برداشت‌های اشتباه از اصطلاحات PMBOK

از زمانی که PMBOK در شرکت‌های پروژه‌محور ایرانی رایج شده و عده قابل توجهی از عزیزان شاغل در پروژه‌ها در دوره‌های آشنایی با PMBOK شرکت کردند یا مدرک PMP گرفتن، یک زبان مشترک حداقلی بین اغلب پروژه‌ای‌ها ایجاد شده. حداقل الان کم‌تر می‌بینیم که وقتی کسی از واژه WBS استفاده می‌کنه، منظورش هم‌زمان با مفهوم ساختار شکست کار، CBS و برنامه زمان‌بندی و PMS پروژه هم باشه. (جدی ما یک سرپرست کارگاه داشتیم که وقتی می‌پرسید “WBS چی شد؟” در حقیقت داشت سوال می‌پرسید که “برنامه زمان‌بندی پروژه به کجا رسید؟”) اما از اون طرف هم برخی از این اصطلاحات مربوط به PMBOK در جای نادرست یا به شکل نادرست استفاده میشه. البته شاید من فکر می‌کنم که اشتباه استفاده می‌کنند و شاید اشتباه از من باشه. بیاید با هم بعضی از این Misunderstanding ها از PMBOK رو مرور کنیم.

پیاده‌سازی PMBOK، عبارتی کاملاً اشتباه

من واقعن متعجب میشم وقتی جایی می‌شنوم که میگن “ما PMBOK رو در پروژه‌مون پیاده‌سازی کردیم!” چون اصولن PMBOK چیزی نیست که در جایی پیاده‌سازی بشه. PMBOK همون‌طور که خودش میگه یک راهنما و مجموعه‌ای از Best Practiceهاست که قراره راهنمایی باشه برای اون‌هایی که قصد مدیریت پروژه‌ها رو دارند. حتی واژه “راهنما” توی اسم این سند آورده شده. بنابراین استاندارد یا متدولوژی نیست که ما در پروژه یا سازمان‌مون اون رو قدم به قدم “پیاده‌سازی” کنیم. هر وقت از فردی شنیدید که میگه ما PMBOK رو پیاده‌سازی کردیم، کمی تأمل کنید، احتمالن یک جای کار می‌لنگه، چون این‌جا یک سوءبرداشت جدی و مهم از اسم و عنوان این راهنما اتفاق افتاده و وقتی حتی از اسم و مفهوم یک قضیه برداشت اشتباه صورت می‌گیره، دیگه خدا رحم کنه به باقی ماجرا.

فرم‌سازی و دستورالعمل‌نویسی و کاغذبازی به سبک ISO اما با نام PMBOK

انصافن PMBOK شباهت چندانی با استانداردهای منتشر شده سازمان ISO نداره اما بعضی اوقات همون برخورد باهاش میشه. در مورد ISO بارها نوشتم و همه شما بهتر می‌دونید که چه بلایی سرش اومده. یک سری فرم و دستورالعمل و عدم انطباق و امثالهم برای ایزو ساختن و از شرکتی به شرکت دیگه اینها کپی میشن یا به صورت نمایشی و روز قبل از ممیزی‌ها تکمیل میشن تا گواهی‌‌نامه‌های ISO رو بگیرن و تقریبن ذره‌ای تأثیر تو بهبود فرآیندهای واقعی سازمان‌ها نداره و گاهی حتی مبلغ اندکی پرداخت می‌کنند و گواهینامه ایزو رو برای شرکت‌شون می‌خرن.
اما برخورد با PMBOK از همین راه کمی عجیب و نامأنوس هست. یعنی الان ما پدیده‌ای مواجه هستیم که یک سری افراد مشاور یا مدرس یک سری برنامه مدیریت زمان‌بندی، برنامه مدیریت ذینفعان، برنامه مدیریت ریسک و یک سری فرم و رویه دیگه رو براساس تیترهای PMBOK نوشتن و از هر شرکت به شرکت دیگه اینا رو کپی و پیست می‌کنند و آرم بالای سربرگ‌ها رو عوض می‌کنن و معتقدن این یعنی اجرای پروژه بر اساس PMBOK! در حالیکه ذات هر پروژه‌ای با پروژه دیگه متفاوته و هر پروژه‌ای باید به نسبت الزامات و مشخصات خودش، برنامه‌ها و فرم‌ها و رویه‌های مختص به خودش داشته باشه و اصطلاحاً میگن پروژه‌ها مثل اثر انگشت آدمیزاد هستند و هیچ دو پروژه‌ای در دنیا نیست که از همه لحاظ، کاملن و دقیقن شبیه هم باشند. این‌که یک سری فرم و رویه و برنامه MP رو از جای دیگه کپی کنیم و اسم پروژه یا سازمان‌مون رو بالاش بنویسیم، اسمش هرچی باشه قطعن اجرای پروژه بر اساس PMBOK نیست.

KICK OFF MEETING به مدت یک ماه!

یکی دیگه از سوءتفاهمات بسیار رایج در مورد اصطلاحات مرتبط با PMBOK همین جلسه Kick off Meeting هست. اون چیزی که در PMBOK نوشته شده اینه که این جلسه بعد از تکمیل برنامه‌های مدیریت و جهت جمع‌بندی یا ابلاغ و توزیع اون‌ها یا بعد از اون برگزار میشه. اما اینکه که اسم هر جلسه‌ای که در ابتدای شروع پروژه برگزار میشه رو بذاریم Kick OF Meeting کمی جای سوال داره. حتی من دیدم در پروژه‌ای نوشته بودند که به مدت یک ماه هر روز از صبح تا شب جلسه Kick Off Meeting برگزار شده. یعنی به مدت ۳۰ روز! اگر هم به عنوان پیمانکار در جلسه Kick Off Meeting پروژه شما، عوامل مشاور و کارفرما حضور دارند، اون جسله هم قطعن اسمش Kick Off Meeting نیست.

منشور پروژه ۳۰۰ صفحه‌ای !

منشور پروژه خیلی خیلی سند ساده و خلاصه و اما بسیار مهمی هست. یک سری آیتم‌های مشخص داره اون هم بدون ورود به جزئیات و با سرفصل‌های مشخص که در حقیقت ابلاغیه و حکم رسمی اسپانسر یا حامی پروژه به مدیر پروژه جهت شروع پروژه است. اما بنده به چشم خودم در پروژه‌ای یک منشور پروژه ۳۰۰ صفحه‌ای دیدم که تازه کلی ضمائم و پیوست هم داشت. اون سند هر چیزی بود قطعن منشور پروژه نبود و ولی اون دوستان اصرار داشتن که اون سند حجیم که در قالب چند زونکن تهیه شده بود، منشور پروژه‌شون هست. از اون بدتر در شرکتی شنیدم که مبلغی به یک مشاور پرداخت کرده بودن و فرمت منشور پروژه رو از ایشون خریداری کرده بودند!

برداشت اشتباه از مسئول تهیه منشور پروژه

اون چیزی که در PMBOK اومده اینه که حامی یا اسپانسر پروژه، منشور پروژه رو به مدیر پروژه ابلاغ میکنه و ممکنه که مدیر پروژه هم در فرایند تهیه منشور پروژه همکاری داشته باشه و ممکنه هم هیچ نقش در تهیه منشور نداشته باشه. اما در برخی از موقعیت‌ها می‌بینیم که از کارشناس کنترل پروژه کارگاه پروژه، میخوان که منشور پروژه رو تهیه کنه! به نظرم این‌جا هم یک سوءبرداشت بسیار جدی از مفهوم منشور پروژه اتفاق افتاده، چرا که در شرایط نرمال، کارشناس کنترل پروژه کف کارگاه پروژه، زیاد شخص مناسبی نیست که برای مدیر پروژه و اسپانسر پروژه، منشور پروژه رو بنویسه. یا نمی‌دونم شاید من اشتباه می‌کنم.

درخواست ارسال منشور پروژه از پیمانکار

اخیراً دیده شده برخی از کارفرماها از پیمانکارهاشون درخواست ارائه منشور پروژه می‌کنن! و از اون جالب‌تر اینه که برخی پیمانکارها هم برای کارفرما و مشاور پروژه‌شون، منشور پروژه خودشون رو می‌فرستند و اون‌ها هم مدرک ارسالی رو بررسی می‌کنند و طبق عادت روی اون کامنت هم میذارن و در جلسات راجع به کامنت‌های منشور پروژه بین پیمانکار و کارفرما و مشاور، بحث و تبادل و نظر انجام میشه و بالاخره تأیید منشور پروژه رو از کارفرما می‌گیرن! از نظر من که قطعن کل این جریان از پایه و بیخ و بن اشتباه است ولی دیده شده در برخی پروژه‌ها که این اتفاق افتاده! حتی گاهی آدم تصور میکنه با این کارها در حال تمسخر و مضحکه کردن PMBOK و موسسه PMI هستند.

درخواست برنامه مدیریت ریسک از پیمانکار

اصولن تعریف ساده و ابتدایی “ریسک” اینه که میگه “ریسک رویدادی احتمالی است که ممکن است در صورت وقوع بر روی یکی یا چند تا از اهداف پروژه تأثیر مثبت یا منفی بگذارد.” خب به عنوان پیمانکار هدف شما از اجرای پروژه چیه؟ قطعن هدف اصلی و پایه‌ای هر پیمانکاری از اجرای هر پروژه‌ای، در درجه اول کسب سود بیش‌تر از پروژه است! (اگر پیمانکاری ادعا کرد اهداف دیگری غیر از کسب سود در پروژه دارد، به صداقتش شک کنید) خب الان ما یک برنامه مدیریت ریسک نوشتیم و قصد داریم ریسک‌هایی که میزان سود ما رو در پروژه هدف گرفتن و ممکنه کاهش یا افزایشش بدهند رو مدیریت کنیم. چرا باید اصولن چنین برنامه‌ای رو کارفرما از ما بخواد یا ما براش بفرستیم؟ کاملن قضیه غیرمنطقی و غیرقابل باوره اما اتفاق می‌افته. باور کنید حتی دیده شده در قرارداد برخی از پروژه‌ها، بندی نوشته میشه که “پیمانکار موظف است برنامه مدیریت ریسک خود را به تأیید مشاور یا کارفرما برساند”. یا در گزارشات دوره‌ای پروژه‌ها، پیمانکار باید وضعیت ریسک‌های پروژه رو به کارفرما گزارش کنه! که این به نظر من یک برداشت بسیار اشتباه از مفهوم و ذات قضیه مدیریت ریسک است.

درخواست برنامه مدیریت ذینفعان از پیمانکار

از موضوع ریسک عجیب‌تر درخواست برنامه مدیریت ذینفعان از پیمانکاران است. حتی این موضوع هم دیده شده که در برخی از قراردادهای پروژه‌ها نوشته شده و از پیمانکاران به صورت رسمی درخواست می‌کنند که برنامه مدیریت ذینفعان رو ارائه و به تصویب کارفرما برسونند! باور بفرمایید این یک مورد دیگه کاملن یک برداشت اشتباه از PMBOK هست. هدف از برنامه مدیریت ذینفعان اینه که ذینفعان به خصوص ذینفعان کلیدی و اثرگذار پروژه رو با برنامه از پیش تعیین شده، تبدیل به موافق یا حامی پروژه بکنید و تا جایی که میشه برنامه بریزید و اقداماتی انجام بدید تا از برخی از خطرات مخالفت آن‌ها در امان باشید. برنامه مدیریت ذینفعان میشه گفت شخصی‌ترین، خصوصی‌ترین و محرمانه‌ترین سند برای هر مدیر پروژه‌ای هست و ارسال اون به کارفرما جهت تأیید، به معنی بی‌اثر شدن یا فراموش کردن و یا درک اشتباه از کل کانسپت قضیه هست.

تهیه شناسنامه بسته‌های کاری WBS و شناسنامه فعالیت ها برای ۱۵ هزار آیتم!

بله در PMBOK اومده که که یکی از مدارکی که در فرایند برنامه‌ریزی محدوده و زمان پروژه تهیه میشه، شناسنامه بسته‌های کاری WBS و شناسنامه فعالیت‌ها در پروژه است. ولی لازم نیست که هرچه در PMBOK اومده رو عینن و در پروژه خودمون هم داشته باشیم. مفهوم Tailoring که این قدر PMBOK روی اون تأکید کرده برای همین جور جاهاست. در مگاپروژه‌ بسیار بزرگی که برنامه زمان‌بندی اون ۱۵ هزار خط رو شامل میشه، واقعن نوشتن شناسنامه فعالیت‌ها برای تک‌تک اون ۱۵ فعالیت، تقریبن یک جور دیوانگی و جنون محض و یک سوءبرداشت کامل از PMBOK هست. اما این مورد هم دیده شد که در برخی از پروژه‌ها اتفاق افتاده.

راستی شما چه سوءبرداشت‌هایی از PMBOK رو در پروژه‌ها تجربه کردید؟ بسیار خوشحال میشم اگه زیر همین پست، تجارب خودتون در این زمینه رو بنویسید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

در همین ارتباط بخوانید:

• دو صد گفته چون نیم کردار نیست!
• آیا PMBOK در پروژه‌های ایران کاربرد دارد؟
• عالم بی عمل به چه ماند ؟ به زنبور بی‌عسل
• مدرک PMP و خطر توهم دانایی
• آفتابه و لگن در پروژه هفت دست، شام و ناهار هیچی!
• سبک مدیریت پروژه بازدید محور
• از شارلاتان‌های مدیریت پروژه فرار کنید
• ویژگی‌های یک مدیر پروژه سنتی
• ده نکته طلایی برای مدیران پروژه‌ها
• مدیریت قند و چایی در پروژه‌ها
• پروژه‌های نیمه تمام و آیا ایران در حال فقیرتر شدن است؟
• آیا پروژه‌های سازمانتان، شما را به یاد داستان “پنج مرد نابینا و یک فیل” نمی‌اندازد؟ 
• جشن گرفتن به افتخار شکست‌ها