برداشت‌های اشتباه از اصطلاحات PMBOK

by

از زمانی که PMBOK در شرکت‌های پروژه‌محور ایرانی رایج شده و عده قابل توجهی از عزیزان شاغل در پروژه‌ها در دوره‌های آشنایی با PMBOK شرکت کردند یا مدرک PMP گرفتن، یک زبان مشترک حداقلی بین اغلب پروژه‌ای‌ها ایجاد شده. حداقل الان کم‌تر می‌بینیم که وقتی کسی از واژه WBS استفاده می‌کنه، منظورش هم‌زمان با مفهوم ساختار شکست کار، CBS و برنامه زمان‌بندی و PMS پروژه هم باشه. (جدی ما یک سرپرست کارگاه داشتیم که وقتی می‌پرسید “WBS چی شد؟” در حقیقت داشت سوال می‌پرسید که “برنامه زمان‌بندی پروژه به کجا رسید؟”) اما از اون طرف هم برخی از این اصطلاحات مربوط به PMBOK در جای نادرست یا به شکل نادرست استفاده میشه. البته شاید من فکر می‌کنم که اشتباه استفاده می‌کنند و شاید اشتباه از من باشه. بیاید با هم بعضی از این Misunderstanding ها از PMBOK رو مرور کنیم.

پیاده‌سازی PMBOK، عبارتی کاملاً اشتباه

من واقعن متعجب میشم وقتی جایی می‌شنوم که میگن “ما PMBOK رو در پروژه‌مون پیاده‌سازی کردیم!” چون اصولن PMBOK چیزی نیست که در جایی پیاده‌سازی بشه. PMBOK همون‌طور که خودش میگه یک راهنما و مجموعه‌ای از Best Practiceهاست که قراره راهنمایی باشه برای اون‌هایی که قصد مدیریت پروژه‌ها رو دارند. حتی واژه “راهنما” توی اسم این سند آورده شده. بنابراین استاندارد یا متدولوژی نیست که ما در پروژه یا سازمان‌مون اون رو قدم به قدم “پیاده‌سازی” کنیم. هر وقت از فردی شنیدید که میگه ما PMBOK رو پیاده‌سازی کردیم، کمی تأمل کنید، احتمالن یک جای کار می‌لنگه، چون این‌جا یک سوءبرداشت جدی و مهم از اسم و عنوان این راهنما اتفاق افتاده و وقتی حتی از اسم و مفهوم یک قضیه برداشت اشتباه صورت می‌گیره، دیگه خدا رحم کنه به باقی ماجرا.

فرم‌سازی و دستورالعمل‌نویسی و کاغذبازی به سبک ISO اما با نام PMBOK

انصافن PMBOK شباهت چندانی با استانداردهای منتشر شده سازمان ISO نداره اما بعضی اوقات همون برخورد باهاش میشه. در مورد ISO بارها نوشتم و همه شما بهتر می‌دونید که چه بلایی سرش اومده. یک سری فرم و دستورالعمل و عدم انطباق و امثالهم برای ایزو ساختن و از شرکتی به شرکت دیگه اینها کپی میشن یا به صورت نمایشی و روز قبل از ممیزی‌ها تکمیل میشن تا گواهی‌‌نامه‌های ISO رو بگیرن و تقریبن ذره‌ای تأثیر تو بهبود فرآیندهای واقعی سازمان‌ها نداره و گاهی حتی مبلغ اندکی پرداخت می‌کنند و گواهینامه ایزو رو برای شرکت‌شون می‌خرن.
اما برخورد با PMBOK از همین راه کمی عجیب و نامأنوس هست. یعنی الان ما پدیده‌ای مواجه هستیم که یک سری افراد مشاور یا مدرس یک سری برنامه مدیریت زمان‌بندی، برنامه مدیریت ذینفعان، برنامه مدیریت ریسک و یک سری فرم و رویه دیگه رو براساس تیترهای PMBOK نوشتن و از هر شرکت به شرکت دیگه اینا رو کپی و پیست می‌کنند و آرم بالای سربرگ‌ها رو عوض می‌کنن و معتقدن این یعنی اجرای پروژه بر اساس PMBOK! در حالیکه ذات هر پروژه‌ای با پروژه دیگه متفاوته و هر پروژه‌ای باید به نسبت الزامات و مشخصات خودش، برنامه‌ها و فرم‌ها و رویه‌های مختص به خودش داشته باشه و اصطلاحاً میگن پروژه‌ها مثل اثر انگشت آدمیزاد هستند و هیچ دو پروژه‌ای در دنیا نیست که از همه لحاظ، کاملن و دقیقن شبیه هم باشند. این‌که یک سری فرم و رویه و برنامه MP رو از جای دیگه کپی کنیم و اسم پروژه یا سازمان‌مون رو بالاش بنویسیم، اسمش هرچی باشه قطعن اجرای پروژه بر اساس PMBOK نیست.

KICK OFF MEETING به مدت یک ماه!

یکی دیگه از سوءتفاهمات بسیار رایج در مورد اصطلاحات مرتبط با PMBOK همین جلسه Kick off Meeting هست. اون چیزی که در PMBOK نوشته شده اینه که این جلسه بعد از تکمیل برنامه‌های مدیریت و جهت جمع‌بندی یا ابلاغ و توزیع اون‌ها یا بعد از اون برگزار میشه. اما اینکه که اسم هر جلسه‌ای که در ابتدای شروع پروژه برگزار میشه رو بذاریم Kick OF Meeting کمی جای سوال داره. حتی من دیدم در پروژه‌ای نوشته بودند که به مدت یک ماه هر روز از صبح تا شب جلسه Kick Off Meeting برگزار شده. یعنی به مدت ۳۰ روز! اگر هم به عنوان پیمانکار در جلسه Kick Off Meeting پروژه شما، عوامل مشاور و کارفرما حضور دارند، اون جسله هم قطعن اسمش Kick Off Meeting نیست.

منشور پروژه ۳۰۰ صفحه‌ای !

منشور پروژه خیلی خیلی سند ساده و خلاصه و اما بسیار مهمی هست. یک سری آیتم‌های مشخص داره اون هم بدون ورود به جزئیات و با سرفصل‌های مشخص که در حقیقت ابلاغیه و حکم رسمی اسپانسر یا حامی پروژه به مدیر پروژه جهت شروع پروژه است. اما بنده به چشم خودم در پروژه‌ای یک منشور پروژه ۳۰۰ صفحه‌ای دیدم که تازه کلی ضمائم و پیوست هم داشت. اون سند هر چیزی بود قطعن منشور پروژه نبود و ولی اون دوستان اصرار داشتن که اون سند حجیم که در قالب چند زونکن تهیه شده بود، منشور پروژه‌شون هست. از اون بدتر در شرکتی شنیدم که مبلغی به یک مشاور پرداخت کرده بودن و فرمت منشور پروژه رو از ایشون خریداری کرده بودند!

برداشت اشتباه از مسئول تهیه منشور پروژه

اون چیزی که در PMBOK اومده اینه که حامی یا اسپانسر پروژه، منشور پروژه رو به مدیر پروژه ابلاغ میکنه و ممکنه که مدیر پروژه هم در فرایند تهیه منشور پروژه همکاری داشته باشه و ممکنه هم هیچ نقش در تهیه منشور نداشته باشه. اما در برخی از موقعیت‌ها می‌بینیم که از کارشناس کنترل پروژه کارگاه پروژه، میخوان که منشور پروژه رو تهیه کنه! به نظرم این‌جا هم یک سوءبرداشت بسیار جدی از مفهوم منشور پروژه اتفاق افتاده، چرا که در شرایط نرمال، کارشناس کنترل پروژه کف کارگاه پروژه، زیاد شخص مناسبی نیست که برای مدیر پروژه و اسپانسر پروژه، منشور پروژه رو بنویسه. یا نمی‌دونم شاید من اشتباه می‌کنم.

