تأکید بر شوآف رکوردها و دست‌آوردهای بی‌ارزش
آیا از پروژه‌تان چنین اخباری منتشر می‌شود؟ “شکستن رکورد بتنریزی در هفته گذشته”، “ثبت رکورد نصب درام در سه روز”، “موفقیت عظیم تیم پروژه در نصب کمپرسور برای اولین بار در خاورمیانه”، “انجام پر افتخار تست‌های پیش راه‌اندازی سیستم HVAC”، “حفر عمیق‌ترین چاه جهان” و از این دست خبرهای مشابه.
اگر چنین اخباری به صورت مرتب از پروژه شما مخابره می‌شود، یا در پورتال سازمانی یا مجله داخلی شرکت‌تان چنین دست‌آوردهایی به صورت پر رنگ منعکس می‌شود یا در اخبار مطبوعات، رسانه‌ها و تلویزیون چنین اخباری از پروژهای می‌شنوید، کمی صبر کنید! احتمال دارد انتشار چنین اخباری به معنی خراب بودن حال پروژه باشد. چرا؟ چون پروژه‌ها معمولاً با چنین دست‌آوردها، رکوردها و شوآف‌هایی سنجیده نمی‌شوند. پروژه‌ها شاخص‌های منحصر به فرد و خاصی برای سنجش دارند. میزان انحراف و تأخیر پروژه از برنامه زمان‌بندی اولیه، یکی از مهم‌ترین این شاخص‌هاست. میزان انحراف پروژه از بودجه ابتدایی نیز شاخص مهم دیگری است. کیفیت کار و حفظ چارچوب محدوده و شاخص‌هایی مثل CPI و SPI مهم‌تر از رکوردها هستند. اگر از پروژهای به جای گزارش‌های مستند از وضعیت این شاخص‌ها، اخبار چنین رکوردهایی را شنیدید، لحظه‌ای شک کنید، شاد یک جای کار می‌لنگد.
جزیره‌ای کارکردن تیم‌های مختلف پروژه
تیم مهندسی، تیم تدارکات، تیم اجرا، تیم کنترل کیفیت، تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، تیم مالی و حسابداری و پیمانکاران و تیم مدیریت پروژه هر کدام به صورت جزیره‌های جدا از هم کار می‌کنند. تعامل مناسبی با هم ندارند و حتی اهداف مشترکی نیز برای خود متصور نیستند. هر کس تمام تلاش خود را می‌کند که تیم خود را موفق و سایر تیم‌ها را ناکارآمد جلوه دهد و روحیه همکاری و تیمی در راستای اهداف پروژه وجود ندارد. به عبارتی اهداف دپارتمانی بر اهداف پروژه ارجح است. در چنین شرایطی یکپارچگی تیم پروژه بیش‌تر شبیه رویاست. در برخی از مگا پروژه‌ها چنین حالتی پدید می‌آید که برون رفت از آن چندان کار ساده‌ای نخواهد بود و حتی برخی اوقات اراده و قدرتی از فراتر از حوزه اختیارات مدیریت پروژه برای هماهنگی و متصل کردن این جزیره‌ها به یکدیگر مورد نیاز است.
بازنده بودن بخشی از ذینفعان پروژه
پیمانکاران مدعی هستند که ضرر کرده‌اند، کارفرما مدعی است که پیمانکار به فکر انجام کار نیست و تنها به فکر کلیم و توجیه تأخیرات و ادعاست. پرسنل تیم پروژه احساس می‌کنند به اندازه تلاش‌شان مورد تشویق قرار نمی‌گیرند و تنها مدیران ارشد از پروژه نفع می‌برند و مدیران ارشد نیز گمان می‌کنند تیم‌شان چندان کارایی و بهره‌بروری بالایی ندارد و اغلب اوقات بیکار هستند. رابطه برنده-برنده در پروژه فراموش شده است و همه گمان می‌کنند موفقیت خودشان و تیم‌شان در گرو شکست دیگری یا دیگران است.
نادیده گرفتن نارضایتی و مخالفت برخی از ذینفعان پروژه
در مورد این نشانه در لینک زیر قبلاً به صورت مفصل با ذکر مثال نوشته‌ام:
از ابتدا و در طول پروژه به پایان فکر نکردن
از ابتدای پروژه و در طول اجرای پروژه، به پایان و تحویل‌دهی پروژه فکر نمی‌شود و تنها انجام کارها در اولویت هستند و فرایند تحویل‌دهی و اختتام پروژه فراموش شده و معتقدند در روزهای پایانی پروژه می‌توانند بسته‌های کاری مختلف را تحویل کارفرما یا بهره‌بردار پروژه دهند. چنین شرایطی یکی از مهم‌ترین آفت‌های پروژه‌های ایران است. در حالیکه در حالت درست از روز اول پروژه و در تمام روزهای اجرای پروژه و در طول انجام بسته‌های کاری و پس از پایان هر کدام از آن‌ها باید فرایند تحویل‌دهی و اخذ تأیید از کارفرما یا بهره‌بردار و مشتری انجام شود و نباید اجازه داد این مراحل در پایان پروژه تلنبار شوند. چرا که در روزهای پایانی پروژه هزینه و زمان هر گونه تغییر درخواستی یا عدم رضایت کارفرما بسیار بیش‌تر از روزهای اجرای پروژه خواهد بود و بسیار پروژه‌هایی بوده‌اند که در طول اجرا بسیار خوب پیش رفته‌اند اما به دلیل عدم توجه به این اصل مهم در پایان پروژه دچار مشکلات جدی شده‌اند.
