزان فیزیکی فعالیت ها باید ۱۰۰ بشه)

خوب حالا شما اوزان رو وارد کردید و حالا می خواهید درصد پیشرفت فیزیکی پروژه را حساب کنید. برای این کار یک فیلد number دیگه اضافه کنید و باز هم همون کادر CUSTOM FIELDS رو برای ستون جدید باز کنید. در کادر باز شده روی دکمه formula کلیک کنید و این فرمول رو بنویسید:
(%Complete*Number1)/100

(برای وارد کردن فرمول سعی کنید از علائم موجود در کادر استفاده کنید) در این فیلد هم در قسمت ROLLUP گزینه مجموع رو انتخاب کنید. اسم فیلد رو هم می توانید عوض کنید.(مثلاً بذارید درصد پیشرفت فیزیکی)

حالا فیلد های complete, %work complete %رو اضافه کنید. با وارد کردن مقادیر درصد پیشرفت در فیلد %complete می توانید درصد پیشرفت فیزیکی رو تو اون فیلدی که فرمول نویسی کرده بودید ببینید. برای آپدیت کردن پروژه هم می تونید از همین فیلد استفاده کنید.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.

برنامه ریزی و کنترل پروژه , مایکروسافت پراجکت

اوزان فیزیکی فعالیت های پروژه

در پست قبلی جواب سوال یکی از خوانندگان وبلاگ رو نوشته بودم. و حالا سوال دوم ایشون که سوال خیلی از افراد دیگه هم هست و یک مطلب بسیار ساده می باشد:

«مي شه لطفا» بگيد چطوري مي شه توي msp وزن داد به فعاليت ها. برنامه زماني كه قبلا» واسه پروژه هامون مي نوشتيم خيلي كلي بود. حالا مي خوان كه وزن ريالي و حجمي و زماني را هم مشخص كنيم. اگر ممكنه مي شه بگيد چطوري مي شه اين كارو كرد؟»

و اما جواب:
اول از همه باید بدونیم «وزن هر فعالیت» یعنی چی و اصلاً با چه هدفی اون رو محاسبه می کنیم. می دونید که فعالیت های هر پروژه تفاوت های زیادی از نظر حجم کاری، هزینه، استفاده از منابع و… با همدیگر دارند و خیلی کم پیش میاد(یا اصلاً هرگز پیش نمیاد) که همه فعالیت های یک پروژه از هر نظر مشابه هم باشند. به همین خاطر به فعالیت های مختلف وزن می دهند تا تأثیرشون در درصد پیشرفت فعالیت های مادر و همچنین درصد پیشرفت کل پروژه مطابق با اهمیت هر فعالیت باشد.

مبنای محاسبه وزن فیزیکی:
در مورد مبنای محاسبه وزن هر فعالیت بحث های زیادی انجام شده و پروژه های مختلف از روش های مختلف برای وزن دهی فعالیت ها استفاده می کنند. اما معمولاً از ۶ روش به عنوان مبنای وزن دهی استفاده می کنند. وزن دهی به فعالیت ها بر اساس: ۱- هزینه فعالیت ۲- مدت زمان فعالیت ۳- حجم کاری فعالیت ۴- استفاده از منابع(نفر-روز) ۵- نظرات کارشناسی و ۶- ترکیبی از پنج روش فوق

این که کدوم روش رو انتخاب می کنید بستگی به نوع WBS پروژه، نوع پروژه و نوع فعالیت ها و خیلی مسائل دیگه داره.

از نظر من بهترین روش برای وزن دهی، بر اساس حجم کاری فعالیتهاست. ولی خوب اغلب نمی تونیم از این روش استفاده کنیم. چون همیشه در عمل تعداد و تنوع فعالیت ها زیاده و چون واحد احجام فعالیت های مختلف فرق می کنه، همیشه نمیشه از این روش استفاده کرد. برای رفع این مشکل از یک واحد یکسان برای وزن دهی به فعالیت ها استفاده می کنیم. مثلاً هزینه فعالیت یا زمان اون رو به عنوان مبنای وزن دهی انتخاب می کنیم. اما این روش ها هم ایرادات خودشو داره! مثلاً ممکنه یک فعالیت هزینه زیادی داشته باشه ولی حجم کمی داشته باشه! بعد از وزن دهی بر مبنای احجام کاری دومین روش برتر استفاده از واحد نفر-روز به عنوان مبناست.

در مجموع وزن دهی فعالیت های پروژه یک کار سنگین و فوق العاده مهمه که معمولاً یک بار و اون هم در ابتدای پروژه انجام میشه و باید سعی کنیم که اون رو تا آخر پروژه تغییر ندیم. اما در خیلی از موارد هم می تونیم از اوزان فعالیت ها جهت سواستفاده در محاسبه درصد پیشرفت دلخواهمون استفاده کنید و کلاً بازی کردن با اوزان می تواند دست شما را در خیلی از مسائل باز بگذارد. (به خصوص در پروژه هایی که مبنای پرداخت مالی کارفرما به شما، درصد پیشرف پروژه باشد).اما چند نکته ریز و البته بدیهی:

۱- دو روش بری وزن دهی به فعالیت ها وجود داره: الف) وزن دهی از پایین به بالا ب)وزن دهی از بالا به پایین. در روش اول فقط بسته های کاری(سطح آخر WBS) رو در نظر می گیریم و کاری به سطح های بالاتر نداریم. اما در روش از بالا به پایین وزن بسته های کاری با توجه به فعالیت های سطح بالاتر WBS محاسبه می شود. کلاً روش دوم، معقول تر و حرفه ای تره.
۲- وزن فیزیکی سهم هر فعالیت از ۱۰۰ درصد حجم کل پروژه را نشان می دهد. به عبارتی وقتی میگیم وزن یک فعالیت ۱۰ است، یعنی اگر این فعالیت تکمیل شود، درصد پیشرفت فیزیکی پروژه ۱۰ درصد خواهد بود.
۳- جمع اوزان فیزیکی فعالیت ها پروژه باید ۱۰۰ یا مضربی از ۱۰۰شود.

به نظرم رسید که این مقدمه خلاصه رو حتماً باید قبل از توضیح مربوط به MSP بگم. هرچند خیلی خلاصه و اجمالی گفته شده و حتماً برای تکمیل اطلاعاتتون به کتاب های مربوطه و سایر منابع مراجعه کنید. در پست بعدی راجع به نحوه ی وزن دهی به فعالیت ها در پراجکت توضیح خواهم داد.

خواهش می کنم بدون ذکر منبع کپی نکنید.