درخواست ارسال منشور پروژه از پیمانکار

اخیراً دیده شده برخی از کارفرماها از پیمانکارهاشون درخواست ارائه منشور پروژه می‌کنن! و از اون جالب‌تر اینه که برخی پیمانکارها هم برای کارفرما و مشاور پروژه‌شون، منشور پروژه خودشون رو می‌فرستند و اون‌ها هم مدرک ارسالی رو بررسی می‌کنند و طبق عادت روی اون کامنت هم میذارن و در جلسات راجع به کامنت‌های منشور پروژه بین پیمانکار و کارفرما و مشاور، بحث و تبادل و نظر انجام میشه و بالاخره تأیید منشور پروژه رو از کارفرما می‌گیرن! از نظر من که قطعن کل این جریان از پایه و بیخ و بن اشتباه است ولی دیده شده در برخی پروژه‌ها که این اتفاق افتاده! حتی گاهی آدم تصور میکنه با این کارها در حال تمسخر و مضحکه کردن PMBOK و موسسه PMI هستند.

درخواست برنامه مدیریت ریسک از پیمانکار

اصولن تعریف ساده و ابتدایی “ریسک” اینه که میگه “ریسک رویدادی احتمالی است که ممکن است در صورت وقوع بر روی یکی یا چند تا از اهداف پروژه تأثیر مثبت یا منفی بگذارد.” خب به عنوان پیمانکار هدف شما از اجرای پروژه چیه؟ قطعن هدف اصلی و پایه‌ای هر پیمانکاری از اجرای هر پروژه‌ای، در درجه اول کسب سود بیش‌تر از پروژه است! (اگر پیمانکاری ادعا کرد اهداف دیگری غیر از کسب سود در پروژه دارد، به صداقتش شک کنید) خب الان ما یک برنامه مدیریت ریسک نوشتیم و قصد داریم ریسک‌هایی که میزان سود ما رو در پروژه هدف گرفتن و ممکنه کاهش یا افزایشش بدهند رو مدیریت کنیم. چرا باید اصولن چنین برنامه‌ای رو کارفرما از ما بخواد یا ما براش بفرستیم؟ کاملن قضیه غیرمنطقی و غیرقابل باوره اما اتفاق می‌افته. باور کنید حتی دیده شده در قرارداد برخی از پروژه‌ها، بندی نوشته میشه که “پیمانکار موظف است برنامه مدیریت ریسک خود را به تأیید مشاور یا کارفرما برساند”. یا در گزارشات دوره‌ای پروژه‌ها، پیمانکار باید وضعیت ریسک‌های پروژه رو به کارفرما گزارش کنه! که این به نظر من یک برداشت بسیار اشتباه از مفهوم و ذات قضیه مدیریت ریسک است.

درخواست برنامه مدیریت ذینفعان از پیمانکار

از موضوع ریسک عجیب‌تر درخواست برنامه مدیریت ذینفعان از پیمانکاران است. حتی این موضوع هم دیده شده که در برخی از قراردادهای پروژه‌ها نوشته شده و از پیمانکاران به صورت رسمی درخواست می‌کنند که برنامه مدیریت ذینفعان رو ارائه و به تصویب کارفرما برسونند! باور بفرمایید این یک مورد دیگه کاملن یک برداشت اشتباه از PMBOK هست. هدف از برنامه مدیریت ذینفعان اینه که ذینفعان به خصوص ذینفعان کلیدی و اثرگذار پروژه رو با برنامه از پیش تعیین شده، تبدیل به موافق یا حامی پروژه بکنید و تا جایی که میشه برنامه بریزید و اقداماتی انجام بدید تا از برخی از خطرات مخالفت آن‌ها در امان باشید. برنامه مدیریت ذینفعان میشه گفت شخصی‌ترین، خصوصی‌ترین و محرمانه‌ترین سند برای هر مدیر پروژه‌ای هست و ارسال اون به کارفرما جهت تأیید، به معنی بی‌اثر شدن یا فراموش کردن و یا درک اشتباه از کل کانسپت قضیه هست.

تهیه شناسنامه بسته‌های کاری WBS و شناسنامه فعالیت ها برای ۱۵ هزار آیتم!

بله در PMBOK اومده که که یکی از مدارکی که در فرایند برنامه‌ریزی محدوده و زمان پروژه تهیه میشه، شناسنامه بسته‌های کاری WBS و شناسنامه فعالیت‌ها در پروژه است. ولی لازم نیست که هرچه در PMBOK اومده رو عینن و در پروژه خودمون هم داشته باشیم. مفهوم Tailoring که این قدر PMBOK روی اون تأکید کرده برای همین جور جاهاست. در مگاپروژه‌ بسیار بزرگی که برنامه زمان‌بندی اون ۱۵ هزار خط رو شامل میشه، واقعن نوشتن شناسنامه فعالیت‌ها برای تک‌تک اون ۱۵ فعالیت، تقریبن یک جور دیوانگی و جنون محض و یک سوءبرداشت کامل از PMBOK هست. اما این مورد هم دیده شد که در برخی از پروژه‌ها اتفاق افتاده.

راستی شما چه سوءبرداشت‌هایی از PMBOK رو در پروژه‌ها تجربه کردید؟ بسیار خوشحال میشم اگه زیر همین پست، تجارب خودتون در این زمینه رو بنویسید.

خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!

در همین ارتباط بخوانید:

You may also like

۶ Comment
  1. صادق رئیسی 1 ماه ago
    Reply

    سلام.
    اخیرا در پروژه های ایرانی بدعتی بوجود آمده (حتی در بین دوستان برنامه ریزی نیز رایج شده)، که کارفرماهای محترم پیمانکاران را برای استخدام کارشناسان کنترل پروژه در سایت ملزم به تامین کسانی میکنند که مدرک PMP داشته باشند و با PMBOK به مثابه یک استاندارد فنی مانند استانداردهای ASMEH برخورد میکنند که گویا یک کارشناس به زعم اونا باید مسلط به چنین استانداردی باشد. در حالیکه به نظر من دانش مورد توجه در راهنمای PMBOK یک رویکرد همه جانبه هست و می بایست از مدیریت سازمان شروع شود و دغدغه مدیریت سازمان پیمانکار باشد و انتظار از یک کارشناسی که حتی PMP هم داشته باشه بیهوده است و بیشتر به یک چالشی به نام عدم درک متقابل بین کارشناس مربوطه و مدیریت پروژه پیمانکاری که PMBOK نمیداند در طول پروژه خواهد شد.

    • Ahmad Sharifi 1 ماه ago
      Reply

      بله این هم بدعتی نادرست و نابجا است. حتی دیده شده در بعضی قراردادها ذکر میکنن که پیمانکار باید حداقل فلان قدر نیروی pmp داشته باشد! اثرات مشاوره و آموزش نادرست و توسط افرادی که شغل شان تدریس و مشاوره بوده از بدو تولد و مدیرانی که از بد تولد مدیر زاییده شدند.

  2. Peyman alipour 1 ماه ago
    Reply

    با سلام و عرض ادب
    فقط يك كامنت كوتاه در مورد درخواست برنامه ريسك از پيمانكار داشتم.به نظر بنده اين مطلب درستيه در خيلي از پروژه ها به خصوص در حوزه نفت و گاز بايد حتي در قرارداد قيد بشه و از پيمانكار بخوان.مطلبي كه فرموديد ريسك سود و ..اينا مثل خيلي مسائل ديگه كه حتي برنامه اجرايي و برنامه زمان بندي هم داخلي داريم ميشه گفت داخليش رو براي خود پيمانكار داشت و لزومي نداره كارفرما بدونه.
    اما در كل بايد در پروژه هايي كه ريسك مطرح هست و خيلي پر رنگ ميشه بايد پيمانكار به اين موضوع بپردازه و حتي بحث پوزيشن هايي مثل افسر ريسك و .. پيش مياد.اگر كارفرما مجاب نكنه عملاً پيمانكار هم دنبال اين مسائل نميره متاسفانه.
    ممنون از مطالبتون

    • Ahmad Sharifi 1 ماه ago
      Reply

      سلام. ممنون از کامنت شما.
      تعریف شما از ریسک چه بوده؟ آیا ریسک رو با این معنی تعریف کردید که رویدادی احتمالی است که در صورت وقوع بر روی یکی از اهداف پروژه ما تاثیر بگذارد؟ اگر جواب بلعله هست آیا هدف شما در جایگاه پیمانکار کسب سود بوده؟ و اگر باز هم جواب بعله هست آیا شما برنامه خود برای برخورد با ریسکهایی که سبب کاهش یا افزایش سود شماست رو به کارفرما ارائه کردید؟ این به منظرتون منطقی و درسته؟ مگر اینکه جواب شما به سوالات قبلی خیر باشد که در اون مورد بنده حرفی ندارم

