در مورد کلیم، ادعا، پرونده‌های توجیه تأخیرات و مباحث فنی پیمان و موضوعات حقوقی آن ده‌ها کتاب و مقاله نوشته شده است. اما موضوعی که کم‌تر به آن پرداخته شده بحث روانشناسی کلیم است. علت این است که مسائلی از این دست چندان پایه علمی، فنی و حقوقی ندارند و بیش‌تر امور تجربی هستند. در این مطلب سعی می‌کنم پاره‌ای از تجارب شخصی خود در این زمینه را یادداشت کنم. مطالعه این نوشته چه در جایگاه پیمانکار باشید یا مشاور یا کارفرما خالی از فایده نیست.(خوش حال می‌شوم اگر نظر یا تجربه خاصی دارید، بفرمایید)
۱- حجم زیاد پرونده توجیه تأخیرات و claim (تعداد صفحات زیاد)
معمولاً کارفرماها چندان علاقه‌ای به تأیید تأخیرات مجاز یک پروژه چند میلیون دلاری بر اساس تنها چند صفحه نامه ندارند. اما حجم زیاد مدارک و مستندات از نظر روانشناسی کلیم در اخذ رضایت کارفرما جهت تأیید پرونده توجیه تأخیرات تاثیر مثبت دارد. به عنوان مثال برخی از پیمانکاران کل صفحات برنامه زمان‌بندی، پرینت کل گزارشات روزانه و ماهانه و تمامی صورتجلسات و مکاتبات و دستورکارها را ضمیمه پرونده توجیه تأخیرات خود می‌کنند و این‌گونه پرونده کلیم خود را با اضافه کردن چند زونکن حجیم‌تر می‌کنند تا بازخوردی بابت نازک بودن(!) و در نتیجه ضعیف بودن پرونده ادعای خود دریافت نکنند.
۲- عدم اشاره به هزینه‌های مالی ناشی از تأخیر در پروژه تا زمان اخذ تأیید تأخیرات زمانی
اشاره به موضوعاتی مانند افزایش هزینه‌های پروژه به دلیل تاخیرات ایجاد شده یا ایجاد ضرر و زیان برای پیمانکار می‌تواند در روند اخذ تأیید تأخیرات زمانی خلل ایجاد کند. بر اساس تجربه پیشنهاد می‌شود ابتدا فقط و فقط در خصوص تأخیرات زمانی پروژه با کارفرما وارد مذاکره شوید و پس از اخذ تأیید ایشان در خصوص تمدید مجاز مدت زمان قرارداد، به سراغ بحث‌های مالی و افزایش هزینه و ادعای ضرر و زیان رفت. بسیار دیده شده که تنها یک اشاره کوچک به هزینه‌های مالی ناشی از تأخیرات سبب سخت‌گیری شدیدتر کارفرما یا مشاور در مرحله بررسی تأخیرات زمانی پروژه شده است.
۳- قرار دادن مواردی جهت خط زدن توسط کارفرما در پرونده توجیه تأخیرات
برخی از کارفرماها علاقه دارند بخشی از پرونده توجیه تأخیرات پیمانکار را خط بزنند. به عبارتی علاقه ندارند تمام پرونده و صد درصد توجیهات تأخیر پیمانکار را تأیید نمایند. لذا پیمانکار از روی قصد موارد و آیتم‌هایی را در پرونده توجیه تأخیرات قرار می‌دهند (با علم به اینکه مورد قبول کارفرما نخواهد بود) تا توسط کارفرما خط بخورد و در نتیجه با دست بازتری نسبت به تأیید موارد اصلی اقدام نماید. اصطلاح رایج در این زمینه این است که سهمی برای خط زدن کارفرما هم در پرونده کلیم گنجانده شود.
۴- مرتب و زیبا بودن گزارش توجیه تأخیرات
بسیار مهم است که پرونده توجیه تأخیرات یا لایحه کلیم پروژه به صورت بسیار مرتب، تمیز و کلاسه‌بندی شده و حتی رنگ‌آمیزی و نقاشی خوب داشته باشد. یک پرونده نامرتب، بی‌نظم و از نظر ظاهری نه چندان زیبا این پیغام را به کارفرما یا مشاور می‌رساند که پیمانکار چندان علاقه زیادی به مجاز شدن تأخیرات خود ندارد و برای کیفیت کار خود زمان و هزینه زیادی صرف ننموده. چه بسیار پرونده‌های توجیه تأخیراتی که از نظر فنی کاملن صحیح و منطقی بوده‌اند اما به همین دلیل توسط کارفرماها و مشاورها قلع و قمع شده‌اند و خط خورده‌اند.
۵- عدم استفاده از واژه کلیم-Claim
باید قبول کنید اینجا ایران است و در برخی از موارد روحیات ایرانی‌ها با بقیه ملت‌ها متقاوت است و ناچاریم بپذیریم که برخی از کارفرماها و مشاوران به خود واژه “کلیم” حساسیت و آلرژی دارند و اصولن در هیچ کدام از مراحل پروژه بهتر است که پیمانکار حتی اسم این واژه را به کار نبرد تا حساسیت بیجا ایجاد نشود. حتی نام پوشه‌ای که مدارک و مستندات توجیه تأخیرات یا ادعای کلیم و افزایش هزینه در این پوشه برای کارفرما ارسال می‌شود را نباید claim یا امثالهم گذاشت و بهتر است از واژه‌های جایگزین مانند پرونده توجیه تأخیرات و امثالهم استفاده کرد. یا حتی بعضی‌ها به جای واژه “توجیه” تأخیرات از عبارت “دلایل تأخیر پروژه” استفاده می‌کنند.
