تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی

در مطلب “مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها“، لیستی از تفاوت‌ها رو ارائه کردم و قرار شد به مرور راجع به هرکدام بنویسم. در اولین مطلب در خصوص برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning نوشتم که از این لینک می‌توانید آن را مطالعه کنید:
برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning

اما حالا می‌رسیم به یکی از مهم‌ترین ضعف‌های برنامه‌های زمان‌بندی در کشورمان که مشکل عدم تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمان‌بندی است. اما چرا اکثر همکاران ما غالبن از تعریف و تخصیص منابع فعالیت‌ها در برنامه زمان‌بندی فراری هستند؟

این دلایل به ذهنم می‌رسد:

۱- برنامه‌ریزی از انتها به ابتدا

روال متداول تهیه برنامه‌ریزی در ایران گاهی با روال عادی آن تفاوت دارد. روال متداول منطقی این است که شما پس از تهیه WBS، مدت زمان فعالیت‌ها و روابط بین آن‌ها و منابع مورد نیاز هر فعالیت را برآورد کنید و پس از تعیین ماکزیمم سطح دسترسی به هر منبع، اضافه تخصیص منابع یا همان OVER ALOCATE ها رو حذف کنید و به اصطلاح تسطیح منابع انجام دهید و آن موقع شما یک برآورد مستدل و منطقی از مدت زمان اجرای پروژه خواهید داشت. اما غالبن این گونه نیست و تاریخ‌های شروع و پایان پروژه و مدت زمان پروژه از قبل مشخص است و شما مجبورید به عنوان یک برنامه‌ریز، برنامه زمان‌بندی را درون آن تاریخ‌های از پیش تعیین شده بگنجانید و یا به اصطلاح SET کنید.

به عنوان مثال خاطرتان هست که در دولت دهم پروژه‌های فازهای عسلویه در قالب پروژه‌های ۳۵ ماهه تعریف شد و همه برنامه‌ریزی‌ها می‌بایستی در قالب همان ۳۵ ماه دستوری از قبل تعیین شده گنجانده می‌شد. یا پروژه‌هایی هستند که تاریخ پایان آن‌ها فارغ از کلیه مسائل برنامه‌ریزی، ۲۲ بهمن یا هفته دولت و امثالهم است.

در چنین حالتی عملن شما نمی‌توانید آن گونه که شایسته است به تعریف و تخصیص منابع بپردازید و حتی اگر منابع را به درستی تعریف کنید و ماکزیمم سطح دسترسی به هر منبع نیز موجود باشد، پس از تسطیح منابع، برنامه زمان‌بندی شما به هم خواهد ریخت و شاید آن Targetهای زمانی مد نظر محقق نشود. در این حالت یا مجبور به اضافه کردن منابع می‌شوید یا حداکثر سطح دسترسی به منابع را تغییر می‌دهید که این کار ممکن است باعث شود برنامه‌ریزی منابع شما غیرواقعی گردد. چرا که اولن تارگت زمانی مشخص شده غیرواقعی بوده و آن تعداد منابع اضافه‌ای که شما در برنامه می‌گنجانید نیز هرگز در پروژه تهیه نخواهد شد.

۲- نامشخص بودن اسکوپ پروژه‌ها و احجام کاری

خیلی اوقات شما واقعن قصد دارید در پروژه منابع را وارد برنامه زمان‌بندی کنید اما اسکوپ پروژه شما به صورت کامل مشخص نیست و یا هنوز نقشه‌های اجرایی و دیتیل کار به دست شما نرسیده است. طبیعی است که در این حالت شما نمی‌توانید برآوردی از احجام کاری داشته باشید و به طبع آن، بدون داشتن احجام کاری نمی‌توانید منابع مورد نیاز فعالیت‌ها را برآورد کنید.

به عنوان مثال فرض کنید شما در پروژه EPC ساخت یک پالایشگاه قصد برآورد منابع جهت برنامه زمان‌بندی بخش Construction را دارید، ولی به دلیل عدم اتمام فاز مهندسی هنوز نمی‌دانید چه فونداسیون‌هایی در پروژه دارید و این فونداسیون‌ها چه ابعادی دارند و به طبع آن نمی‌توانید احجام آیتم‌هایی مانند خاک‌برداری و آرماتوربندی و بتن‌ریزی پروژه را برآورد کنید و خب وقتی برآوردی از این احجام ندارید، نمی‌توانید برآورد منابع مورد نیاز فعالیت‌ها را داشته باشید. در این حالت یک برآورد راف نیز می‌تواند خطای زیاد و اختلاف قابل توجهی با واقعیات پروژه داشته باشد.

۳- حجم زیاد کار تعریف، تخصیص و تسطیح منابع

اگر روزی در یک پروژه بزرگ همانند ساخت یک نیروگاه یا یک مجتمع پتروشیمی یا ساخت یک سد بخواهید در برنامه زمان‌بندی منابع وارد کنید، با حجم زیادی از کار مواجه خواهید شد. شما باید منابع نیروی انسانی، ماشین‌آلات و متریال و مصالح را ابتدا تعریف کنید و بعد ماکزیمم سطح دسترسی به این منابع را نیز تعریف نمایید و به تک‌تک فعالیت‌های پروژه این منابع را تخصیص دهید و سپس منابع را تسطیح کنید و در اکثر مواقع نیز گزینه تسطیح اتوماتیک منابع توسط نرم‌افزار، راهکار مناسبی نیست و شما مجبور می شوید به صورت دستی منابع را تسطیح کنید که خب در پروژه با چند هزار فعالیت چندان کار ساده‌ای نیست و از آن گذشته پس از انجام کلیه مراحل قبل، شما در طول پروژه می‌بایستی هم‌زمان با آپدیت و اصطلاحن actual کردن زمان‌ها و درصد پیشرفت‌ها، مقادیر منابع را نیز آپدیت و مقادیر واقعی آن را نیز وارد کنید که این هم کار زمان‌بری است. به عبارتی هر چه پروژه بزرگ‌تر و پیچیده‌تر باشد، حجم کاری که در خصوص منابع بایستی انجام شود، بزرگ‌تر و پیچیده‌تر خواهد بود و لذا خیلی از همکاران ما به دلیل حجم بالای این کار از انجام آن طفره می‌روند.

از آن گذشته بعضی اوقات واقعن کار تخصیص منابع در پروژه‌ها سخت و پیچیده می‌شود. به عنوان مثال فرض کنید شما در یک پروژه ساختمانی یک دستگاه لودر دارید که دائمن پشت بچینگ مشغول به کار است. در این حالت این منبع لودر را به کدام یک از فعالیت‌های پروژه می‌توانید تخصیص دهید؟ یا دستگاهی همانند باب‌کت در طول یک رو روز شاید در ده جبهه کاری فعالیت کند، اختصاص چنین منابعی به برنامه زمان‌بندی کار ساده‌ای نخواهد بود. یا در خیلی از برنامه‌های زمان بندی فعالیت داربست‌بندی در برنامه زمان‌بندی دیده نمی‌شود، در این حالت نیروهای داربست‌بند را به چه صورت می‌توانید به برنامه زمان‌بندی تخصیص دهید؟

۴- کارفرماها و مشاوران

برخی از همکاران می‌گویند که کارفرمای ما یا مشاور پروژه، از ما برنامه‌ریزی منابع را نمی‌خواهند و چون از ما نمی‌خواهند ‌ما هم انجام نمی‌دهیم! واقعیت امر هم این است که ما تا مجبور به انجام کاری نشویم، آن کار را انجام نمی‌دهیم.

از طرفی برخی نیز می‌گویند این ریسک وجود دارد که در صورتی که منابع و هیستوگرام منابع استخراج شده از برنامه را به کارفرما و مشاور ارائه دهیم، آن‌گاه در طول پروژه از جانب آن‌ها مورد سوال قرار خواهیم گرفت که فلان منبعی که با آن مقدار در برنامه دیده بودید، چرا اکنون در پروژه نیست و حتی ممکن است در کلیم‌ها و بررسی پرونده‌های توجیه تأخیرات ما اثر بگذارد.

اما راهکار چیست؟

از یک جایی باید شروع کرد. بهترین راه حل این است که از همان ابتدا سعی نکنید تمام منابع انسانی و ماشین‌آلات و متریال و مواد و مصالح را در برنامه زمان‌بندی وارد کنید. سعی کنید از سه یا چهار منبع شروع کنید. مثلن اگر جرثقیل تناژ بالا در پروژه دارید که معمولن هزینه‌های زیادی به پروژه تحمیل می‌کنند، این جرثقیل را به عنوان یک منبع در برنامه زمان‌بندی لحاظ کنید و هیستوگرام استفاده از جرثقیل را در پروژه استخراج کنید و اگر احتیاج است، تسطیح منبع هم انجام بدهید و بعد در طول اجرا کارکرد واقعی جرثقیل را با کارکرد برنامه‌ای آن مقایسه کنید. بعد از اینکه در یک پروژه منابع بحرانی را برنامه‌ریزی کردید، سعی کنید در پروژه‌های بعدی به سراغ منابع بیشتری بروید. در هر پروژه سعی کنید متناسب با وقت و نیروی کاری که در اختیار دارید، حتماً بحث برنامه‌ریزی منابع یا چند منبع بحرانی را استفاده کنید تا اثرات فوق العاده آن را در جهت پیشبرد اهداف پروژه‌تان ببینید و بیشتر از قبل احساس مفید بودن در پروژه داشته باشید.

ادامه دارد…
خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!

در همین رابطه بخوانید:
مهم‌ترین تفاوت‌های برنامه‌های زمان‌بندی در ایران با سایر کشورها
برنامه‌ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning