آیا PMBOK در پروژه‌های ایران کاربرد دارد؟

در این مطلب سعی کردم در ذیل تیترهای زیر به بررسی کاربرد PMBOK در پروژه‌های ایران بپردازم.(مدت زمان مطالعه: ۷ دقیقه)

• تفاوت سیستم‌های مدیریتی با موارد فنی و مهندسی
• ساختار دولتی اقتصاد، پروژه‌ها و شرکت‌های پروژه محور ایرانی
• ضعف در آموزش و مشاوره مدیریت پروژه
• خطر تبدیل شدن PMBOK به ISO
• ضعف بخش‌هایی از PMBOK
• استحکام زنجیر به اندازه استحکام ضعیف‌ترین حلقه آن است.

تفاوت سیستم‌های مدیریتی با موارد فنی و مهندسی

استانداردهای مهندسی مانند مواردی که مربوط به طراحی سازه، یا محاسبات مکانیک و سیالات یا استانداردهای پایپینگ در اکثر نقاط دنیا موارد ثابتی هستند. انجمن‌ها یا سازمان‌های مهندسی در آمریکا و اروپا استانداردهایی در این زمنیه منتشر می‌کنند و در ایران هم مانند باقی کشورهای دنیا بر اساس همان استانداردها نسبت به طراحی، محاسبات و انجام فرایند مهندسی اقدام می‌شود. به عنوان مثال یک مهندس طراح سازه در ایران هنگامی که محاسبات یک سازه ساختمانی را انجام می‌دهد، موظف است که از همان استانداردهایی پیروی کند که در سایر کشورها لازم الاجراست و از این نظر تفاوت شاید تنها محدود به برخی از بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های داخلی کشورها باشد اما چارچوب همان چیزی است که در سایر کشورها پذیرفته شده است.

اما موارد مربوط به علم مدیریت به صورت کل و علم مدیریت پروژه به صورت جز مانند استانداردهای فنی و مهندسی نیستند. سبک مدیریت پروژه در آمریکا با اروپا یا روسیه و چین و ژاپن و ایران متفاوت است. حتی در هر کشوری در صنایع مختلف مانند نفت و گاز،IT، صنعت ساختمان و سایر صنایع، سبک مدیریت پروژه‌ها متفاوت است و حتی در یک کشور یکسان و در یک صنعت یکسان شاید دو شرکت پروژه‌محور باشند که با سبک‌های متفاوتی پروژه‌های خود را مدیریت می‌کنند. به عبارتی در علم مدیریت موضوع استاندارد خشک و سخت و دیدگاه صفر و یک بی‌معناست.

با این اوصاف نمی‌توان گفت که ما باید PMBOK را همان‌طور که در راهنماهایش ذکر شده و با همان کیفیت و عمق در تک تک پروژه‌های‌مان پیاده‌سازی کنیم. حتی خود PMBOK نیز به صورت صریح تأکید کرده که یک راهنما است و استاندارد یا متدولوژی نیست. مجموعه‌ای از Best Practiceهاست که می‌تواند در صورت Tailoring مناسب راهنمایی برای مدیران پروژه‌ها باشد. بنابراین تنها با متر و معیار PMBOK و عمق پیاده‌سازی آن در پروژه نمی‌توان در خصوص موفقیت پروژه یا عدم موفقیت آن به جمع‌بندی خاصی رسید یا ممیزی ویژه‌ای انجام داد.

ساختار دولتی اقتصاد، پروژه‌ها و شرکت‌های پروژه محور ایرانی

اقتصاد ایران یک اقتصاد کاملن دولتی است. بیش از ۸۰ درصد اقتصاد در مالکیت و مدیریت دولت و نهادهای دولتی یا شبه‌دولتی است. حتی بسیاری از شرکت‌هایی که روی کاغذ و طبق قانون تجارت خصوصی نامیده می‌شوند، در واقعیت با مدیریت دولتی یا نهادهای حاکمیتی شبه‌دولتی اداره می‌شوند. تنها ۲۰ درصد اقتصاد ایران در اختیار بخش خصوصی واقعی قرار دارد. صنعت پروژه در ایران نیز از این قاعده کلی اقتصاد ایران پیروی می‌کند. علاوه بر این که دولت و نهادهای شبه دولتی بزرگ‌ترین کارفرماهای پروژه‌های ایران هستند، می‌توان گفت عمده پروژه‌های ایران توسط دولت اجرا می‌شود. به عبارتی یا کارفرما دولت است، یا مالک پروژه، یا سرمایه‌گذار و تأمین‌کننده اصلی فایناس دولت یا نهادهای شبه‌دولتی هستند. به خصوص در مورد پروژه‌های صنعتی بزرگ (نفت و گاز و پتروشیمی، نیروگاه، سد، راه‌سازی و جاده‌سازی، فولاد و ….). اگر به لیست بزرگ‌ترین شرکت‌های پروژه‌محور ایرانی نگاه کنید به جز مواردی معدود، عمده آن‌ها یا کاملن دولتی هستند یا شبه دولتی و متعلق به نهادهای غیرخصوصی. شاید تنها بخش پروژه‌های صنعت ساختمان‌سازی (پروژه‌های مسکونی و تجاری) در اختیار بخش خصوصی باشد.

مراد از توضیحات بالا این بود که فرهنگ دولتی در سیستم اجرای پروژه‌های ایران حاکم است. در فرهنگ مدیریت دولتی، اتلاف منابع، تأخیرات زمانی، توقف‌ها و تعلیق‌های فراوان پروژه، عدم بهره‌وری و راندمان پایین منابع در اجرای پروژه، افزایش بودجه پروژه به نسبت برآورد اولیه و حتی اجرای پروژه‌های غلط و اشتباه در زمان و مکان نادرست به وفور دیده می‌شود. این موضوع مربوط به شخص مدیران دولتی نیست بلکه ناشی از ذات فرهنگ اقتصاد دولتی است. در اقتصاد دولتی اتلاف منابع عادی و فراوان است و بهره‌وری پروژه‌ها در پایین‌تر سطح خود قرار دارد.

به عنوان مثال فرض کنید یک فرد خودروی متعلق به سازمان دولتی خود را استفاده می‌کند. آیا به نظر شما کیفیت رانندگی و نگهداری از خودروی دولتی و سازمانی توسط او، با کیفیت رانندگی و نگهداری خودروی شخصی آن فرد برابر است؟ قطعن خیر. شرکت‌ها و پروژه‌های دولتی نیز چنین شرایطی دارند.

حال راهنماهایی مانند PMBOK یا متدولوژی پرینس و نظریه‌های علمی و دانش مدیریت پروژه با هدف بهبود بهره‌وری پروژه‌ها و افزایش شانس موفقیت آن‌ها نوشته و منتشر شده‌اند. در حالی‌که موفقیت پروژه، بهره‌وری مناسب آن و اتمام آن در چارچوب محدوده و زمان و هزینه اساسن در اولویت‌های دیدگاه سیستم دولتی قرار ندارد. شاید در کلام و حرف این موارد اولویت باشند اما در عمل خیر. بنابراین اصولن نیاز واقعی به این راهنماها و استانداردها در ۸۰ درصد پروژه‌های ایران ایجاد نمی‌شود. به همین دلیل است که اگر یک سازمان پروژه‌محور با فرهنگ مدیریت دولتی یا شبه‌دولتی به سراغ پیاده‌سازی این مفاهیم برود، شاید کل موضوع در حد یک شو، یا یک ویترین لوکس باشد چراکه اصولن نیاز واقعی در این خصوص ایجاد نشده و تنها با هدف حرکت کردن در جهت مد روز یا در راستای جو به سمت پیاده‌سازی این راهنماها و استانداردها رفته است.

بنابراین پیاده‌سازی یا استفاده از PMBOK در هشتاد درصد از پروژه‌های ایران عملاً بدون وجود نیاز واقعی و ضروری اجرا می‌شود و کارآمدی بالایی ندارد. جالب اینجاست که آن بخش از پروژه‌های ایران که به صورت کامل توسط بخش خصوصی اجرا می‌شوند، (پروژه‌های ساخت واحدهای مسکونی یا تجاری) اغلب توسط معماران و شرکت‌های سنتی ساخت و ساز اجرا می‌شوند که شاید روحشان از وجود راهنمایی به نام PMBOK بی‌خبر باشد.

ضعف در آموزش و مشاوره مدیریت پروژه

بنده قبلن در مطلبی به عنوان “دو صد گفته چون نیم کردار نیست” به تفصیل به این موضوع پرداخته‌ام. سوال بی‌جواب بنده حقیر هم‌چنان پابرجاست. به عنوان مثال در علم پزشکی وقتی دانشجویی می‌خواهد عمل جراحی قلب را بیاموزد، سر کلاس تئوری و عملی استادی می‌نشیند که خودش صدها عمل جراحی قلب انجام داده است. پس از دیدن آموزش‌های لازم توسط آن استاد، مدت قابل توجه‌ای کارآموزی و حضور و تماشا کردن در اتاق عمل را سپری می‌کند و بعد مدتی با حضور یک استاد، خودش عمل جراحی را انجام می‌دهد تا به مرور کار را یاد بگیرد. باید سال‌ها کار عملی جراحی قلب انجام دهد، مطالعه و تحقیق داشته باشد تا بتواند در زمینه عمل جراحی قلب به سایرین آموزش یا مشاوره دهد.

این موضوع فقط مختص به اموری مانند جراحی قلب نیست. آیا شما حاضرید در کلاس آموزش رانندگی فردی شرکت کنید که هزاران کتاب و ویدئوی آموزشی در زمینه راننندگی خوانده و گذرانده اما تاکنون خودش هرگز پشت فرمان ننشسته است؟ متأسفانه در مسائل مدیریتی و به خصوص مدیریت پروژه از این دست مشاورها، مدرس‌ها و سخنران‌ها زیاد هستند. افرادی که حتی یک روز و حتی چند ماه سابقه مدیریت یک پروژه متوسط را هم در رزومه خود نداشته‌اند اما به سازمان‌های بزرگ و مدیران برخی از مگا پروژه‌ها قرار است در زمینه مدیریت پروژه آموزش یا مشاوره بدهند.

حال سوال این جاست که چنین فردی به جز مواردی که در راهنمای PMBOK خوانده چه چیز جدیدی قرار است به یک مدیر پروژه با سابقه چندین سال مدیریت مگا پروژه‌های چند میلیون دلاری اضافه کند؟ بنابراین آموزش‌ها و مشاوره‌های او چندان کارایی برای مدیر پروژه نخواهد داشت، چراکه اصولن مدیران با سابقه طولانی مدیریت به خصوص مدیریت مگا پروژه‌های ملی، آموزه‌های یک مشاور بدون یک روز سابقه واقعی مدیریت پروژه را چندان جدی نمی‌گیرند. که البته حق هم دارند. آن‌ها نمی‌توانند مشاوره و آموزه‌های فردی که مشکلات و مصیبت‌های یک مدیر پروژه واقعی در ایران را هرگز متحمل نشده است، بپذیرند.

بنابراین شاهد هستیم که بسیاری از این مدیران پروژه با سابقه، شاید تنها از از روی اجبار شرکت‌های متبوع خود، یا تنها با هدف اخذ مدارک حرفه‌ای مانند PMP، پای جلسه مشاوره یا آموزش چنین مشاوران و اساتیدی می‌نشینند و در دنیای واقعی اجرا پروژه‌ها، همان راه قبلی خود را می‌روند.

خطر تبدیل شدن PMBOK به ISO

سازمان ISO یک سازمان وسیع، بزرگ و جهانی در زمینه استانداردها به خصوص استانداردهای مدیریتی است. آن‌ها صدها استاندارد در زمینه‌های مختلف منتشر و به صورت مرتب به‌روز‌آوری می‌کنند و در بسیاری از کشورهای دنیا سعی می‌کنند گواهینامه‌های ISO را برای سازمان خود اخذ کنند. اما حتمن شما در جریان بلایی که بر سر ISO در ایران آمده هستید. گواهینامه‌های ISO عملن تبدیل شده است به یک سری کاغذ بی‌مصرفِ نمایشی، یک سری رویه و فرایند و دستورالعمل بی‌مصرف، یک سری ممیزی و گزارش‌های انطباق یا عدم انطباق زائد که از شرکتی به شرکت دیگر و سازمانی به سازمان دیگر کپی می‌شوند و عملن تأثیری ملموس و مثبتی در شرکت و سازمان ندارند. حتی خیلی از شرکت‌ها تنها با پرداخت مبلغی اندک این گواهینامه‌ها را هر سال اخذ و یا تمدید می‌کنند.

یکی از بزرگ‌ترین ترس‌ها و کابوس‌های بنده این است که PMBOK نیز در ایران به سرنوشت ISO دچار شود. یعنی همان اتفاقی که در پیاده‌سازی ISO در ایران افتاد، در پیاده‌سازی راهنماها و استانداردهای مدیریت پروژه تکرار شود. یعنی گروهی مشاور، مدرس و ممیز با اهداف مالی شروع به کپی کردن رویه‌ها، استانداردها، فرم‌ها و گزارشات در شرکت‌های پروژه‌محور کنند و مانند ISO تنها تلاشی که انجام می‌دهند عوض کردن نام و آرم شرکت در سر برگ دستورالعمل‌ها و فرم‌ها باشد و مدیریت پروژه و راهنماها و استانداردهای آن همانند ISO تنها یک ویترین لوکس، ولی عملن بی‌فایده و بی‌مصرف شود. همان‌طور که در حال حاضر تمام شرکت‌ها مدعی داشتن انواع گواهینامه‌های ISO هستند، ممکن است در آینده نه چندان دور تمام شرکت‌های پروژه‌محور ایرانی هم مدعی پیاده‌سازی PMBOK و امثالهم در پروژه‌های خود باشند. اما نتایج عملکردشان همانی باشد که قبلن بود.

ضعف بخش‌هایی از PMBOK

خود راهنمای PMBOK نیز البته ضعف‌هایی در این زمینه دارد. هر چند خودش هم به این موضوع اذعان دارد و هیچ وقت مدعی نبوده که می‌تواند پاسخگوی تمام سوالات و ابهامات مدیران پروژه باشد. به عبارتی PMBOK یک دیکشنری نیست که شما هرگاه در پروژه با مشکل و یا مورد و ابهامی برخورد کردید، PMBOK را ورق بزنید و جواب خود را بیابید. نه اصلن این طور نیست.

به عنوان مثال یکی از مهم‌ترین مسائل پروژه بحث تأخیرات، آنالیز تأخیرات پروژه است. اما با مطالعه PMBOK شما اطلاعات چندانی در مورد چگونگی برخورد با مسائلی مانند تأخیر، آنالیز تأخیر، کمی‌سازی تأخیرات پروژه و امثالهم دست نخواهید یافت. شاید از نظر PMBOK تنها به صورت کلی تأخیر یک نمونه Change لحاظ شده باشد که بایستی مشابه باقی تغییرات در پروژه با آن برخورد کرد. اما اینکه به صورت جزئی روشی خاصی در زمینه معرفی شود، انجام نشده است. خیلی از سایر ابزارها، فرایندها، ورودی و خروجی‌ها هم در PMBOK گاهی در حد یک تیتر و چند پاراگراف هستند. بنابراین در مواردی مانند مثال فوق PMBOK جوابگوی همه ابهامات و نیازهای پروژه نخواهد بود.

استحکام زنجیر به اندازه استحکام ضعیف‌ترین حلقه آن است

راهنمای PMBOK به نظر می‌رسد توسط گروهی افراد که متخصص برنامه‌ریزی و Scheduling پروژه بوده‌اند نوشته شده است. از همین رو در بخش مدیریت زمان پروژه تا حد مناسبی و با ذکر جزئیات در راهنما آمده است اما آیا در سایر حوزه‌های مدیریت پروژه نیز عمق مطالب به اندازه مبحث مدیریت زمان است؟

از طرفی راهنمای PMBOK بر یکپارچگی حوزه‌های دانش تأکید فراوانی دارد، اما اجرا یا پیاده‌سازی یک یا چند حوزه مدیریتی و بی‌توجهی کامل به سایر حوزه‌ها، استحکام زنجیر مدیریت پروژه را تضعیف می‌کند. به بیان دیگر به دلیل ضعف یک سری از این حلقه‌های زنجیر، مجموع استحکام کل زنجیر پایین و ضعیف خواهد بود.

بسیار خوشحال می‌شوم اگر نظرات سایر دوستان در مورد این موضوع را بخوانم.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

سایر مطالب مرتبط:

• دو صد گفته چون نیم کردار نیست! 
• مدرک PMP و خطر توهم دانایی
• آفتابه و لگن در پروژه هفت دست، شام و ناهار هیچی!
• سبک مدیریت پروژه بازدید محور
• از شارلاتان‌های مدیریت پروژه فرار کنید
• ویژگی‌های یک مدیر پروژه سنتی
• ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها
• مدیریت قند و چایی در پروژه‌ها
• پروژه‌های نیمه تمام و آیا ایران در حال فقیرتر شدن است؟
• آیا پروژه‌های سازمانتان، شما را به یاد داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” نمی‌اندازد؟ 
• جشن گرفتن به افتخار شکست‌ها