دوباره‌کاری، توقف چندباره، تأخیر و انحراف
به دلایل گوناگون، به صورت مستمر در پروژه دوباره کاری انجام می‌شود، فونداسیون و سازه‌هایی که قبلاً اجرا شده‌اند تخریب می‌شوند و تغییرات مستمر در شرح کار مرتب سبب تخریب یا دوباره‌کاری می‌گردد، پروژه چند بار به دلایل گوناگون دچار توقف کامل شده و مجدداً آغاز شده است و همه برنامه‌‌های زمان‌بندی به دلیل تأخیرات و انحرافات زیاد عملاً دیگر کاربردی ندارند. اصطلاحاً در بین پروژه‌ای‌ها به چنین مواردی می‌گویند “پروژه‌های سرطانی”. به عبارتی توده بدخیمی از دوباره‌کاری‌ها، توقف‌ها، تأخیرات و انحرافات به جان پروژه افتاده و هر روز بدن نحیف پروژه را بیمارتر از روز قبل می‌کند.
Fast tracking و Crashing های بی‌مورد
در این مورد این نشانه قبلاً به صورت مفصل نوشته‌ام. در لینک زیر:
مدیریت بحران به جای مدیریت ریسک
پروژه درگیر بحران‌های متعددی است. از بحران‌های کمبود بودجه گرفته تا بحران تغییرات مکرر در طراحی و بازنگری متعدد نقشه‌ها و مدارک و تا بحران‌های تأخیرات از زمان‌بندی‌ها. مدیران و تیم پروژه مرتب در حال بررسی و چاره‌اندیشی در مورد بحران‌ها هستند و پروژه پس از حل یک بحران وارد بحران دیگری می‌شود و جو پر از استرس و تنشی بر تیم پروژه حاکم است. حل و فصل و رسیدگی به بحران‌ها عموم وقت و زمان مدیران پروژه را صرف می‌کند و نکته اصلی اینجاست که هیچ کدام از این بحران‌ها از قبل پیش‌بینی نشده بودند و برنامه‌ای برای نحوه برخورد با آن‌ها از قبل موجود نیست. به عبارتی مدیریت ریسک در پروژه جایی نداشته و به همان دلیل حالا به مدیریت بحران مشغول هستند.
مدیریت هزینه به سبک مدیریت قند و چای
در مورد این سبک مدیریت هزینه پروژه در لینک زیر نوشته‌ام:
تکرار خطاها و اشتباهات پروژه‌های مشابه گذشته
هر وقت در پروژهای جمله زیر را شنیدید، به احتمال بسیار زیاد آن پروژه حال خوشی ندارد یا حدقل در آینده حال پروژه خراب خواهد شد: ” این پروژه با پروژهای قبلی متقاوت است و فرق دارد و هرچه از پروژه‌های قبلی می‌دانید، دور بیندازید که داستان اینجا متفاوت است.”
جمله بالا به معنی نادیده گرفتن دروس آموخته پروژه‌های گذشته است. شاید در شرکتی که تازه تأسیس شده و در حال اجرای اولین پروژه خود است، دروس آموخته چندانی موجود نباشد اما عدم استفاده از تجربیات و عدم مطالعه خطاها و شکست‌های پروژه‌های قبلی در شرکتی که سال‌هاست در حال اجرای پروژه‌ها است، نشانه خوبی نیست و ثابت می‌کند پروژه حداقل در آینده حال خوشی نخواهد داشت. گذشته باید چراغ راه آینده باشد، هر انتخابی غیر از این راه، مسیری اشتباه خواهد بود.
مشخص نبودن استراتژی اجرای پروژه
تیم مدیریت پروژه تکلیف خود در مورد نحوه اجرای پروژه را نمی‌داند. به عبارتی استراـژی اجرای پروژه یا استراتژی برونسپاری آن مشخص نیست. (استراتژی اجرای پروژه)
سایر نشانه‌های یک پروژه بیمار
علاوه بر موارد بالا نشانه‌های زیر هم ممکن است علائم یک پروژه بیمار و مریض باشند:
- فاز طراحی پروژه هنوز شروع نشده یا در مراحل اولیه است، اما فاز اجرا (construction) شروع شده است.
- فعالیت‌ها بدون توجه به برنامه زمان‌بندی انجام می‌شود. یعنی هر کار قابل انجامی اجرا می‌شود و توجهی به برنامه زمان‌بندی و مسیر بحرانی و شناوری‌ها نمی‌شود.
- پرسنل کلیدی پروژه به صورت مرتب پروژه یا سازمان را ترک می‌کنند و افراد جدیدی جایگزین آن‌ها می‌شوند.
- گزارشات پیشرفت پروژه چند صد صفحه هستند اما فاقد تحلیل و یا ارائه راهکارند و اغلب خوانده نمی‌شوند.
- اتلاف منابع (منابع مالی، ماشین‌آلات، نیروی انسانی و متریال و …) به وفور در پروژه مشاهده می‌شود.
- در خصوص چگونگی تأمین مالی پروژه ابهامات زیادی وجود دارد و اغلب در مورد آن برنامه‌ای موجود نیست.
- گردش اطلاعات در پروژه به درستی صورت نمی‌گیرد. به عبارتی بخش عمده‌ای از تیم پروژه نامحرم فرض شده و اطلاعات زیادی به صورت محرمانه تنها در اختیار عده‌ای خاص است.
- حوادث و اتفاقات و مصدوم شدن و حتی کشته شدن افراد در پروژه اتفاق می‌افتد.
- مردم محلی منطقه از اجرای پروژه صدماتی دیده‌اند و فکری برای جبران این صدمات نشده است.
- پروژه شاهد اعتصابات کارگری و بستن درب کارگاه و اعتراضات به خاطر پرداخت نشدن حقوق‌هاست.
- اعضای تیم پروژه بیش‌تر از اینکه به فکر پیشرفت پروژه باشند، به فکر سفر و مأموریت خارج از کشور هستند.
- عده‌ی زیادی بازدیدکننده به صورت متناوب و مستمر از دفتر مرکزی هر هفته یا هر ماه به محل پروژه می‌آیند، بدون آنکه این بازدید‌ها و مأموریت‌ها ثمره مثبت خاصی داشته باشد.
- چارت سازمانی پروژه بارها تغییر کرده است و البته هنوز هم عده‌ای زیادی افراد سفارشی و خارج از چارچوب نمودار سازمانی در محل پروژه مشغول به کار هستند.
- پروژه دچار عارضه تورم نیروهای ناکارآمد است.
- افراد در محل مناسبی به کار گماشته نشده‌اند. افراد باسابقه و حرفه‌ای ممکن است روسای نالایق و بی‌تجربه‌ای داشته باشند یا برعکس.
- بخش عمده‌ای از تیم پروژه دوست ندارند پروژه به موقع به اتمام برسد و حتی از طولانی شدن مدت زمان پروژه خوشحال هم هستند. (در خصوص این وضعیت این لینک را مطالعه کنید:وقتی تیم پروژه، دوست ندارند پروژه به موقع تمام شود )
- قرارداد پروژه هنوز منعقد نشده است یا اگر قرارداد امضا شده، شفاف و واضح نیست و ابهامات زیادی در مورد شرایط و محدوده کار وجود دارد و یا قرارداد به صورت کامل و دقیق توسط تیم پروژه مطالعه و تحلیل و بررسی نشده است.
- محدوده (Scope) کار به صورت واضح و شفاف برای تیم پروژه مشخص نیست و به صورت متناوب تغییراتی در محدوده کار اعمال می‌شود.
- پیمانکاران بدون قرارداد در پروژه مشغول به کار هستند.
- پیمانکاران پروژه به صورت مرتب کلیم و ادعا ارسال می‌کنند و مدعی هستند که دچار ضرر و زیان شده‌اند.
- در اغلب اوقات میزان پیشرفت ماهیانه پروژه ناچیز است و تنها در زمان بازدید مقامات و مسئولان عالی‌رتبه تغییراتی کوتاه مدت در روند اجرای پروژه اتفاق می‌افتد. (لینک:سبک مدیریت پروژه بازدید محور )
در پایان ذکر این نکته ضروریست که بیمار و مریض بودن یک پروژه لزوماً یک فاجعه نیست. هنر مدیریت پروژه این است که بیماری پروژه را به موقع تشخیص داده و علت‌های ریشه‌ای بروز آن را شناسایی کند و در جهت رفع آن‌ها بکوشد. فاجعه اصلی، عدم توجه به بیماری پروژه و عادت کردن به نشانه‌های یک پروژه بیمار است.
خواهش می‌کنم بدون ذکر منبع (نام نویسنده، آدرس سایت و آدرس کانال تلگرام) کپی نکنید!
سایر مطالب مرتبط: