در ادامه بحث “مهمترین تفاوتهای برنامههای زمانبندی در ایران با سایر کشورها” لیستی از تفاوتها را ارائه کردم و قرار شد به مرور راجع به هر کدام مفصلتر بنویسم. اولین مورد عدم استفاده از تکنیک Rolling Wave Planning یا برنامهریزی غلتان در هنگام تهیه WBS و برنامه زمانبندی است. اما برنامهریزی غلتان چیست؟ اجازه بدهید با یک مثال توضیح دهم:
فرض کنید شما میخواهید یک پالایشگاه بسازید. قرارداد شما به عنوان پیمانکار یک قرارداد EPC است و طبیعتن مثل عمده ساختارهای شکست کار پروژههای این چنینی، سطح دوم WBS شما شامل سه آیتم Engineering، Procurement و Construction خواهد بود. فرض هم بر این است که یک سال اول پروژه صرفن فاز مهندسی پروژه و تهیه و نقشه و مدارک باشد و فاز تأمین و ساخت در سال دوم پروژه آغاز شود و از شما خواستهاند که یک WBS و یک برنامه زمانبندی تفصیلی برای پروژه تهیه کنید. آیا به نظر شما منطقی است که در زمان حال که هنوز نقشهها و مدارک اولیه ساخت پالایشگاه را تولید نکردهاید و هنوز حجم و سایز و تعداد خیلی از تجهیزات و سیستمها و فونداسیونها و… معلوم نیست، در ساختار شکست کار و برنامه زمانبندی، فعالیتهای تأمین و ساخت را به جزئیترین شکل ممکن بشکنید و اصطلاحن دیتل کنید؟
پاسخ سوال بالا قطعن خیر است، اما متأسفانه این کار انجام میشود. یعنی در یکی دو ماهه اول یک پروژه پیچیده که شاید چهار یا پنج سال طول بکشد، یک برنامه زمانبندی بسیار دیتیل و با جزییات فراوان تا پایان پروژه تهیه میشود که به عنوان مثال از الان در آن برنامه زمانبندی نوشته شده که چهار سال بعد فعالیت فیتاپ فلان خط سیستم کولینگ، در چه ماه و چه روزی و با چه توالی انجام شود!
خب حالا برنامهریزی غلتان یا همان Rolling Wave Planning چه میگوید؟ میگوید که عزیزان! لازم نیست در همان ابتدای پروژه کلیه سطحهای WBS و فعالیتهای برنامه زمانبندی را تا ریزترین جزئیات ممکن شناسایی کنید. یکی از مهمترین ویژگیهای پروژه وضوح تدریجی است. یعنی پروژهها با گذشت زمان وضوح بیشتری برای فهمیدن خواهند داشت و هرچه جلوتر برویم ابهامات در پروژه کمتر خواهد شد، پس در ابتدای راه تهیه برنامه زمانبندی لازم نیست تا انتهای پروژه همه چیز را ببینیم، ما که پیشگو و جادوگر نیستیم. خیلی هنر کنیم برنامه یک سال آینده و حتی شش ماه آینده و به نظر من دو ماه آینده را بتوانیم دقیق و با جزییات بنویسیم و باقی سطحهای WBS را در همان سطوح بالا (سطح دو یا سه) نگه داریم و هر موقع که به زمانش رسیدیم و شناخت بیشتر از پروژه پیدا کردیم، در آن زمان نسبت به شکست کار به جزئیات بیشتر اقدام کنیم. این تمام آن چیزی است که تکنیک Rolling Wave Planning به ما میگوید.
اما قطعن مشکلاتی هم بر سر راه استفاده از تکنیک برنامهریزی غلتان یا Rolling Wave Planning است. مثلن یکی از این مشکلها، کارفرماها و مشاورها هستند. شاید خیلی از شماها بگویید که کارفرما یا مشاور ما زیر بار استفاده این تکنیک نمیرود و حاضر نیستند برای هر مرحله از پروژه، تأیید جداگانهای برای برنامه زمانبندی بدهند و در قرارداد ذکر شده است که باید WBS و برنامه زمانبندی تفصیلی را همان ابتدای کار به تأیید کارفرما یا مشاور برسانیم. خب کارفرماها یا مشاورها حق دارند! شاید از مزایای استفاده از این تکنیک بیخبرند، برای یک بار هم شده تمام مزایای این روش را برای آنها توضیح دهید و حتی اگر امکان داشت در کنار آن برنامه زمان بندی تفصیلی جامع، از این روش را هم به صورت موازی استفاده کنید تا کارفرما یا مشاورتان خودشان به مزایای استفاده از این تکنیک پی ببرند.
بارها این صحنه را در پروژههای مختلف دیدهایم که کارشناس یا کارشناسان برنامهریزی پروژه در دفتر خود در کارگاه نشستهاند، بیرون دفتر و در سایت پروژه در حال خاکبرداری اولیه و تجهیز کارگاه هستند و کارشناس کنترل پروژه پشت میز خود مشغول ثبت مدت زمان و روابط پیش نیازی فعالیتهای نصب ابزاردقیق و پیشراهاندازی همان پروژه در نرم افزار است! فعالیتی که قرار است سه سال بعد انجام شود! این کار اشتباه است. با هر متد و روش و استانداردی که نگاه کنید این کار اشتباه است! تا زمانی که تکنیک برنامهریزی غلتان را در برنامههای زمانبندی خود به کار نگیریم (به خصوص در پروژههای پیچیده و با مدت زمان بیش از یکسال)، برنامههای زمانبندی واقعی، اجرایی، به درد بخور و فراتر از یک کاغذ و نقاشی نخواهیم داشت.
فراموش نکنید شما میتوانید در شب با خودروی سواری از ارومیه تا چابهار رانندگی کنید، اما لازم نیست که چراغهای خودروی شما کل مسیر چند هزار کیلومتری ارومیه تا چابهار را برای شما از الان روشن کنند، کافیست چراغها تنها چند ده متر مقابل شما را روشن کنند.
خواهش میکنم بدون ذکر منبع، کپی نکنید!
در هر حال باید یک زمان تخمینی از فعالیتی که هنوز برنامه ریزی نشده ارائه بدیم و انتهای پروژه رو ببندیم که باز هم اون زمان میتونه برنامه رو غیر واقعی کنه!
ولی کاش این موضوع زودتر جا بیافته
آره. اون زمان تخمینی معمولن زمان قراردادی هست.
ولی باز هم وقتی اطلاعات کافی در مورد جزئیات نداریم، منطقی تر همون برآورد زمان تخمینی تا انتهای پروژه هست. چون خیل کم پیش میاد که از جزئیات زمان رو حساب کنند و به زمان کل برسند.
حتی پروژه هایی مثل فازهای علسویه در زمان برآورد اولیه میگن مثلن هر فاز پنج سال زمان می بره. توتال و شل هم همین کار رو میکنند.
رولینک ویو پلنینگ روش بسیار خوب و در اکثر مواقع منطقیه. اما مشکل اصلی، به جز مقاومت کارفرما، مسالهی اینترفیسهای یه پروژهس. اصولاً پروژهها بزرگ با چندین و چند پیمانکار طرف هستن. یه جنرال کانترکتور وجود داره که هر فاز پروژه یا هر بخش اون رو با یک یه چندتا پیمانکار قرارداد میبنده. اینجاس که استفاده از این روش چندان کاربردی بنظر نمیرسه. قراردادها بسته شده و ما اگه نتونیم توی یه برنامه اینترفیس فعالیتها رو ببینیم، علناً نمیتونیم یه مدیریت کاربردی روی فعالیتها داشته باشیم. برای این موضوع چه پیشنهادی دارین؟
خب این روش فقط برای فعالیت های دوره و نه نزدیک. مثلن فعالیت هایی که قراره دو سال دیگه اجرا بشه. حالا چه یپمانکار داشته باشه چه نداشته باشه این روش میگه اون فعالیت های دور که قراره دو سال دیگه اجرا بشه رو لازم نیست از الان با جزئیات ریز برنامه ریزی کنیم.
[…] در مطلب “مهمترین تفاوتهای برنامههای زمانبندی در ایران با سایر کشورها“، لیستی از تفاوتها رو ارائه کردم و قرار شد به مرور راجع به هرکدام بنویسم. در اولین مطلب در خصوص برنامهریزی غلتان یا Rolling Wave Planning نوشتم که از این لینک میتوانید آن را مطالعه کنید: برنامهریزی غلتان یا Rolling Wave Planning […]
[…] عدم اجرای برنامه ریزی غلتان یا Rolling Wave Planning ۲- عدم تعریف و تخصیص منابع در برنامه زمانبندی ۳- عدم […]
مطالبی که عنوان کردید بسیار جالب و قابل توجه بود ولی مشکلی که من در حال حاضر با کارفرما ها دارم بر سر استفاده و عدم استفاده از سیستم موج غلتان در برنامه ریزی به چند مبحث جداگانه برمیگرده که ممنون میشم اگر راه حلی برای آن ها دارید بفرمایید.
در سیستم ساختمانی معمولا کارفرما در ابتدای کار برنامه کل پروژه رو میخواهد گرچه گاهی مدت زمان اجرای پروژه ها بالای ۲-۳ سال هم هست و نقشه ها هنوز کاملا نهایی نشده اند. تو این سیستم اگر از روش موج غلتان استفاده کنم اولین مشکلم در تعیین اوزان پروژه هست چون معمولا بر اساس نفر – روز فعالیت های پروژه و سرفصل های مهم هزینه ای مثل سنگ، گچ، زیرساخت مکانیکال و … وزن ها رو تعیین میکنم حال اگر از این سیستم موج غلتان استفاده کنم از آنجا که یکسری از آیتم های اجرایی من در حال حاضر در برنامه نیستند با هر بار بروز رسانی پروژه هم پیشرفت برنامه ای و هم واقعی پروژه من تغییر خواهد کرد و به عبارتی تا چند ماه انتهایی پروژه که همه آیتم ها داخل برنامه شوند درصد پیشرفت درستی نخواهد داد.
مشکل بعدی بر سر یافتن مسیر بحرانی پروژه هست که چنانچه کل آیتم ها نباشند و روابط بین آن ها تعیین نشده باشد مسیر بحرانی کل پروژه رو نمی توان پیدا کرد فقط مسیر های کوتاه که به deadline های کوتاه اثرگذار خواهند بود را خواهیم داشت.
و نکته سوم اینکه کارفرماهای ما اغلب برآورد ریز و دقیق از بودجه و جریان نقدینگ یدر کلیه ماه ها و لیست مصالح مورد نیاز برای خرید در هر هفته به همراه قیمت را در ابتدای پروژه میخواهند برای این مشکل راه حلی دارید؟
خیلی ممنون میشم اگر تجربه ای در این زمینه ها دارید راهنمایی کنید.
برنامه ریزی موج غلتان یا rolling wave planning معمولن در پروژه هایی استفاده میشه که قبلن اجرا نشده یا اطلاعات کمی از اون پروژه ها موجوده و عدم قطعیت های فراوانی بر سر راه پروژه هست. خب وقتی از این روش استفاده می کنید طبیعیه که نمیشه اوزان فیزیکی تک تک فعالیت ها یا شناوری کامل فعالیت ها و یک مسیر بحرانی دقیق و قطعی داشته باشید. چرا که به دلیل عدم قطعیت ها در این روش شما تنها فازهای اولیه پروژه رو دیتیل می کنید.
اما مشکلی که در متن هم اشاره کردم اینه که فرهنگ برنامه ریزی غلتان اصلن تو ایران جا نیافتاده و از همون روز اول پروژه میخواهند با جزئیات فراوان تا روز آخر پروژه (مثلن سه سال بعد) رو برنامه ریزی کنند و بعد از گذشت یکسال از پروژه متوجه میشن که برنامه ریزی اولیه چقدر با واقعیات تفاوت داشته و مجددن اقدام به برنامه ریزی می کنند. خب این هم یک مدلشه. یعنی شما به درخواست کارفرماتون پروژه را با جزئیات کامل تا انتها برنامه ریزی می کنید اما به مرور و با پیشرفت پروژه برنامه های re plan یا جبرانی تهیه میکنید تا برنامه زمان بندی واقعی تری داشته باشید.