      فرض کنیم پیمانکار یکی از مهم ترین ریسک هایی که شناسایی میکند این است که متریال در تعهد کارفرما ممکن است با تأخیر برسد و باید به گونه ای برای این ریسک برنامه بچیند که کم ترین ضربه به سودش برید یا زیان کمتری ببیند. بعد پاسخی که برای این ریسک تعیین میکند این باشد که حتمن برنامه زمان بندی پروژه را طوری تنظیم کند که در صورت تأخیر متریال در تعهد کارفرما، در برنامه تأخیر نشان داده شود. مثلن شناوری آن فعالیتهای با ریسک بالا کم تر باشد. یا برنامه دیگری بچیند که مرتب و در هر ماه متریال موردنیاز خود را به کارفرما با نامه اعلام کند تا بعدن در مجاز کردن و کلیم و ادعا استفاده کند. حالا آیا به نظر شما اعلام چنین ریسک هایی و اعلام پلن پاسخ به چنین ریسکهایی به کارفرما محلی از اعراب دارد یا خیر؟ در خصوص مکانیزم مدیریت ریسک با شما موافقم. کارفرما اگر قصد دارد مطمئن شود که پیمانکار مکانیزم مدیریت ریسک دارد می تواند درخواست کند پیمانکار تا با سند و مدرک و رویه به او ثابت کند. اما گزارش وضعیت ریسک های یپیمانکار به خصوص ریسکهایی که مربوط به سود و ضررر و و زیان پیمانکار است در گزارشات پروژه به نظر بنده منطقی نیست. حالا ممکن است بگویند خب آن ریسک هایی که مربوط به سود و زیان پیمانکار است به کارفرما اعلام نشود خب در اون صورت فقط می ماند تعدادی ریسک نمایشی که تنها به زور و اجبار قراردادی اعلام میشود. دقیقن مثل شرایطی که الان هست. این موارد به صورت نمایشی و نه واقعی ارائه میشود

      از طرف واگذاری کار به پیمانکار خودش یک مدل استراتژی پاسخ به ریسک و انتقال اثرات منفی ریسک به پیمانکاره و اصولن پیمانکاران چون این ریسک‌ها و اثراتش رو می‌پذیرن پیمانکار شدن. پس ریسکی تحت یک قرارداد به یک پیمانکار منتقل شده مربوط به خودشه و خودش هر جور که دوست داره باید مدیریتش کنه. اگه خوب ریسک رو مدیریت کنه سود میکنه و بالعکس ضرر. آیا شما در جایگاه کارفرما این حق رو دارید که مثلن به پیمانکار دستور بدید به شما گزارش بده که سود حاصل از قرارداد شما رو چه جوری و کجا خرج کرده؟

      پس همون طور که از پیمانکار نمی تونیم بپرسیم سودت رو کجا میخوای خرج کنی، اصلن حق نداریم بپرسیم چقدر سود کردی پس منطقی هم نیست که ازش بخوایم بپرسیم استراتژی‌هات برای کسب حداکثر سودآوری در قرارداد با من چه بوده. البته این نظر منه و وحی مطلق نیست. ولی معتقدم اگر هم به اجبار قراردادی از پیمانکارها بخوان گزارش وضعیت ریسک بدن ربسکهای اصلی که مربوط به سودشون رو گزارش نمیدن و گزارش در یک اعلام یک سری مورد نمایشی باقی میمونه

  3. مرتضی 3 هفته ago
    Reply

    درود
    احمدجان، ممنون از پست‌های پر و پیمونی که می‌نویسی. استفاده می‌کنم. فقط یه نکته‌ای در مورد این پست اینکه جلسه اول پروژه kick-off meeting هستش که در متن اشتباه‌ نوشته شده
    موفق باشی

    • Ahmad Sharifi 3 هفته ago
      Reply

      سلام. ممنونم اصلاح شد

Leave a Comment

Your email address will not be published.