۶- شناخت دقیق روحیات و سبک کاری بررسی‌کنندگان کلیم
تمامی مواردی که در بندهای بالا ذکر شد به صورت قطعی نیست و همه چیز به سبک کاری و روحیات فردی طرف بررسی‌کننده پرونده توجیه تأخیرات و کلیم بستگی دارد. به عنوان مثال کارفرماهایی هستند که حتی یک صفحه مدرک اضافه و بی‌ربط را در پرونده توجیه تأخیرات بر نمی‌تابند و در صورت مشاهده چنین مواردی، سخت‌گیری بیش‌تری در اصل ادعای پیمانکار تحمیل می‌کنند. شناخت دقیق و جامع ذینفع کلیدی در این موضوع از جانب شخص یا گروه تهیه کننده کلیم، نکته بسیار کلیدی و حیاتی در سرنوشت آن پرونده است.
در پایان ذکر این نکته ضروریست که با توجه به ضعف‌ها، عدم به‌روزرسانی و حتی اشتباهات فراوان بخش‌نامه‌ها و مدارک دولتی مانند شرایط عمومی پیمان و سایر دستورالعمل‌های سازمان برنامه، همواره مشکلات، اختلافات و تعارضات زیادی بین پیمانکاران و کارفرمایان در پروژه پیش می‌آید که پاسخ آن‌ها را شاید نتوان از قراردادها و شرایط عمومی پیمان یافت و نباید فراموش کرد موضوع کلیدی در این اختلافات یک کلمه است: “تفاهم”.
تفاهم، تفاهم و تفاهم، هیچ چیز مهم‌تر از تفاهم نیست. همه چیز به تفاهمات فیمابین طرف‌های درگیر قرارداد بستگی دارد و از پروژه به پروژه دیگر و کارفرما یا مشاورهای مختلف، شرایط، روحیات و سبک کاری متفاوت است و مهم این است که دو طرف بر سر یک روش به تفاهم برسند و داشتن نگاه صُلب و غیرقابل تغییر در چنین مواردی، سدی در مقابل ایجاد تفاهم است و هرچه انعطاف‌پذیری بیش‌تری نشان داده شود و تفاهم زودتر حاصل شود، به نفع طرفین خواهد بود.
از طرفی همواره تأکید می‌شود که در پروژه باید نگاه “برد-برد” یا “برنده-برنده” حاکم باشد. به عبارتی باید بپذیریم که موفقیت در پروژه لزومن به معنی شکست خوردن طرف دیگری نیست. با پذیرفتن این طرز تفکر در هر دو سمت کارفرما و پیمانکار، تفاهم در مواردی مانند پرونده توجیه تأخیرات و کلیم‌های مالی ناشی از تأخیرات سریع‌تر حاصل می‌شود و این قطعن به نفع هر دو طرف است. چرا که کشاندن اختلافات این چنینی با توجه به نبود نهادهای قدرتمند داوری در ایران که مورد قبول طرفین قرارداد باشد و ارجاع موضوع به سیستم قوه قضاییه سبب تطویل موضوع و ایجاد خسارت‌های زمانی و مادی برای هر دو طرف خواهد شد. شاهد و مثال واضح این موضوع ماجرای کلیم شرکت پیمانکار در پروژه متروی شهر کرج است که عدم تفاهم طرفین، سال‌ها سبب توقف این پروژه و ایجاد ضرر و زیان برای هر دو طرف قرارداد (پیمانکار و شهرداری کرج) گشت.
پی‌نوشت: دوستان مدام می‌پرسند که چرا به جای تنوین عربی از “نون” استفاده می‌کنم. به عنوان مثال به جای “قطعاً” می‌نویسم “قطعن”. علت این است که چند سال پیش در آموزش پرورش دستوری آمد که از تنوین‌های عربی استفاده نشود و البته آن جا نگفتند که به جای تنوین عربی، از نون فارسی استفاده شود، بلکه پیشنهاد دادن که سعی شود در کل از واژگانی که تنوین عربی دارند استفاده نشود. واژگانی مثل اصلاً، قطعاً، مثلاً و … و توصیه کردند از معادل فارسی این واژه‌ها استفاده شود. منتها برخی از واژگان تنوین‌دار، معادل فارسی خوبی ندارند و بنده برای اینکه نه سیخ بسوزد، نه کباب، به جای تنوین از نون استفاده می‌کنم.
سایر مطالب مرتبط:
سلام
نظر بنده با نظر شما تا حد زیادی مطابقت دارد مخصوصا قسمت خط زدن لایحه، قطعا کارفرما مایل به خط زدن قسمتی از لایحه پیمانکار است و صد در صد باید این بخش وجود داشته باشد. در خصوص پروژه های کوچک، پیش زمینه سازی هم می تواند موثر باشد.