ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها

نکاتی که در ادامه خدمتتون عرض می‌کنم لزومن بر اساس استانداردها و معیارهای مدون نیست (هر چند سعی شده چارچوبش از استانداردها پیروی کنه) ولی بیش‌تر بر اساس تجربیات شخصی خودم طی چند سال کار در پروژه‌ها این نکته‌ها به ذهنم رسید:

۱- بهترین نیروهای انسانی رو در پروژه استخدام کنید

اینو گذاشتم نکته اول برای اینکه به نظرم رمز شکست یا پیروزی هر پروژه‌ای، در نیروهای انسانی اون پروژه نهفته هست. حتی به نظرم فرق نمی‌کنه که شما مدیر یک پروژه نفت و گاز و پالایشگاه باشید یا سد و نیروگاه و جاده و تونل و حتی یک پروژه نرم‌افزاری و IT، شما هر چقدر دارایی‌های خوبی داشته باشید، ماشین‌آلات و تجهیزات مناسب و کافی در اختیارتون باشه، مواد و مصالح به اندازه کافی داشته باشید و از همه مهم‌تر پول و بودجه کافی و مناسب برای پروژه‌تون موجود باشه، اما اگر نیروی انسانی خوبی در پروژه نداشته باشید، شک نکنید به مشکل خواهید خورد. سعی کنید بهترین گزینه‌های ممکن رو حداقل برای پست‌های کلیدی انتخاب کنید. پست‌های کلیدی مثل سرپرستان واحدهای فنی مهندسی، بازرگانی و تدارکات، مالی و اداری، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، کنترل کیفیت، HSE، اجرایی برق و مکانیک و سیویل و پایپینگ، و … . معمولن اگر سرپرستان خوبی انتخاب کنید، این سرپرستان خوب به سراغ نیروهای خوب خواهند رفت.

۲- از شناسایی و مدیریت ذینفعان غافل نشید

همون اول پروژه که دارید در نوشتن منشور پروژه کمک می‌کنید یا منشور پروژه به شما ابلاغ شده و هنوز کار پروژه شروع نشده، سراغ مدیریت ذینفعان پروژه برید. به خصوص ذینفعان کلیدی پروژه‌تون رو شناسایی کنید و یک برنامه جامع و کامل و همه جانبه برای مدیریتشون بنویسید و حواستون به بقیه ذینفعان هم باشه. یک ذینفع کلیدی در کارفرما، مشاور یا حتی درون سازمان خودتون که به درستی شناسایی نشده و انتظاراتش برآورده نشده، ممکنه آسیب جدی به پروژه شما بزنه. فراموش نکنید که در مدیریت ذینفعان باید انتظاراتشون رو مدیریت کنید و انتظارات اون خواسته‌هایی هستند که شاید هرگز از جانب ذینفعان گفته نشن، اما در نهایت خواسته میشن.

۳- هر روز و هر لحظه به فکر STC پروژه باشید

فکر کنم دیگه همه مدیران پروه‌ها میدونن که پروژه‌ای موفق نامیده میشه که در چارچوب محدوده (Scope)، زمان (Time) و هزینه (Cost) انجام بشه. به عبارتی کتاب مقدس شما، ذکر هر روز و هرشب و هر لحظه شما، استراتژی و فکر و برنامه و عملکرد شما و تمام تصمیم‌گیری‌های شما به عنوان یک مدیر پروژه باید در راستای STC پروژه باشه. خاطرتون باشه که عدول از STC یک شبه اتفاق نمی‌افته، بلکه شما ذره ذره و قطره قطره از STC پروژه تجاوز می‌کنید و در آخر پروژه می‌بینید که چه فاصله دوری از STC دارید. پس نذارید این قطره قطره‌ها جمع بشه.

۴- بدون برنامه‌ریزی هیچ کاری رو در پروژه شروع نکنید

مهم‌ترین ویژگی شما به عنوان یک مدیر پروژه، Proactive بودن شماست، افراد Proactive هیچ کاری رو قبل از برنامه‌ریزی شروع نمی‌کنند. برنامه‌ریزی نکردن برای شروع هر کاری، یعنی به صورت برنامه‌ریزی شده به سمت شکست حرکت کردن، حتی برای کوچک‌ترین و کم‌اهمیت‌ترین فعالیت‌های پروژه، قبل از شروع برنامه‌ریزی کنید. در نظر داشته باشید که برنامه‌ریزی رو با مشارکت حداکثری اعضای تیم پروژه انجام بدین. هرچه مشارکت افراد در برنامه‌ریزی بیش‌تر باشه، مشارکت و تعهد اونها در اجرای برنامه نیز بیشتر خواهد بود.

۵- مدیریت ریسک شما رو نجات خواهد داد

همیشه علاج واقعه رو قبل از وقوع بکنید. یا اگر نمی‌تونید علاجی قبل از وقوع پیدا کنید، برای زمان وقوع اتفاق‌های بد(و یا حتی خوب) خودتون رو آماده کنید. سعی کنید قبل از شروع پروژه با مشارکت همه تیم پروژه‌تون، فرآیندهای برنامه‌ریزی و مدیریت ریسک رو انجام بدین. مدیریت ریسک باید به یک فرهنگ در تمام تیم پروژه‌تون تبدیل بشه. تفاوت یک مدیر پروژه سنتی و معمولی، با یک مدیر پروژه مدرن و موفق، در مدیریت ریسک‌های پروژه است. یادتون باشه وقتی مدیریت ریسک انجام میدین، شب‌ها با خیال آسوده‌تری می‌تونید بخوابید. جدی!

۶- حواستون به اتلاف منابع باشه

اتلاف منابع یکی از مصیبت‌های عظیم پروژه‌های ایرانه، به خصوص تو بخش‌های دولتی و شبه دولتی. حتی اگر برای سازمانتون یا کارفرماتون مهم نیست که منابع پروژه اتلاف بشه، شما به عنوان یک مدیر پروژه از نظر اخلاق حرفه‌ای وظیفه دارید از اتلاف منابع پروژه جلوگیری کنید، منابع اعم از ماشین‌آلات و دستگاه‌ها، نیروهای انسانی، مواد و مصالح و ابزارآلات و… همه سرمایه‌های کشور هستند، اجازه ندین سرمایه‌های کشورتون هرز برن و سعی کنید با مدیریت صحیح و تمرکز بالا در مدیریت منابع، بالاترین راندمان کاری منابع پروژ‌ه‌تون رو به دست بیارید و به محض اینکه کار منابع در پروژه به اتمام رسید، اونا رو مرخص کنید تا به پروژه‌های دیگه برن.

۷- ارتباطات رو جدی بگیرید و یک مذاکره کننده حرفه‌ای باشید

استانداردها میگن بیشترین کاری که هر مدیر پروژه براش وقت صرف میکنه، ارتباطاته. عقل سلیم حکم میکنه وقتی یک کاری رو بیشتر از بقیه کارها انجام میدین، بیشتر براش مطالعه و تمرین کنید. به خصوص در ایران شما به عنوان یک مدیر پروژه بیش از هر چیز دیگه‌ای به روابط عمومی مناسب و هوش هیجانی بالا احتیاج دارید و باید به معنای واقعی یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای باشد. راستی من یک منبع خوب و رایگان و کاربردی برای آموزش مذاکره حرفه‌ای سراغ دارم. مجموعه دروس آنلاین کلاس‌های استاد محمدرضا شعبانعلی در دانشگاه شریف رو می‌تونید از لینک زیر به صورت رایگان تماشا یا دانلود کنید. به شما قول میدم که پشیمون نشید. (اگر احیاناً در تلگرام این مطلب رو می‌خونید، برای دیدن لینک‌ها باید به لینک اصلی این نوشته مراجعه کنید)

دوره آموزشی رایگان فنون مذاکره-محمدرضا شعبانعلی

۸- تفویض اختیار کنید و کارتابلتون رو خلوت کنید

اگر هر روز صدها نامه در کارتابل و اینباکس ایملیتون دارید و هر روز ساعت‌ها در جلسات مختلف هستید و تقریبن وقتی برای سر خاروندن هم ندارید، دقیقن به این معنی نیست که در مسیر درستی قرار دارید. با واگذار کردن خیلی از تصمیم‌گیری‌ها، نامه‌ها، امضاها و حضور در جلسات به اعضای زیر دست‌تون در پروژه، کارتابل و اینباکس خودتون رو خلوت کنید و زمان کم‌تری رو در جلسات تلف کنید، شما به عنوان یک مدیر پروژه کارهای مهم‌تری دارید.

۹- برنده-برنده فکر کنید

همیشه یادتون باشه برای این که به عنوان یک مدیر پروژه موفق بشید، لازم نیست کسی شکست بخوره. فرض کنید تمام تیم پروژه شما، کارفرما، مشاور، ناظر، ذینفعان، پیمانکاران و تأمین‌کنندگان و فروشندگان در یک کشتی نشستید، برای این که این کشتی به ساحل مقصود برسه لازم نیست کسی شکست بخوره و با از عرشه کشتی به دریا پرت بشه، اگر با نگاه برد-برد به قضیه نگاه کنید، هر کس می‌تونه سود و منفعت خودش رو از پروژه برداره و همه شاد و خوشحال به مقصد و موفقیت برسند. باور کنید شدنیه.

۱۰- فاز اختتام پروژه رو جدی بگیرید

کار رو که کرد؟ آن که تمام کرد. اینکه ۹۰ درصد پروژه‌تون رو با موفقیت و طبق برنامه به اتمام رسوندید، به معنی تمام شدن کار نیست، تازه کار اصلی‌تون در پروژه شروع شده، فاز اختتام پروژه جاییه که خیلی از مدیران پروژه جدی نمی‌گیرنش اما دقیقن در همین مرحله شکست می‌خورن. جدی نگرفتن فاز اختتام پروژه، بارها باعث شده پروژه‌های خیلی خوب و موفق با درصد پبیشرفت نود درصد، در انتها و به دلیل یک پایان و اختتام نامناسب، به عنوان یک پروژه شکست خورده معرفی بشن.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

امیدوارم این مطلب براتون مفید بوده باشه. راستی این آخرین مطلب این سایت در سال ۱۳۹۶ بود. ضمن تبریک سال نو و نوروز باستانی، براتون آرزوی موفقیت و شادمانی در سال جدید رو دارم.